Odvetniška družba Avbreht, Zajc in partnerji - DARS
+ -Številka: 090-262/2013/6
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:
Prosilec je zahteval pogodbo o dobavi oz. zamenjavi/postavitvi video snemalnih enot, ki jo je organ sklenil z gospodarskim subjektom, ter dokumentacijo v zvezi z izvajanjem te pogodbe. Organ je zahtevano pogodbo s pripadajočimi aneksi prosilcu posredoval, zavrnil pa je zahtevo prosilca v delu, ki se nanaša na dokumente v zvezi z izvajanjem predmetne pogodbe. Izvajanje pogodbe se namreč v času izdaje odločbe še ni pričelo, zato dokumenti v zvezi z izvedbo pogodbe še niso nastali in zahtevane informacije še ne obstajajo. Pooblaščenec je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ z zahtevanimi informacijami ne razpolaga v materializirani obliki in da torej zahtevane informacije ne obstajajo. Pritožbo prosilca je zato Pooblaščenec zavrnil in potrdil prvostopenjsko odločbo organa.
ODLOČBA:
Številka: 090-262/2013/6
Datum: 8. 1. 2014
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo in 117/06 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ) in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07 – ZUP-E, 65/08 – ZUP-F; 8/10 – ZUP-G, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi Avbreht, Zajc in partnerji odvetniška družba, o.p., d.o.o., Šestova ulica 2, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju prosilec) z dne 3. 12. 2013, zoper odločbo Družbe za avtoceste v Republiki Sloveniji d.d., Dunajska 7, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 010-1/1-mkk-56, z dne 15. 11. 2013, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja izdaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca z dne 3. 12. 2013 se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilec je dne 11. 10. 2013 od organa zahteval posredovanje naslednjih dokumentov:
a) pogodbo št. 388/2013 s pogodbeno stranko Tenzor d.o.o., Mariborska 13, 2250 Ptuj in morebitne anekse skupaj z vsemi prilogami,
b) spremembo tehničnih specifikacij, dobav oz. del pri izvajanju predmetne pogodbe in morebitni aneksi, skupaj z vsemi prilogami,
c) vse obračune, račune, naročilnice, ki so bili izdani tekom izvajanja predmetne pogodbe,
d) vso dokumentacijo v zvezi z morebitnimi postopki za dodatna dela ali dobave v teku (vabila k dajanju ponudb za anekse, razpisne dokumentacije ipd.) v zvezi z izvajanjem predmetne pogodbe,
e) zapisnike o prevzemu dobav po predmetni pogodbi,
f) zapisnike o sestankih z izvajalcem in/ali nadzorom v zvezi z izvajanjem predmetne pogodbe,
g) vso elektronsko in poštno korespondenco z izvajalcem pri izvajanju predmetne pogodbe.
Organ je 15. 11. 2013 izdal odločbo št. 010-1/1-mkk-56, s katero je zahtevo prosilca delno zavrnil, ker se zahtevane informacije iz točk b) do f) zahteve ne nahajajo v obliki dokumenta. Dokumente iz točke a) zahteve je organ prosilcu posredoval.
Prosilec se je dne 3. 12. 2013 pritožil na odločbo organa v delu, ki se nanaša na točke b) do f) zahteve in navedel, da organ očitno z zahtevanimi dokumenti razpolaga, saj temu v odločbi ni oporekal. Organ je očitno zavrnil zahtevo prosilca zato, ker z dokumenti razpolaga v elektronski in ne v papirnati obliki, kar ni utemeljen razlog za zavrnitev zahteve. Poleg tega je organ kršil pravila postopka, ker svojih navedb ni jasno obrazložil.
Organ po prejemu pritožbe prosilca odločbe ni nadomestil z novo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, dne 12. 12. 2013 odstopil v reševanje Pooblaščencu, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.
Dne 23. 12. 2013, 2. 1. 2014 ter 6. 1. 2014 je organ na poziv Pooblaščenca posredoval dodatna pojasnila, kjer je pojasnil, da z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, saj se izvajanje del po predmetni pogodbi še ni pričelo.
Pritožba ni utemeljena.
1. Meje preizkusa odločitve s strani pritožbenega organa
Pooblaščenec je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Prosilec se je pritožil glede zavrnitve posredovanja dokumentov iz b) do f) točke zahteve, torej glede dokumentov:
- sprememba tehničnih specifikacij, dobav oz. del pri izvajanju predmetne pogodbe in morebitni aneksi, skupaj z vsemi prilogami,
- vsi obračuni, računi, naročilnice, ki so bili izdane tekom izvajanja predmetne pogodbe,
- vsa dokumentacija v zvezi z morebitnimi postopki za dodatna dela ali dobave v teku (vabila k dajanju ponudb za anekse, razpisne dokumentacije ipd.) v zvezi z izvajanjem predmetne pogodbe,
- zapisniki o prevzemu dobav po predmetni pogodbi,
- zapisniki o sestankih z izvajalcem in/ali nadzorom v zvezi z izvajanjem predmetne pogodbe.
Glede na navedeno je Pooblaščenec v tej odločbi presojal, ali so v konkretnem primeru podani pogoji, na podlagi katerih bi organ, skladno z določbami ZDIJZ, prosilcu moral omogočiti dostop do dokumentov iz b) do f) točke zahteve prosilca. Pooblaščenec je prav tako preverjal, ali je prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
2. Ali informacija obstaja?
Pojem informacije javnega značaja je opredeljen v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, ki določa, da je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. V omenjeni določbi so zapisani trije osnovni kriteriji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja:
1.) informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2.) organ mora z njo razpolagati,
3.) nahajati se mora v materializirani obliki.
Pooblaščenec ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po ZDIJZ in da zahtevane informacije spadajo v njegovo delovno področje.
V nadaljevanju je Pooblaščenec preverjal še, ali je izpolnjena tretja predpostavka za obstoj informacije javnega značaja – ali organ z zahtevanimi dokumenti razpolaga v materializirani obliki. Informacijo javnega značaja predstavlja namreč samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja oz. pristojnosti že izdelal oziroma pridobil, lahko tudi od drugih oseb, celo od zasebnopravnih subjektov, ki niso organi v smislu 1. člena ZDIJZ. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, zavezanci po ZDIJZ, so zato dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskave, analizirati podatkov, odgovarjati na vprašanja ali podajati dodatna pojasnila, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa. Dolžnost posredovanja informacij se namreč nanaša le na tako imenovane »surove« informacije (več: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, doc. dr. Senko Pličanič s soavtorji, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, 2005, str. 83).
Organ se je v postopku skliceval na to, da z zahtevanim dokumentom ne razpolaga. V izpodbijani odločbi in dodatnih pojasnilih je organ navedel, da organ ne razpolaga z dokumenti iz točk b) do f) zahteve prosilca, saj ti ne obstajajo. Predmet predmetne pogodbe je dobava oz. zamenjava/postavitev video snemalnih enot. Rok izvedbe pogodbenih obveznosti je 200 dni, pri čemer je bila pogodba sklenjena dne 6. 8. 2013. Do realizacije pogodbe še ni prišlo, zato dokumenti, ki se nanašajo na izvajanje predmetne pogodbe – torej dokumenti, ki jih zahteva prosilec v točkah b) do f) svoje zahteve, še ne obstajajo. Nadalje je organ še natančneje obrazložil, za vsakega od zahtevanih dokumentov, zakaj z njimi ne razpolaga. Pojasnil je, da z dokumenti iz točke b) zahteve, torej s spremembo tehničnih specifikacij, dobav oz. del pri izvajanju predmetne pogodbe in morebitnimi aneksi, skupaj z vsemi prilogami, ne razpolaga, ker do dne izdaje odločbe, ni prišlo do spremembe tehničnih specifikacij, dobava blaga pa v času izdaje odločbe še ni bila izvedena. Blago bo dobavljeno v začetku januarja 2014. Iz enakega razloga (ker blago iz predmetne pogodbe še ni dobavljeno), organ tudi ne razpolaga z dokumenti iz točke c) zahteve prosilca, torej z obračuni, računi ter naročilnicami, ki so bili izdani tekom izvajanja predmetne pogodbe. Prvi račun naj bi bil izdan v mesecu januarju 2014. Prav tako zaradi tega, ker blago še ni bilo dobavljeno, še niso nastali zapisniki o prevzemu blaga iz točke e) zahteve. Ker se pogodba še ni začela izvajati, pa tudi niso bila zahtevana morebitna dodatna dela v zvezi z njenim izvajanjem, zaradi česar organ ne razpolaga niti z dokumenti iz točke d) zahteve prosilca. V zvezi z dokumenti iz točke f), torej z zapisniki o sestankih z izvajalcem, je organ prav tako navedel, da z njimi ne razpolaga. Pojasnil je še, da je organ zavezanec po Zakonu o javnem naročanju. Postopki so v primeru javnega naročanja dolgotrajni. Pogodba je bila sicer res podpisana že 6. 8. 2013, rok izvedbe pogodbenih obveznosti pa je 200 dni. Organ je planiral izvedbo pogodbe konec leta 2013 oz. začetek leta 2014, saj je bil pred tem zaposlen z deli na drugih odsekih, za katere je imel sklenjene druge pogodbe. Posledično se dobava blaga, po sklenjeni pogodbi, ni izvršila takoj, ampak kasneje, še vedno pa v pogodbeno dogovorjenem roku.
Glede na navedeno Pooblaščenec nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil ugotovitvam in navedbam organa, da zahtevani dokumenti pri organu ne obstajajo. Prav tako Pooblaščenec tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z informacijami razpolaga, vendar jih ne posreduje oz. ne želi posredovati (drugi odstavek 10. člena ZInfP). Ob vpogledu v predmetno pogodbo je Pooblaščenec ugotovil, da je bila ta res sklenjena dne 6. 8. 2013, rok izvedbe pogodbenih obveznosti pa je 200 dni, kot je navedel organ. Poleg tega je organ prosilcu posredoval dokumentacijo, s katero dejansko razpolaga, torej dokumente iz točke a) zahteve. Organ je v svojih dodatnih pojasnilih tudi jasno obrazložil, zakaj ne razpolaga z dokumenti iz b) do f) točke zahteve prosilca. Pooblaščenec je tako ugotovil, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, ki ne obstajajo, ne more posredovati.
Upoštevaje navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da zahtevani dokumenti ne obstajajo in torej organ z njim ne razpolaga, zato zahtevane informacije ne izpolnjujejo vse pogojev za obstoj informacije javnega značaja. Pritožbo prosilca je Pooblaščenec zato, na podlagi prvega odstavka 248. čl. ZUP, kot neutemeljeno zavrnil in potrdil izpodbijano odločbo.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami - ZUT-UPB3) oproščena plačila upravne takse
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Maja Lubarda,
svetovalka pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka
Vročiti:
- organu, Družba za avtoceste v Republiki Sloveniji d.d., Dunajska 7, 1000 Ljubljana, z vročilnico;
- prosilcu, Avbreht, Zajc in partnerji odvetniška družba, o.p., d.o.o., Šestova ulica 2, 1000 Ljubljana, z vročilnico;
- Arhiv, tu.