Prosilec - Center za socialno delo Tržič
+ -Številka: 090-187/2013/7
Kategorije: Dokument v izdelavi, Osebni podatek
POVZETEK:
Prosilec je zahteval zapisnik multidisciplinarnega timskega sestanka, do katerega dostop je organ zavrnil iz razloga, da gre za dokument v izdelavi. Pooblaščenec je v pritožbenem postopku ugotovil, da je zapisnik postal zaključen dokument s trenutkom, ko so ga prisotni podpisali. Vsebina zapisnika je torej zaključena in se ne bo spreminjala, kar pomeni, da je zapisnik nedvomno končan in da ni več v postopku izdelave pri organu, s čimer ni izpolnjen prvo pogoj za obstoj izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena. Tako je Pooblaščenec odločbi, da je organ dolžan prosilcu omogočiti seznanitev z zapisnikom, pri čemer mora prekriti podatke, ki določajo posameznike ali jih je na podlagi teh podatkov mogoče določiti in predstavljajo izjemo po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.
ODLOČBA:
Številka: 090-187/2013/7
Datum: 2. 12. 2013
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP-2, v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ………… (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Centra za socialno delo Tržič, Usnjarska ulica 3, 4290 Tržič (v nadaljevanju organ), št. 12241-28/2012, z dne 14. 6. 2013, v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožbi se delno ugodi in se odločba Centra za socialno delo Tržič, št. 12241-28/2012, z dne 14. 6. 2013 odpravi ter se odloči: Organ je dolžan prosilcu v roku enaintrideset (31) dni od vročitve te odločbe posredovati fotokopijo zapisnika multidisciplinarnega timskega sestanka št. 1220-7/2013 z dne 9. 5. 2013, pri čemer mora prekriti:
- v uvodu: ime in priimek osebe, na katero se nanaša zadeva;
- v drugem odstavku, ki se začne »Martina …«: priimek osebe, na katero se zadeva nanaša;
- v tretjem odstavku: celoten 2., 3., 4., 5. in 6. stavek;
- v četrtem odstavku: priimek osebe, na katero se zadeva nanaša;
- v petem odstavku: priimek osebe, na katero se zadeva nanaša;
- v šestem odstavku: v 1. stavku ime in priimek osebe, na katero se zadeva nanaša ter celoten 2. in 3. stavek ter
- v sedmem odstavku: zadnjih 5 besed.
2. V preostalem delu, v katerem se v skladu s prejšnjo točko prekrijejo varovani osebni podatki, se pritožba prosilca zavrne.
3. V tem postopku posebni stroški niso nastali.
O b r a z l o ž i t e v:
Organ je dne 14. 5. 2013 pri organu vložil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, v kateri je zahteval fotokopije zapisnikov, uradnih zaznamkov, listin in ustne informacije s sestanka strokovnega posveta na organu dne 9. 5. 2013, v zvezi z ………….
Organ je o zahtevi odločil z odločbo št. 12241-28/2012, z dne 14. 6. 2013, s katero je zahtevo prosilca v celoti zavrnil iz razloga, da gre za dokument, ki je v postopku izdelave in je še predmet posvetovanja pri organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine.
Prosilec se je zoper izpodbijano odločbo pravočasno pritožil in navedel, da se pritožuje zaradi zavračanja dostopa do dokumenta zaradi lažnih navedb organa v odločbi in da ni bil vabljen na sestanek dne 9. 5. 2013, čeprav je organ pravočasno zaprosil, da se mu udeležba omogoči. Nadalje prosilec v pritožbi širi zahtevo za dostop do informacij javnega značaja in navaja dejstva, ki za zadevni pritožbeni postopek niso relevantna.
Organ po prejemu pritožbe prosilca odločbe ni nadomestil z novo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 12241-28/2012 z dne 21. 8. 2013, odstopil v reševanje Pooblaščencu kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe. Odstopu pritožbe je organ priložil popis zadeve organa prve socialne pomoči št. 12241-28/2012 in zapisnik multidisciplinarnega timskega sestanka št. 1220-7/2013. Naknadno je organ dne 13. 11. 2013 in 26. 11. 2013 posredoval dodatna pojasnila.
Pritožba je delno utemeljena.
V postopku dostopa do informacij javnega značaja se subsidiarno uporabljajo določbe ZUP (drugi odstavek 15. člena ZDIJZ), kar pomeni, da je Pooblaščenec, kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Uvodoma Pooblaščenec navaja, da se skladno z načelom zakonitosti ne more in ne sme opredelit glede navedb prosilca, da mu organ ni omogočil udeležbe na sestanku dne 9. 5. 2013 ter posredovati v njegovo korist. Pooblaščenec je namreč drugostopenjski organ v postopku z zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, ki se obravnava na podlagi določb ZDIJZ in se ne sme opredeljevati do konkretnih postopkov, za katere so pristojni drugi organi, ali se v njih vmešavati.
Po pregledu zahteve in pritožbe prosilca Pooblaščenec ugotavlja, da ta v pritožbi zahtevo širi v delu, kjer navaja, da zahteva fotokopije vseh pisanj iz zadev, ki jih organ vodi v zvezi z njim in jih navaja v točkah od 1. – 4. Prosilec ne more v pritožbi širiti zahteve za dostop do informacij javnega značaja, saj je Pooblaščenec vezan na prvotno zahtevo prosilca in pritožbo prosilca, zatorej se širša zahteva prosilca, dana šele v pritožbi, šteje za novo zahtevo in jo je organ dolžan obravnavati kot tako.
Pooblaščenec ugotavlja, da so predmet tega pritožbenega postopka le dokumenti, ki jih je prosilec zahteval dne 14. 5. 2013, torej zapisniki, uradni zaznamki, listine in ustne informacije s sestanka strokovnega posveta na organu dne 9. 5. 2013, v zvezi z …………...
Pojem informacije javnega značaja je opredeljen v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, ki določa, da je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. V omenjeni določbi so zapisani trije osnovni kriteriji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja:
1.) informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2.) organ mora z njo razpolagati,
3.) nahajati se mora v materializirani obliki.
Pooblaščenec je ugotovil, da je bil na sestanku dne 9. 5. 2013 v zvezi z ……….. sestavljen le zapisnik multidisciplinarnega timskega sestanka št. 1220-7/2013 z dne 9. 5. 2013 (v nadaljevanju zapisnik), ki ga organ vodi v zadevi prve socialne pomoči št. 12241-28/2012. Organ je glede številke zapisnika pojasnil, da gre za očitno neljubo pisno pomoto, in da je zapisnik voden v zadevi št. 12241-28/2012 kot 29. zaporedni dokument s številkami listov 70 – 71.
Organ je dostop do zapisnika zavrnil zaradi obstoja izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, ki določa, da organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je v postopku izdelave, in je še predmet posvetovanja v organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Pooblaščenec je tako presojal, ali so glede zapisnika izpolnjeni vsi pogoji, ki morajo biti glede na določbo 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ podani kumulativno:
1.) dokument mora biti še v postopku izdelave pri organu,
2.) dokument mora biti še predmet posvetovanja v organu,
3.) specifični škodni test (razkritje dokumenta bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine).
Podrobnejši kriterij za določitev dokumentov, ki so še v postopku izdelave, je določen v prvem odstavku 7. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS št. 76/2005, 119/07 in 95/2011; v nadaljevanju UPIJZ). Ta določa, da se za podatke iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in ga vodi organ, štejejo podatki, ki se nahajajo v dokumentu, ki ga še ni podpisala in odposlala ali kako drugače zaključila uradna oseba organa, ki je z veljavnimi predpisi pooblaščena za odločanje.
Iz odločbe in pojasnila organa z dne 13. 11. 2013 izhaja, da je zapisnik bil sestavljen v zvezi z multidisciplinarnim sestankom, ki je bil posvetovalne narave med organi, nedorečeni in nepotrjeni podatki pa bi lahko pomenili napačno razumevanje in posledično nepotrebne zaplete, ki so zaradi specifične problematike obravnavane zadeve še toliko bolj verjetni. Na podlagi zapisnika so pristojne službe skušale spoznati skupne možnosti za reševanje izpostavljene problematike in pridobiti vpogled v možne rešitve, na podlagi katerih bi lahko nudili ustrezno pomoč posamezniku, hkrati pa bi se na ta način preprečila škoda morebitnim drugim udeležencem v postopkih ali situacijah. Na sestanku niso bile sprejete končne rešitve, ampak zgolj možni okvirni ukrepi ter načelne rešitve, glede katerih pa je potrebno opraviti še dodatne poizvedbe. Organ je še navedel, da ker stranka, na katerega se nanaša zapisnik, ne razume ukrepov skladno z dejanskim stanjem, temveč se postavlja v obrambni položaj zavračanja, bi v primeru seznanitve z zapisnikom skušala onemogočiti nadaljnje aktivnosti še preden so dokončno oblikovane.
Pooblaščenec je vpogledal v zapisnik in ugotovil, da je vsebina zapisnika postala zaključen dokument v smislu prvega odstavka 7. člena UPIJZ s trenutkom, ko so ga prisotni podpisali. Dejstvo, da zapisnik ne vsebuje končnih sklepov, ki bodo izvedeni šele naknadno, ne pomeni, da je zapisnik dokument, ki je v postopku izdelave. Vsebina zapisnika je namreč zaključena in se ne bo spreminjala. Na podlagi zapisnika sprejeti ukrepi, pa bodo predstavljali nov dokument v smislu ZDIJZ. Navedeno pomeni, da je bil zapisnik nedvomno končan in da ni več v postopku izdelave pri organu, torej prvi pogoj za obstoj izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ni izpolnjen. Hkrati to pomeni, da zahtevani dokument tudi ni več predmet posvetovanja v organu, s čimer tudi drugi pogoj za obstoj izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ni izpolnjen. Pooblaščenec ugotavlja, da v obravnavanem primeru tudi tretji kriterij, ki izhaja iz 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, ni izpolnjen. Organ namreč ni izkazal, da bi razkritje zahtevanega dokumenta povzročilo škodo v smislu napačnega razumevanja njegove vsebine. Pooblaščenec je ugotovil, da je organ napačno uporabil pravni predpis, na podlagi katerega je bilo odločeno o zadevi, zato je na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP odpravil odločbo organa prve stopnje in s to odločbo rešil zadevo.
Nadalje je Pooblaščenec presojal zapisnik v smislu obstoja drugih izjem po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ in ugotovil, da se v zapisniku nahajajo varovani osebni podatki, ki morajo biti zaradi določbe 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ iz zapisnika izločeni. Izjema varstva osebnih podatkov iz citirane določbe ZDIJZ namreč določa, da organ zavrne dostop do informacije, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Navedena določba torej napotuje organ na uporabo Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 - UBP1; v nadaljevanju ZVOP-1). Ta zakon pa v prvem odstavku 9. členu določa, da se v javnem sektorju, kamor nedvomno sodi tudi organ, osebni podatki lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.
Najprej je treba ugotoviti, da za posredovanje imen, priimkov in nazivov delovnega mesta oz. funkcije javnih uslužbencev obstaja pravna podlaga. V tretjem odstavku 6. člena ZDIJZ je namreč določeno, da se ne glede na morebitno izjemo od prostega dostopa (npr. izjemo varstva osebnih podatkov) dovoli dostop do zahtevane informacije, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Vsi osebni podatki javnih uslužbencev in javnih funkcionarjev na zahtevanem zapisniku torej predstavljajo prosto dostopne informacije.
Nadalje je Pooblaščenec ugotovil, da za posredovanje osebnih podatkov posameznika, ki ni javni uslužbenec ali javni funkcionar, ne obstaja ustrezna pravna podlaga. Ker določbe katerega od zakonov, ki bi predstavljale pravno podlago za posredovanje takšnih osebnih podatkov, ni mogoče najti, je treba zaključiti, da je izjema varstva osebnih podatkov iz 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ nedvomno podana, saj bi razkritje osebnih podatkov posameznikov, ki niso javni uslužbenci, pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z ZVOP-1. Pooblaščenec pojasnjuje, da pri ugotavljanju možnosti dostopa do zahtevanega dokumenta ni mogoče upoštevati, da so prosilcu nekateri osebni podatki že znani, saj to samo po sebi ne daje pravne podlage (ki mora biti v zakonu!) za posredovanje osebnih podatkov kot informacij javnega značaja.
Pojem osebni podatek je opredeljen v 1. točki 6. člena ZVOP-1. To je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik (2. točka 6. člena ZVOP-1) pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Glede na te opredelitve pojmov je treba ugotoviti, da se v zapisniku pojavljajo osebni podatki določljivih posameznikov, pri čemer določeni deli zapisnika predstavljajo samo osebne podatke posameznikov (predvsem deli, v katerih so opisane razmere posameznika in družine).
Nadalje je Pooblaščenec ugotavljal, ali je možno prekriti varovane osebne podatke in posredovati preostali del dokumenta. 7. člen ZDIJZ opredeljuje t.i. institut delnega dostopa, po katerem mora organ izloči informacije, ki predstavljajo katero od izjem od prostega dostopa do informacij javnega značaja, in seznani prosilca s preostalo vsebino dokumenta, če je takšne varovane podatke mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njihovo zaupnost. Pooblaščenec je ugotovil, da je iz zapisnika vsekakor možno izločiti podatke, ki predstavljajo izjemo od prostega dostopa, prosilcu pa omogočiti seznanitev s preostalim delom dokumenta. Ob prekritju varovanih osebnih podatkov namreč v zapisniku ostanejo le še podatki, ki govorijo o delovanju organa in drugih organov, prisotnih na multidisciplinarnem sestanku.
Pooblaščenec je na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP odločil, da mora organ prosilcu posredovati zapisnik multidisciplinarnega timskega sestanka, št. 1220-7/2013, z dne 9. 5. 2013, pri tem pa mora prekriti podatke, ki določajo posameznike ali jih je na podlagi teh podatkov mogoče določiti, in sicer:
- v uvodu: ime in priimek osebe, na katero se nanaša zadeva;
- v drugem odstavku, ki se začne »Martina …«: priimek osebe, na katero se zadeva nanaša;
- v tretjem odstavku: celoten 2., 3., 4., 5. in 6. stavek;
- v četrtem odstavku: priimek osebe, na katero se zadeva nanaša;
- v petem odstavku: priimek osebe, na katero se zadeva nanaša;
- v šestem odstavku: v 1. stavku ime in priimek osebe, na katero se zadeva nanaša ter celoten 2. in 3. stavek ter
- v sedmem odstavku: zadnjih 5 besed.
Opisane osebne podatke oziroma dele zapisnika, ki predstavljajo osebne podatke posameznikov in za njihovo posredovanje ni pravne podlage, mora organ prekriti, s preostalim delom zapisnika pa mora v obliki fotokopije seznaniti prosilca. Pooblaščenec je po uradni dolžnosti preveril tudi, ali se v zahtevanem dokumentu nahajajo tudi drugi podatki, ki predstavljajo katero izmed ostalih izjem od prostega dostopa do informacij javnega značaja, in ugotovil, da druge izjeme niso podane.
Na podlagi vsega navedenega je Pooblaščenec zaključil, da je pritožba delno utemeljena, saj je organ v postopku odločanja na prvi stopnji napačno uporabil določbe materialnega prava. Skladno z določbo prvega odstavka 252. člena ZUP je zato Pooblaščenec odpravil odločbo prve stopnje in sam rešil zadevo, kot izhaja iz 1. in 2. točke izreka te odločbe.
V tem postopku posebni stroški niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč je dopustno sprožiti upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Monika Voga, univ.dipl.prav.,
Svetovalka pri Informacijskem
pooblaščencu
Informacijski pooblaščenec
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka