Prosilka - Mestna knjižnica Kranj
+ -Številka: 090-283/2014
Kategorije: Ni zahtevana informacija, Stroški
POVZETEK:Organ je z izpodbijano odločbo delno ugodil zahtevi prosilke (glede dokumentov, nanašajočih se na direktorja organa) in ji omogočil vpogled v določene dokumente, zahtevo za določene dokumente pa je zavrnil, ker z njimi ne razpolaga, ter prosilki naložil plačilo stroškov posredovanja informacij javnega značaja. Iz pritožbe izhaja, da je prosilka pri vpogledu ugotovila, da nekateri dokumenti ne ustrezajo njeni zahtevi (evidenca prisotnosti se nanaša na vse zaposlene (ne samo na direktorja), prav tako ni razvidna direktorjeva prisotnost po dnevih in urah ter na koncu seštevek ur z vsemi presežki in primanjkljaji), zavrača pa tudi plačilo stroškov (vpogled v dokumente je brezplačen, obračunan porabljen čas dveh delavk za pripravo gradiva je pretiran, na spletni strani organa pa je bil namesto stroškovnika za posredovanje informacij javnega značaja objavljen cenik storitev organa). IP je pritožbi delno ugodil in odpravil 3. točko izreka izpodbijane odločbe, ki se nanaša na zaračunane stroške, saj je po prvem odstavku 34. člena ZDIJZ vpogled v dokumente, za kar je šlo tudi v obravnavani zadevi, brezplačen (v skladu s prehodnimi določbami ZDIJZ-C se spremenjena določba, da je vpogled brezplačen, kadar ne terja izvajanja delnega dostopa, še ne uporablja, saj vlada še ni sprejela enotnega stroškovnika). V preostalem je pritožbo zavrnil, saj je prosilka v zahtevi le na splošno navedla, da želi dokumente o izkazovanju direktorjeve prisotnosti, ki jo priložene evidence izkazujejo (pridobitev več dokumentacije, tj. še za druge zaposlene, ne more biti problematično), ni pa že z zahtevo zahtevala podrobno mesečno prisotnost direktorja po posameznih dnevih in urah, zato ta dokumentacija ne more biti predmet tega pritožbenega postopka (lahko pa je predmet nove zahteve).ODLOČBA:Številka: 090-283/2014/7
Datum: 23. 4. 2015
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – ZDIJZ-UPB2, 117/06 – ZDavP, 23/14, 50/14 in 19/15 – odl. US; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – ZUP-UPB2, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilka), z dne 9. 12. 2014, zoper odločbo Mestne knjižnice Kranj, Gregorčičeva ulica 1, 4000 Kranj (v nadaljevanju organ), št. 08-32/1122-2014 z dne 25. 11. 2014, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja izdaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožbi prosilke z dne 9. 12. 2014 zoper odločbo Mestne knjižnice Kranj, št. 08-32/1122-2014 z dne 25. 11. 2014, se delno ugodi, tako da se 3. točka izpodbijane odločbe odpravi.
2. V preostalem delu se pritožba prosilke z dne 9. 12. 2014 zavrne.
3. Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilka je pri organu vložila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja z dne 27. 10. 2014, s katero je, v zvezi z mnenjem dveh delavskih predstavništev pri organu (z dne 20. 6. 2014) k predlogu pravilnika o razporeditvi in evidenci delovnega časa pri organu, zahtevala posredovanje naslednjih dokumentov:
– direktorjevo pogodbo o zaposlitvi,
– odločbe o odmeri letnega dopusta za direktorja za obdobje od 2011 do vključno 2014,
– dokumente s podpisom odgovorne osebe, ki podpisuje direktorjeve službene odsotnosti: podpisane obrazce za odsotnost in podpisane potne naloge za direktorja za leto 2014,
– dokument, ki za direktorja določa način evidentiranja prisotnosti na delu,
– dokumente, ki izkazujejo evidenco direktorjeve prisotnosti na delu za obdobje od 2011 do vključno 2014.
Prosilka je zahtevane dokumente želela dobiti na vpogled z možnostjo (po potrebi) fotokopiranja posameznih dokumentov.
Z odločbo, 08-32/1122-2014 z dne 25. 11. 2014, ki je predmet tega pritožbenega postopka (v nadaljevanju izpodbijana odločba), je organ zahtevi v 1. točki izreka prosilke delno ugodil tako, da je prosilki omogočil vpogled v dokumente iz nadaljevanja te točke, pri čemer se na dokumentih prekrije varovane osebne podatke:
– direktorjeva pogodba o zaposlitvi: izbriše se datum rojstva, naslov bivališča, EMŠO, davčna številka, številka transakcijskega računa in ime banke;
– odločbe o odmeri dopusta za direktorja za obdobje od 2011 do vključno 2014: izbriše se datum rojstva;
– podpisane potne naloge za direktorja za obdobje 2014: izbriše se naslov bivališča;
– dokumente, ki izkazujejo evidenco direktorjeve prisotnosti na delu za obdobje od 2011 do vključno 2014: izbriše se podatke o odsotnostih zaradi dopusta, bolezni, nege, spremstva, krvodajalstva, stavke in podatke o popoldanskem delu, delovnih sobotah in skupnem številu ur.
Z 2. točko izreka je organ zavrnil zahtevo prosilke, da se ji posredujejo dokumeni s podpisom odgovorne osebe, ki podpisuje direktorjeve službene odsotnosti: podpisane obrazce za odsotnost, in dokument, ki za direktorja določa način evidentiranja prisotnosti na delu. V 3. točki izreka je organ določil, da stroški posredovanja informacij javnega značaja znašajo 21,00 EUR in jih mora prosilka plačati organu v 15 dneh na njegov transakcijski račun pri UJP Kranj.
V obrazložitvi izpodbijane odločbe organ ugotavlja, da zahtevani dokumenti iz 1. točke izreka vsebujejo več osebnih podatkov, od katerih je treba določene varovati v skladu z ZDIJZ in Zakonom o varstvu osebnih podatkov. V skladu z ZDIJZ (prva alineja tretjega odstavka 6. člena) javni uslužbenec (in funkcionar) ni upravičen pričakovati zasebnosti v zvezi s svojim imenom in priimkov, zato ni zadržkov za posredovanje tovrstnih podatkov in tako organ ni zavrnil dostopa do podatka – imena in priimka osebe, na katero se nanašajo zahtevani dokumenti, oziroma imen in priimkov oseb, ki so v svojstvu opravljanja svojega dela kot javni uslužbenci podpisali predmetne dokumente. Ni pa posredoval osebnih podatkov povsem zasebne narave, predvsem datuma in kraja rojstva ter zasebnega naslova in drugih osebnih podatkov, ki niso neposredno povezani z zahtevo. Izvedel je delni dostop do dokumentov (7. člen ZDIJZ), tako da je izbrisal varovane osebne podatke (izjema po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ), kot to sledi iz izreka.
Z dokumenti iz 2. točke izreka pa organ ne razpolaga, zato je zavrnil dostop do zahtevanih podatkov, saj na podlagi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ ne gre za informacijo javnega značaja, s katero bi organ razpolagal. Organi so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, s katerim v času zahteve ne razpolagajo.
V zvezi z nastalimi stroški posredovanja informacij po ZDIJZ je, na podlagi tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ, organ z dopisom z dne 21. 11. 2014 prosilko opozoril na plačilo stroškov in jo seznanil z obveznostjo plačila stroškov za posredovanje na podlagi drugega odstavka 34. člena in Stroškovnika organa z dne 19. 9. 2014, ki je dostopen na spletni strani organa. Ugotovil je, da sta pri pripravi gradiva delali javni uslužbenki s VII. stopnjo izobrazbe, ki sta za odbiranje in posredovanje informacij javnega značaja iz neinformatizirane baze porabili skupaj 1 uro in 25 minut; na podlagi omenjenega stroškovnika znašajo stroški dela 21,00 EUR. Prosilka mora v skladu z 20. členom Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/05, 119/07 in 95/11; v nadaljevanju Uredba) stroške posredovanja plačati najkasneje v 15 dneh.
Zoper izpodbijano odločbo je prosilka vložila pritožbo z dne 9. 12. 2014, v kateri navaja, da je v zahtevi napisala, da želi, da se ji zahtevani dokumenti posredujejo, in sicer na način vpogleda z možnostjo morebitnega (po potrebi) fotokopiranja posameznih dokumentov. Z dopisom z dne 21. 11. 2014 jo je organ pozval k opredelitvi zahtevka o načinu posredovanja dokumentov in jo hkrati obvestil, da ji bo za posredovanje informacij zaračunal stroške, pri čemer je v odgovoru z dne 24. 11. 2014 sporočila, da želi dokumente dobiti na vpogled z možnostjo fotokopiranja posameznih dokumentov, in hkrati oporekala plačilu stroškov. Pri vpogledu je ugotovila, da nekateri dokumenti ne ustrezajo njeni zahtevi, saj je iz 46 strani dokumentov o mesečni evidenci ur od januarja 2011 do oktobra 2014 razvidna mesečna evidenca ur za vse zaposlene, čeprav se je njena zahteva nanašala le na evidenco direktorjeve prisotnosti na delu, in to ne na končno število vseh opravljenih ur. Domneva, da se direktorjeva prisotnost vodi na podoben način kot za vsakega zaposlenega pri organu, ki v začetku meseca dobi tudi mesečno evidenco prisotnosti po dnevih in urah ter na koncu seštevek ur z vsemi presežki in primanjkljaji. Teh dokumentov pa ji organ ni posredoval.
Prosilka zavrača tudi plačilo stroškov, saj meni, da je pretirano, da sta dve delavki potrebovali 1 uro in 25 minut za pripravo gradiva, oziroma ne ustreza dejanski porabi časa. Zahtevani dokumenti so bodisi shranjeni v ročnem arhivu stalne zbirke arhiviranih dokumentov in so del poslovnih knjig organa, poleg tega pa se zahteva ni nanašala na večje število dokumentov, saj bi fotokopiranje vseh (med katerimi je bilo večje število (46) takih, ki jih ni zahtevala) naneslo manj kot 10 EUR. Po vpogledu dokumentov se za fotokopiranje ni odločila, zato meni, da je odločitev organa povsem neupravičena in nerazumljiva ter ni v skladu z zakonskimi predpisi. Po ZDIJZ in Uredbi je namreč vpogled v dokumente brezplačen, plačilo materialnih stroškov pa le, če presegajo predpisan znesek (prvi odstavek 34. člena ZDIJZ in drugi odstavek 18. člena Uredbe). Poleg tega spletna stran organa (Katalog informacij javnega značaja) v času vložitve zahteve ni imela objavljenega stroškovnika posredovanja informacij javnega značaja, kar ni v skladu z določbami ZDIJZ, kar je razvidno iz priložene zaslonske slike z dne 27. 10. 2014 (povezava ni bila na stroškovnik, ampak na cenik storitev organa (članarine, zamudnine itd.); cenik je bil nadomeščen s stroškovnikom šele v začetku novembra, čeprav je datiran z 19. 9. 2014). Zaradi navedenega meni, da ji je organ stroške posredovanja informacij javnega značaja zaračunal povsem neupravičeno in v nasprotju z veljavnimi predpisi, zato plačilo v odločbi navedenega zneska v celoti zavrača.
Organ je ugotovil, da je pritožba pravočasna in jo odstopil IP oziroma v spremnem dopisu povzel (vse) pritožbe prosilke, ki jih vložila v zvezi z njegovimi (tudi drugimi) odločbami.
Na podlagi poziva IP je organ 12. 1. 2015 poslal dodatno dokumentacijo, ki se nanaša na zahtevane informacije iz 1. točke izreka izpodbijane odločbe.
Pritožba je delno utemeljena.
Pooblaščenec je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti izpodbijano odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Pooblaščenec prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.
Iz pritožbe je razvidno, da se prosilka vsebinsko pritožuje zato, ker pri vpogledu v dokumentacijo ni imela na razpolago tudi dokumentov, na podlagi katerih bi bila izkazana direktorjeva mesečna evidenca prisotnosti po dnevih in urah oziroma na koncu z morebitnimi presežki in primanjkljaji.
ZDIJZ v drugem odstavku 17. člena poleg zahteve po opredelitvi načina seznanitve z vsebino informacije javnega značaja prosilcu nalaga opredelitev informacije, s katero se želi seznaniti oziroma t. i. opis informacije javnega značaja, ki predstavlja najpomembnejšo sestavino zahteve. Če informacija ni dovolj določno opredeljena (ne v smislu citiranja točno določenih posamičnih dokumentov, ampak predvsem po vsebini), prosilec (brez krivde organa) tvega, da ne bo dobil prav oziroma samo tiste informacije, ki jo je zahteval. Na podlagi splošne in nespecificirane zahteve ni mogoče uveljavljati, da prejeta informacija ni specificirana po posameznih postavkah, segmentih ipd. oziroma, da ni dovolj podrobna.
Prosilka je v zahtevi le na splošno navedla, da želi dokumente o izkazovanju direktorjeve prisotnosti v določenem obdobju, pri čemer ni določila, kakšno prisotnost in v kakšni obliki točno želi (čeprav naj bi ji bilo konkretno poznano, kakšne evidence prisotnosti vse vodi organ). Priložene evidence izkazujejo zbirno direktorjevo prisotnost na delu (po posameznih mesecih), zato je neutemeljen pritožbeni ugovor, da posredovana dokumentacija ne ustreza prosilkini zahtevi. Da je prosilka dobila več dokumentacije, kot jo je zahtevala (tj. še za druge zaposlene), s stališča vsebinske obravnave zahteve ne more biti problematično. Iz zahteve ni razvidno oziroma v njej ni niti omenjeno, da v zvezi z direktorjevo prisotnostjo prosilka zahteva dokument, iz katerega bo razvidna prisotnost po dnevih in urah, s presežki in primanjkljaji.
Glede na navedeno IP ugotavlja, da iz zahteve ni razvidno, da bi prosilka že z njo zahtevala dokument o direktorjevi mesečni prisotnosti po dnevih in urah (s presežki in primanjkljaji), zato ni mogoče šteti, da bi moral organ že izvirno, na podlagi predmetne zahteve, prosilki predložiti tudi takšne dokumente, četudi obstajajo. Zato je lahko dokumentacija o takšni podrobni mesečni prisotnosti direktorja po posameznih dnevih in urah samo predmet nove zahteve, ne more pa biti predmet tega pritožbenega postopka. V tem delu je zato pritožba prosilke neutemeljena.
Prosilka pa izpodbija tudi plačilo stroškov, zato je IP preveril, ali je organ prosilki upravičeno zaračunal stroške dostopa do informacije javnega značaja.
Iz zahteve izhaja, da je prosilka zahtevane dokumente želela dobiti na vpogled z možnostjo (po potrebi) fotokopiranja posameznih dokumentov, vendar je iz že omenjenega zapisnika o vpogledu v dokumentacijo razvidno, prav tako pa tudi iz navedb prosilke in organa, da prosilka v obravnavani zadevi ni prejela nobenih fotokopij. Organ je z že omenjenimi dopisom, z dne 21. 11. 2014, prosilko sicer opozoril na plačilo stroškov za posredovanje dokumentov, oziroma stroškov v primeru, kadar vpogled terja izvajanje delnega dostopa v skladu s 7. členom ZDIJZ.
Organ se je v tem dopisu torej v bistvu skliceval na prvi odstavek 34. člena ZDIJZ, ki določa, da je vpogled v zahtevano informacijo brezplačen, kadar ne terja izvajanja delnega dostopa (v obravnavani zadevi je sicer bil izveden delni dostop), vendar je organ spregledal, da se ta spremenjena določba, v skladu s 27. členom Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 23/14 z dne 2. 4. 2014; v nadaljevanju ZDIJZ-C), še ne uporablja. Navedeni člen ZDIJZ-C v okviru prehodnih določb namreč določa, da vlada sprejme pravila za zaračunavanje in enotni stroškovnik iz 35. člena zakona v roku petih mesecev od uveljavitve tega zakona; do takrat pa se za zaračunavanje stroškov posredovanja informacij uporabljajo določbe 34. in 35. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo in 117/06 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ-UPB2). Ker vlada enotnega stroškovnika iz 35. člena ZDIJZ-C še ni sprejela, se torej v delu, ki se nanaša na zaračunavanje stroškov, (še vedno) uporabljajo določbe glede zaračunavanja stroškov, ki so veljale pred uveljavitvijo ZDIJZ-C, to je določbe ZDIJZ-UPB2. Iz prvega odstavka 34. člena ZDIJZ-UPB2 pa izhaja, da je vpogled v zahtevano informacijo brezplačen.
Na podlagi drugega odstavka 34. člena ZDIJZ-UPB2 oziroma ZDIJZ, na katerega se v obrazložitvi izpodbijane odločbe napačno sklicuje tudi organ, za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa zahtevane informacije lahko organ prosilcu zaračuna materialne stroške. Vendar v obravnavani zadevi ne gre za primer iz drugega odstavka navedenega člena, saj organ prosilki ni posredoval nobenih fotokopij. V konkretnem primeru je tako treba uporabiti določbo prvega odstavka 34. člena ZDIJZ, v skladu s katero pa organ za izveden vpogled v dokumentacijo prosilki ne bi smel zaračunati stroškov posredovanja informacij javnega značaja. Ker je prosilkin ugovor, da ji je organ neupravičeno in v neskladju z zakonskimi predpisi zaračunal stroške samo za vpogled v dokumentacijo, utemeljen, je IP odpravil 3. točko izreka izpodbijane odločbe, ki prosilki nalaga plačilo stroškov, kar posledično pomeni, da prosilka teh stroškov ni dolžna plačati.
Ker je IP odpravil izpodbijano točko izreka o stroških že iz razloga, ker ni podan sam temelj za zaračunavanje stroškov, se ne opredeljuje do ostalih pritožbenih ugovorov v zvezi s stroški.
Ker je organ v obravnavani zadevi v zvezi z zaračunanjem stroškov napačno uporabil materialno pravo oziroma ni uporabil 27. člena ZDIJZ-C, je IP, na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP, odpravil 3. točko izreka izpodbijane odločbe o plačilu stroškov. V preostalem delu je pritožbo kot neutemeljeno zavrnil, prav tako pa ni ugotovil nobenih drugih kršitev materialnega zakona ali bistvenih kršitev postopka, do katerih bi prišlo v postopku po ZDIJZ na prvi stopnji, ki bi jih moral upoštevati po uradni dolžnosti.
V tem postopku posebni stroški niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Jelka Kovačič, univ. dipl. prav.,
svetovalka Informacijskega pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka