Prosilec - Občina Moravske Toplice
+ -Številka: 090-194/2013/4
Kategorije: Osebni podatek, Javni uslužbenci in funkcionarji
POVZETEK:
V predmetni zadevi je prosilec zahteval liste prisotnosti župana občine za celotno leto 2011, leto 2012 ter leto 2013 (samo prvo četrtmesečje). Zahtevo prosilca je organ v celoti zavrnil, pri čemer je zavrnitev utemeljil z navedbo, da zahtevani dokumenti vsebujejo osebne podatke – podatke o letnem dopustu ter podatke o bolniškem staležu, ki po mnenju organa predstavljajo izjemo od prostega dostopa po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Prav tako je organ presodil, da v konkretnem primeru ni mogoče uporabiti instituta delnega dostopa. Pooblaščenec je v pritožbenem postopku presojal obstoj zatrjevane izjeme ter možnost uporabe instituta delnega dostopa. Ugotovil je, da je mogoče uporabiti institut delnega dostopa, s katerim bo organ prekril varovane osebne podatke, ne da bi to ogrozilo zaupnost dokumenta. Pooblaščenec je odločil, da je pritožba prosilca delno utemeljena.
ODLOČBA:
Številka: 090-194/2013/4
Datum: 20. 9. 2013
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), prvega in drugega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G; v nadaljevanju ZUP) ter prvega odstavka 248. člena ZUP, o pritožbi ………. (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Občine Moravske Toplice, Kranjčeva ulica 3, 9226 Moravske Toplice (v nadaljevanju organ), št. 090-00013/2013-3 z dne 25. 7. 2013, v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O :
1. Pritožbi prosilca z dne 14. 8. 2013 se ugodi in se odločba organa, št. 090-00013/2013-3 z dne 25. 7. 2013, delno odpravi ter se odloči: Organ je dolžan prosilcu v roku enaintrideset (31) dni od vročitve te odločbe posredovati fotokopije naslednjih dokumentov:
- dnevnik delovnih ur po mesecih za celotno leto 2011 na način, da je iz dokumentov razvidna le vrstica, ki se nanaša na župana, pri čemer je organ dolžan prekriti posamezne dneve, ko je bil župan na letnem dopustu (oznaka LD) ter posamezne dneve, ko je bil župan odsoten z delovnega mesta iz zdravstvenih razlogov (oznaka B). Prav tako je organ dolžan prekriti zadnja dva stolpca (oznaka LD in B).
- dnevnik delovnih ur za mesec januar, februar, marec, april za leto 2012 na način, da je iz dokumentov razvidna le vrstica, ki se nanaša na župana, pri čemer je organ dolžan prekriti posamezne dneve, ko je bil župan na letnem dopustu (oznaka LD) ter posamezne dneve, ko je bil župan odsoten z delovnega mesta iz zdravstvenih razlogov (oznaka B). Prav tako je organ dolžan prekriti zadnja dva stolpca (oznaka LD in B).
- dnevnik delovnih ur za mesec maj, junij, julij, avgust, september, oktober, november ter december za leto 2012 na način, da je iz dokumentov razvidna le vrstica, ki se nanaša na župana, pri čemer je organ dolžan prekriti posamezne dneve, ko je bil župan na letnem dopustu (oznaka LD) ter posamezne dneve, ko je bil župan odsoten z delovnega mesta iz zdravstvenih razlogov (oznaka B). Prav tako je organ dolžan prekriti stolpce z oznako B, LD in ID. V dnevniku delovnih ur za mesec november in december se prekrije tudi stolpec PD.
- dnevnik delovnih ur za mesec januar, februar, marec, april za leto 2013 na način, da je iz dokumentov razvidna le vrstica, ki se nanaša na župana, pri čemer je organ dolžan posamezne dneve, ko je bil župan na letnem dopustu (oznaka LD) ter posamezne dneve, ko je bil župan odsoten z delovnega mesta iz zdravstvenih razlogov (oznaka B). Prav tako je organ dolžan prekriti stolpce z oznako B, LD, ID in PD.
2. V delu, v katerem je organ, v skladu s prejšnjo točko tega izreka, dolžan prekriti varovane osebne podatke, se pritožba prosilca zavrne.
3. V tem postopku posebni stroški niso nastali.
O b r a z l o ž i t e v :
Prosilec je dne 29. 5. 2013 od organa zahteval, da mu posreduje fotokopije listov prisotnosti za župana Občine Moravske Toplice, in sicer za celotno leto 2011, leto 2012 ter leto 2013 (samo prvo četrtmesečje).
Po prejemu navedene zahteve je organ izdal sklep o podaljšanju roka za odločanje, št. 090-00013/2013-3 z dne 25. 7. 2013, s katerim je rok za odločitev podaljšal za 20 delovnih dni, to je do dne 26. 7. 2013.
V predmetni zadevi je organ nato dne 25. 7. 2013 izdal odločbo št. 090-00013/2013-3, s katero je zahtevo prosilca v celoti zavrnil (v nadaljevanju izpodbijana odločba). Zavrnitev je utemeljil z navedbo, da dnevniki delovnih ur vsebujejo osebne podatke – podatke o letnem dopustu ter podatke o bolniškem staležu, ki po mnenju organa predstavljajo izjemo od prostega dostopa po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Organ je skladno s 7. členom ZDIJZ preveril tudi možnost izvedbe delnega dostopa do zahtevanih informacij. Presodil je, da v obravnavanem primeru z institutom delnega dostopa ni mogoče omogočiti dostopa do zahtevanih informacij, ne da bi posegli v varovane osebne podatke, saj jih glede na vsebino postavljene zahteve ni mogoče izločiti iz dokumenta, na način, ki ne bi ogrozil njihove zaupnosti.
Zoper izpodbijano odločbo je prosilec dne 14. 8. 2013 vložil pritožbo. Navaja, da se z njo ne strinja in meni, da poglaviten razlog za zavrnitev dostopa do zahtevanih informacij ni v varovanju osebnih podatkov, temveč v zaščiti oz. prikrivanju spornega ravnanja župana ali celo v prikrivanju sporne porabe javnih sredstev. Prav tako dodaja, da je pred dobrim letom dni na organ naslovil podobno zahtevo, s katero je zahteval fotokopije listov prisotnosti za tajnika občine. Informacije so mu bile posredovane. Prosilec meni, da je odločitev organa v konkretnem primeru popolnoma neupravičena.
Pritožbo prosilca je organ dne 29. 8. 2013, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil v obravnavo Pooblaščencu.
Pooblaščenec je organ s pozivom št. 090-194/2013/2 z dne 9. 9. 2013, pozval k predložitvi fotokopij listov prisotnosti za župana Občine Moravske Toplice za celotno leto 2011, leto 2012 ter leto 2013 (samo prvo četrtmesečje).
Na poziv Pooblaščenca je organ dne 17. 9. 2013 posredoval zahtevane fotokopije listov prisotnosti - dnevnike delovnih ur.
Pritožba je delno utemeljena.
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Glede na to, da se je organ primarno skliceval na dejstvo, da zahtevani dokumenti vsebujejo varovane osebne podatke, ki jih z uporabo instituta delnega dostopa ni mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njihovo zaupnost, je Pooblaščenec v nadaljevanju ugotavljal obstoj zatrjevane izjeme ter možnost uporabe instituta delnega dostopa.
Na tem mestu Pooblaščenec pojasnjuje, da prosilec iz dokumentov, ki so predmet presoje, ni zahteval drugih podatkov, razen podatka o prisotnosti župana na delovnem mestu. Poleg navedenih podatkov namreč dokumenti vsebujejo tudi druge podatke župana ter podatke drugih uslužbencev organa. Glede na to, da ti podatki niso bili predmet zahteve prosilca, mora organ te dele prekriti. Pooblaščenec se v vprašanje, ali gre v tem delu za prosto dostopne informacije ali ne, ni spuščal, saj tudi niso predmet tega pritožbenega postopka.
V skladu s 6. členom ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa mora biti določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je oseba določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Ker razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov, je za presojo dopustnosti razkritja potrebno upoštevati splošne podlage za obdelavo osebnih podatkov, opredeljenih v 8. in 9. členu ZVOP-1. Iz navedenih členov kot splošno pravilo izhaja, da je obdelava osebnih podatkov (torej tudi razkritje podatkov javnosti) dopustna, če tako določa zakon ali če je za to podana privolitev posameznika. V javnem sektorju mora biti možnost privolitve določena z zakonom.
Pooblaščenec na tem mestu opozarja tudi na določbo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, po kateri se, ne glede na morebiten obstoj izjem iz prvega odstavka 6. člena ZDIJZ (torej tudi v primeru obstoja izjeme varstva osebnih podatkov), dostop do zahtevanih informacij javnega značaja dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v primerih iz 1. in 5. do 8. točke prvega odstavka ter v primerih, ko zakon, ki ureja javne finance ali zakon, ki ureja javna naročila, določata drugače.
Pri pregledu dnevnikov delovnih ur je Pooblaščenec ugotovil, da ti vsebujejo podatek o imenu in priimku župana, ki nedvomno predstavlja podatek javnega uslužbenca v zvezi z njegovimi delovnimi obveznostmi. V teh primerih ne gre za varovan osebni podatek. Poleg navedenega vsebujejo dnevniki delovnih ur tudi podatke o odsotnosti župana z delovnega mesta. Vzroki odsotnosti (podatki o odsotnosti zaradi izrabe letnega dopusta in podatki o odsotnosti iz zdravstvenih razlogov) niso neposredno povezani z delovnim razmerjem v javnem sektorju (gre za pravice, ki pripadajo vsem zaposlenim), obenem pa ne gre neposredno za izvrševanje javnih funkcij ali nalog iz delovnega razmerja. Po oceni Pooblaščenca ne gre za podatke, glede katerih bi bilo mogoče uporabiti izjemo od izjem iz tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Navedeni podatki tako predstavljajo varovane osebne podatke in jih prosilcu ni dopustno posredovati. Drugače je, kadar je vzrok za odsotnost npr. službena pot, ko gre seveda po sami naravi stvari za podatek, ki je povezan z delovnim razmerjem.
Prav tako Pooblaščenec ne more slediti argumentu organa, da v konkretnem primeru ni mogoče uporabiti instituta delnega dostopa. Organ navedeno utemeljuje z navedbo, da bo bralec podatkov lahko brez težav ugotovil, da so podatki zakriti zaradi izrabe letnega dopusta oz. bolniške odstotnosti.
Kadar dokument, ki je sicer informacija javnega značaja, vsebuje tudi varovane osebne podatke, je treba omogočiti t.i. delni dostop, in sicer s prekritjem teh osebnih podatkov. Institut delnega dostopa je urejen v 7. členu ZDIJZ, ki določa, da če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 6. člena (npr. osebne podatke) in jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njegovo zaupnost, pooblaščena oseba organa izloči te informacije iz dokumenta ter seznani prosilca z vsebino preostalega dela dokumenta. To v povezavi z načelom odprtosti delovanja javnih organov, ki je opredeljen v 2. členu ZDIJZ, pomeni, da je dolžnost organa, da mora institut delnega dostopa uporabiti vedno, razen če to po kriterijih 21. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/2005, 119/2007, 95/2011; v nadaljevanju Uredba) ne bi bilo izvedljivo oziroma, ko (in če) bi delno razkritje ogrozilo zaupnost varovanih informacij. Če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 6. člena ZDIJZ, se šteje, da jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njegovo zaupnost, če jih je mogoče fizično odstraniti, prečrtati, trajno prekriti ali drugače napraviti nedostopne, če gre za dokument v fizični obliki; zbrisati, kodirati, blokirati, omejiti oziroma drugače napraviti nedostopne, če gre za dokument v elektronski obliki. Ne glede na zapisano se šteje, da informacije iz dokumenta ni mogoče izločiti, če bi bilo tako izločeno informacijo mogoče razbrati iz drugih informacij v dokumentu.
Pooblaščenec pojasnjuje, da je lahko posameznik odsoten z delovnega mesta tudi iz drugih razlogov, kot je npr. koriščenje izrednega dopusta, koriščenje presežka ur (npr. zasebni izhod uslužbenca). Navedeni podatki prav tako predstavljajo varovane osebne podatke, ki jih prosilcu ni dopustno posredovati. Navedba organa, da bo prosilec brez težav ugotovil, da so podatki zakriti zaradi koriščenja letnega oz. bolniškega dopusta, torej ne zdrži.
Po oceni Pooblaščenca je v konkretnem primeru prosilcu, upoštevaje pravilo delnega dostopa iz 7. člena ZDIJZ, mogoče ugoditi in mu posredovati zahtevane podatke, ne da bi posegli v pravico do varstva osebnih podatkov.
Na podlagi navedenega je Pooblaščenec zaključil, da mora organ prosilcu, v obliki delnega dostopa, posredovati naslednje dele navedenih dokumentov:
- dnevnik delovnih ur po mesecih za celotno leto 2011 na način, da je iz dokumentov razvidna le vrstica, ki se nanaša na župana, pri čemer je organ dolžan prekriti posamezne dneve, ko je bil župan na letnem dopustu (oznaka LD) ter posamezne dneve, ko je bil župan odsoten z delovnega mesta iz zdravstvenih razlogov (oznaka B). Prav tako je organ dolžan prekriti zadnja dva stolpca (oznaka LD in B).
- dnevnik delovnih ur za mesec januar, februar, marec, april za leto 2012 na način, da je iz dokumentov razvidna le vrstica, ki se nanaša na župana, pri čemer je organ dolžan prekriti posamezne dneve, ko je bil župan na letnem dopustu (oznaka LD) ter posamezne dneve, ko je bil župan odsoten z delovnega mesta iz zdravstvenih razlogov (oznaka B). Prav tako je organ dolžan prekriti zadnja dva stolpca (oznaka LD in B).
- dnevnik delovnih ur za mesec maj, junij, julij, avgust, september, oktober, november ter december za leto 2012 na način, da je iz dokumentov razvidna le vrstica, ki se nanaša na župana, pri čemer je organ dolžan prekriti posamezne dneve, ko je bil župan na letnem dopustu (oznaka LD) ter posamezne dneve, ko je bil župan odsoten z delovnega mesta iz zdravstvenih razlogov (oznaka B). Prav tako je organ dolžan prekriti stolpce z oznako B, LD in ID. V dnevniku delovnih ur za mesec november in december se prekrije tudi stolpec PD.
- dnevnik delovnih ur za mesec januar, februar, marec, april za leto 2013 na način, da je iz dokumentov razvidna le vrstica, ki se nanaša na župana, pri čemer je organ dolžan posamezne dneve, ko je bil župan na letnem dopustu (oznaka LD) ter posamezne dneve, ko je bil župan odsoten z delovnega mesta iz zdravstvenih razlogov (oznaka B). Prav tako je organ dolžan prekriti stolpce z oznako B, LD, ID in PD.
Po preučitvi celotne zadeve je Pooblaščenec tako ugotovil, da zahtevani podatki v celoti ne predstavljajo varovanih osebnih podatkov in da je zahtevi prosilca, upoštevaje pravilo delnega dostopa iz 7. člena ZDIJZ, mogoče delno ugoditi. Pritožbi prosilca je zato ugodil ter, na podlagi prvega in drugega odstavka 251. člena ZUP, izpodbijano odločbo organa delno odpravil in sam delno rešil zadevo, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. V delu, v katerem je ugotovil, da zahtevani podatki predstavljajo varovane osebne podatke, pa je, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca zavrnil.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 - uradno prečiščeno besedilo; ZUT), oproščena plačila upravne takse.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor, in sicer s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Mevlida Mehović, univ. dipl. prav.,
Asistentka svetovalca Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka