Prosilec - Ministrstvo za pravosodje
+ -Številka: 090-244/2014
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:V obravnavani zadevi je organ zavrnil dostop do zapisnikov in sklepov kolegija ministra za pravosodje in Direktorata za pravosodno upravo od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014, ker z zahtevanimi informacijami ne razpolaga. V pritožbenem postopku je Pooblaščenec ugotovil, da ni pravne podlage, ki bi neposredno zahtevala, da se mora evidentirati medsebojna korespondenca med ministrom in njegovimi sodelavci. To je stvar notranje organizacije, ki jo določi minister oziroma predstojnik direktorata (organa). Na podlagi navedenega je Pooblaščenec sledil odločitvi organa, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga, saj ni videl utemeljenih razlogov, da organu ne bi verjel. Prosilec pa tudi ni navedel nobenih konkretnih argumentov, na podlagi katerih bi lahko Pooblaščenec podvomil v odločitev organa. Pooblaščenec je pritožbo prosilca zavrnil kot neutemeljeno.ODLOČBA:Številka: 090-244/2014/3
Datum: 26. 11. 2014
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju Pooblaščenec), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDIJZ) ter 1. odst. 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi z dne 1.10.2014, (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo z dne 29. 9. 2014, št. 090-44/2014/9, Republike Slovenije, Ministrstva za pravosodje, Župančičeva 3, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca z dne 1. 10. 2014, zoper odločbo Republike Slovenije, Ministrstva za pravosodje z dne 29. 9. 2014, št. 090-44/2014/9, se zavrne.
2. Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilec je dne 2. 9. 2014 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. Zahteval je, da mu organ v elektronski obliki posreduje vse zapisnike in sklepe kolegija ministra za pravosodje, direktorata za zakonodajo s področja pravosodja in direktorata za pravosodno upravo od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014, skupaj s številkami zadev, pod katerimi se vodijo omenjeni zapisniki.
O zahtevi prosilca je organ odločil z odločbo z dne 29. 9. 2014, št. 090-44/2014/9, s katero je zahtevi za dostop do vseh zapisnikov in sklepov kolegija od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014 za Direktorat za zakonodajo s področja pravosodja, ugodil. Organ pa je zavrnil dostop do vseh zapisnikov in sklepov kolegija ministra za pravosodje in Direktorata za pravosodno upravo od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014.
V obrazložitvi izpodbijane odločbe organ ugotavlja, da zapisniki in sklepi kolegija ministra za pravosodje in Direktorata za pravosodno upravo od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014, niso zbrani v nobenem dokumentu, dosjeju, registru, evidenci ali dokumentarnem gradivu, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb, temveč bi moral organ dokument, ki bi vseboval odgovore na vprašanja prosilca, šele pripraviti. Organ ugotavlja, da skladno z 20. členom Akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v Ministrstvu za pravosodje, št. 1001-75/2013/1 z dne 17. 6. 2014, pri obravnavi načelnih in drugih pomembnih vprašanj ter koordinaciji direktoratov, sekretariata in služb v podporo ministra delujeta posvetovalni telesi, ožji in širši kolegij ministra ter da obveznosti pisanja zapisnikov omenjenih kolegijev navedeni akt ne določa. Glede pisanja zapisnikov kolegijev direktorja Direktorata za pravosodno upravo organ ugotavlja, da je narava dela v direktoratu takšna, da so redni kolegiji potrebni, vendar so na teh kolegijih sprejeti zgolj ustni sklepi, ki niso zapisani. Organ tako glede na navedeno in glede zahtev prosilca, navedenih v drugi točki izreka izpodbijane odločbe, ugotavlja, da v konkretnem primeru informacija javnega značaja ne obstaja, saj organ z dokumenti, iz katerih bi izhajali odgovori, ki jih zahteva prosilec, ne razpolaga. Da bi zadostil zahtevi prosilca, bi organ moral »ustvariti« novo informacijo javnega značaja, česar pa organi, zavezanci po ZDIJZ, niso dolžni. Ob tem je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Postopek po ZDIJZ ni namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa. Dolžnost posredovanja informacij se nanaša na tako imenovane »surove« informacije. Tako načeloma velja, da mora zavezanec omogočiti dostop do dokumentov, ki se nahajajo v računalniških bazah, čeprav priklic iz zbirke, tehnično gledano, pomeni nastanek (ustvarjanje) novega dokumenta. Nedvomno pa je tudi pri informacijah, ki se nahajajo v informatiziranih zbirkah podatkov, potreben relativiziran pristop. Organi namreč niso dolžni informacij obdelovati ali analizirati tako, da bi po kriterijih in kategorijah, ki jih zahtevajo prosilci, iz neobdelanih in razpršenih podatkov ustvarili nov dokument, ki bi prosilcu omogočal neposredno seznanitev z informacijo. Na podlagi navedenega je organ odločil, da se prosilcu zavrne dostop do zahtevanih podatkov, kot izhaja iz druge točke izreka izpodbijane odločbe, saj na podlagi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ, v povezavi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ, ne gre za informacijo javnega značaja, s katero bi organ razpolagal.
Zoper odločbo iz prejšnjega odstavka je prosilec dne 1. 10. 2014 pri organu vložil pritožbo, v kateri je povzel odločitev organa ter navedel, da je odločitev protiustavna in nezakonita. Prosilec je navedel, da je organ na več mestih priznal, da obstajata posvetovalni telesi – ožji in širši kolegij ministra. Ob tem je organ zapisal, da obstajajo samo ustni sklepi, za kar pa prosilec navaja, da temu objektivno ni mogoče verjeti, saj delo državnih organov temelji na neposrednih naročilih in sklepih, ki so vedno zapisani in nato evalvirani v neki pisni obliki (zapisnik, elektronska pošta,..). Prosilec je nadalje navedel, da je organ zapisal, da bi moral ustvariti novo informacijo, kar pomeni, da informacije o sestankih kolegija ministra obstajajo in da bi organ moral posredovati vse informacije javnega značaja, ki so podobne informacijam, zapisane v zapisnikih. Prosilec meni, da je stališče organa protislovno, saj na eni strani prizna, da informacije o kolegijih ministra obstajajo, vendar, ker jih pod imenom »zapisnik« ni mogoče posredovati, bi moral ustvariti novo informacijo (verjetno samo naslov dokumenta). Prosilec navaja, da ker organ noče posredovati podatka, pod katerimi naslovi lahko državljani pridobijo informacije o kolegijih ministra, organ krši ZDIJZ. Za državljane je nemogoče ugotoviti interne naslove dokumentov, iz katerih bi bilo razvidno delovanje internih posvetovalnih teles, kot je kolegij ministra. Prosilec navaja, da nobeden od zahtevanih dokumentov nima statusa tajne oziroma varovane informacije, kot to izhaja iz 6. člena ZDIJZ. Organ je z odločbo in ne posredovanjem zahtevanih informacij kršil 2. in 5. člen ZDIJZ ter 39. člen Ustave RS, ki govori, da ima vsak državljan pravico dobiti informacijo javnega značaja.
Organ je pritožbo prosilca kot neutemeljeno, vendar dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom z dne 16. 10. 2014, št. 090-44/2014/13, s prilogami, poslal v odločanje Pooblaščencu.
Pritožba ni utemeljena.
Pooblaščenec pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti izpodbijano odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Pooblaščenec prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Prosilec je zahteval dostop do zapisnikov in sklepov kolegijev, kar nedvomno sodi v delovno področje organa. Ker pa je organ v drugi točki izreka izpodbijane odločbe zahtevo zavrnil, s sklicevanjem, da z zapisniki in sklepi kolegija ministra za pravosodje in Direktorata za pravosodno upravo od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014, ne razpolaga, je Pooblaščenec v nadaljevanju ugotavljal, ali je pri zahtevanih informacijah izpolnjen tudi kriterij za opredelitev informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ, t.i. kriterij materializirane oblike, da zahtevani dokumenti obstajajo in da organ z njimi razpolaga.
Delovanje organa ureja Zakon o državni upravi (v nadaljevanju ZDU-1), ki v 14. členu določa, da upravne naloge opravljajo ministrstva, organi v njihovi sestavi in upravne enote. Ministrstvo se ustanovi za opravljanje upravnih nalog na enem ali več upravnih področjih. V skladu s 7. členom ZDU-1 način poslovanja uprave s strankami, način zagotavljanja obveščenosti javnosti (drugi odstavek 5. člena), način zagotovitve možnosti posredovanja pripomb in kritik, njihovega obravnavanja in odgovarjanja nanje (tretji odstavek 5. člena), poslovanje z dokumentarnim gradivom, poslovni čas, uradne ure v upravi ter druga vprašanja načina delovanja uprave ureja Vlada Republike Slovenije. Na podlagi omenjene določbe je bila sprejeta Uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju Uredba), ki podrobneje ureja upravno poslovanje, upravljanje z dokumentarnim gradivom, komunikacijo s strankami in drugimi javnostmi ter izvajanje uradnih dejanj, na podlagi katere deluje tudi organ. V skladu z 92. členom Uredbe je treba vsako delo organov, kadar opravljajo upravne naloge, dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb. Uredba pa podrobneje ne določa oziroma ne formalizira načina dela, z vidika organizacije kolegijev ministra oziroma predstojnikov direktorata. Uredba sicer v deseti točki (od 158. čl. do 161. čl.) ureja »sejno gradivo«, in sicer vsebine evidence sejnega dosjeja, sejnega gradiva in evidence sklepov, vendar omenjenih določb, po mnenju Pooblaščenca, ni mogoče neposredno aplicirati na zapisnike kolegijev ministra oziroma predstojnika direktorata, ki so predmet zahteve. Uredba namreč ne opredeljuje pojma »seje«, vsekakor pa omenjenega pojma ni mogoče razlagati tako široko, da bi vsakokratni sestanek, na katerem bi sodeloval minister oziroma predstojnik direktorata, šteli med »seje«, ki po uredbi zahteva poseben postopek nastanka in evidentiranja dokumentov. Zlasti zato, ker so tovrstni kolegiji namenjeni notranji organizaciji in delovanju organa ter načeloma ne učinkujejo navzven, predvsem pa niso tako formalizirani, kar običajno razumemo pod pojmom »seje« (npr. seja Vlade, seja delovnih teles, seja mestnega sveta, ipd.). Glede na navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da ni pravne podlage, ki bi neposredno zahtevala, da se mora evidentirati medsebojna korespondenca med ministrom in njegovimi sodelavci. Povedano drugače, ni nobenih zakonskih ali podzakonskih pravnih aktov, ki bi narekovali, kako se morajo takšni sestanki voditi in kaj mora v okviru takšnega sestanka nastati, v smislu zapisnika, ipd. To je stvar notranje organizacije, ki jo določi minister oziroma predstojnik direktorata (organa). Kot navaja organ, tudi Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v Ministrstvu za pravosodje, št. 1001-75/2013/1 z dne 17. 6. 2014, ne določa obveznosti pisanja zapisnikov omenjenih kolegijev.
Ker je organ v izpodbijani odločbi navedel, da so na kolegijih sprejeti zgolj ustni sklepi, ga je Pooblaščenec dne 24. 11. 2014 pozval, da sporoči, ali morda razpolaga z dokumenti, ki sicer niso uradno zavedeni, ampak so npr. zgolj neevidentirani zapisi, ki se niti ne imenujejo »zapisniki«, pa po vsebini ustrezajo zahtevi prosilca. Predmet zahteve za dostop do informacij javnega značaja so lahko tudi dokumenti, ki jih organ ne vodi formalno, na kar pravilno opozarja tudi prosilec. Pooblaščencu je namreč poznano, da nekateri državni organi naredijo neformalen zapisnik kolegijev, s katerim npr. po elektronski pošti seznanijo vse sodelujoče in predstavlja podlago za nadaljnje delo organa, kar v smislu prvega odstavka 4. člena ZDIJZ ustreza kriteriju informacije javnega značaja. Organ je dne 25. 11. 2014 odgovoril, da v obdobju od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014 tudi v neformalni obliki ne razpolaga z zapisniki in sklepi kolegija ministra za pravosodje in Direktorata za pravosodno upravo.
Glede na navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da organ z zahtevanimi informacijami ne razpolaga, pri tem pa ne vidi utemeljenih razlogov, da organu ne bi verjel. Prosilec pa tudi ni navedel nobenih konkretnih argumentov, na podlagi katerih bi lahko Pooblaščenec podvomil v odločitev organa. Ker z zapisniki in sklepi kolegija ministra za pravosodje in Direktorata za pravosodno upravo od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014 organ ne razpolaga, zavezanci pa so v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, razen v primerih, ko se informacije nahajajo v računalniških bazah, Pooblaščenec zaključuje, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi in jo je treba, na podlagi 1. odst. 248. čl. ZUP, zavrniti.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007-UPB3, s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:.
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor, in sicer zoper odločbe z dne 29. 9. 2014, št. 090-44/2014/9, Republike Slovenije, Ministrstva za pravosodje, Župančičeva 3, 1000 Ljubljana. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.
svetovalka Pooblaščenca
Informacijski Pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka