Prosilec - Univerza v Mariboru
+ -Številka: 090-16/2014/10
Kategorije: Stroški
POVZETEK:
Prosilka je na organ naslovila zahtevo, za račune, potrdila plačila računov, obračune potnih nalogov, obračune in plačila drugih stroškov, ki s strani Univerze v Mariboru, Fakultete za zdravstvene vede, dokazujejo plačane stroške doktorskega študija na University of Eastern Finland za javno uslužbenko in so bili plačani iz javnih proračunskih sredstev. Prosilka je posredovanje dokumentov zahtevala na priloženi zgoščenki. Organ je prosilki zaračunal stroške v višini 276,33 eur. Ker prosilka stroškov ni plačala, je organ izdal sklep o ustavitvi postopka. Prosilka se je zoper sklep pritožila. Pooblaščenec je na in camera ogledu ugotavljal, ali je organ zaračunal še razumne stroške. Po mnenju Pooblaščenca organ je zaračunal razumne stroške, zato je pritožbo prosilke zavrnil kot neutemeljeno.
ODLOČBA:
Številka: 090-16/2014/10
Datum: 14. 5. 2014
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) po namestnici pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah (pooblastilo št. 110-17/2016/48 z dne 17.8.2009), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (UL RS, št. 113/05, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (UL RS, št. 51/06-UPB2, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter 1. odstavka 248. člena v povezavi z 258. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (UL RS, št. 24/06-UPB2, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ……………….. (v nadaljevanju prosilka) z dne 18. 1. 2014, zoper sklep Univerze v Mariboru, Slomškov trg 15, 2000 Maribor (v nadaljevanju organ) št. S 16/2014-536 NC z dne 14. 1. 2014, v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilke z dne 18. 1. 2014 zoper sklep Univerze v Mariboru, št. S 16/2014-536 NC z dne 14. 1. 2014 se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilka je na organ dne 2. 12. 2013 naslovila zahtevo za račune, potrdila plačila računov, obračune potnih nalogov, obračune in plačila drugih stroškov, ki s strani Univerze v Mariboru, Fakultete za zdravstvene vede, dokazujejo plačane stroške doktorskega študija na University of Eastern Finland za javno uslužbenko ……………… in so bili plačani iz javnih proračunskih sredstev. Prosilka je posredovanje dokumentov zahtevala na priloženi zgoščenki.
Organ je po prejemu zahteve prosilke ugotovil, da gre v danem primeru za večji obseg gradiva, ki ga je treba pregledati, zato je izdal sklep o podaljšanju roka za posredovanje zahtevane informacije št. S 419/2013-536 NC za deset (10) dni.
Dne 20. 12. 2013 je organ prosilki poslal tudi obvestilo o stroških postopka in poziv za plačilo pologa za stroške postopka, v katerem je navedel, da je ocenil, da bodo predvidoma nastali stroški v višini 276,33 EUR (z DDV). Organ je prosilko pozval, naj navedeni znesek plača v roku treh (3) delovnih dni in jo hkrati opozoril, da če v predpisanem roku pologa ne bo nakazala, bo organ štel, da je zahtevo umaknila.
Organ je dne 14. 1. 2014 izdal sklep št. S 16/2014-536 NC, s katerim je postopek posredovanja informacij javnega značaja ustavil, ker s strani prosilke v predvidenem roku ni prejel vnaprejšnjega pologa za stroške v višini 276,33 EUR (z DDV).
Prosilka je dne 18. 1. 2014 vložila pritožbo zoper sklep št. S 16/2014-536 NC z dne 14. 1. 2014. V pritožbi je navedla, da je določena višina stroškov previsoka, pretirana in ni ustrezno utemeljena, račun pa ni specificiran. Navedeno je utemeljila z navedbo, da je organ predhodno že zbral vse podatke, ki jih zahteva, saj je v zvezi z zadevo podal pavšalne stroške v višini 53.000,00 EUR – ta znesek namreč organ zahteva od prosilke kot nadomestilo ob predčasni prekinitvi delovnega razmerja. Predvideni stroški so previsoki in niso v ničemer specificirani, prav tako je znesek določen brez ustreznih podlag in utemeljitev, kar je lahko tudi posledica neustrezne organizacije služb Univerze v Mariboru in članice Fakultete za zdravstvene vede, kar pa, kot navaja prosilka, ni njena krivda. Univerza v Mariboru že od septembra 2013 negira pravico do dostopa do informacij javnega značaja (pridobitev specifikacije stroškov doktorskega študija), kar je temeljna človekova pravica.
Pooblaščenec je dne 24. 1. 2014 s strani organa prejel odstopljeno pritožbo prosilke, skupaj s spisovno dokumentacijo. Organ je v skladu z določbo 245. člena ZUP opravil preizkus pritožbe in ugotovil, da je pritožba dovoljena, pravočasna in vložena po upravičeni osebi.
Pritožba ni utemeljena.
ZDIJZ predstavlja konkretizacijo ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja, zato v prvem odstavku 1. člena vsakomur omogoča prost dostop do informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo organi zavezanci. Pojem informacije javnega značaja je opredeljen v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, ki določa, da je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb.
Pritožba prosilke se nanaša na višino stroškov, določenih v obvestilu o stroških št. DOP-79/2013-536 NC z dne 20. 12. 2013. Organ lahko prosilcu po postopku, ki ga ureja ZDIJZ, zaračuna stroške za posredovanje informacij javnega značaja. Tako ZDIJZ v drugem odstavku 34. člena določa, da lahko organ za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa zahtevane informacije prosilcu zaračuna materialne stroške. Prvi odstavek 35. člena ZDIJZ določa, da vlada predpiše okvirni stroškovnik, na podlagi katerega organ določi svoj stroškovnik, v skladu s katerim zaračunava materialne stroške iz 34. člena. Na podlagi navedene določbe je bila sprejeta Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/2005, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju Uredba), ki v 20. členu določa, da prosilec plača materialne stroške ob prejemu zahtevanih informacij. Organ izda prosilcu račun, iz katerega mora biti razvidna specifikacija stroškov v skladu z Uredbo.
Če organ ugotovi, da bodo materialni stroški posredovanja informacij presegli 83,46 EUR (z vključenim DDV), lahko od prosilca zahteva vnaprejšnji polog. Polog oz. predujem je institut, ki ga lahko organ uporabi v fazi do izdaje odločbe oz. posredovanja informacij javnega značaja. Polog služi organu kot neko zagotovilo, da njegovo delo (odbiranje, izvedba delnega dostopa in posredovanje informacij javnega značaja), če je zahteva obsežna, ne bo odveč v primeru, da bi si prosilec zaradi velikih stroškov na koncu premislil. Pri pologu pa mora organ prosilca opozoriti na posledice, če polog ne bo plačan v določenem roku, kar pomeni, da bo izdan sklep o ustavitvi postopka. Po posredovanju informacij organ v skladu z Uredbo obračuna dejansko nastale stroške in prosilcu izda račun skladno s prvim odstavkom 20. člena Uredbe. Če polog presega dejanske materialne stroške, organ prosilcu ob posredovanju informacije vrne presežni znesek, če pa dejansko nastali stroški presegajo znesek vnaprejšnjega pologa, prosilec plača razliko.
Organ je pri izračunu zneska v višini 276,33 EUR obračunal tako materialne stroške posredovanja informacij, kot tudi stroške za delo javnih uslužbencev. Ker prosilka ni založila zahtevanega zneska v zahtevanem roku (in tudi ne podaljšanem roku za plačilo), je organ dne 14. 1. 2014 izdal sklep o ustavitvi postopka št. S 16/2014-536 NC, ki ga prosilka izpodbija v tem pritožbenem postopku. Prosilka se pritožuje, ker meni, da je organ zaračunal previsoke stroške.
Organ je pri izračunu upošteval Stroškovnik o posredovanju informacij javnega značaja, ki ga je sprejel Upravni odbor Univerze v Mariboru na 5. Redni seji dne 16. 12. 2013 (v nadaljevanju Stroškovnik), za katerega je Ministrstvo za notranje zadeve izdalo soglasje št. 090-8/2013/109 z dne 16. 12. 2013, in je objavljen na spletni strani organa. Organ je prosilki določil tudi rok za plačilo predračuna ter tudi dodatni rok, prosilko pa ob tem tudi opozoril, da če zneska ne plača, bo štel da je od zahteve odstopila.
Pooblaščenec je sicer že večkrat poudaril, da je zaračunavanje stroškov dela javnih uslužbencev v postopku dostopa do informacij javnega značaja po njegovem mnenju sporno (ker ZDIJZ tega izrecno ne določa), vendar pa je organ stroške dela javnih uslužbencev prosilki v konkretnem primeru zaračunal na podlagi veljavnega podzakonskega predpisa, t.j. Stroškovnika.
Pooblaščenec pojasnjuje, da ZDIJZ sicer v poglavju, ki ureja stroške posredovanja informacij javnega značaja, ne predvideva možnosti, da organ prosilcu poleg materialnih stroškov zaračuna tudi stroške dela, v smislu plačila za delo, ki ga v zvezi s posredovanjem informacij opravi javni uslužbenec na podlagi urne postavke, določene s stroškovnikom. Možnost zaračunavanja stroškov dela pa je kljub jasni zakonski usmeritvi, dopustila Uredba, ki je uvedla možnost določanja stroškov dela s strani organov preko sprejema posebnih stroškovnikov. Pooblaščenec na tem mestu pojasnjuje, da je kot upravni organ vezan na vse veljavne podzakonske predpise in nima pravice do uporabe instituta t.i. exceptio illegalis. Za upravne organe namreč exceptio illegalis (izvzetje nezakonitega), torej možnost, da podzakonskega predpisa, za katerega menijo, da ni zakonit, ne uporabijo, ampak uporabijo neposredno zakon, ne velja. To možnost imajo namreč le sodišča, ki lahko odločijo neposredno na podlagi zakona in »preskočijo« nezakonit podzakonski predpis. Pooblaščenec mora tako pri odločanju v pritožbenem postopku upoštevati tudi veljavni Stroškovnik.
Iz Stroškovnika izhaja, da organ prosilki lahko zaračuna strošek dela posredovanja informacij javnega značaja, pri čemer je cena ure dela zaposlenega določena glede na njegovo stopnjo izobrazbe. Organ ima v stroškovniku predvidene tri postavke zaračunavanja stroška dela javnih uslužbencev, in sicer javnega uslužbenca s V., VI. in VII. stopnjo izobrazbe.
Organ je dne 20. 2. 2014 v pojasnilu, ki ga je poslal po pozivu Pooblaščenca, glede zaračunavanja stroškov pojasnil, da je zaračunal stroške odbiranja in posredovanja v urah in stroške pretvorbe dokumenta v format A4 iz fizične v elektronsko obliko. Za pripravo gradiva je treba gradivo pridobiti iz arhiva organa, saj gre v predmetni zadevi za dokumente iz obdobja od leta 2009 do leta 2011. Za pripravo in posredovanje zahtevanih podatkov, pojasnjuje organ, je potrebno dvigniti dokumentacijo iz arhiva (cca 1,5 ure), pregledati vso obstoječo dokumentacijo za tri leta (cca 5,5 ur), pretvoriti in shraniti dokumente v ustrezno obliko (cca. 3 ure). Vse dokumente je treba natančno pregledati z vidika izjem od prostega dostopa po ZDIJZ. Organ je predvidel, da bo za pretvorbo potrebno približno 200 strani dokumentacije, ki obsega vse pogodbe o izobraževanju, plačilne liste, potne naloge z vsemi prilogami, letalske karte in vsa potrdila o izplačilih (UJP izpiski), ki so od leta 2009 do 2011 že arhivirani. Organ dodaja, da iz navedenega sledi, da sta izdana predračuna natančno ovrednotila delo in čas, potreben za pridobitev zahtevanih informacij javnega značaja.
Pooblaščenec si tudi po pisnem pojasnilu ni mogel predstavljati načina pridobivanja in iskanja dokumentov s strani organa v arhivu, saj se mu je zdelo, da je organ previsoko ocenil čas, ki ga bi naj porabil za iskanje in odbiranje, zato je dne 22. 4. 2014 pri organu opravil še ogled in camera, da se sam prepriča, ali je organ prosilki zaračunal še razumne stroške posredovanja informacij javnega značaja.
Na ogledu si je Pooblaščenec najprej ogledal arhiv organa. V arhivu je Pooblaščenec skupaj z organom iskal dokumente od leta 2009 naprej. Ob tem je organ pojasnil, da šele od leta 2012 vodi potne naloge v elektronski obliki, kar mu olajša iskanje. Pred letom 2012 pa so vsi potni nalogi samo v fizični obliki in tudi že v arhivu. Potni nalogi so pred letom 2012 tudi obračunani ročno. Za leta 2009, 2010 in 2011 (dokumentacija, ki je predmet zahteve prosilke) se potni nalogi nahajajo v 4 obširnih fasciklih na leto. Dokumenti v fasciklu niso zloženi po posebnem vrstnem redu, kar bi npr. olajšalo iskanje, tako da mora organ pregledati in prebrati vsak posamezni dokument. Ko v tem fasciklu organ najde vsebinsko ustrezen dokument, potem poišče konto kartico ponudnika letalskih vozovnic in nato v drugih fasciklih fizično pregleda še račune ponudnika. Teh fasciklov pa je od 6 do 8 na leto. Organ doda, da mora pregledati račune po številkah in jih primerjati, saj iz njih ni razvidno ime. Organ in Pooblaščenec v arhivu organa skupaj časovno preizkusita iskanje enega potnega naloga s prilogami, kar jima vzame okoli 12 minut (iskanje v enem fasciklu, iskanje v drugem fasciklu, primerjanje in vsebinski pregled).
Glede na to, da prosilka želi tudi potrdila o plačilu, je treba pregledati tudi vse bančne izpiske v posameznem letu. Tudi tukaj organ razpolaga s približno 4 fascikli na leto. Pooblaščenec vpogleda v naključno izbran fascikel in ugotovi, da mora organ vsebinsko natančno pregledati vsak posamezen dokument. Na dokumentih so različni, tudi varovani osebni podatki, ki bi jih moral organ pri posredovanju dokumentov prekriti. Organ pojasni, da mora izločiti tiste potne naloge, ki se nanašajo na izobraževanje od tistih drugih, ki se ne – vsi drugi potni nalogi, ki je nanašajo na ………….. Pregledati je treba še plačila s poslovno kartico, ki jo je ……………… uporabljala v zahtevanem času. Za to je treba dodatno vsebinsko pregledati še dva fascikla. Glede »ostalih stroškov«, ki so predmet zahteve prosilke, organ pojasni, da v arhivu najprej poišče pogodbo ali račun za opravljeno storitev, nato poročilo o opravljenem delu (v drugem sklopu fasciklov) in v tretjem sklopu fasciklov najde plačilni list za opravljeno delo. Za eno izplačilo je potrebno pregledati 3 do 4 fascikle. Organ je moral glede na zahtevo prosilke pregledati še obračune plač, na katerih se pojavlja študijski dopust oziroma strokovna izobraževanja. Organ mora za to pregledati 10 fasciklov na leto.
Organ se zaveda slabo organiziranega arhiviranja dokumentov, ki onemogoča hitro iskanje dokumentacije in počasi tako stanje odpravlja, vendar pa za enkrat, za leta 2009, 2010 in 2011 »neorganizirano« in »ne elektronizirano« stanje še traja.
Na vprašanje Pooblaščenca, zakaj je delo iskanja dokumentov opravljal uslužbenec s VII. stopnjo izobrazbe, organ odgovori, da ima v računovodstvu zaposlene le uslužbence s VII. stopnjo izobrazbe.
Pooblaščenec opozarja, da možnost, ki jo daje Uredba (zaračunavanje stroškov dela javnih uslužbencev) ne sme postati razlog, ki daje organom zavezancem moč, da prosilce odvrnejo od vlaganja zahtev za posredovanje informacij javnega značaja. Po oceni Pooblaščenca lahko namreč zaradi nerazumno visokih stroškov posredovanja informacij javnega značaja govorimo o negaciji (izničenju) pravice do dostopa do informacij javnega značaja, kot ustavne pravice. Pravica dostopa do informacij javnega značaja pa je temeljna človekova pravica, zagotovljena v drugem odstavku 39. člena Ustave Republike Slovenije. Višina stroškov posredovanja informacij javnega značaja mora tako ostati v najnižjem možnem obsegu oziroma ne sme nesorazmerno ovirati prosilčeve ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja.
Pooblaščenec glede na navedbe organa in ugotovitve na ogledu in camera meni, da je organ ob upoštevanju obstoječih predpisov, upravičeno zaračunal stroške dostopa do informacij javnega značaja uslužbenca s VII. stopnjo izobrazbe, vendar pa le v obsegu, ki ne pomeni prekomernega posega v ustavno zagotovljeno pravico dostopa do informacij, kar v konkretnem primeru pomeni čas, ki ga za iskanje in pretvorbo potrebuje ta oseba.
Pooblaščenec se je glede predvidenega porabljenega časa za iskanje vseh s strani prosilke zahtevanih dokumentov, na ogledu in camera sam prepričal, da organ ni pretirano ocenil višine časa, ki bi ga potreboval za iskanje, odbiranje in pripravo dokumentov v ustrezno obliko. Pooblaščenec je z organom namreč sam preizkusil iskanje določenega dokumenta in če čas, ki ga je zahtevalo iskanje enega dokumenta – to je 12 minut, pomnožimo s številom zahtevanih dokumentov, ugotovimo, da je organ pravilno ocenil, koliko časa bi potreboval za pripravo zahtevane dokumentacije.
Na podlagi navedene obrazložitve organa in ogleda in camera Pooblaščenec ocenjuje, da je organ prosilki v konkretnem primeru na podlagi veljavnih predpisov obračunal razumne stroške posredovanja informacij javnega značaja. Organ prosilki namreč ni obračunal stroškov dela javnih uslužbencev, ki ni nujno potrebno za obdelavo in pripravo zahtevanih informacij javnega značaja ali stroškov dela, ki so odvisni zgolj od specifičnih okoliščin pri konkretnem organu, pač pa je prosilki obračunal razumen obseg dela, ki bi ga imel organ s pripravo zahtevane dokumentacije. Prav tako se Pooblaščencu ne zdi sporno, da je organ zaračunal delo uslužbenca s VII. stopnjo izobrazbe, saj bi ta delo tudi dejansko opravil, nedvomno pa gre za delo, za katero je potrebna strokovna izobrazba ter poznavanje ustreznega področja (pravice vpogleda in brskanja po evidencah, pri organu nima vsak zaposlen, ampak točno določene pooblaščene osebe), dodaten argument je pa seveda tudi ta, da v računovodstvu organ niti nima zaposlenih z nižjo strokovno izobrazbo.
Ob upoštevanju vsega navedenega je Pooblaščenec ugotovil, da je organ v konkretnem primeru prosilki zaračunal še razumne stroške posredovanja informacij javnega značaja, zato pritožba prosilke ni utemeljena. Pooblaščenec je pritožbo prosilke zato na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP kot neutemeljeno zavrnil.
V tem postopku posebni stroški niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007-UPB3, s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa lahko prosilec sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Petra Lešnik Kromar, univ. dipl. prav.,
svetovalka Pooblaščenca
Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.,
namestnica pooblaščenke