Prosilec - Univerza v Mariboru
+ -Številka: 090-17/2014/10
Kategorije: Stroški
POVZETEK:
Organ je s sklepom ustavil postopek, ker je štel, da je prosilka zahtevo umaknila, saj v določenem roku ni prejel vnaprejšnjega pologa za stroške posredovanja informacij javnega značaja. Na podlagi pojasnil organa in ogleda je Pooblaščenec ocenil, da je organ prosilki v konkretnem primeru obračunal razumne stroške posredovanja informacij javnega značaja oziroma razumen obseg dela, ki bi ga imel organ s pripravo zahtevane dokumentacije, in da glede na okoliščine primera določitev izpodbijanih (kratkih) rokov za položitev pologa v obravnavani zadevi ni bistvena, saj je bil v bistvu upoštevan 15-dnevni predpisani rok. Pooblaščenec je zato pritožbo zavrnil.
ODLOČBA:
Številka: 090-17/2014/10
Datum: 17. 6. 2014
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – ZDIJZ-UPB2, 117/06 – ZDavP in 23/14; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega in drugega odstavka 248. člena v povezavi z 258. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – ZUP-UPB2, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilka), z dne 18. 1. 2014, zoper sklep Univerze v Mariboru, Slomškov trg 15, 2000 Maribor (v nadaljevanju organ), št. S 15/2014-536 NC z dne 14. 1. 2014, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja izdaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilke z dne 18. 1. 2014 zoper sklep Univerze v Mariboru, št. S 15/2014-536 NC z dne
14. 1. 2014, se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilka je pri organu vložila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja z dne 9. 12. 2013 (organ jo je prejel 10. 12. 2013), s katero je za …, za čas od oktobra 2012, zahtevala potrdila o izplačilih honorarjev po avtorski ali podjemni pogodbi in pravne podlage za navedena izplačila ter potrdila o plačilih stroškov iz naslova službenih potovanj (letalske karte in ostali prevozni stroški, stroški koriščenja službenega vozila, stroški bivanja, stroški dnevnic in vsi ostali stroški s službenih potovanj), ki so vsi bili plačani iz proračunskih sredstev RS. Prosilka je posredovanje dokumentov zahtevala na priloženi zgoščenki.
Organ je 20. 12. 2013 izdal sklep o podaljšanju roka za posredovanje zahtevane informacije (št. S 420/2013-536 NC) za 10 (deset) delovnih dni, tj. do 24. 1. 2014, ker je ugotovil, da gre v danem primeru za večji obseg gradiva, ki ga je treba pregledati in iz njega izločiti zahtevane informacije ter skladno z zahtevo prosilke dokumente pretvoriti iz fizične v elektronsko obliko, hkrati pa ima v času zakonskega roka za odločitev o zahtevi organiziran kolektivni dopust, zahteval pa je tudi vnaprejšnji polog za plačilo stroškov. Istega dne je namreč organ prosilki poslal tudi obvestilo o stroških postopka in poziv za plačilo pologa za stroške postopka, v katerem je navedel, da je ocenil, da bodo predvidoma nastali stroški v višini 229,85 EUR (z DDV). Pozval jo je, naj navedeni znesek plača v treh delovnih dneh in jo hkrati opozoril, da če v predpisanem roku pologa ne bo nakazala, bo štel, da je zahtevo umaknila.
Prosilka je zoper navedeno obvestilo vložila pritožbo zaradi kratkega roka za plačilo in previsokih stroškov pologa, organ pa ji je z obvestilom z dne 7. 1. 2014 pojasnil, da zoper poziv o založitvi stroškov – zahtevo za vnaprejšnji polog ni posebne pritožbe, da pa je možna zoper končno odločbo, in da Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja določa le najdaljši rok za plačilo pologa, ne pa tudi najkrajšega, zato ga je določil sam, ter da so ocenjeni stroški izračunani v skladu s cenikom o posredovanju informacij javnega značaja, objavljenim na spletni strani organa. Hkrati je prosilki določil dodatni rok in jo tako ponovno pozval, da v treh dneh plača določeni polog, sicer bo štel, da je vlogo umaknila in bo izdal sklep o ustavitvi postopka.
Organ je 14. 1. 2014 izdal sklep, št. S 15/2014-536 NC, s katerim je postopek posredovanja informacij javnega značaja ustavil, ker je štel, da je prosilka zahtevo umaknila, saj v določenem roku ni prejel vnaprejšnjega pologa za navedene stroške.
Prosilka je zoper ta sklep vložila pritožbo z dne 18. 1. 2014 zaradi izjemno kratkega roka za plačilo pologa, tj. dvakrat 3 delovne dni, kar ni v skladu z 20. členom navedene uredbe, ki opredeljuje rok za plačilo pologa najkasneje v 15 dneh od prejema računa ali zahtevka za plačilo pologa. Hkrati se pritožuje, da je znesek stroškov pologa previsok, pretiran in ni ustrezno utemeljen.
Organ je, v skladu z določbo 245. člena ZUP, opravil preizkus pritožbe in ugotovil, da je pritožba dovoljena, pravočasna in vložena po upravičeni osebi in jo skupaj s spisno dokumentacijo odstopil Pooblaščencu, ki jo je prejel 24. 1. 2014. Na podlagi poziva Pooblaščenca z dne 17. 2. 2014, je organ 24. 2. 2014 posredoval še predračun za plačilo pologa in dodatno pojasnilo o obsežnosti zahtevane dokumentacije ter potrebnem delu za pripravo zahtevanih informacij.
Pritožba ni utemeljena.
ZDIJZ predstavlja konkretizacijo ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja, zato v prvem odstavku 1. člena vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo zavezanci. Organ je kot javni visokošolski zavod nosilec javnih pooblastil oziroma izvaja javno službo in zato zavezanec, kar v tem primeru sicer niti ni sporno. Informacija javnega značaja je po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb, pri čemer so vsi navedeni pogoji v konkretnem primeru izpolnjeni, kar tudi ni sporno.
V drugem odstavku 34. člena ZDIJZ določa, da lahko organ za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa zahtevane informacije prosilcu zaračuna materialne stroške. Prvi odstavek 35. člena ZDIJZ določa, da vlada predpiše pravila za zaračunavanje in enotni stroškovnik, v skladu s katerim organi zaračunavajo stroške iz 34. člena.
Na podlagi navedene določbe je bila sprejeta Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/05, 119/07 in 95/11; v nadaljevanju Uredba), ki v 20. členu določa, da prosilec plača materialne stroške ob prejemu zahtevanih informacij. Organ izda prosilcu račun, iz katerega mora biti razvidna specifikacija stroškov v skladu z Uredbo. Če organ ugotovi, da bodo materialni stroški posredovanja informacij presegli 83,46 EUR (z vključenim DDV), lahko od prosilca zahteva vnaprejšnji polog. Polog oziroma predujem je institut, ki ga lahko organ uporabi v fazi do izdaje odločbe oziroma posredovanja informacij javnega značaja. Polog služi organu kot neko zagotovilo, da njegovo delo (odbiranje, izvedba delnega dostopa in posredovanje informacij javnega značaja), če je zahteva obsežna, ne bo odveč, v primeru, da bi si prosilec zaradi velikih stroškov na koncu premislil. Pri pologu mora organ prosilca opozoriti na posledice, če polog ne bo plačan v določenem roku, tj. da bo izdan sklep o ustavitvi postopka. Po posredovanju informacij organ, v skladu z Uredbo, obračuna dejansko nastale stroške in prosilcu izda račun, skladno s prvim odstavkom 20. člena Uredbe. Če polog presega dejanske materialne stroške, organ prosilcu ob posredovanju informacije vrne presežni znesek, če pa dejansko nastali stroški presegajo znesek vnaprejšnjega pologa, prosilec plača razliko.
Organ je pri izračunu stroškov, v skladu z 19. členom Uredbe, upošteval Stroškovnik o posredovanju informacij javnega značaja, ki ga je sprejel Upravni odbor Univerze v Mariboru na 5. redni seji 16. 12. 2013 (v nadaljevanju Stroškovnik) in h kateremu je Ministrstvo za notranje zadeve izdalo soglasje št. 090-8/2013/109 z dne 16. 12. 2013. Iz Stroškovnika, ki je tudi objavljen na spletni strani organa, izhaja, da organ lahko zaračuna tudi strošek dela posredovanja informacij javnega značaja, pri čemer je cena ure dela zaposlenega določena glede na njegovo stopnjo izobrazbe. Organ ima v Stroškovniku predvidene tri postavke zaračunavanja stroška dela javnih uslužbencev, in sicer javnega uslužbenca s V., VI. in VII. ali višjo stopnjo izobrazbe.
Iz pojasnila organa z dne 20. 2. 2014 glede zaračunavanja stroškov izhaja, da je zaračunal stroške odbiranja in posredovanja v urah in stroške pretvorbe dokumenta v format A4 iz fizične v elektronsko obliko. Za pripravo gradiv je treba večino gradiva pridobiti iz arhiva organa, saj gre v predmetni zadevi za dokumente iz obdobja od leta 2012. Za pripravo in posredovanje zahtevanih podatkov je treba dvigniti dokumentacijo iz arhiva (cca. 2 uri), pregledati vso obstoječo že arhivirano dokumentacijo in ne arhivirano dokumentacijo za to obdobje (cca. 4 ure), pretvoriti in shraniti dokumente v ustrezno obliko (cca. 2 uri). Vse dokumente je treba natančno pregledati in jih v primeru pojavljanja osebnih podatkov drugih oseb ustrezno zavarovati. Organ je predvidel, da bo za pretvorbo potrebno približno 250 strani dokumentacije, ki obsega vse avtorske in podjemne pogodbe, poročila o opravljenem delu, plačilne liste, potne naloge z vsemi prilogami, letalske karte in vsa potrdila o izplačilih (UJP izpiski), ki so za leto 2012 že arhivirani. Posebej pa je treba pripraviti izračun stroškov za uporabo službenega vozila. Na podlagi navedenega organ zaključuje, da je tudi predračun natančno ovrednotil delo in čas, potreben za pridobitev zahtevanih informacij javnega značaja.
Pooblaščenec je sicer že večkrat poudaril, da je zaračunavanje stroškov dela javnih uslužbencev v postopku dostopa do informacij javnega značaja po njegovem mnenju sporno (ker ZDIJZ tega izrecno ne določa). ZDIJZ sicer v poglavju, ki ureja stroške posredovanja informacij javnega značaja, ne predvideva možnosti, da organ prosilcu poleg materialnih stroškov zaračuna tudi stroške dela, v smislu plačila za delo, ki ga v zvezi s posredovanjem informacij opravi javni uslužbenec na podlagi urne postavke, določene s stroškovnikom. Možnost zaračunavanja stroškov dela pa je kljub jasni zakonski usmeritvi dopustila Uredba, ki je uvedla možnost določanja stroškov dela s strani organov preko sprejema posebnih stroškovnikov. Pooblaščenec na tem mestu pojasnjuje, da je kot upravni organ vezan na vse veljavne podzakonske predpise in nima pravice do uporabe instituta t. i. exceptio illegalis. Za upravne organe namreč exceptio illegalis (izvzetje nezakonitega), torej možnost, da podzakonskega predpisa, za katerega menijo, da ni zakonit, ne uporabijo, ampak uporabijo neposredno zakon, ne velja. To možnost imajo namreč le sodišča, ki lahko odločijo neposredno na podlagi zakona in »preskočijo« nezakonit podzakonski predpis. Pooblaščenec mora tako pri odločanju v pritožbenem postopku upoštevati tudi Stroškovnik.
Pri tem pa opozarja, da možnost, ki jo daje Uredba (zaračunavanje stroškov dela javnih uslužbencev), ne sme postati razlog, ki daje organom – zavezancem moč, da prosilce odvrnejo od vlaganja zahtev za posredovanje informacij javnega značaja. Po oceni Pooblaščenca lahko namreč zaradi nerazumno visokih stroškov posredovanja informacij javnega značaja govorimo o negaciji (izničenju) pravice do dostopa do informacij javnega značaja kot ustavne pravice. Pravica dostopa do informacij javnega značaja pa je temeljna človekova pravica, zagotovljena v drugem odstavku 39. člena Ustave Republike Slovenije. Višina stroškov posredovanja informacij javnega značaja mora tako ostati v najnižjem možnem obsegu oziroma ne sme nesorazmerno ovirati prosilčeve ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja.
Pooblaščenec je zaradi tega 22. 4. 2014 opravil ogled in camera, na katerem je pri pregledu arhiva organa ugotovil, da od leta 2012 sicer vodi potne naloge v elektronski obliki, medtem ko drugi dokumenti, ki so še v fizični obliki, v fasciklu niso zloženi po posebnem vrstnem redu, kar bi npr. olajšalo iskanje, tako da mora organ pregledati in prebrati vsak posamezni dokument. Ko organ najde vsebinsko ustrezen dokument, potem poišče npr. konto kartico ponudnika letalskih vozovnic in nato v arhivu fizično pregleda račune ponudnika. Teh fasciklov pa je od 6 do 8 na leto. Pregledati mora račune po številkah in jih primerjati, saj iz njih ni razvidno ime.
Glede na to, da prosilka želi tudi potrdila o plačilu, je treba pregledati tudi vse bančne izpiske v posameznem letu. Tudi tukaj organ razpolaga s približno 4 fascikli na leto. Pooblaščenec je ob vpogledu v naključno izbran fascikel ugotovil, da mora organ vsebinsko natančno pregledati vsak posamezen dokument. Na dokumentih so različni, tudi varovani osebni podatki, ki bi jih moral organ pri posredovanju dokumentov prekriti. Glede »ostalih stroškov« je organ pojasnil, da v arhivu najprej poišče pogodbo ali račun za opravljeno storitev, nato poročilo o opravljenem delu (v drugem sklopu fasciklov) in v tretjem sklopu fasciklov najde plačilni list za opravljeno delo. Za eno izplačilo je treba pregledati 3 do 4 fascikle. Dodatno je bilo še pojasnjeno oziroma zaključeno, da gre za določeno dokumentacijo po letu 2012, za katere odbiranje se sicer porabi manj časa, vendar pa je določene podatke (npr. o letalskih kartah, prejetih računih) še vedno treba iskati ročno v fizični obliki, prav tako pa je treba fizično iskati tudi zahtevane stroške koriščenja službenega vozila.
Na podlagi navedene obrazložitve organa in ogleda in camera Pooblaščenec ocenjuje, da je organ prosilki v konkretnem primeru, na podlagi veljavnih predpisov, obračunal razumne stroške posredovanja informacij javnega značaja, ki ne predstavljajo prekomernega posega v ustavno zagotovljeno pravico dostopa do informacij. Organ prosilki namreč ni obračunal stroškov dela javnih uslužbencev, ki ni nujno potrebno za obdelavo in pripravo zahtevanih informacij javnega značaja, ali stroškov dela, ki so odvisni zgolj od specifičnih okoliščin pri konkretnem organu, pač pa je prosilki obračunal razumen obseg dela, ki bi ga imel organ s pripravo zahtevane dokumentacije, kar v konkretnem primeru pomeni čas, ki ga za iskanje in pretvorbo dokumentov potrebuje ta oseba. Prav tako se Pooblaščencu ne zdi sporno, da je organ zaračunal delo uslužbenca s VII. stopnjo izobrazbe, saj bi ta delo tudi dejansko opravil, nedvomno pa gre za delo, za katero je potrebna strokovna izobrazba ter poznavanje ustreznega področja (pravice vpogleda in brskanja po evidencah pri organu nima vsak zaposlen, ampak točno določene pooblaščene osebe), dodaten argument pa je tudi ta, da v računovodstvu organ niti nima zaposlenih oseb z nižjo strokovno izobrazbo. Pooblaščenec je namreč še posebej preveril, zakaj je za delo iskanja dokumentov upoštevan uslužbenec s VII. stopnjo izobrazbe in pri tem ugotovil, da ima organ v računovodstvu zaposlene le uslužbence s VII. stopnjo izobrazbe.
Ob upoštevanju vsega navedenega je Pooblaščenec ugotovil, da je organ v konkretnem primeru prosilki zaračunal še razumne stroške posredovanja informacij javnega značaja, zato pritožba prosilke ni utemeljena. Pooblaščenec je podobno tudi v odločbi, št. 090-16/2014/10 z dne 14. 5. 2014, v zadevi katere je ista prosilka pri istem organu zahtevala podobno obsežno dokumentacijo za drugo javno uslužbenko oziroma zase, ugotovil, da organ ni pretirano ocenil višine časa, ki bi ga potreboval za iskanje, odbiranje in pripravo dokumentov v ustrezno obliko, oziroma stroškov za posredovanje zahtevanih informacij.
Glede roka za plačilo pologa se Pooblaščenec strinja s pritožbenim ugovorom, da je tridnevni rok prekratek, saj lahko tako kratek rok enako pomeni negacijo pravice do dostopa do informacij javnega značaja, kot je navedeno zgoraj. Vendar je iz spisne dokumentacije razvidno, da je bila prosilka prvič seznanjena oziroma pozvana na plačilo pologa 21. 12. 2013 in da se je dodatno določen rok iztekel 13. 1. 2014, kar pomeni, da bi lahko polog plačala v 23 dneh, tako da je bil v bistvu upoštevan 15-dnevni rok, kot ga v tretjem odstavku 20. člena določa Uredba (ne glede na to, oziroma zato ni pomembno, ali gre za najkrajši ali najdaljši rok). Pooblaščenec zato meni, da glede na okoliščine primera določitev izpodbijanih rokov v obravnavani zadevi ni bistvena, saj ni vplivala na samo vsebino oziroma izdajo izpodbijanega sklepa, ki je bil izdan šele po izteku zadnjega, dodatno določenega roka, oziroma po preteku predpisanega 15-dnevnega roka.
Na podlagi navedenega je Pooblaščenec pritožbo prosilke, na podlagi prvega in drugega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.
V tem postopku posebni stroški niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa lahko prosilka sproži upravni spor zoper sklep Univerze v Mariboru, št. S 15/2014-536 NC z dne 14. 1. 2014. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Jelka Kovačič, univ. dipl. prav.,
svetovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka