Prosilec - CSD Ljubljana Bežigrad
+ -Številka: 090-219/2014
Kategorije: Ali dokument obstaja, Kršitev postopka
POVZETEK:V predmetni zadevi je bilo, po razjasnitvi vsebine zahteve, glede katere je IP ustrezno dopolnil postopek, sporno, ali organ razpolaga z določenimi letnimi in polletnimi poročili določenih javnih uslužbencev ter z določenimi sklepi o prerazporeditvi javnih uslužbencev. Prosilec je v pritožbi zatrjeval, da zahtevana dokumentacija, glede katere je organ zavrnil njegovo zahtevo, obstaja. IP je opravil ogled in camera, na katerem je organ, po pojasnitvi vsebine zahtevanih informacij, predložil določeno zahtevano dokumentacijo, glede katere je IP prosilcu dovolil dostop. IP je tako delno ugodil pritožbi in delno odpravil izpodbijano odločbo, v delu zahtevanih informacij, glede katerih je IP ugotovil, da dokumentacija ne obstaja, pa je zahtevo prosilca zavrnil. Hkrati je prosilcu tudi ugodil v zvezi s pritožbenim ugovorom glede načina seznanitve z informacijami in odločil, da mu je organ dolžan dokumentacijo, glede katere mu je že predhodno dovolil le vpogled, v skladu z zahtevo posredovati na CD nosilcu. Ker prvostopni organ ni odločil o vseh zahtevkih prosilca, je IP odpravil tudi to pomanjkljivost in odločil o preostalih zatrjevanih zahtevkih.
ODLOČBA:Številka: 090-219/2014/15
Datum: 18. 2. 2015
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – ZDIJZ-UPB2, 117/06 – ZDavP, 23/14 in 50/14; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – ZUP-UPB2, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 9. 9. 2014, zoper odločbo Centra za socialno delo Ljubljana Bežigrad, Einspielerjeva 6, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-1/2014-2 z dne 27. 8. 2014, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja izdaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožbi prosilca z dne 9. 9. 2014 zoper odločbo Centra za socialno delo Ljubljana Bežigrad, št. 090-1/2014-2 z dne 27. 8. 2014, se delno ugodi in se izpodbijana odločba odpravi ter se odloči: Organ je dolžan prosilcu v enaintridesetih (31) dneh od vročitve te odločbe na CD nosilcu posredovati elektronski zapis:
1.1. organizacijskih načrtov za leti 2013 in 2014 (1. točka zahteve);
1.2. zapisnikov kolegijev za leti 2013 in 2014 (3. točke zahteve);
1.3. dokumentov oziroma polletnih poročil (4. točka zahteve):
– »B: Področje: … (…) za obdobje od 1. 7. 2013 do 31. 12. 2013«,
– »B: Področje: … (…) za obdobje od 1. 1. 2014 do 30. 6. 2014«,
– »B: Področje: … (…) za obdobje od 1. 1. 2014 do 30. 6. 2014«.
2. V preostalem delu glede 4. točke zahteve (tj. razen polletnih poročil iz prejšnje 1.3. točke) se pritožba zavrne.
3. Zahteva prosilca z dne 30. 7. 2014 se v 2. točki v delu, ki se nanaša na aneksa oziroma sklepa o prerazporeditvi … in … iz Centralne enote na CSD, zavrne.
4. Posebni stroški niso nastali.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilec je v skladu z ZDIJZ pri organu vložil zahtevo z dne 30. 7. 2014, s katero je zahteval:
1. 1. organizacijske načrte za leti 2013 in 2014;
2. 2. brez varovanih osebnih podatkov javnih uslužbencev:
– zadnjo pogodbo o zaposlitvi …,
– aneks oziroma sklep o prerazporeditvi … na delovno mesto na Centralni enoti,
– sporazum o prenehanju delovnega razmerja …,
– računovodski dokument, ki izkazuje vir izplačila plače … za meseca avgust in september 2013 (ali plača izvira iz sredstev za CSD ali iz sredstev za Centralno enoto),
– aneks oziroma sklep o prerazporeditvi … iz Centralne enote na CSD,
– aneks oziroma sklep o prerazporeditvi … iz CSD na Centralno enoto in iz Centralne enote nazaj na CSD;
3. zapisnike kolegijev za leti 2013 in 2014 (brez varovanih osebnih podatkov oseb, ki so morebiti omenjene v zapisnikih);
4. polletna in letna poročila o delu za leti 2013 in 2014, in sicer za zaposlene na področju … (…, …., … in …), ter za direktorja … (brez varovanih osebnih podatkov oseb, omenjenih v teh poročilih).
Prosilec je še navedel, da se mu v izogib tega, ker je zahtevanih dokumentov v smislu porabe papirja precej, lahko te izroči v elektronski obliki (zapis na CD) in se mu lahko slednje pošlje na njegov domač naslov ali pa izroči neposredno v roke.
Z izpodbijano odločbo, št. 090-1/2014-2 z dne 27. 8. 2014 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), je organ s 1. točko izreka delno zavrnil zahtevo za vpogled v zahtevano dokumentacijo, in sicer v 4. točki (polletna in letna poročila o delu za leti 2013 in 2014 za zaposlene na področju …: …, …, … in … ter polletna in letna poročila o delu za leti 2013 in 2014 za direktorja …). Z 2. točko izreka izpodbijane odločbe je zahtevi za vpogled v dokumentacijo odobril in določil, da organ v zvezi s tem napravi uradni zaznamek, v 3. točki izreka pa ugotovil, da v postopku niso nastali posebni stroški. V obrazložitvi je navedel, da informacije, ki jo prosilec zahteva v 4. točki zahteve, niti ni izdelal v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva oziroma, da dokumentacija v zvezi z zahtevano informacijo sploh ni bila izdelana in takšna informacija nima kvalitete informacije javnega značaja, kot jo opredeljuje ZDIJZ v 4. členu. Zato je zahtevo prosilca v tem delu (za informacije iz 4. točke zahteve) zavrnil.
Iz uradnega zaznamka organa, št. 090-1/2014-3 z dne 27. 8. 2014, izhaja, da je prosilcu dovolil dostop do informacij javnega značaja, ki so dostopne na skupnem strežniku organu, in sicer iz 1. točke (organizacijski načrti za leti 2013 in 2014) in 3. točke (zapisniki kolegijev za leti 2013 in 2014) zahteve. Nadalje mu je v zvezi z 2. točko zahteve posredoval zadnjo pogodbo o zaposlitvi …, sporazum o razveljavitvi pogodbe o zaposlitvi …, računovodski dokument … za meseca avgust in september 2013 in aneks št. 2 k pogodbi o zaposlitvi …, št. 1001-1/2012-66 z dne 5. 11. 2012.
Prosilec je zoper izpodbijano odločbo vložil pritožbo zaradi kršitev pravil postopka, napačne uporabe materialnih predpisov ter nepopolne oziroma napačne ugotovitve dejanskega stanja. Navedel je, da organ ni odločil o celotni zahtevi, da je odločil v nasprotju z zahtevo in da je obrazložitev v nasprotju z izrekom, nadalje, da je dejansko stanje v zvezi z obstojem letnih in polletnih poročil za posamezne strokovne delavce zmotno ugotovljeno ter da so posledično napačno uporabljeni materialni predpisi.
Glede delne odločitve o zahtevi (1.a točka pritožbe) je pojasnil, da je zahteval tudi aneks oziroma sklep o prerazporeditvi … iz Centralne enote na CSD in aneks oziroma sklep o prerazporeditvi … iz Centralne enote na CSD, do česar pa se organ ni (izrecno) opredelil oziroma ni mogoče ugotoviti, ali je o tem delu zahteve sploh presojal in kako se je do tega opredelil, zaradi česar je kršil pravila postopka. Dodal je še, da je nerazumljivo in kontradiktorno, da je organ zahtevo glede letnih in polletnih poročil zavrnil, ker teh dokumentov ni izdelal, glede zgoraj navedenih aneksov oziroma sklepov pa tovrstne odločitve ni sprejel.
V zvezi z odločitvijo v nasprotju z zahtevkom (1.b točka pritožbe) je opozoril, da je v zahtevi navedel, da se informacije izročijo v elektronski obliki (zapis na CD), organ pa je odločil drugače in posredoval kopije zahtevanih informacij v fizični obliki oziroma za del dovolil vpogled v skupni strežnik. Iz obrazložitve izpodbijane odločbe pa nikjer ne izhaja, zakaj je organ odločil drugače, kot je bilo zahtevano, oziroma je navedeno ravnanje organa moč oceniti kot arbitrarno, odločitve pa ni moč preizkusiti, saj v odločbi ni navedenih razlogov za odstop od zahteve. Poudaril je, da še naprej vztraja pri zahtevi, da se mu informacije javnega značaja izroči v obliki zapisa na CD oziroma da, če organ za to nima tehničnih zmožnosti, naj sporoči in se dogovori za drugačen način izročitve zahtevanih informacij.
Glede delne zavrnitve zahteve (1.c točka pritožbe) izpodbija 1. točko izreka izpodbijane odločbe. Navedel je, da dvomi v razloge za zavrnitev 4. točke zahteve, tj. da dokumentacija ne obstaja, saj da organ pripravlja letna poročila; objavljeno poročilo za leto 2013 je bilo pripravljeno na podlagi poročil vseh navedenih delavcev, saj sicer letnega poročila oziroma številčne predstavitve v poročilu ne bi bilo mogoče izdelati, če strokovna delavka ne bi razpolagala s podatki vseh štirih delavcev z zadevnega delovnega področja, kar lahko vsi potrdijo. Izpostavil je še, da ne more biti dvoma v obstoj njegovega letnega poročila, ki ga je pripravil sam in po e-pošti posredoval pristojni strokovni delavki, prav tako so v poročilu za leto 2013 dobesedne navedbe iz njegovega poročila za leto 2013. Ker so v letu 2013 na področju … delali štirje strokovni delavci, je poročilo za leto 2013 skupek vseh štirih poročil, saj v nasprotnem primeru poročila za leto 2013 ne bi bilo mogoče napraviti, kar vse utemeljuje okoliščine, da je odločitev organa, da zahtevane informacije ne obstajajo oziroma niso bile izdelane, napačna. Glede polletnih in letnih poročil direktorja organa pa ne razpolaga z nobenimi okoliščinami, na podlagi katerih bi utemeljeval njihov obstoj.
Organ je, v skladu z 245. členom ZUP, opravil preizkus pritožbe in ugotovil, da je pritožba dovoljena, pravočasna in vložena po upravičeni osebi ter zadevo odstopil IP.
Hkrati z odstopom pritožbe je organ po pooblaščencu – odvetniku posredoval tudi odgovor na pritožbo, št. 090-1/2014-8 z dne 25. 9. 2014, v katerem je navedel, da je pritožba prosilca popolnoma neutemeljena in brez zakonske podlage ter da je organ ravnal skladno z materialnimi predpisi in pravili postopka. Pojasnil je, da prosilec zahteva nekaj, s čimer organ ne razpolaga, oziroma v pritožbi zahteva več kot v osnovni zahtevi. Glede zahtevanih aneksov oziroma sklepov o prerazporeditvi (1.a točka pritožbe) je obrazložil, da se v izreku predmetne odločbe jasno izreče, da se prosilcu zavrne zgolj zahteva za vpogled v dokumentacijo v 4. točki zahteve, v ostalih točkah pa je organ prosilcu ugodil in poslal dokumentacijo na vpogled, tako da se je do te zahteve prosilca izrekel in odločil, vendar z zahtevanimi aneksi ne razpolaga.
Glede načina seznanitve z zahtevanimi informacijami (1.b točka pritožbe) je organ navedel, da prosilec neutemeljeno zahteva nekaj, kar v zahtevi ni zahteval, saj je zgolj izrazil možnost, da se mu dokumentacija lahko izroči v elektronski obliki, nikoli pa ni izrecno zahteval, da se mu izroči v takšni obliki, zato ni odločil drugače ali presojal arbitrarno. Organ je prosilcu ugodil v okviru njegove zahteve, kjer zgolj ponuja možnost, da se mu informacija lahko izroči v drugi obliki, torej na CD, v izogib porabe papirja. Prosilcu je torej posredoval dokumentacijo v fizični obliki, kajti v takšni obliki tudi pretežno posluje, poleg tega pa navedena oblika ustreza ter je v okvirih zahteve prosilca, fizična in elektronska oblika namreč ustrezata zahtevi prosilca.
V zvezi z ugovori prosilca glede zavrnilnega dela izpodbijane odločbe (1.c točka pritožbe) pa organ izpostavlja, da prosilec zgolj razmišlja ter poskuša dokazati, katera poročila s strani zaposlenih so bila izdelana in katere so sestavine letnega poročila organa. Pri tem pa iz navedb v pritožbi niti ni možno razbrati, kaj prosilec sploh zahteva, tj. poročila, ki naj bi jih poslali navedeni delavci, ali poročilo, ki naj bi ga organ izdelal za navedene delavce. Poudaril je, da iz zahteve izhaja, da prosilec zahteva poročila za navedene zaposlene, ne pa poročil s strani navedenih delavcev. Pojasnil je še, da delavci pošiljajo le mesečna poročila, saj je izdelava takšnih mesečnih poročil ena izmed obveznosti delavca, vendar pa so ta poročila namenjena samemu nadzoru nad delom delavca, niso pa edini vir letnega poročila organa. Letnih in polletnih poročil organ za delavce ne sestavlja in tudi od delavcev ne zahteva njihove izdelave; ob objavljenem letnem poročilu delavci pišejo le določene komentarje k področjem, ki jih pokrivajo. Zaradi navedenega je zahteva prosilca v tem delu utemeljeno zavrnjena, saj dokumentacija ne obstaja.
Predlagal je, da se pritožba v celoti zavrne kot neutemeljena in potrdi odločitev organa v predmetni zadevi.
Hkrati z odgovorom na pritožbo je predlagal izločitev …, ker je bila le-ta pred nastopom delovnega razmerja pri IP zaposlena prav pri organu, to pa je okoliščina, ki lahko vzbuja dvom v njeno nepristranskost.
Na podlagi poziva IP je prosilec, v vlogi z dne 17. 10. 2014, določno opredelil, da je z zahtevo po ZDIJZ želel pridobiti polletna in letna poročila, ki so jih navedeni strokovni delavci pripravili o svojem delu na področju …, ne pa poročila o zaposlenih, ki bi jih nekdo drug izdelal o njih. Dodal je še, da bi lahko organ, če je obstajal dvom oziroma nejasnost glede njegove zahteve, to nejasnost odpravil, ali pa njegovo pritožbo obravnaval kot novo zahtevo in omogočil seznanitev z informacijami javnega značaja. Navedel je, da poročila zagotovo obstajajo (v elektronski in fizični obliki; pri pristojni delavki …) oziroma, da so navedeni delavci izdelali poročila, natančneje … in … le za leto 2013, … in … pa za leti 2013 in 2014. Razložil je še, da edino za polletna in letna poročila direktorja ne ve, ali ta obstajajo in kje bi se nahajala. Prosil je še, da se mu zahtevana dokumentacija izroči v elektronski obliki (zapis na CD) ali pa vsaj v fizični, saj da je v dokumente na skupnem strežniku moč posegati in jih spreminjati, kar pa prosilcu ne zagotavlja pravne varnosti, saj bi utegnil nastati dvom v njihovo pristnost.
Na podlagi poziva IP je organ v dopisu, št. 090-1/2014-14 z dne 23. 10. 2014, navedel, da je prosilcu posredoval vso zahtevano dokumentacijo, s katero razpolaga; z aneksoma oziroma sklepoma o prerazporeditvi … in … iz Centralne enote na CSD ne razpolaga. Pojasnil je še, da polletna in letna poročila posameznih delavcev niso informacije javnega značaja, saj gre za neformalna interna poročila, ki z zakonom in drugimi predpisi niso določena kot obvezna in služijo izključno kot pomoč pri sestavi letnega poročila, ki se po obravnavi in sprejetju na svetu organa objavi na spletni strani organa in je tako javno dostopen dokument.
IP je na podlagi 11. člena ZInfP opravil na sedežu organa 17. 12. 2014 ogled in camera, na katerem je organ v spis predložil naslednja polletna poročila: »B: ...Področje: … (…) za obdobje od 1. 1. 2014 do 30. 6. 2014«, »B: Področje: … (…) za obdobje od 1. 1. 2014 do 30. 6. 2014, »B: Področje: … (…) za obdobje od 1. 7. 2013 do 31. 12. 2013« in »B: Področje: … (…) za obdobje od 1. 1. 2014 do 30. 6. 2014«; hkrati je predložil tudi dvomesečno poročilo »B: Področje: … (….) za obdobje od 1. 11. 2013 do 31. 12. 2013«. Organ se je zavezal, da bo v 3 delovnih dneh IP sporočil, ali obstajajo morebiti še druga poročila, ki so predmet zahteve. V odgovoru z dne 19. 12. 2014 je navedel, da ne razpolaga z drugimi poročili.
Pritožba je delno utemeljena.
IP kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP preizkusi izpodbijano odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija, in v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.
IP v nadaljevanju obravnava bistvene oziroma obrazložene navedbe prosilca oziroma v tem okviru tudi organa, najprej pa se opredeljuje do zahteve organa za izločitev … iz postopka odločanja o predmetni pritožbi, ker da zaposlitev imenovane pri organu (pred nastopom delovnega razmerja pri IP) lahko vzbuja dvom v nepristranskost imenovane. IP navaja, da predmetna zadeva imenovani nikoli ni bila dodeljena v reševanje, tako da ni v ničemer odločala ali opravljala kakršnakoli procesna dejanja v tem postopku. Izločitev v skladu z ZUP se lahko zahteva le za uradno osebo, ki naj bi odločila v določeni upravni zadevi oziroma opravila kakšno dejanje v postopku, kar pa imenovana nikoli ni bila. Zato je ta zahteva organa, ki je tudi sicer presplošna (zgolj dvom, brez konkretnih in določno opredeljenih objektivnih okoliščin, ne zadostuje), brezpredmetna.
K 1.1 in 1.2 točki izreka (glede načina seznanitve)
Prosilec v pritožbi izpodbija način seznanitve s posredovanimi informacijami, saj je v zahtevi navedel, da se mu informacije izročijo v elektronski obliki (zapis na CD), organ pa je odločil drugače in posredoval kopije zahtevanih informacij v fizični obliki oziroma za del informacij dovolil vpogled v skupni strežnik, te svoje odločitve, v nasprotju z zahtevo oziroma odstopa od zahteve prosilca, pa ni pojasnil oziroma obrazložil, zaradi česar odločitve ni možno preizkusiti.
Po 2. točki drugega odstavka 17. člena ZDIJZ mora prosilec v zahtevi za dostop do informacij javnega značaja opredeliti tudi, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis). Na podlagi drugega odstavka 27. člena ZDIJZ ima prosilec pravico do pritožbe tudi v primeru, če ne dobi informacije v obliki, ki jo je zahteval v skladu z drugim (in četrtim) odstavkom 17. člena tega zakona.
Prosilec je v zahtevi navedel, da se mu v izogib tega, ker je zahtevanih dokumentov v smislu porabe papirja precej, lahko le-te izroči v elektronski obliki (zapis na CD). Iz navedenega izhaja, da prosilec ni zahteval dokumentacije v fizični obliki iz razloga, ker bi s tem preveč obremenjeval organ, zaradi česar je »privolil« v posredovanje informacij v elektronski obliki. Iz tega je mogoče sklepati, da fizična oblika ni bila označena kot nezaželen način posredovanja informacij, ampak le kot nepotrebna s stališča stroškov organa. Zato po mnenju IP očitek prosilca o odločitvi v nasprotju z zahtevkom v delu, ki se nanaša na posredovanje kopij zahtevanih informacij, ni utemeljen, saj je organ pri tem ravnal v okviru zahteve, kot to tudi navaja v odgovoru na pritožbo. Zaradi tega tudi ni mogoče govoriti o arbitrarnosti organa, ali da bi moral tak način posredovanja informacij, glede na navedeno, posebej pojasniti in obrazložiti.
Drugačna pa je situacija glede dovolitve vpogleda v informacije javnega značaja, ki so dostopne na skupnem strežniku organa (1. in 3. točka zahteve: organizacijski načrti za leti 2013 in 2014 ter zapisniki kolegijev za leti 2013 in 2014). Med načini seznanitve z zahtevanimi informacijami prosilec v zahtevi ni nikjer omenil vpogleda, zato je organ v tem delu odločil mimo zahteve prosilca in kršil pravila postopka, zaradi česar je pritožbeni ugovor prosilca v tem delu utemeljen. IP je zato odločil, da je organ dolžan v obliki elektronskega zapisa na CD prosilcu posredovati navedene organizacijske načrte in zapisnike kolegijev. Glede na to, da je organ prosilcu omogočil vpogled v te dokumente na strežniku organa, z elektronsko obliko teh dokumentov torej že razpolaga in niso razvidni nobeni razlogi oziroma ugovori organa, da ni mogoče slediti zahtevi glede želene elektronske oblike.
Glede na navedeno organ ni obrazložil, zakaj informacij ni posredoval na zahtevan način oziroma, zakaj jih je posredoval v drugi obliki, ki je prosilec ni zahteval, zaradi česar tega ni mogoče preizkusiti (7. točka drugega odstavka 237. člena ZUP).
Omenjene kršitve oziroma pomanjkljivosti je zaradi ekonomičnosti postopka, v skladu s prvim odstavkom 251. člena ZUP, odpravil IP kot pritožbeni organ in odločil, da mora prvostopenjski organ omenjene informacije po 1. in 3. točke zahteve prosilca posredovati v elektronski obliki, kot to prvenstveno zahteva prosilec.
K 1.3 in 2. točki izreka (glede delne zavrnitve zahteve)
Prosilec je navedel, da dvomi v razloge organa za zavrnitev 4. točke zahteve, tj. da dokumentacija ne obstaja, ker organ pripravlja letno poročilo, ki je skupek poročil imenovanih delavcev, saj sicer številčne predstavitve v poročilu ne bi bilo mogoče izdelati; v poročilu organa za leto 2013 so tudi dobesedne navedbe iz njegovega poročila. Vse to utemeljuje okoliščine, da je odločitev organa, da zahtevane informacije ne obstajajo oziroma niso bile izdelane, napačna, podatkov edino nima glede poročil direktorja.
Na ogledu je direktor organa pojasnil, da on sam ne pripravlja polletnih in letnih poročil o svojem delu (niti mesečnih) ter da delavci vnašajo podatke o svojem delu oziroma da se delo beleži v programu ISCSD in da delavci izdelujejo mesečna poročila (kot je organ sicer navedel tudi v odgovoru na pritožbo) ter jih pošljejo tajništvu, formalno pa se ta poročila nikjer ne zavedejo. Po internih pravilih delavci niso dolžni izdelovati nobenih polletnih in letnih poročil, ki so predmet zahteve. Zaposlena … pripravlja letna poročila in ker ne dobi vseh podatkov iz teh mesečnih poročil oziroma navedenega informacijskega programa, posamezne delavce dodatno zaprosi za posamezne komentarje k podatkom, kot dopolnila uradnih podatkov. Ti strokovni delavci pripravljajo občasna poročila, pri katerih ni pravila, ali gre za mesečno, dvomesečno ali daljše obdobje, zato ne razpolagajo s polletnimi ali letnimi poročili, ki bi jih organ enotno vodil; lahko pa se zgodi, da obdobje poročanja sovpada s polletnim obdobjem. Predloženo poročilo … za obdobje dveh mesecev predstavlja takšno dodatno posamično strokovno pojasnilo te strokovne delavke na zaprosilo delavke, ki pripravlja letno poročilo (tj. …), in je samo izsek določenih podatkov ter ne predstavlja celotnega polletnega ali letnega dela strokovnega delavca. Dodatno je še pojasnil, da se ta posamična strokovna pojasnila sicer pošljejo po mailu, vendar se ne vodijo v nobeni zadevi in niso zavedena, so le pomoč delavki, ki pripravlja letno poročilo.
Organ je na ogledu predložil v uvodu te obrazložitve navedene dokumente oziroma poročila, v naknadnem dopisu z dne 19. 12. 2014 pa izjavil, da ne razpolaga z drugimi poročili, ki so predmet zahteve.
Iz navedenega izhaja, da pri organu delavci sicer pripravljajo poročila o svojem delu, vendar le-ta niso obvezna, točno določena, organizirana ipd. (razen mesečnih) oziroma nastajajo po potrebi, npr. tudi za dva meseca, kar ne predstavlja nekega tipičnega poročevalskega obdobja. Prav tako ne zdržijo pritožbene navedbe, da lahko organ letno poročilo na predmetnem področju pripravi le na podlagi (pol)letnih poročil imenovanih delavcev, saj lahko (številčne) podatke pridobi na podlagi obveznih mesečnih poročil, katerih obstoj priznava, poleg tega pa iz predloženih poročil izhaja, da je na tem področju zaposlena tudi …, torej letno poročilo na tem področju ni skupek poročil le navedenih štirih delavcev. Podobno obstoja dokumentov ne utemeljujejo pritožbene navedbe o identičnih odstavkih poročil prosilca in organa, saj gre za vsakoletna poročila organa, torej za standardizirano obliko in ustaljene vsebinske okvire poročila oziroma tako tudi identične odstavke. Zato te pritožbene navedbe, ki tudi sicer niso konkretno izkazane oziroma natančno opredeljene, v ničemer ne dokazujejo obstoja zahtevanih poročil, še posebej glede na to, da je iz primerjave vseh predloženih poročil v tem postopku (torej tudi različnih delavcev) razvidno, da so tudi v njih določeni odstavki identični, razen kolikor se razlikujejo pri številčnih podatkih. Glede na funkcijo oziroma pristojnosti direktorja, ki vodi in organizira delo oziroma poslovanje organa, in z ničemer utemeljene pavšalne navedbe prosilca, pa IP tudi nima razlogov za dvom, da bi direktor pripravljal posebna poročila o svojem delu oziroma da le-ta ne obstajajo.
Pri tem je treba upoštevati tudi dejstvo, da je prosilec v zahtevi zahteval polletna in letna poročila o delu za leti 2013 in 2014 za štiri zaposlene na področju …. (…, …., … in …), iz vloge z dne 17. 10. 2014 pa glede na preciziran zahtevek (k čemur bi ga lahko pozval že organ) izhaja, da je prosilec seznanjen, da naj bi … in … pripravili poročili le za leto 2013, kar v bistvu pomeni, da se vsebinsko strinja z zavrnitvijo zahteve v delu, ki se nanaša na letno poročilo za 2014 za imenovani delavki. Prav tako se v pritožbi prosilec osredotoča samo na poročilo za leto 2013, o poročilih za leto 2014, ki jih je prav tako zahteval, pa ne navaja nobenih posebnih okoliščin oziroma dvomov o neobstoju. Glede na datum zahteve (30. 7. 2014) pa je evidentno, da letna poročila za leto 2014 še niso mogla biti pripravljena in zato ne more biti dvoma, da je organ v tem delu utemeljeno zavrnil zahtevo prosilca.
IP nima na razpolago dovolj prepričljivih dokazov, da bi utemeljeno sumil, da po vedenju organa, poleg predloženih poročil, organ razpolaga še z drugimi, vendar jih ne želi posredovati prosilcu oziroma IP. Še posebej glede na to, da je direktor organa, ki predstavlja in zastopa organ, izjavil, da organ ne razpolaga z drugimi (kot že predanimi) poročili, ki so predmet zadeve, direktor pa je že po zakonu odgovoren za zakonitost dela organa oziroma se mora zavedati posledic morebitnih neresničnih izjav oziroma neposredovanja sicer obstoječe dokumentacije.
Prosilec v pritožbi, upoštevajoč tudi omenjene nasprotujoče se navedbe, tako ni utemeljeno izkazal, da so vsi navedeni delavci pripravili zahtevana polletna in letna poročila o svojem delu, zanesljivih podatkov za to pa ne dajejo niti ugotovitve postopka. Zato IP na tej podlagi zaključuje, da se pri organu očitno sicer pripravljajo določena poročila o delu, ki jih pripravljajo zaposleni, da pa ni mogoče govoriti o neki sistematični obdelavi, ki bi bila vnaprej obvezno določena tudi za polletno in letno poročanje. Kot navaja sam organ, pa obstaja obveznost priprave mesečnih poročil, kar pomeni, da se lahko na njihovih podlagah pridobijo tudi podatki za polletno in letno obdobje, tako da prosilec, ob ustrezni zahtevi, torej lahko pride do želenih podatkov.
IP je zato odločil, da je organ dolžan prosilcu posredovati (glede na zahtevo v elektronski obliki) v 1.3 točki izreka navedena poročila, ki časovno sovpadajo z obdobjem poročil, ki jih je v zahtevi navedel prosilec za točno določene zaposlene ter glede katerih organ ni utemeljeno uveljavljal nobene izjeme po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ glede njihovega dostopa, nobene izjeme pa ni ugotovil tudi IP. Ker predmet zahteve niso bila poročila delavke …, niti dvomesečna poročila, organ prosilcu ni dolžan posredovati dokumenta »B: Področje: … (…) za obdobje od 1. 1. 2014 do 30. 6. 2014« in dokumenta »B: Področje: … (…) za obdobje od 1. 11. 2013 do 31. 12. 2013«.
Glede na ugotovitve postopka, da organ ne razpolaga z zahtevanimi poročili, razen tistimi, ki so navedena v 1.3 točki izreka te odločbe, je IP pritožbo prosilca v preostalem delu zavrnil, kot to izhaja iz 2. točke izreka.
K 3. točki izreka (glede delne odločitve o zahtevi)
Prosilec je v pritožbi navedel, da se je njegova zahteva med drugim nanašala tudi na aneksa oziroma sklepa o prerazporeditvi … in … iz Centralne enote na CSD, vendar ne iz izpodbijane odločbe ne iz uradnega zaznamka ni mogoče ugotoviti, ali in kako je organ odločal o teh zahtevkih, zaradi česar je kršil pravila postopka. Dokumentacije glede aneksa oziroma sklepa o prerazporeditvi … na delovno mesto na Centralni enoti, kar je prosilec med drugim zahteval v 2. točki zahteve, pa v pritožbi ne uveljavlja več, zato se do tega IP posebej ne opredeljuje.
V zvezi s premestitvami delavcev je organ na ogledu pojasnil, da so se predhodno delavci razporejali iz Centralne enote na CSD na podlagi organizacijskih načrtov in ni bila praksa priprave posebnih sklepov o prerazporeditvi oziroma aneksov k pogodbam o zaposlitvi, ker je šlo za isto pravno osebo, sedaj (po prihodu tega direktorja) pa pripravljajo anekse oziroma sklepe za primere, ko gre delavec iz enote CSD na Centralno enoto, ker se mu je pravica oziroma delo razširilo, premestitev iz Centralne enote nazaj na CSD pa se je izvajala oziroma se izvaja le na podlagi organizacijskih načrtov, torej brez aneksov ali sklepov o prerazporeditvi (praksa glede prerazporeditev ni (bila) enotna, kar je verjetno posledica organizacijske strukture organa, ki ima edini (za področje EU) Centralno enoto). Povzel je, da zaradi navedenega aneksov k pogodbi o zaposlitvi oziroma sklepov o prerazporeditvi … in … iz Centralne enote na CSD ni in nista bila pripravljena, ker se jima obseg pravic ni zmanjšal, saj sta obdržala vse pravice iz dela na enoti CSD. Pojasnil je tudi, da je bila … ves čas zaposlena na Centralni enoti in razporejena na enoto CSD na podlagi organizacijskega načrta, … pa je bila ves čas zaposlena na CSD, kar je razvidno tudi iz plačnih list.
IP je na ogledu vpogledal v kadrovsko mapo … in ugotovil, da po aneksu št. 2 z dne 5. 11. 2012 (razporeditev iz CSD na Centralno enoto), ki ga je v skladu z uradnim zaznamkom organa z dne 27. 8. 2014 prosilec prejel, v mapi ni nobenih kasnejših aneksov, sklepov o prerazporeditvi oziroma pogodb o zaposlitvi (torej listin, ki bi izkazovale premestitev imenovanega iz Centralne enote na CSD). Prav tako je vpogledal v kadrovski mapi … in … in ugotovil, da v nobeni ni aneksov oziroma sklepov o prerazporeditvi.
Na podlagi navedenega IP ugotavlja, da organ ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti o prerazporeditvi, zato jih prosilcu ni mogel posredovati. Iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ namreč izhaja, da ZDIJZ ureja postopek glede informacij javnega značaja, s katerimi organi že razpolagajo, torej ki že obstajajo. Informacija javnega značaja je po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. ZDIJZ tako zagotavlja pravno varstvo le glede informacij, ki dejansko že obstajajo v materializirani obliki.
Utemeljena pa je pritožbena navedba, da je organ kršil pravila postopka, ker o zahtevkih prosilca glede omenjenih aneksov oziroma sklepov o prerazporeditvi … in … ni odločil oziroma ni navedel, da z njimi ne razpolaga. Četrti odstavek 22. člena ZDIJZ določa, da mora zavrnilna odločba, poleg ostalih sestavin, vsebovati tudi obrazložitev razlogov, zaradi katerih je bila zahteva zavrnjena. Na podlagi drugega odstavka 207. člena ZUP, ki se uporablja tudi v postopku po ZDIJZ (drugi odstavek 15. člena oziroma četrti odstavek 27. člena ZDIJZ), se z odločbo odloči o vseh zahtevkih stranke. Tudi 6. točka prvega odstavka 214. člena ZUP posebej določa, da obrazložitev odločbe obsega tudi razloge, zaradi katerih ni bilo ugodeno kakšnemu zahtevku strank. Iz spisne dokumentacije ni razvidno, da bi organ odločil tudi o teh zahtevkih z izpodbijano ali morebiti z drugo odločbo. Glede na prvi odstavek 22. člena ZDIJZ (če organ zahtevi za dostop ugodi, ne izda posebne odločbe, temveč o tem napravi uradni zaznamek) in upoštevajoč dejstvo, da z zahtevanimi dokumenti organ ne razpolaga, o teh zahtevkih niti ni mogel odločiti z uradnim zaznamkom.
Glede na navedeno v upravnem postopku na prvi stopnji niso bila upoštevana pravila postopka, saj o omenjenih zahtevkih o prerazporeditvah delavcev organ sploh ni odločal oziroma odločil, kar je vplivalo na pravilnost izdane odločbe (4. točka prvega odstavka 237. člena ZUP) oziroma se odločbe glede tega ne da preizkusiti (7. točka drugega odstavka 237. člena ZUP).
Omenjene kršitve oziroma pomanjkljivosti je zaradi ekonomičnosti postopka v skladu s prvim odstavkom 251. člena ZUP odpravil IP kot pritožbeni organ in zahtevo prosilca v tem delu zavrnil, kot izhaja iz 3. točke izreka, saj je ugotovil, da organ z omenjenimi aneksi oziroma sklepi o prerazporeditvi ne razpolaga.
K 4. točki izreka (glede stroškov postopka)
Na podlagi tretjega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 4. točke izreka.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa lahko prosilec sproži upravni spor s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Jelka Kovačič, univ. dipl. prav.,
svetovalka Informacijskega pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka