Prosilec - Ministrstvo za zunanje zadeve
+ -Številka: 090-23/2015
Kategorije: Stroški
POVZETEK:V obravnavanem primeru je organ s sklepom ustavil postopek, ker prosilec ni v roku poravnal pologa za posredovanje informacij javnega značaja. V pritožbenem postopku Informacijski pooblaščenec ni ugotovil procesnih kršitev zaračunavanja stroškov s strani organa, vendar pa je organ povsem neupravičeno ter v nasprotju z ZDIJZ in Uredbo, prosilcu zaračunal strošek pretvorbe dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno, saj je prosilec zahteval dostop do informacij v elektronski obliki, delni odstop pa je možno izvesti tudi v elektronski obliki. Informacijski pooblaščenec je izpodbijani sklep odpravil in vrnil zadevo organu v ponovni postopek.ODLOČBA:Številka: 090-23/2015/2
Datum: 30. 3. 2015
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDIJZ), 1. in 3. odst. 251. člena ZUP v povezavi z 258. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi z dne 20. 1. 2015, … (v nadaljevanju prosilec), zoper sklep z dne 7. 1. 2015, št. 090-8/2014/18, Republike Slovenije, Ministrstva za zunanje zadeve, Prešernova cesta 25, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožbi prosilca se ugodi. Sklep z dne 7. 1. 2015, številka: 090-8/2014/18, Republike Slovenije, Ministrstva za zunanje zadeve se odpravi in se zadeva vrne organu v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v tridesetih (30) dneh od prejema te odločbe.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilec je dne 4.9.2014 na organ naslovil zahtevo za posredovanje informacij javnega značaja, v kateri je od organa zahteval posredovanje skeniranih zapisnikov kolegijev petih direktoratov organa, kabineta ministra, Medresorske komisije za človekove pravice in Projektne enote za pripravo zagovora pred arbitražnim sodiščem za obdobje od 1. 1. 2010 do 1. 9. 2014. Organ je prosilcu posredoval zapisnike sej Medresorske komisije za človekove pravice brez varovanih osebnih podatkov, v preostalem delu je zahtevo prosilca dne 1.10. 2014 zavrnil. Po pritožbenem postopku je IP pritožbi delno ugodil in jo v delu, ki se nanaša na zapisnike in sklepe kolegijev ministra za zunanje zadeve, Direktorata za mednarodno pravo in zaščito interesov, Direktorata za bilateralo in evropske zadeve, vse v obdobju od 1.1. 2010 do 1. 9. 2014, zapisnike in sklepe kolegijev Projektne enote za pripravo zagovora pred arbitražnim sodiščem za obdobje od 1. 9. 2010 do 1. 9. 2014 in Direktorata za globalne zadeve in politično multilateralo, Direktorata za gospodarsko diplomacijo ter Direktorate za mednarodno razvojno sodelovanje in humanitarno pomoč za obdobje od 11. 7. 2011 do 1. 9. 2014 vrnil v ponovno odločanje.
Organ je dne 18. 12. 2014 prosilca pozval na plačilo vnaprejšnjega pologa za stroške posredovanja zahtevanih informacij v višini 315 EUR.
Ker prosilec zneska v predvidenem roku ni poravnal, je organ dne 7. 1. 2015 izdal sklep o ustavitvi postopka št. 090-8/2014/18.
Prosilec je dne 20. 1. 2015 na organ vložil pritožbo, v kateri je navedel, da se je organ v sklepu skliceval na ireverzibilnost prekrivanja besedil v digitalni obliki in zato napovedal, da bo treba vsak elektronski dokument natisniti in ga nato pripraviti ter nato še enkrat pretvoriti v e-obliko. S to zahtevo po plačilu je organ protizakonito in v nasprotju z zakonodajo otežil pridobivanje dokumentov in pri tem, s podvajanjem dela nepotrebno pretvorbo dokumentov iz elektronske oblike v tiskano in nato še enkrat v elektronsko obliko, zahteval plačilo. V svoji zahtevi z dne 4. 9. 2014 je zahteval posredovanje dokumentov e-obliki in ni nikjer zahteval pretvorbe v tiskano verzijo in nato še enkrat v e-obliko. Organ v svoje opravičilo trdi, da nima ustreznih tehnologij za pretvorbo dokumentov. Odsotnost teh tehnologij ni problem državljanov, temveč organa, ki mora po zakonu posredovati dokumente v e-obliki. Prosilec pričakuje, da bo IP zadevo preučil in mu omogočil brezplačni dostop do dokumentov v e-obliki.
Organ je pritožbo prosilca kot neutemeljeno, vendar dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, po elektronski pošti, dne 22. 1. 2015 poslal v odločanje IP.
Pritožba je utemeljena.
IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. čl. ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
IP ugotavlja, da je v konkretnem primeru sporno, ali je organ prosilcu upravičeno zaračunal stroške dostopa do informacije javnega značaja.
IP poudarja, da ni nobenega dvoma, da lahko organ v skladu s 34. členom ZDIJZ prosilcu zaračuna stroške posredovanja zahtevane informacije, vendar le v primeru, če pri tem izpolni oziroma zadosti vsem zakonskim določbam, ki urejajo zaračunljivost stroškov posredovanja informacij. V 1. odstavku 35. člena ZDIJZ je določeno, da Vlada predpiše okvirni stroškovnik, na podlagi katerega organ določi svoj stroškovnik, v skladu s katerim zaračunava materialne stroške iz 34. člena. Na podlagi navedene določbe je Vlada v Uredbi o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 76/2005 in 119/2007, v nadaljevanju Uredba) v 19. členu predpisala okvirni cenik za posredovanje informacij javnega značaja, ki je splošen in velja za vse zavezane organe. Pri tem je organ dolžan, v skladu s 36. členom ZDIJZ, svoj stroškovnik iz 35. člena ZDIJZ objaviti v svojem katalogu informacij javnega značaja ter ga dati na vpogled vsakemu prosilcu. Če organ ne ravna v skladu z navedeno zakonsko določbo, in ne objavi stroškovnika v svojem katalogu informacij javnega značaja, ne more od prosilca zahtevati plačila stroškov po stroškovniku, saj je slednje v nasprotju s pravno varnostjo in načelom zakonitosti. Organ je tudi dolžan prosilca opozoriti na plačilo stroškov in, če prosilec to zahteva, mu mora organ vnaprej sporočiti višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij.
Če organ ugotovi, da bodo materialni stroški posredovanja informacij presegli 83,46 EUR (z vključenim DDV), lahko od prosilca zahteva vnaprejšnji polog. Polog oz. predujem je institut, ki ga lahko organ uporabi v fazi do izdaje odločbe oz. posredovanja informacij javnega značaja. Polog služi organu kot neko zagotovilo, da njegovo delo (odbiranje, izvedba delnega dostopa in posredovanje informacij javnega značaja), če je zahteva obsežna, ne bo odveč, v primeru, da bi si prosilec zaradi velikih stroškov na koncu premislil. Pri pologu pa mora organ prosilca opozoriti na posledice, če polog ne bo plačan v določenem roku, kar pomeni, da bo izdan sklep o ustavitvi postopka. Po posredovanju informacij organ v skladu z Uredbo obračuna dejansko nastale stroške in prosilcu izda račun skladno s 1. odstavkom 20. člena Uredbe. Če polog presega dejanske materialne stroške, organ prosilcu ob posredovanju informacije vrne presežni znesek. Če pa dejansko nastali stroški presegajo znesek vnaprejšnjega pologa, prosilec plača razliko.
ZDIJZ pritožbe zoper zahtevo za vnaprejšnji polog posebej ne predvideva, vendar, kot izhaja iz sodbe Upravnega sodišča št. IV U 109/2009-8 z dne 14. 1. 2011, je treba glede vseh vprašanj, ki niso določena v ZDIJZ, subsidiarno uporabiti določbe ZUP, saj gre za upravni postopek. ZUP pa nas zaradi specifike postopka zaračunavanja posredovanja informacij pripelje zgolj do smiselne uporabe 3. odstavka 115. člena ZUP, ki se nanaša na založitev izdatkov za izvedbo dokazov, npr. založitev stroškov za dokazovanje z izvedencem ali prihodom prič ipd. V skladu z ZUP organ v takem primeru s sklepom določi, da naj stranka založi znesek. Smiselno se torej v postopku po ZDIJZ takšna zahteva za vnaprejšnji polog šteje za sklep. Kot izhaja iz prvega odstavka 258. člena ZUP, je zoper sklep dovoljena pritožba samo takrat, kadar je z zakonom izrecno tako določeno. Sklepe, zoper katere ni dovoljena pritožba, lahko glede na četrti odstavek istega člena izpodbijajo prizadete osebe v pritožbi zoper odločbo, razen, če je pritožba zoper sklep s tem zakonom izključena. Zoper sklep o založitvi stroškov – zahtevo za vnaprejšnji polog, ZUP ni predvidel posebne pritožbe, ampak je le-ta možna zoper končno odločbo. Če torej prosilec ne plača vnaprejšnjega pologa, zavezani organ izda sklep o ustavitvi postopka, zoper katerega je na podlagi navedenega možna pritožba na IP.
V konkretnem primeru je organ na podlagi navedenih določb ZDIJZ in Uredbe, ob ugotovitvi, da bodo stroški posredovanja informacij v konkretnem primeru presegali znesek 83,46 EUR, od prosilca zahteval vnaprejšnji polog ocenjenega zneska za kritje stroškov posredovanja zahtevanih informacij. Pri tem je organ z dopisom z dne 12.12.2014, št. 090-8/2014/12 ter naknadno še z dopisom z dne 18.12.2014, št. 090-8/201/13 prosilca obvestil, da se zahteva, po oceni organa, nanaša na 350 dokumentov, ki obsegajo 1500 strani in le delno vsebujejo informacije javnega značaja, v preostalem delu pa jih bo treba ustrezno prekriti. Vse zahtevane informacije so v dokumentih v elektronski obliki, pri čemer organ ne more zagotoviti prekrivanja v digitalni obliki, zato je treba dokumente pretvoriti iz elektronske v fizično obliko, izvesti delni dostop in jih nazaj pretvoriti v elektronsko obliko. V skladu s stroškovnikom ocenjeni stroški posredovanja informacij javnega značaja znašajo 315 EUR:
Organ ima na svoji spletni strani povezavo do Stroškovnika o posredovanju informacij javnega značaja z dne 29.8.2012, št. 090-3/2010/2,
http://www.mzz.gov.si/fileadmin/pageuploads/Informacije_javnega_znacaja/Stroskovnik_IJZ_01.pdf, ki je neposredna podlaga za zaračunavanje stroškov posredovanja informacij. Prav tako je organ prosilca, z dopisom dne 12. 12. 2014, št. 090-8/2014/12 ter naknadno še z dopisom z dne 18. 12. 2014, št. 090-8/201/13, seznanil s pravili zaračunavanja stroškov (natančna obrazložitev in specifikacija) in mu posredoval tudi poziv za vnaprejšnji polog v znesku 315 EUR. Na podlagi vsega navedenega IP ugotavlja, da v ravnanju organa ni zaznal kršitev procesnih določb ZDIJZ oziroma Uredbe, ki urejajo postopek zaračunavanja informacij javnega značaja.
Procesnih kršitev zaračunavanja stroškov s strani organa IP torej ni ugotovil, zato je v nadaljevanju presojal še utemeljenost višine zaračunanih stroškov za posredovanje zahtevanih informacij javnega značaja v konkretnem primeru. Iz izpodbijanega sklepa z dne z dne 7. 1. 2015, št. 090-8/2014/18 izhaja, da je organ prosilcu obračunal stroške za pretvorbo dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno.
IP ne dvomi o ugotovitvi organa, da je zahtevane informacije treba pregledati z vidika obstoja izjem od prostega dostopa iz prvega odstavka 6. člena ZDIJZ in jih ustrezno prekriti torej izvesti delni dostop. Vendar pa je vprašanje, zakaj je organ zaračunal strošek pretvorbe iz elektronske v fizično obliko in obratno, saj je prosilec zahteval dostop do informacij v elektronski obliki, torej v obliki, v kateri se vse zahtevane informacije tudi izvorno nahajajo.
IP se je v nadaljevanju ukvarjal z vprašanjem same izvedbe delnega dostopa. Ali je možna izvedba delnega dostopa tudi v elektronski obliki, ki je na razpolago organu? Organ je namreč zgolj navedel, da ne more zagotoviti ireverzibilnosti prekrivanja besedila v digitalni obliki.
IP takšni obrazložitvi ni mogel slediti. Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja namreč v 21. členu predvideva izvedbo delnega dostopa tudi za dokumente v elektronski obliki, in sicer na način, da se v kopiji izbriše, kodira, blokira omeji oziroma drugače napravi nedostopno. IP poudarja, da je v operacijskem sistemu Windows, za katerega IP ne dvomi, da organ z njim razpolaga, program »slikar oziroma ang. paint«, ki omogoča izvedbo delnega dostopa v elektronski obliki, brez posebnega dodatnega strokovnega znanja s področja informatike. V programu »slikar«, do katerega se pride preko klika na ikono »start«, »programi«, »pripomočki«, se na ikoni »datoteka«, poišče in odpre skeniran dokument, na katerem se lahko izvede npr. s čopičem in črno barvo, delni dostop. Tako spremenjen dokument se shrani. Obstajajo pa tudi še drugi računalniški programi, ki so nedvomno dostopni organu (npr: Adobe Acrobat 7.0 Pro Free:, ipd.) in bi mu omogočili izvedbo delnega dostopa na način, ki ga predvideva uredba, brez nepotrebnih stroškov pretvarjanja dokumentov.
Organ je sicer v skladu z 18. členom Uredbe dolžan posredovati informacije glede na tehnične pripomočke, vendar po oceni IP v obravnavanem primeru ne gre za primer, ki zahteva od organa dodatne tehnične zmogljivosti, izven obsega normalnega poslovanja. Dolžnost organa je, da pri sami izvedbi dostopa do zahtevanih informacij, v obliki, kot je predmet zahteve, izbere način, ki je za prosilca finančno najbolj ugoden. Povedano drugače, organ mora v okviru svojim tehničnih zmožnosti preveriti, kakšne so možnosti, da ne pride do nepotrebnih stroškov za prosilca. Če so dokumenti že v elektronski obliki, je ob računalniških programih, ki so na voljo uporabnikom brez posebnega dodatnega strokovnega znanja s področja informatike, nemogoče slediti navedbam organa, da v danem primeru izvedba delnega dostopa v elektronski obliki ni bila mogoča.
Glede na navedeno IP ugotavlja, da je organ povsem neupravičeno ter v nasprotju z ZDIJZ in Uredbo, prosilcu zaračunal strošek pretvorbe dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno.
IP zaključuje, da je organ nepopolno in zmotno ugotovil dejstva, pomembna za odločitev o stroških za posredovanje informacij javnega značaja, iz katerih izhaja, da ni upravičen zaračunati stroškov posredovanja informacij javnega značaja glede pretvorbe iz elektronske oblike v fizično in obratno, kot izhajajo iz poziva za plačilo pologa z dne 12.12.2014, št. 090-8/2014/12 ter naknadno še iz dopisa z dne 18.12.2014, št. 090-8/201/13. Nepravilen obračun stroškov nikakor ne more predstavljati zakonite podlage za izdajo sklepa o ustavitvi postopka.
IP je kot drugostopenjski organ, enako kot organ prve stopnje, dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato je dolžan upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka, kot ga določa 14. člen ZUP. Postopek je torej treba voditi hitro, kar pomeni tudi s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. IP je ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, pri katerem se obravnavani dokument nahajajo, in ki podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi s temi dokumenti. Zaradi navedenega je IP, na podlagi prvega ter tretjega odstavka 251. člena v povezavi z 258. členom ZUP, sklep z dne 7. 1. 2015, št. 090-8/2014/18, odpravil in vrnil zadevo organu v ponovni postopek, v katerem je organ dolžan odločiti o zahtevi prosilca na podlagi določb ZDIJZ.
Organ mora v ponovnem postopku slediti navodilu IP glede izvedbe delnega dostopa v elektronski obliki.
Na podlagi navedenega IP zaključuje, da je pritožba zoper sklep z dne 7. 1. 2015, št. 090-8/2014/18 utemeljena, saj so bila v postopku na prvi stopnji dejstva zmotno in nepopolno ugotovljena. IP je zato pritožbi prosilca ugodil in izpodbijani sklep v celoti odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v 30 (tridesetih) dneh od vročitve te odločbe.
V tem postopku posebni stroški niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007-UPB3, s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.
Postopek vodila:
Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.
svetovalka informacijske pooblaščenke
Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka