Prosilec - Občina Žužemberk
+ -Številka: 090-75/2014/8
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:
Prosilec je na organ naslovil zahtevo za posredovanje magnetograma seje. Organ je prosilcu po pozivu Pooblaščenca zaradi molka organa, izdal zavrnilno odločbo. Prosilec je zoper odločbo vložil pritožbo. Pooblaščenec je v pritožbenem postopku ugotavljal, ali organ razpolaga z magnetogramom seje in ugotovil, da organ razpolaga le z zvočnim posnetkom, zato je pritožbo prosilca zavrnil.
ODLOČBA:
Številka: 090-75/2014/8
Datum: 24. 4. 2014
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP-2, v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in drugega ter tretjega odstavka 248. člena in prvega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …………… (v nadaljevanju prosilec) z dne 14. 3. 2014, zoper odločbo Občine Žužemberk, Grajski trg 33, 8360 Žužemberk (v nadaljevanju organ), št. 090-14/2014-3 z dne 7. 3. 2014, v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca z dne 14. 3. 2014 zoper odločbo Občine Žužemberk št. 090-14/2014-3 z dne 7. 3. 2014, se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe posebni stroški niso nastali.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilec je dne 1. 2. 2014 na organ naslovil zahtevo za posredovanje magnetograma seje z dne 30. 1. 2014. Podatke je zahteval na zgoščenki (CD).
Organ je prosilcu dne 7. 3. 2014, po pozivu Pooblaščenca zaradi molka organa, izdal zavrnilno odločbo št. 090-14/2014-3. Organ v obrazložitvi odločbe pojasnjuje definicijo informacije javnega značaja, ob čemer navaja, da je bila zahteva po informacijah javnega značaja posredovana v nasprotju s 16. členom ZDIJZ in da iz zahteve ni možno ugotoviti, magnetogram katere seje želi imeti prosilec, zato informacij javnega značaja ni možno posredovati. Organ vsebinsko ni obravnaval zahteve prosilca, je pa izdal odločbo.
Prosilec je dne 14. 3. 2014, zoper odločbo št. 090-14/2014-3, vložil pritožbo. Prosilec v pritožbi pojasnjuje, da je organ v odločbi navedel, da mu magnetograma ne bo posredoval, sam pa meni, da vsekakor obstajajo pravne podlage, ki mu omogočajo dostop do zahtevane informacije in da bi organ moral vsebinsko obravnavati njegovo zahtevo.
Organ je, z dopisom z dne 7. 4. 2014, pritožbo prosilca z dne 14. 3. 2014, kot dovoljeno in pravočasno, vloženo s strani upravičene osebe, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil v obravnavo Pooblaščencu.
Pritožba ni utemeljena.
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Kot že navedeno, se je prosilec glede pritožil v delu, ki se nanaša na odločitev organa, da zahtevani dokument ne obstaja.
V obravnavani zadevi ni sporno, da je organ zavezanec po 1. členu ZDIJZ, prav tako ni sporno, da zahtevane informacije spadajo v delovno področje organa.
Najprej se Pooblaščenec opredeljuje do navedb organa v odločbi, da je bila zahteva po informacijah javnega značaja posredovana v nasprotju s 16. členom ZDIJZ. 16. člen ZDIJZ določa, da se za vložitev zahteve v elektronski obliki, uporabljajo določbe zakona, ki ureja elektronsko poslovanje in podpis. Iz navedbe organa sicer ni jasno, kaj je s tem želel povedati, vendar Pooblaščenec pojasnjuje, da je Ministrstvo za javno upravo dne 22. 4. 2011 o tej problematiki izdalo mnenje. Mnenje se nanaša na poslane vloge v elektronski obliki brez elektronskega podpisa oziroma varnega elektronskega potrdila. Ministrstvo je v mnenju zapisalo naslednje: 15. člen ZDIJZ določa, po katerih procesnih pravilih se vodi postopek s pisno zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. V skladu s prvim odstavkom se primerno uporabljajo pravila postopka, kot jih določa ZDIJZ. Gre za upravni postopek, ki zaradi narave področja predvideva nekaj posebnosti. Drugi odstavek zato določa, da če kakšno od procesnih vprašanj ZDIJZ ni urejeno v celoti ali sploh ni urejeno, se uporabljajo določbe zakona, ki ureja splošni upravni postopek. V zvezi s pisnimi vlogami ZUP določa, da je to vloga, ki je napisana ali natisnjena in lastnoročno podpisana (vloga v fizični obliki), ali vloga, ki je v elektronski obliki in je podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom ter da se vloga v elektronski obliki vloži tako, da se pošlje po elektronski poti informacijskemu sistemu organa ali enotnemu informacijskemu sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje. Informacijski sistem vložniku samodejno potrdi prejem vloge (drugi odstavek 63. člena ZUP). Na podlagi omenjene določbe je mogoče sklepati, da mora elektronska vloga izpolnjevati dva kriterija, tako glede oblike in podpisa, zato bi ob odsotnosti slednjega organ lahko odrekel vlogi formalno popolnost. Vendar je za celovito presojo omenjene dileme potrebno upoštevati še nekatere druge določbe splošnega procesnega zakona. ZUP namreč v sedmem odstavku 63. člena dovoljuje, da Vlada z uredbo določi upravne zadeve, v katerih ni potrebno, da bi bila elektronska vloga podpisana na zgoraj omenjeni način. To logično napotuje na sklep, da tudi v skladu s splošnim zakonom kot vlogo v elektronski obliki ne moremo šteti le vloge podpisane z varnim elektronskim podpisom. 107. člen Uredbe o upravnem poslovanju (UL RS, št. 20/05 s spremembami) določa, da morajo biti vloge v elektronski obliki varno elektronsko podpisane in podpis overjen s kvalificiranim potrdilom v naslednjih primerih:
1. če z njimi stranke sporočajo podatke, na podlagi katerih bo temeljila odločitev organa;
2. če z njimi stranke prevzemajo določene obveznosti ali se odpovedujejo svojim pravicam;
3. če z njimi zahtevajo posredovanje osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti ali drugače varovanih podatkov na svoj elektronski naslov ali na poštni naslov, ki se razlikuje od uradno evidentiranega stalnega ali začasnega prebivališča.
Zahteva po ZDIJZ ne predstavlja nobenega od zgoraj navedenih primerov. Drugi odstavek 107. člena uredbe pa določa, da v vseh drugih primerih vloge v elektronski obliki ni potrebno varno elektronsko podpisati. Nadalje tudi določa, da v dvomu glede pristnosti vloge lahko organ zahteva potrditev pristnosti vloge z overjenim lastnoročnim podpisom ali varnim elektronskim podpisom. Tudi ta dvom glede pristnosti vloge pri zahtevah po ZDIJZ ni smiseln, saj je ena od temeljnih načel zakona, da lahko vsakdo dostopa do informacij javnega značaja in prosilcu zahteve za dostop ni potrebno pravno utemeljevati.
Pooblaščenec glede na navedbe organa v odločbi pojasnjuje tudi, da v skladu s prvim odstavkom 67. člena ZUP, vloge, ki je nepopolna ali nerazumljiva, samo zaradi tega ni dovoljeno zavreči. Organ mora v roku petih delovnih dni zahtevati, da se pomanjkljivosti odpravijo in določiti vložniku rok, v katerem jo mora popraviti.
Zakon na tem mestu izrecno določa, da organ vloge ne more zavreči zaradi pomanjkljivosti ali ker ne obsega vsega, kar je potrebno, niti takrat, če je sploh ni mogoče obravnavati. Organ ima vselej dolžnost, da stori vse, da se vloga lahko obravnava. Ne more pa organ sam ugotavljati in predpostavljati smisla nejasnega zahtevka, niti ne sme voditi postopka in izdati odločbe na podlagi nejasne in nepopolne zahteve, kajti to predstavlja bistveno kršitev pravil postopka, ki lahko vpliva na rešitev zadeve (sodba VS RS U 1665/93). Prva dolžnost organa je, da mora v roku petih delovnih dni zahtevati, da se pomanjkljivosti odpravijo, torej, da se stranki objektivno da možnost odprave pomanjkljivosti vloge (sodba VS RS U 514/93-7). Kršitev roka, ki ga zakon določa organu za poziv stranki za odpravo pomanjkljivosti, žal nima prave sankcije, saj je praktično le priporočilo organu, čeprav zakon določa, da mora zahtevati odpravo pomanjkljivosti v roku petih delovnih dni. Vsekakor je ta rok potrebno razlagati skozi načelo ekonomičnosti postopka, ki zahteva, da je postopek treba voditi hitro. Ob zahtevi, da se pomanjkljivosti odpravijo, določi organ tudi primeren rok, v katerem jih mora vložnik odpraviti (sodba VS RS U 513/93-6). Primernosti roka zakon sicer ne določa, vendar je potrebno poudariti, da naj bo določitev roka odvisna od časa, ko je upravičeno pričakovati, da bo vložnik lahko odpravil pomanjkljivosti. Vsekakor rok za vložnika ne sme biti prekratek.
Napačno razumevanje določb o elektronski vlogi s strani organa je sicer povzročilo pomanjkljivosti v postopku, vendar pa ni bistveno vplivalo na postopek dostopa do informacij javnega značaja, zato navedena pomanjkljivost ni bistvena. Organ pa je storil bistveno kršitev postopka v skladu s tretjo točko 2. odstavka 237. člena ZUP, ker je vodil postopek na podlagi nejasne in nepopolne zahteve. Da je zahteva nejasna je namreč organ tudi sam ugotovil v izpodbijani odločbi. Pooblaščenec zadeve organu ni vrnil v ponovno odločanje, saj meni, da bo pomanjkljivosti na drugi stopnji prej odpravil sam.
Pri zahtevani informaciji je za nadaljnje odločanje in razumevanje te odločbe nujno najprej razjasniti pojem magnetogram, saj prosilec termina »magnetogram« vedno ne uporablja v skladu z razlago in njegovim pravim pomenom. Magnetogram je dobesedni prepis zvočnega zapisa seje, iz katerega so razvidne vse razprave ter sprejete odločitve (http://sl.wikipedia.org/wiki/Magnetogram). Iz razlage je razvidno, da je magnetogram prepis oziroma zapis.
Iz zahteve in pritožbe prosilca očitno izhaja, da želi pridobiti magnetogram (dobesedni prepis zvočnega zapisa seje), zato je Pooblaščenec odločal o magnetogramu.
Organ se je v obrazložitvi odločbe med drugim skliceval tudi na dejstvo, da ne ve, katero sejo je imel v mislih prosilec, čeprav prosilca ni pozval, naj to pojasni (kot je bilo omenjeno že zgoraj). Pooblaščencu se je zahteva prosilca zdela povsem jasna, saj je prosilec navedel datum seje pri organu in tudi obliko, v kateri želi prejeti informacijo, zato je Pooblaščenec organ pozval (da preveri, če organ resnično ni mogel ugotoviti, za katero sejo prosilec zahteva magnetogram) oz. naj pojasni in posreduje:
- ali je dne 30. 1. 2014 na Občini Žužemberk potekala kakršna koli seja,
- ali je dne 30. 1. 2014 na Občini Žužemberk potekala seja Občinskega sveta,
- če je dne 30. 1. 2014 potekala seja Občinskega sveta Občine Žužemberk, ali obstaja magnetogram seje (magnetogram je dobesedni prepis zvočnega zapisa seje, iz katerega so razvidne vse razprave ter sprejete odločitve (http://sl.wikipedia.org/wiki/Magnetogram)),
- če z magnetogramom razpolagate, ga posredujete Pooblaščencu.
Organ je dne 17. 4. 2014 Pooblaščencu poslal naslednje pojasnilo: Dne 30. 1. 2014 je Občinski svet Občine Žužemberk imel 25. sejo. Organ je pojasnil še, da magnetogram omenjene seje ne obstaja, obstaja le zvočni zapis.
Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.
Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. Pooblaščenca), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati in
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
Na podlagi navedenih odgovorov in s strani organa posredovane dokumentacije se je Pooblaščenec v ugotovitvenem postopku sam prepričal, da je organ pregledal razpoložljivo dokumentacijo z vidika zahteve prosilca, ob čemer se Pooblaščencu ni porodil nikakršen dvom v to, da organ pri tem ne bi bil temeljit in natančen. Prav tako se pri Pooblaščencu ni vzbudil sum, da bi organ skrival zahtevane magnetograme, da jih ne bi želel izročiti prosilcu oziroma kasneje Pooblaščencu, ali da bi organ sebi v škodo zatrjeval dejstva, ki ne bi bila resnična. Organ je po presoji Pooblaščenca storil vse, kar je realno mogoče pričakovati od njega, saj je z vsemi razumnimi in razpoložljivimi možnostmi preveril, ali zahtevan dokument obstaja.
Pooblaščenec na tem mestu znova poudarja, da ustvarjanje novega dokumenta (npr. pisanje magnetograma na podlagi zvočnega posnetka), zbiranje informacij ali analiziranje podatkov predstavlja ravnanje organa, ki je zunaj dometa temeljne funkcije pravice dostopa do informacij javnega značaja in ga skladno z navedenim ni mogoče zahtevati na podlagi določb ZDIJZ. Pooblaščenec se je tako brez dvoma prepričal, da je organ popolno ugotovil dejansko stanje in v obrazložitvi izpodbijane odločbe korektno in pravilno opisal svoje ugotovitve, da z zahtevanimi magnetogrami ne razpolaga. Pooblaščenec je glede na svoje pristojnosti v skladu z ZDIJZ ugotovil, da v konkretnem primeru zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja.
Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da organ dejansko ne razpolaga z dokumentom, kar pomeni, da ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja le tista informacija, s katero organ že razpolaga. Na tej podlagi je Pooblaščenec na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP pritožbo prosilca kot neutemeljeno zavrnil.
V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/2010-UPB5; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa lahko prosilec sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Petra Lešnik Kromar, univ. dipl. prav.,
Svetovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka