Prosilec - Zdravniška zbornica Slovenije
+ -Številka: 090-20/2014/3
Kategorije: Stroški
POVZETEK:
V obravnavanem primeru je organ s sklepom ustavil postopek, ker prosilka ni v roku poravnala predujma za posredovanje informacij javnega značaja. V pritožbenem postopku Pooblaščenec ni ugotovil procesnih kršitev zaračunavanja stroškov s strani organa, vendar pa je organ povsem neupravičeno ter v nasprotju z ZDIJZ in Uredbo, prosilki zaračunal strošek fotokopije in strošek pretvorbe dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno, saj je prosilka zahtevala dostop do informacij v elektronski obliki, delni odstop pa je možno izvesti tudi v elektronski obliki. Na podlagi ogleda in pojasnila organa pa je Pooblaščenec ocenil, da je organ prosilki v konkretnem primeru na podlagi veljavnih predpisov obračunal razumne stroške posredovanja informacij javnega značaja oziroma razumen obseg dela, ki ga bo imel organ s pripravo zahtevane dokumentacije. Pooblaščenec je izpodbijani sklep odpravil in vrnil zadevo organu v ponovni postopek.
ODLOČBA:
Številka: 090-20/2014/3
Datum: 2. 4. 2014
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) po pooblaščenki Nataši Pirc Musar, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odstavka 2 7. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06-UPB2, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter 1. in 3. odstavka 251. člena v povezavi z 258. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06-UPB2, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi z dne 17. 1. 2014 (v nadaljevanju prosilka) zoper sklep z dne 2. 1. 2014, številka: 4501-36/2012/76, Zdravniške zbornice Slovenije, Dunajska cesta 162, 1001 Ljubljana (v nadaljevanju organ), v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožbi prosilke se ugodi. Sklep z dne 2. 1. 2014, številka: 4501-36/2012/76, Zdravniške zbornice Slovenije se odpravi in se zadeva vrne organu v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilke odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v tridesetih (30) dneh od prejema te odločbe.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O B R A Z L O Ž I T E V:
Prosilka je dne 18. 10. 2013 na organ naslovila zahtevo za posredovanje informacij javnega značaja, v kateri je od organa zahtevala: zapisnike izvršilnega odbora, zapisnike vseh odborov in komisij zbornice, zapisnike skupščinskih svetov, zapisnike sestankov po regijah, zapisnike sestankov nadzornega odbora in polletno finančno poročilo, vse od 1. 4. 2013 dalje, skupaj s prilogami.
Organ je dne 18. 11. 2013 prosilki izstavil predračun v višini 650,37 eur za strošek odbiranja zahtevanih informacij.
Ker prosilka zneska v predvidenem roku ni poravnala, je organ dne 2. 1. 2014 izdal sklep o ustavitvi postopka št. 4501-36/2012/76.
Prosilka je dne 17. 1. 2014 na organ vložila pritožbo, v kateri je navedla, da organ v predračunu navaja različne pretvorbe dokumentov iz elektronske v fizično obliko in nazaj. Prav tako v sklepu o podaljšanju roka ponovno navaja, da je treba dokumentacijo ročno obdelati zaradi odbiranja in prekrivanja varovanih osebnih podatkov posameznikov. Glede na to, da zelo dobro pozna način priprave dokumentov pri organu in da ne vsebujejo ničesar od z zakonom varovanih osebnih podatkov, meni, da je predračun v znesku 650,37 eur, z napovedjo dodatnega povečanja glede na obseg opravljenega dela, povsem neutemeljen. Ob tem opozarja, da gre za dokumente iz društvenega dela delovanja zbornice in ne iz upravnih zadev. Predračun v tem znesku je izdan samo z namenom onemogočanja, s finančnimi prijemi, dostop do informacij javnega značaja oz. podlaga za izdajo sklepa o ustavitvi postopka. Utemeljeno sklepa, da organ zavestno želi prikriti in od javnosti skriti dejanja, ki so lahko v nasprotju z zakonom ali predpisi. Ta ugotovitev temelji na dejstvu, da je iz do sedaj dostopne dokumentacije ugotovila velika odstopanja od pravilno vodenih postopkov in še huje, prikrivanje potencialnih zlorab in goljufij in zanemarjanje dolžne skrbnosti pri ravnanju s finančnimi sredstvi zbornice. Organ ima vpeljan dokumentni sistem Lotus Notes in ima vse zahtevane dokumente v elektronski obliki. Predlaga, da jih organ posreduje na enak način, tj. v elektronski obliki. Izdelavo diska v višini 2,09 eur in pošiljanje v višini do 10,00 eur bo seveda poravnala v zakonskem roku, po prejemu dokumentacije.
Organ je pritožbo prosilke kot neutemeljeno, vendar dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom z dne 27. 1. 2014 poslal v odločanje Pooblaščencu.
Z namenom pravilne in popolne ugotovitve dejanskega stanja je Pooblaščenec v prostorih organa opravil ogled in camera dne 31. 3. 2014.
Pritožba je utemeljena.
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. čl. ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilka izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Pooblaščenec ugotavlja, da je v konkretnem primeru sporno, ali je organ prosilki upravičeno zaračunal stroške dostopa do informacije javnega značaja.
Pooblaščenec poudarja, da ni nobenega dvoma, da lahko organ v skladu s 34. členom ZDIJZ prosilcu zaračuna stroške posredovanja zahtevane informacije, vendar le v primeru, če pri tem izpolni oziroma zadosti vsem zakonskim določbam, ki urejajo zaračunljivost stroškov posredovanja informacij. V 1. odstavku 35. člena ZDIJZ je določeno, da Vlada predpiše okvirni stroškovnik, na podlagi katerega organ določi svoj stroškovnik, v skladu s katerim zaračunava materialne stroške iz 34. člena. Na podlagi navedene določbe je Vlada v Uredbi o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 76/2005 in 119/2007, v nadaljevanju Uredba) v 19. členu predpisala okvirni cenik za posredovanje informacij javnega značaja, ki je splošen in velja za vse zavezane organe. Vsak posamezni organ pa lahko, v skladu s 3. odstavkom 19. člena Uredbe v povezavi s 35. členom ZDIJZ, za storitve, ki niso naštete v splošnem ceniku, pridobi svoj stroškovnik, ki ga mora potrditi oziroma dati soglasje ministrstvo, pristojno za upravo. Pri tem je organ dolžan, v skladu s 36. členom ZDIJZ, svoj stroškovnik iz 35. člena ZDIJZ objaviti v svojem katalogu informacij javnega značaja ter ga dati na vpogled vsakemu prosilcu. Če organ ne ravna v skladu z navedeno zakonsko določbo, in ne objavi stroškovnika v svojem katalogu informacij javnega značaja, ne more od prosilca zahtevati plačila stroškov po stroškovniku, saj je slednje v nasprotju s pravno varnostjo in načelom zakonitosti. Organ je tudi dolžan prosilca opozoriti na plačilo stroškov in, če prosilec to zahteva, mu mora organ vnaprej sporočiti višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij.
Če organ ugotovi, da bodo materialni stroški posredovanja informacij presegli 83,46 EUR (z vključenim DDV), lahko od prosilca zahteva vnaprejšnji polog. Polog oz. predujem je institut, ki ga lahko organ uporabi v fazi do izdaje odločbe oz. posredovanja informacij javnega značaja. Polog služi organu kot neko zagotovilo, da njegovo delo (odbiranje, izvedba delnega dostopa in posredovanje informacij javnega značaja), če je zahteva obsežna, ne bo odveč, v primeru, da bi si prosilec zaradi velikih stroškov na koncu premislil. Pri pologu pa mora organ prosilca opozoriti na posledice, če polog ne bo plačan v določenem roku, kar pomeni, da bo izdan sklep o ustavitvi postopka. Po posredovanju informacij organ v skladu z Uredbo obračuna dejansko nastale stroške in prosilcu izda račun skladno s 1. odstavkom 20. člena Uredbe. Če polog presega dejanske materialne stroške, organ prosilcu ob posredovanju informacije vrne presežni znesek. Če pa dejansko nastali stroški presegajo znesek vnaprejšnjega pologa, prosilec plača razliko.
ZDIJZ pritožbe zoper zahtevo za vnaprejšnji polog posebej ne predvideva, vendar, kot izhaja iz sodbe Upravnega sodišča št. IV U 109/2009-8 z dne 14. 1. 2011, je treba glede vseh vprašanj, ki niso določena v ZDIJZ, subsidiarno uporabiti določbe ZUP, saj gre za upravni postopek. ZUP pa nas zaradi specifike postopka zaračunavanja posredovanja informacij pripelje zgolj do smiselne uporabe 3. odstavka 115. člena ZUP, ki se nanaša na založitev izdatkov za izvedbo dokazov, npr. založitev stroškov za dokazovanje z izvedencem ali prihodom prič ipd. V skladu z ZUP organ v takem primeru s sklepom določi, da naj stranka založi znesek. Smiselno se torej v postopku po ZDIJZ takšna zahteva za vnaprejšnji polog šteje za sklep. Kot izhaja iz prvega odstavka 258. člena ZUP, je zoper sklep dovoljena pritožba samo takrat, kadar je z zakonom izrecno tako določeno. Sklepe, zoper katere ni dovoljena pritožba, lahko glede na četrti odstavek istega člena izpodbijajo prizadete osebe v pritožbi zoper odločbo, razen, če je pritožba zoper sklep s tem zakonom izključena. Zoper sklep o založitvi stroškov – zahtevo za vnaprejšnji polog, ZUP ni predvidel posebne pritožbe, ampak je le-ta možna zoper končno odločbo. Če torej prosilec ne plača vnaprejšnjega pologa, zavezani organ izda sklep o ustavitvi postopka, zoper katerega je na podlagi navedenega možna pritožba na Pooblaščenca.
V konkretnem primeru je organ na podlagi navedenih določb ZDIJZ in Uredbe, ob ugotovitvi, da bodo stroški posredovanja informacij v konkretnem primeru presegali znesek 83,46 EUR, od prosilke zahteval vnaprejšnji polog ocenjenega zneska za kritje stroškov posredovanja zahtevanih informacij. Pri tem je organ predračun št. 00186-2013 z dne 18. 11. 2013 v višini 650,37 eur specificiral:
- fotokopija A4 format za 600 strani 36,00 eur
- zapis na CD 2.09 eur
- pretvorba dokumenta A4 formata iz elektronske v fizično obliko 600 strani 78,00 eur
- pretvorba dokumenta A4 formata iz fizične v elektronsko obliko 600 strani 48,00 eur
- 3 ure odbiranja gradiva in posredovanja podatkov z uslužbencem s V. stopnjo izobrazbe 22,50 eur
- 6 ur odbiranja gradiva in posredovanja podatkov z uslužbencem s VI. stopnjo izobrazbe 54,00 eur
- 15 ur odbiranja gradiva in posredovanja podatkov z uslužbencem s VII. stopnjo izobrazbe 292,50 eur
Organ ima na svoji spletni strani povezavo do Stroškovnika o posredovanju informacij javnega značaja z dne 31. 3. 2011, http://www.zdravniskazbornica.si/zs/717/informacije-javnega-znacaja, ki je neposredna podlaga za zaračunavanje stroškov posredovanja informacij. Prav tako je organ prosilko, z dopisom št. 4501-36/2012/64 z dne 18. 11. 2013, seznanil s pravili zaračunavanja stroškov (natančna obrazložitev in specifikacija) in ji posredoval tudi poziv za vnaprejšnji polog v znesku 650,37 EUR. Na podlagi vsega navedenega Pooblaščenec ugotavlja, da v ravnanju organa ni zaznal kršitev procesnih določb ZDIJZ oziroma Uredbe, ki urejajo postopek zaračunavanja informacij javnega značaja.
Procesnih kršitev zaračunavanja stroškov s strani organa Pooblaščenec torej ni ugotovil, zato je v nadaljevanju presojal še utemeljenost višine zaračunanih stroškov za posredovanje zahtevanih informacij javnega značaja v konkretnem primeru. Iz izpodbijanega sklepa z dne 2. 1. 2014, številka: 4501-36/2012/76 izhaja, da je organ prosilki obračunal stroške za pretvorbo dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno ter za odbiranje gradiva in posredovanje podatkov s strani javnih uslužbencev z različno stopnjo izobrazbe. Slednje pomeni, da je organ računal stroške za delo javnih uslužbencev za izvedbo delnega dostopa. Prosilka v pritožbi sicer ni oporekala zaračunavanja stroškov dela javnih uslužbencev, glede katerega je Pooblaščenec sicer že večkrat poudaril, da je sporno, temveč je zatrjevala, da v dokumentih ni varovanih osebnih podatkov, ki bi terjali izvedbo delnega dostopa, zato je po mnenju prosilke celoten obračun glede povečanega obsega dela neutemeljen.
ZDIJZ sicer v poglavju, ki ureja stroške posredovanja informacij javnega značaja, ne predvideva možnosti, da organ prosilcu poleg materialnih stroškov zaračuna tudi stroške dela, v smislu plačila za delo, ki ga v zvezi s posredovanjem informacij opravi javni uslužbenec, na podlagi urne postavke, določene s stroškovnikom. Možnost zaračunavanja stroškov dela pa je kljub jasni zakonski usmeritvi, dopustila Uredba, ki je uvedla možnost določanja stroškov dela s strani organov preko sprejema posebnih stroškovnikov. Pooblaščenec na tem mestu pojasnjuje, da je kot upravni organ vezan na vse veljavne podzakonske predpise in nima pravice do uporabe instituta t.i. exceptio illegalis. Za upravne organe namreč exceptio illegalis (izvzetje nezakonitega), torej možnost, da podzakonskega predpisa, za katerega menijo, da ni zakonit, ne uporabijo, ampak uporabijo neposredno zakon, ne velja. To možnost imajo namreč le sodišča, ki lahko odločijo neposredno na podlagi zakona in preskočijo nezakonit podzakonski predpis. Pooblaščenec mora tako pri odločanju v pritožbenem postopku upoštevati veljavni Stroškovnik o posredovanju informacij javnega značaja z dne 31. 3. 2011.
Kot izhaja iz omenjenega predračuna št. 00186-2013 z dne 18. 11. 2013, je organ predvidel, da bo za posredovanje informacij, ki jih zahteva prosilka, moral pretvoriti 600 strani dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno ter izvesti delni dostop, za kar bo potreboval 24 ur dela javnega uslužbenca z različno stopnjo izobrazbe. Ker iz samega predračuna po oceni Pooblaščenca ni natančno razvidno, zakaj mora organ izvesti delo po predračunu, saj prosilka zahteva dostop do dokumentov v elektronski obliki, s katero organ nedvomno razpolaga, je Pooblaščenec dne 31.3. 2014 pri organu opravil ogled in camera. Sporno je namreč vprašanje, ali zahtevane informacije vsebujejo varovane osebne podatke, ki od organa zahtevajo izvedbo delnega dostopa in s tem dodatne stroške za posredovanje informacij javnega značaja.
Na ogledu in camera je organ pojasnil, da so vsi zahtevani dokumenti v elektronski obliki (skenirani ali v word obliki, ki jih je organ izdelal sam). Prosilka je zahtevala zapisnike s prilogami. Glede prilog je organ pojasnil, da imajo nekateri zapisniki izrecno označeno »priloge«, nekateri so brez prilog, nekateri pa sicer nimajo navedeno «priloga«, vendar za obravnavo po točkah dnevnega reda odbor razpolaga tudi z gradivom. Glede na navedeno je organ razumel zahtevo prosilke, da želi tudi gradivo, ki je bilo predmet obravnave na sejah. Organ je še povedal, da v oceni stroškov v predračunu z dne 18. 11.2 013 sicer ni zajel prilog glede medicinske dokumentacije, temveč izključno zapisnike z vsemi ostalimi prilogami, saj je ocenil, da bi v tem delu verjetno v celoti zavrnil dostop, ker delni dostop ne bi bil mogoč, zaradi same vsebine medicinske dokumentacije. Pooblaščenec je vpogledal v računalniško zbirko Lotus notes, konkretno v naključno izbrane vzorce za vsak sklop dokumentov, ki so predmet zahteve prosilke:
- zapisniki izvršilnega odbora,
obsegajo 155 dokumentov, vsak ima približno od 5 do 2o strani. Pooblaščenec je vpogledal v zapisnik 14. seje Izvršilnega odbora z dne 7.5. 2013 in ugotovil, da vsebuje varovane osebne podatke: npr. ime in priimek pacientke – odstop pritožbe, zunanji potencialni sodelavci, nadzorovani zdravniki (pri čemer organ pojasni, da te podatki nikoli niso objavljeni, o njih je obveščeno izključno ministrstvo za zdravstvo), uslužbenci organa, ki niso javni uslužbenci. Organ je pojasnil, da je narava dela takšna, da obdeluje veliko količino varovanih osebnih podatkov. Izvršilni odbor med drugim obravnava ugovore zoper sklepe odborov, npr. odbor za medicinska vprašanja ali odbor za pravno etična vprašanja, pri čemer se seznani z zdravstvenimi osebnimi podatki prijaviteljev. Navedeno pomeni, da mora organ zaradi velike verjetnosti varovanih osebnih podatkov pregledati celoto zahtevano dokumentacijo. O tem se je brez dvoma prepričal tudi Pooblaščenec na ogledu.
- zapisniki vseh odborov in komisij zbornice,
Predmet zahteve so zapisniki 15 organov zbornice (odbori in komisije), ki so sestajali v zahtevanem obdobju. Obsegajo 493 dokumentov, vsak ima približno od 5 do 2o strani. Pooblaščenec je vpogledal v zapisnik 6. seje Odbora za strokovno medicinska vprašanja z dne 14. 5. 2013, ki ima v prilogi npr. dokumentacijo, ki se nanaša na domnevno nestrokovno zdravljenje. Priloge imajo lahko tudi do 1000 strani, s čimer se je Pooblaščenec seznanil na ogledu. Pooblaščenec je vpogledal v zapisnik 4. seje Odbora za pravno etična vprašanja z dne 15.4. 2013 in ugotavlja, da vsebuje npr. varovane osebne podatke pacientov, k vsaki točki so priloge, ki tudi vsebujejo varovane osebne podatke.
- zapisniki skupščinskih svetov
V zahtevanem obdobju sta bili dve seji, Pooblaščenec je vpogledal v zapisnik 4. seje z dne 2.4. 2013, ki vsebuje varovane osebne podatke, npr. imena in priimke prisotnih vabljenih, imena in priimke oseb, ki so imenovani v okviru razprave. Skupščinski svet je organ skupščine, seje niso javne.
- zapisniki sestankov po regijah,
V času vložitve zahteve je organ razpolagal z dvema zapisnikoma, kar vsebuje dve strani. Vsebuje osebne podatke zdravnikov.
- zapisniki sestankov nadzornega odbora
Dokumentacija zajema zapisnike s prilogami, skupaj 50 dokumentov. Pri tem ima vsak dokument lahko več strani (npr. zapisnik z dne 15. 10. 2013 ima tri strani). Pooblaščenec je vpogledal v zapisnik 5. seje z dne 15.10. 2013, ki vsebuje osebne podatke: imena in priimke oseb, ki so razpravljali.
- polletno finančno poročilo
Organ razpolaga z enim poročilom iz obdobja, ki je predmet zahteve in vsebuje varovane osebne podatke: ime in priimek pripravljavke.
Glede na navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da dokumentacija, ki je predmet zahteve, nedvomno vsebuje tudi varovane osebne podatke oziroma obstaja velika verjetnost obstoja varovanih osebnih podatkov, kar pomeni, da mora organ vsak dokument posebej pregledati in ugotoviti, ali vsebuje varovane osebne podatke. To pomeni, da ni mogoče slediti navedbi prosilke, da delni dostop in s tem povečano delo ni potrebno.
Pooblaščenec se je v nadaljevanju ukvarjal z vprašanjem same izvedbe delnega dostopa. Iz predračuna izhaja, da je organ predvidel strošek fotokopije in pretvorbe iz elektronske oblike v fizično in obratno. Glede na to, da so zahtevani dokumenti v elektronski obliki, kot jih zahteva tudi prosilka, je Pooblaščenec na ogledu in camera organ prosil za pojasnilo, zakaj niso predvideli izvedbe delnega dostopa v elektronski obliki. Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja namreč v 21. členu predvideva izvedbo delnega dostopa tudi za dokumente v elektronski obliki, in sicer na način, da se v kopiji izbriše, kodira, blokira omeji oziroma drugače napravi nedostopno. Organ je pojasnil, da ni bil seznanjen s to možnostjo.
Pooblaščenec poudarja, da je v operacijskem sistemu Windows, za katerega Pooblaščenec ne dvomi, da organ z njim razpolaga, program »slikar oziroma ang. paint«, ki omogoča izvedbo delnega dostopa v elektronski obliki, brez posebnega dodatnega strokovnega znanja s področja informatike. V programu »slikar«, do katerega se pride preko klika na ikono »start«, »programi«, »pripomočki«, se na ikoni »datoteka«, poišče in odpre skeniran dokument, na katerem se lahko izvede npr. s čopičem in črno barvo, delni dostop. Tako spremenjen dokument se shrani.
Pooblaščenec tako ugotavlja, da je organ povsem neupravičeno ter v nasprotju z ZDIJZ in Uredbo, prosilki zaračunal strošek fotokopije in strošek pretvorbe dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno, kar skupaj znaša 162 eur.
Iz predračuna izhaja, da je organ predvidel tudi strošek odbiranja in posredovanja podatkov s strani uslužbencev z različno stopnjo izobrazbe, skupaj 24 ur. Na ogledu in camera je organ pojasnil, da so zahtevani dokumenti dostopni oziroma jih obdelujejo osebe s VII. stopnjo izobrazbe. Gre za tako vsebino, ki po oceni organa zahteva izvedbo delnega dostopa samo osebam z višjo stopnjo izobrazbe. Pri organu poteka delo na način, da uradna oseba, ki ima sedmo stopnjo izobrazbe, dokumente pregleda in ugotavlja, ali so podane izjeme iz prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Vse je treba prebrati, zato bi z navodili osebi z nižjo stopnjo izobrazbe samo še povečali stroške, poleg tega tudi ni možno dati enotnega navodila, saj je vsebina različna. Gre za strokovno delo, ki terja dobro poznavanje zakonodaje.
Pooblaščenec ugotavlja, da gre v obravnavanem primeru za večjo količino dokumentov, glede na to, kar je organ pokazal na ogledu, je teh dokumentov z vsemi prilogami še več, kot je bila ocena organa v predračunu. Organ ima dokumente sicer zbrane v računalniški obliki, vendar mora vse pregledati in izvesti delni dostop. Na podlagi ogleda in pojasnila organa Pooblaščenec ocenjuje, da je organ prosilki v konkretnem primeru na podlagi veljavnih predpisov obračunal razumne stroške posredovanja informacij javnega značaja oziroma razumen obseg dela, ki ga bo imel organ s pripravo zahtevane dokumentacije. Prav tako se Pooblaščencu ne zdi sporno, da je organ zaračunal 15 ur dela uslužbenca s VII. stopnjo izobrazbe, saj bo ta delo tudi dejansko opravil, nedvomno pa gre za delo, za katero je potrebna strokovna izobrazba ter poznavanje ustreznega področja. Za lažja dela pa je organ obračunal 6 ur dela uslužbenca s VI. stopnjo izobrazbe in 3 ure dela uslužbenca s V. stopnjo izobrazbe. Stroški dela uslužbencev, kot jih je v konkretnem primeru obračunal organ, so tako ostali v obsegu, ki pri Pooblaščencu ne vzbuja dvoma v njihovo objektivno utemeljenost, prav tako pa iz pojasnil organa ne izhajajo dejstva, ki bi kazala na to, da je organ prosilko stroškovno prekomerno obremenil (t.j. več, kot to dovoljujejo veljavni predpisi).
Pooblaščenec zaključuje, da je organ nepopolno in zmotno ugotovil dejstva, pomembna za odločitev o stroških za posredovanje informacij javnega značaja, iz katerih izhaja, da ni upravičen zaračunati stroškov posredovanja informacij javnega značaja, v delu, ki se nanaša na strošek fotokopije in pretvorbe iz elektronske oblike v fizično in obratno, kot izhajajo iz predračuna št. 300186-2013 z dne 18. 11. 2013. Nepravilen obračun stroškov nikakor ne more predstavljati zakonite podlage za izdajo sklepa o ustavitvi postopka.
Pooblaščenec je kot drugostopenjski organ, enako kot organ prve stopnje, dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato je dolžan upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka, kot ga določa 14. člen ZUP. Postopek je torej treba voditi hitro, kar pomeni tudi s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. Pooblaščenec je ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, pri katerem se obravnavani dokument nahajajo, in ki podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi s temi dokumenti. Zaradi navedenega je Pooblaščenec, na podlagi prvega ter tretjega odstavka 251. člena v povezavi z 258. členom ZUP, sklep z dne 2. 1. 2014, številka: 4501-36/2012/76P-529/13-4, odpravil in vrnil zadevo organu v ponovni postopek, v katerem je organ dolžan odločiti o zahtevi prosilke na podlagi določb ZDIJZ.
Organ mora v ponovnem postopku slediti navodilu Pooblaščenca glede izvedbe delnega dostopa v elektronski obliki. Ker je Pooblaščenec na ogledu in camera zaznal dilemo organa pri razlagi zahteve prosilke po dostopu do »prilog«, ki so kot rečeno v določenih primerih izrecno omenjene, lahko pa tudi ne, vendar obstaja gradivo za obravnavo, Pooblaščenec predlaga, da organ prosilki pojasni, s kakšnimi vrstami prilog razpolaga in jo v skladu s 67. členom ZUP pozove k dopolnitvi vloge, da sporoči, katere priloge so predmet njene zahteve. Šele na podlagi tako dopolnjene vloge bo lahko organ naredil bolj natančno oceno stroškov, hkrati pa bo dal prosilki možnost, da si morebiti zmanjša stroške posredovanja informacij, saj gre za večjo količino prilog, ki morda niso vse predmet zahteve.
Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da je pritožba zoper sklep z dne 2. 1. 2014, številka: 4501-36/2012/76 utemeljena, saj so bila v postopku na prvi stopnji dejstva zmotno in nepopolno ugotovljena. Pooblaščenec je zato pritožbi prosilke ugodil in izpodbijani sklep v celoti odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilke odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v 30 (tridesetih) dneh od vročitve te odločbe.
V tem postopku posebni stroški niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007-UPB3, s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.
Postopek vodila:
Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.
svetovalka Pooblaščenca
Informacijski Pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka