Sindikat policistov Slovenije - Ministrstvo za notranje zadeve Policija
+ -Številka: 090-111/2015
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:Prosilec je v zahtevi navedel, da se želi seznaniti z zapisnikom in fonografskim zapisom sestanka. Organ je prosilcu posredoval zapisnik, fonografskega zapisa pa ne, saj je bil že uničen. Prosilec se je pritožil in navedel, da je v času zahteve organ s fonografskim zapisom še razpolagal, ter da bi mu ga moral posredovati. Informacijski pooblaščenec je v pritožbenem postopku ugotovil, da je bil fonografski zapis sestanka uničen preden je bila vložena zahteva za dostop do informacij javnega značaja. Glede na to, da ODLOČBA:Številka: 090-111/2015/4
Datum: 6. 7. 2015
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/2006- uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDIJZ) in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZUP) o pritožbi Sindikata policistov Slovenije, Opekarniška 15/b, 3000 Celje (v nadaljevanju prosilec) z dne 7. 4. 2015, zoper odločbo Ministrstva za notranje zadeve, Policije, Štefanova ulica 2, 1501 Ljubljana, št. 090-19/2014/2 (20-10) z dne 4. 3. 2015, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca zoper odločbo Ministrstva za notranje zadeve, Policije, št. 090-19/2014/2 (20-10) z dne 4. 3. 2015, se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilec je dne 11. 2. 2015 na organ naslovil uradno zahtevo za posredovanje informacij javnega značaja, in sicer je zahteval zapisnik in fonografski zapis sestanka delavcev OKT SKP PU Celje dne 29. 1. 2015.
Organ je z odločbo št. 090-19/2014/2 (20-10) z dne 4. 3. 2015 zahtevo prosilca v delu, ki se nanaša na fonografski zapis, zavrnil, ugodil pa v delu, v katerem prosilec zahteva zapisnik št. 900-92/2014-8 z dne 12. 2. 2015. Organ je v obrazložitvi pojasnil, da informacija, do katere je bil dostop zavrnjen, ne obstaja v materializirani obliki oziroma, organ z njo ne razpolaga. Pri preverjanju zahteve je organ ugotovil, da je zapisnikarica z namenom pomoči pri sestavi zapisnika, z diktafonom zvočno snemala delovni sestanek. Po sestavi zapisnika je zapisnikarica osnutek zapisnika poslala v verifikacijo udeležencem in po potrditvi vsebine zapisnika zvočni posnetek izbrisala.
Prosilec je v pritožbi z dne 7. 4. 2015 navedel, da iz odločbe izhaja, da je bil fonografski zapis po verifikaciji vsebine zapisnika uničen. Prosilec je navedel, da je bil zapisnik verificiran in dokončno izpisan dne 12. 2. 2015, kot izhaja iz same fotokopije pridobljenega zapisnika. Zahteva za dostop do informacij javnega značaja je bila posredovana dne 11. 2. 2015, pri čemer je prosilec organ tudi opozoril na ustrezno hrambo navedenega zapisnika, vendar so ga naslednji dan (kar je zgolj domneva, glede na navedbo, da je prišlo do uničenja po verifikaciji) uničili, čeprav so vedeli, da se nanj nanaša zahteva za dostop do informacij javnega značaja. Iz navedenega izhaja, da jim organ ni omogočil dostopa do vseh zahtevanih dokumentov, ki so v trenutku podaje vloge še obstajali.
Organ je z dopisom št. 090-19/2015/4 (20-10) z dne 15. 4. 2015 pritožbo prosilca, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, skladno z 245. členom ZUP, odstopil v reševanje IP.
Z namenom pravilne in popolne ugotovitve dejanskega stanja in vpogleda v zahtevano dokumentacijo je IP dne 2. 7. 2015 v prostorih organa opravil ogled in camera, pri čemer je organ pojasnil, da je bil zapisnik zapisan že 3. 2. 2015, ker je bil takrat poslan v verifikacijo, kar je razvidno iz elektronske pošte. Ker pripomb na zapisnik ni bilo, je bil posnetek na diktafonu takoj za tem uničen. Datuma uničenja se organ sicer ne spomni več, vendar posnetka dne 11. 2. 2015 gotovo ni bilo več, saj bi ga sicer organ poslal v Ljubljano uradni osebi za dostop do informacij javnega značaja. Datum na samem zapisniku je res 12. 2. 2015, vendar zato, ker je bil zapisnik takrat podpisan s strani vodje sektorja, poknjižen in zaključen. Organ je še pojasnil, da je posnetek zgolj delovni pripomoček in da sedaj na sestankih že vnaprej opozorijo, da se bo sestanek snemal in da se bo posnetek po uporabi uničil.
Pritožba ni utemeljena.
IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. Prosilec izpodbija odločbo organa v delu, ki s nanaša na zavrnitev dostopa do fonografskega zapisa sestanka delavcev (1. točka izreka izpodbijane odločbe), zato IP glede dostopa do ostalih dokumentov, navedenih v odločbi, ni odločal.
Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. IP), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati, in
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
IP ugotavlja, da je v obravnavanem primeru ni sporno, da je bil zahtevani dokument uničen, sporno pa je, ali je bil uničen pred ali po podaji zahteve za dostop do informacij javnega značaja. Glede na ugotovljeno dejansko stanje IP nima razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da s fonografskim zapisom ne razpolaga, saj je bil to zgolj delovni pripomoček, namenjen lažjemu pisanju zapisnika in da je bil uničen takoj, ko so prejeli odgovore udeležencev sestanka, da se strinjajo z vsebino. Zapisnik so poslali v verifikacijo že dne 3. 2. 2015, torej je bil posnetek uničen že kmalu po tem, vsekakor pa po navedbah organa pred 11. 2. 2015. IP je na ogledu in camera govoril z več osebami, katerih izjave so se ujemale in bile skladne, prav tako pa je organ pojasnil, da v primeru, da bi fonografski zapis dne 11. 2. 2015 še obstajal, bi ga posredovali uradni osebi za dostop do informacij javnega značaja. Datum na zapisniku je 12. 2. 2015 zgolj iz razloga, ker je bil zapisnik takrat dokončno podpisan s strani vodje sektorja.
IP ugotavlja, da si je prosilec z osebo, zaposleno pri organu, neformalno sicer dopisoval glede posnetka sestanka že pred tem, vendar v tem primeru ni šlo za dopisovanje z uradno osebo za dostop do informacij javnega značaja, prav tako prosilec tega dopisovanja ni označil kot formalne zahteve, zato uničenja fonografskega zapisa ni mogoče šteti kot namernega uničenja z namenom napraviti dokument nedostopen javnosti.
Glede na to, da organ s fonografskim zapisom sestanka ne razpolaga, organi, ki so zavezani po ZDIJZ, pa so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Glede na to, da zahtevani dokument pri organu ne obstaja, IP ugotavlja, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, s katerimi ne razpolaga, ne more posredovati.
IP še poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec.
Po preučitvi celotne zadeve IP zaključuje, da dokument pri organu ne obstaja, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ. Odločitev organa je torej pravilna in na zakonu utemeljena, pritožba pa neutemeljena, zato se na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrne.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP
Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka