Prosilec - Ministrstvo za finance
+ -Številka: 090-247/2014
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:V obravnavani zadevi je organ zavrnil dostop do zapisnikov in sklepov kolegijev ministra za finance in direktorata za sistem davčnih, carinskih in drugih javnih prihodkov organa in njegovih direktoratov od 1.1.2012 do 1.9.2014, ker z zahtevanimi informacijami ne razpolaga. V pritožbenem postopku je Pooblaščenec ugotovil, da ni pravne podlage, ki bi neposredno zahtevala, da se mora evidentirati medsebojna korespondenca med ministrom in njegovimi sodelavci. To je stvar notranje organizacije, ki jo določi minister oziroma predstojnik direktorata (organa). Na podlagi navedenega je Pooblaščenec sledil odločitvi organa, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga, saj ni videl utemeljenih razlogov, da organu ne bi verjel. Prosilec pa tudi ni navedel nobenih konkretnih argumentov, na podlagi katerih bi lahko Pooblaščenec podvomil v odločitev organa. Pooblaščenec je pritožbo prosilca zavrnil kot neutemeljeno.
ODLOČBA:Številka: 090-247/2014/4
Datum: 12. 11. 2014
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju Pooblaščenec), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDIJZ) ter 1. odst. 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi z dne 26. 9. 2014, (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo z dne 24. 9. 2014, št. 090-36/2014/3, Republike Slovenije, Ministrstva za finance, Kabinet ministra, Župančičeva 3, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca z dne 26. 9. 2014, zoper odločbo Republike Slovenije, Ministrstva za finance z dne 24. 9. 2014, št. 090-36/2014/3, se zavrne.
2. Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilec je dne 3. 9. 2014 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. Zahteval je, da mu organ v elektronski obliki posreduje vse zapisnike in sklepe kolegija ministra za finance in direktorata za sistem davčnih, carinskih in drugih javnih prihodkov od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014, skupaj s številkami zadev, pod katerimi se vodijo omenjeni zapisniki.
O zahtevi prosilca je organ odločil z odločbo z dne 24. 9. 2014, št. 090-36/2014/3, s katero je zahtevo zavrnil.
V obrazložitvi izpodbijane odločbe organ ugotavlja, da so iz Kabineta ministra na poizvedbo o zapisnikih kolegija ministra v zahtevanem obdobju odgovorili, da se v zahtevanem obdobju zapisniki kolegija ministra niso vodili, saj so bili kolegiji ministra namenjeni izmenjavi informacij med vodstvom in notranjimi organizacijskimi enotami ministrstva glede rednih delovnih nalog in napredka po posameznih projektih. Ob vpogledu v dokumentno bazo Spis4 aplikacije Lotus Notes je bilo ugotovljeno, da ne vsebuje map oziroma dokumentov, iz imen katerih bi bilo mogoče sklepati, da vsebujejo zahtevane dokumente. Generalna direktorica Direktorata za sistem davčnih, carinskih in drugih javnih prihodkov je na poizvedbo o zapisnikih kolegijev direktorata odgovorila, da se v času njenega mandata (od 1. 8. 2013) o njih ne vodijo zapisniki, ter da tudi za predhodno obdobje zahtevani zapisniki ne obstajajo. Ob vpogledu v dokumentno bazo Spis4 aplikacije Lotus Notes je bilo ugotovljeno, da ne vsebuje map oziroma dokumentov, iz imen katerih bi bilo mogoče sklepati, da vsebujejo zahtevane dokumente. Ker je bilo v postopku ugotovljeno, da organ z dokumenti, ki jih je zahteval prosilec, ne razpolaga, oziroma, da ti dokumenti ne obstajajo, zahtevane informacije v skladu s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ ne predstavljajo informacije javnega značaja in je bilo treba zahtevo za njihovo posredovanje zavrniti.
Zoper odločbo iz prejšnjega odstavka je prosilec dne 3. 10. 2014 pri organu vložil pritožbo, v kateri je povzel odločitev organa ter navedel, da je odločitev protiustavna in nezakonita. Prosilec je navedel, da je organ na več mestih priznal, da obstajajo zapisniki kolegija ministra. Prav tako je za Direktorat za sistem davčnih, carinskih in drugih javnih prihodkov organ trdil, da ne vodijo zapisnikov, čeprav je znano, da komunikacija voditeljev direktoratov in uradov temelji na zapisnikih kolegijev oz. podobnih srečanjih in ne zgolj na ustni komunikaciji. Prosilec navaja, da nobeden od zahtevanih dokumentov nima statusa tajne oziroma varovane informacije, kot to izhaja iz 6. člena ZDIJZ. Posredovanje zahtevanih informacij ne more biti ovira za delovanje ministrstva in organov v sestavi. Prav tako ni nobenega razloga, da državljani ne bi mogli imeti dostopa do informacij med vodstvom in notranjimi organizacijskimi enotami, saj gre pri tem zgolj za zagotavljanje transparentnosti delovanja državne ustanove, do katere imajo pravico vsi državljani. Organ je z odločbo in ne posredovanjem zahtevanih informacij kršil 2. in 5. člen ZDIJZ ter 39. člen Ustave RS, ki govori, da ima vsak državljan pravico dobiti informacijo javnega značaja oziroma dokument, ki je nastal v državni ustanovi ne glede na to, ali je ta zaveden v Spis4 ali ne.
Organ je pritožbo prosilca kot neutemeljeno, vendar dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom z dne 22. 10. 2014, št. 090-36/2014/3, s prilogami, poslal v odločanje Pooblaščencu.
Pritožba ni utemeljena.
Pooblaščenec pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti izpodbijano odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Pooblaščenec prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Prosilec je zahteval dostop do zapisnikov in sklepov kolegijev, kar nedvomno sodi v delovno področje organa. Ker pa je organ zahtevo zavrnil, s sklicevanjem, da z zahtevano informacijo ne razpolaga, je Pooblaščenec v nadaljevanju ugotavljal, ali je pri zahtevanih informacijah izpolnjen tudi kriterij za opredelitev informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ, t.i. kriterij materializirane oblike, da zahtevani dokumenti obstajajo in da organ z njimi razpolaga.
Delovanje organa ureja Zakon o državni upravi (v nadaljevanju ZDU-1), ki v 14. členu določa, da upravne naloge opravljajo ministrstva, organi v njihovi sestavi in upravne enote. Ministrstvo se ustanovi za opravljanje upravnih nalog na enem ali več upravnih področjih. V skladu s 7. členom ZDU-1 način poslovanja uprave s strankami, način zagotavljanja obveščenosti javnosti (drugi odstavek 5. člena), način zagotovitve možnosti posredovanja pripomb in kritik, njihovega obravnavanja in odgovarjanja nanje (tretji odstavek 5. člena), poslovanje z dokumentarnim gradivom, poslovni čas, uradne ure v upravi ter druga vprašanja načina delovanja uprave ureja Vlada Republike Slovenije. Na podlagi omenjene določbe je bila sprejeta Uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju Uredba), ki podrobneje ureja upravno poslovanje, upravljanje z dokumentarnim gradivom, komunikacijo s strankami in drugimi javnostmi ter izvajanje uradnih dejanj, na podlagi katere deluje tudi organ. V skladu z 92. členom Uredbe je treba vsako delo organov, kadar opravljajo upravne naloge, dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb. Uredba pa podrobneje ne določa oziroma ne formalizira načina dela, z vidika organizacije kolegijev ministra oziroma predstojnikov direktorata. Uredba sicer v deseti točki (od 158. čl. do 161. čl.) ureja »sejno gradivo«, in sicer vsebine evidence sejnega dosjeja, sejnega gradiva in evidence sklepov, vendar omenjenih določb, po mnenju Pooblaščenca, ni mogoče neposredno aplicirati na zapisnike kolegijev ministra oziroma predstojnika direktorata, ki so predmet zahteve. Uredba namreč ne opredeljuje pojma »seje«, vsekakor pa omenjenega pojma ni mogoče razlagati tako široko, da bi vsakokratni sestanek, na katerem bi sodeloval minister oziroma predstojnik direktorata, šteli med »seje«, ki po uredbi zahteva poseben postopek nastanka in evidentiranja dokumentov. Zlasti zato, ker so tovrstni kolegiji namenjeni notranji organizaciji in delovanju organa ter načeloma ne učinkujejo navzven, predvsem pa niso tako formalizirani, kar običajno razumemo pod pojmom »seje« (npr. seja Vlade, seja delovnih teles, seja mestnega sveta, ipd.). Glede na navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da ni pravne podlage, ki bi neposredno zahtevala, da se mora evidentirati medsebojna korespondenca med ministrom in njegovimi sodelavci. Povedano drugače, ni nobenih zakonskih ali podzakonskih pravnih aktov, ki bi narekovali, kako se morajo takšni sestanki voditi in kaj mora v okviru takšnega sestanka nastati, v smislu zapisnika, ipd. To je stvar notranje organizacije, ki jo določi minister oziroma predstojnik direktorata (organa).
Ker je organ v izpodbijani odločbi navedel, da je vpogledal v dokumentno bazo Spis4 aplikacije Lotus Notes in ugotovili, da ne razpolaga z dokumenti z zahtevano vsebino, ga je Pooblaščenec dne 6. 11. 2014 pozval, da sporoči, ali morda razpolaga z dokumenti, ki sicer niso uradno zavedeni, ampak so npr. zgolj neevidentirani zapisi, ki po vsebini ustrezajo zahtevi prosilca. Predmet zahteve za dostop do informacij javnega značaja so lahko tudi dokumenti, ki jih organ ne vodi formalno, na kar pravilno opozarja tudi prosilec. Pooblaščencu je namreč poznano, da nekateri državni organi naredijo neformalen zapisnik kolegijev, s katerim npr. po elektronski pošti seznanijo vse sodelujoče in predstavlja podlago za nadaljnje delo organa, kar v smislu prvega odstavka 4. člena ZDIJZ ustreza kriteriju informacije javnega značaja. Organ je dne 10. 11. 2014 odgovoril, da v obdobju od 1. 1. 2012 do 1. 9. 2014 tudi v neformalni obliki ne razpolaga z zapisniki kolegijev ministra in kolegijev Direktorata za sistem davčnih, carinskih in drugih javnih prihodkov.
Glede na navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da organ z zahtevanimi informacijami ne razpolaga, pri tem pa ne vidi utemeljenih razlogov, da organu ne bi verjel. Prosilec pa tudi ni navedel nobenih konkretnih argumentov, na podlagi katerih bi lahko Pooblaščenec podvomil v odločitev organa. Ker z zahtevanimi dokumenti organ ne razpolaga, zavezanci pa so v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, razen v primerih, ko se informacije nahajajo v računalniških bazah, Pooblaščenec zaključuje, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi in jo je potrebno, na podlagi 1. odst. 248. čl. ZUP, zavrniti.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007-UPB3, s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:.
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor, in sicer zoper odločbe z dne 24. 9. 2014, št. 090-36/2014/3, Republike Slovenije, Ministrstva za finance, Kabinet ministra, Župančičeva 3, 1000 Ljubljana. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.
svetovalka Pooblaščenca
Informacijski Pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka