Klub svetnikov Zares - Občina Ormož
+ -Številka: 090-217/2013/2
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:
Prosilec je od organa zahteval dobesedni zapis posnetka seje Občinskega sveta Ormož, ali podredno zvočno kopijo posnetka seje. Organ je zahtevo zavrnil, saj ne razpolaga z dobesednim zapisom posnetka seje, prav tako ne razpolaga s tehniko, ki bi mu omogočala izdelavo kopije kasete ali razmnoževanje na kakršno koli drugo obliko zvočnega zapisa. Prosilcu je organ omogočil poslušanje zvočnega posnetka seje na sedežu organa v prehodno dogovorjenem terminu. Prosilec se je na odločbo pritožil in zahteval, da organ ustvari prepis zvočne kasete. Pooblaščenec je ugotovil, da organ z informacijo javnega značaja sicer razpolaga (v obliki zvočne kasete), ne razpolaga pa z dobesednim prepisom posnetka seje, ki ga tudi ni dolžan ustvariti, prav tako ne razpolaga s tehničnimi zmožnostmi za kopiranje ali pretvorbo kasete v drugo obliko zvočnega zapisa, zato je pritožbo prosilca zavrnil kot neutemeljeno.
ODLOČBA:
Številka: 090-217/2013/2
Datum: 17. 10. 2013
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/2006- uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP2, v nadaljevanju ZDIJZ), 1. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G, v nadaljevanju ZUP) o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Občine Ormož, Ptujska cesta 6, 2270 Ormož (v nadaljevanju organ), št. 090-7/2013 z dne 13. 9. 2013, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca zoper odločbo Občine Ormož št. 090-7/2013 z dne 13. 9. 2013 se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilec je dne 14. 8. 2013 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, in sicer za posredovanje:
- dobesednega zapisa posnetka 1., 2., 3., 5., 6., 7., 9., 10., 12., 13., 14. točke 24. redne seje Občinskega sveta Ormož (v nadaljevanju posnetka seje), ali podredno za
- zvočno kopijo posnetka poteka seje.
Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. 090-7/2013 z dne 13. 9. 2013, s katero je zahtevo zavrnil z obrazložitvijo, da z dobesednim zapisom posnetka seje ne razpolaga, saj zapisniki sej občinskega sveta niso pisani kot dobesedni prepisi. Pojasnili so še, da organ razpolaga s posnetkom seje, vendar z enim samim izvodom avdio kasete, pri organu pa ne razpolagajo s tehniko, ki bi omogočala izdelavo kopije kasete ali razmnoževanje na kakršno koli drugo obliko zvočnega zapisa. Prosilcu so omogočili poslušanje zvočnega posnetka seje na sedežu organa v predhodno dogovorjenem terminu.
Prosilec je v pritožbi z dne 28. 9. 2013 navedel, da vlaga pritožbo zoper odločbo št. 090-7/2013 z dne 13. 9. 2013. Pri tem je pojasnil, da je iz odločbe organa razvidno, da posnetek seje nesporno obstaja, na podlagi 53. člena Poslovnika Občinskega sveta Ormož, pa član občinskega sveta lahko zahteva, da se del posnetka seje dobesedno prepiše, zato zahteva, da se mu omogoči dostop do informacije o poteku seje, saj možnost poslušanja zvočnega posnetka ni enakovredna razpolaganju z zvočnim posnetkom seje oz. z magnetogramom.
Ker je bila pritožba poslana neposredno Pooblaščencu, jo je ta na podlagi 2. odstavka 239. člena ZUP odstopil organu, z dopisom št. 092-166/2013/2 z dne 7. 10. 2013.
Organ po prejemu pritožbe prosilca odločbe ni nadomestil z novo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 090-7/2013 z dne 10. 10. 2013, odstopil v reševanje Pooblaščencu. V dopisu je ponovno pojasnil, da z dobesednim zapisom posnetka seje ne razpolaga, razpolaga pa s posnetkom seje v obliki avdio kasete, vendar z enim samim izvodom kasete, pri organu pa ne razpolagajo s tehniko, ki bi omogočala izdelavo kopije avdio kasete ali razmnoževanje na kakršno koli drugo obliko zvočnega zapisa, zato so zahtevo prosilca zavrnili. Omogočili so mu poslušanje posnetka seje pri organu, vendar se prosilec do dneva priprave dopisa pri organu ni oglasil.
Pritožba ni utemeljena.
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
V obravnavanem primeru ni sporno, da organ sodi med organe, zavezane po ZDIJZ, zahtevana informacija pa izvira iz njegovega delovnega področja.
Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. Pooblaščenca), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati, in
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokument, ki ga v času zahteve nimajo. To velja tudi v primeru, kadar nek predpis organu sicer nalaga, da bi dokument moral ustvariti, oz. da ga lahko ustvari, pa organ tega ni storil.
V obravnavanem primeru Pooblaščenec nima razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da ne razpolaga z dobesednim zapisom (magnetogramom) posnetka poteka seje, saj je organ slednje utemeljil s tem, da zapisniki sej niso pisani kot dobesedni prepisi, temveč se snemajo na avdio kasete. Da magnetogram obstaja ne trdi niti prosilec, ki v zahtevi in pritožbi zahteva, da se zapis posnetka seje šele ustvari. ZDIJZ ni podlaga, s katero bi lahko Pooblaščenec organom nalagal kreiranje novih dokumentov, temveč ureja zgolj dostop do že ustvarjenih dokumentov.
Drugi odstavek 5. člena ZDIJZ določa, da ima vsak prosilec na svojo zahtevo pravico pridobiti od organa informacijo javnega značaja tako, da jo pridobi na vpogled, ali da pridobi njen prepis, fotokopijo ali njen elektronski zapis. Prosilec v zahtevi ni navedel, da bi želel pridobiti informacijo na vpogled, temveč je želel magnetogram posnetka seje, oziroma, podredno, zvočno kopijo posnetka avdio kasete.
Organ je pojasnil, da z informacijo javnega značaja v obliki avdio kasete razpolaga, vendar z enim samim izvodom kasete, pri organu pa ne razpolagajo s tehničnimi sredstvi, ki bi omogočala izdelavo kopije avdio kasete ali razmnoževanje na kakršno koli drugo obliko zvočnega zapisa. V drugi točki izreka izpodbijane odločbe je zato organ prosilcu omogočil poslušanje zvočnega posnetka seje na sedežu organa, v predhodno dogovorjenem terminu.
Način seznanitve z informacijo javnega značaja je primarno odvisen od želje upravičenca, vendar želja upravičencev včasih realno ni mogoče upoštevati, ker so neizvedljive ali nemogoče, se pa morajo upoštevati, kolikor je to mogoče. Priporočilo SE št. 2 (2002), obrazložitveni memorandum, tč. 45, izrecno opozarja na nekaj primerov, ko organi niso dolžni upoštevati želja upravičenca, kot je npr. tudi nerazpolaganje z ustreznimi tehničnimi zmožnostmi, nerazumno visoki stroški, ali ko bi šlo za nezakonito razpolaganje z dokumentom. Načeloma naj bi upravičenec način seznanitve z informacijo opredelil že v zahtevi, vendar bi morali organi tolerantno obravnavati tudi primere, ko upravičenec to pozabi storiti, si še pred prejemom informacije premisli, ali kadar način seznanitve z informacijo javnega značaja na način, kot si ga je izbral upravičenec, ni mogoč.
Da organ, v primeru, da nima ustreznih tehničnih zmožnosti za pretvorbo iz ene oblike v drugo, ni dolžan slediti načinu seznanitve, ki ga je izbral prosilec, izhaja tudi iz drugega odstavka 16. člena Uredbe o dostopu in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 119/07, s spremembami in dopolnitvami), ki pravi, da če se informacija javnega značaja nahaja samo v elektronski ali samo v fizični obliki in organ razpolaga s tehnološkimi zmogljivostmi za potrebno pretvorbo, lahko prosilec sam izbere obliko, pri čemer mu organ zaračuna materialne stroške pretvorbe iz elektronske v fizično obliko ali pretvorbe fizične oblike v elektronsko obliko skladno z zakonom in na njegovi podlagi izdanimi predpisi. Iz navedenega po mnenju Pooblaščenca jasno sledi, da v kolikor se zahtevana informacija nahaja obliki, za pretvorbo oz. posredovanje katere organ nima tehničnih možnosti, prosilec nima pravice do izbire načina seznanitve, ki mu jo sicer daje drugi odstavek 5. člena ZDIJZ.
Pooblaščenec ugotavlja, da informacija javnega značaja pri organu obstoji, in sicer v obliki avdio kasete. ZDIJZ sicer res omogoča prosilcu pravico do pridobitve informacije javnega značaja v obliki njenega prepisa, fotokopije ali njenega elektronskega zapisa, vendar prosilec uveljavitve te pravice ne more zahtevati takrat, kadar organ ne razpolaga z ustreznimi tehničnimi sredstvi, da bi prosilcu takšno obliko posredovanja informacije javnega značaja zagotovil. ZDIJZ tudi ne določa, da bi organ moral imeti ustrezna tehnična sredstva, ki bi omogočila kopiranje vseh informacij javnega značaja. Pooblaščenec hkrati ugotavlja, da je bil organ v postopku pripravljen sodelovati s prosilcem in mu omogočiti dostop do informacije javnega značaja na drug način, in sicer s poslušanjem posnetka seje na sedežu organa, zato Pooblaščenec nima razloga, da bi sumil, da organ razpolaga s tehniko, ki omogoča ustvarjanje kopije avdio kasete ali razmnoževanje na kakšno drugo obliko zvočnega zapisa, pa tega ne želi storiti. Organ se tudi ni skliceval na katero izmed zakonskih izjem, prav tako ni zanikal razpolaganja z avdio posnetkom, ravno nasprotno, njen obstoj je jasno potrdil in prosilcu omogočil možnost vpogleda v samo informacijo. Prosilec v pritožbi tudi ni zatrjeval, da organ ima možnost kopiranja posnetkov sej, temveč je v zvezi s tem navedel le, da možnost poslušanja posnetka ni enakovredna razpolaganju z zvočnim posnetkom. Odločitev organa, s katero je zavrnil zahtevo prosilca do kopije avdio posnetka občinske seje, zaradi nezmožnosti organa ustvariti kopijo, je torej pravilna in zakonita.
V nadaljevanju Pooblaščenec pripominja še, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo, kopije dokumentov pa samo, če jih organ lahko ustvari. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Pooblaščenec je namreč organ, ki je na podlagi 1. odstavka 2. člena ZInfP pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato Pooblaščenec, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga, oziroma mu naložiti, naj ustvari kopijo dokumenta, če ne razpolaga z ustreznimi tehničnimi sredstvi. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca.
Pooblaščenec še poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec. Upoštevaje navedeno Pooblaščenec torej nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevani dokument ne obstoji ali tega, da kopije informacije ne morejo ustvariti. Zato Pooblaščenec ugotavlja, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, s katerimi ne razpolaga, oziroma za katere ne more ustvariti kopije, ne more posredovati.
Po preučitvi celotne zadeve Pooblaščenec zaključuje, da dokument pri organu ne obstaja, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ, prav tako organ ne razpolaga z ustreznimi tehničnimi sredstvi za ustvarjanje prepisov, fotokopij ali elektronskih zapisov informacije javnega značaja, zaradi česar informacije ni mogoče posredovati v obliki kopije, kot to določa drugi odstavek 5. člena ZDIJZ. Na podlagi tega je Pooblaščenec, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, pritožbo zoper odločbo št. 090-7/2013 z dne 13. 9. 2013, kot neutemeljeno zavrnil.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,
svetovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka