Prosilec - Občina Žužemberk
+ -Številka: 090-127/2013/6
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:
Prosilec je na organ naslovil zahtevo za posredovanje zvočnega posnetka zbora občanov, ki je bil dne 27. 2. 2013, ob 18. 00 uri, v prostorih Osnovne šole Žužemberk. Organ je zahtevo prosilca zavrnil, ker z zahtevnim zvočnim posnetkom ne razpolaga - le-ta je bil namreč izbrisan po tem, ko je bil zapisnik potrjen. Prosilec je zoper odločbo podal pritožbo, v kateri navaja, da je župan na zboru občanov prisotne obvestil, da se zbor snema. V pritožbenem postopku je Pooblaščenec ugotovil, da je bil zbor občanov sneman za namen priprave zapisnika, ko je bil ta potrjen pa razloga za njegovo hrambo ni bilo več, zato je bil uničen. Organ torej z zahtevanim zvočnim posnetkom ne razpolaga več. Prav tako Pooblaščenec ni mogel posumiti, da je bil posnetek izbrisan po prejetju zahteve. Ker organ torej ne razpolaga z zahtevanim zvočnim posnetkom, je Pooblaščenec pritožbo prosilca kot neutemeljeno zavrnil.
ODLOČBA:
Številka: 090-127/2013/6
Datum: 16. 7. 2013
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/2006- uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP2, v nadaljevanju ZDIJZ), 1. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G, v nadaljevanju ZUP) o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Občine Žužemberk, Grajski trg 33, 8360 Žužemberk (v nadaljevanju organ) št. 090-3/2013-3 z dne 25. 4. 2013, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja izdaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca zoper odločbo Občine Žužemberk št. 090-3/2013-3 z dne 25. 4. 2013 se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilec je na organ dne 27. 2. 2013 naslovil zahtevo za posredovanje zvočnega posnetka zbora občanov, ki je potekal dne 27. 2. 2013, ob 18. 00 uri, v prostorih Osnovne šole Žužemberk.
Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. 090-3/2013-3 z dne 25. 4. 2013, s katero je zahtevo zavrnil. V izpodbijani odločbi organ navaja, da z zahtevanih zvočnim posnetkom ne razpolaga. Namen zvočnega snemanja zbora občanov je bil namreč pomoč pri pripravi zapisnika, ko je bil ta namen izpolnjen, pa ga je organ uničil. Dodatno organ še navaja, da ni dolžan snemati zbora občanov.
Zoper odločbo organa je prosilec dne 30. 4. 2013 vložil pritožbo na prvostopenjski organ. Prosilec navaja, da je bil prisoten na zboru občanov in da je župan organa, pred vsemi zbranimi občani, javno povedal, da se zbor občanov snema. Če se v pritožbenem postopku ugotovi, da je bilo z uničenjem zvočnega posnetka zbora občanov onemogočen dostop do informacije javnega značaja, Pooblaščenca prosi za ukrepanje.
Pooblaščenec je dne 31. 5. 2013 prejel dopis organa št. 090-3/2013-6 z dne 24. 5. 2013, s katerim je Pooblaščencu, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.
Pooblaščenec, kot pritožbeni organ, mora razpolagati z vsemi informacijami, ki jih potrebuje pri odločanju o pritožbi in mora tako pregledati tudi informacije, ki jih je prosilec zahteval in se nanašajo na obravnavano zadevo, zato je Pooblaščenec dne 3. 6. 2013 organ pozval k posredovanju zvočnega posnetka zbora občanov, ki je potekal dne 27. 2. 2013, ob 18.00 uri, v prostorih Osnovne šole Žužemberk. V primeru, da organ s posnetkom ne razpolaga, pa je Pooblaščenec od organa zahteval pojasnilo oz. obrazložitev, zakaj s posnetkom ne razpolaga več oz. k posredovanju dokazila o njegovem uničenju.
Organ je Pooblaščencu dne 7. 6. 2013 posredoval pojasnilo, da s predmetnim posnetkom ne razpolaga več, saj je bila diktirna tehnika uporabljena zgolj za namen lažjega pisanja zapisnika, po potrditvi zapisnika pa je bil zvočni posnetek uničen. S predmetnim posnetkom se namreč ni ravnalo kot z dokumentarnim gradivom, zato organ tudi ne razpolagala z dokazilom o njegovem uničenju, preprosto je bil le izbrisan iz snemalnika.
V telefonskem pogovoru z dne 26. 6. 2013 je organ še dodatno pojasnil, da je predmetni posnetek že uničen, saj je bil zapisnik zbora že potrjen. Ponovno je poudaril, da se je zbor občanov snemal le za namen pisanja zapisnika. Ko je bil zapisnik sestavljen oz. potrjen ter tako dosežen namen njegovega snemanja, pa se je posnetek iz snemalnika izbrisal.
Z dopisom št. 090-3/2013-9 z dne 5. 7. 2013 je organ Pooblaščencu posredoval zapisnik zbora občanov, ki je bil dne 27. 2. 2013, v prostorih Osnovne šole Žužemberk in iz katerega izhaja, da je bil potrjen dne 28. 2. 2013. Dodatno organ navaja, da je zapisnikarica Tanja Horvat, v skladu s prakso in vsemi akti občine, vse pomožne pripomočke, ki jih je uporabila za pisanje zapisnika, po zaključku priprave zapisnika in njegovem sprejetju, uničila. Izbrisa uslužbenki konkretno ni odredil nihče, temveč je šlo za utečeno prakso, ki je skladna z akti občine. Organ se v dopisu sklicuje še na Poslovnik (Uradni list RS, št. 73/2010) in Statut (Uradni list RS, št. 66/2010) občine.
Pritožba ni utemeljena.
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo, kot to pravilno navaja tudi organ v izpodbijani odločbi.
Neposredne oblike odločanja občanov ureja Statut, ki v 7. poglavju 44. člena Statuta določa, da so neposredne oblike odločanja občanov o lokalnih zadevah zbor občanov, referendum in ljudska iniciativa. Statut v nadaljevanju v 3. odstavku 45.b člena določa še, da tajnik občine ugotovi sklepčnost zbora občanov, koliko volivcev je glasovalo za njegove odločitve ter vodi zapisnik o odločitvi zbora. Z zapisnikom zbora občanov tajnik občine seznani občinski svet in župana ter ga na krajevno običajen način objavi.
Statut torej določa, da se o zborih občanov sestavi zapisnik, v nobenem delu pa ne določa, da se zbore občanov lahko snema, niti za namen priprave zapisnika, in rok hrambe takšnega posnetka. Prav tako Pooblaščenec v Poslovniku organa ni našel določb, ki bi urejale snemanje zbora občanov in hrambo takšnih posnetkov. Poslovnik namreč ureja le snemanje sej občinskega sveta.
Ne glede na navedeno pa se Pooblaščenec v pritožbenem postopku ne sme in ne more opredeliti do tega, ali je bilo zvočno snemanje zakonito ali ne. V konkretnem pritožbenem postopku Pooblaščenec namreč presoja le, ali organ s predmetnim zvočnim posnetkom resnično ne razpolaga več, ne glede na to, na kakšen način je bil ustvarjen.
Iz aktov organa sicer ne izhaja, da bi se zbori občanov snemali, vendar pa v konkretnem primeru ni sporno, da je organ konkretni zbor občanov snemal. Ob tem organ zatrjuje, da se je zbor občanov snemal le za namen priprave zapisnika, po potrditvi zapisnika pa je bil uničen oz. izbrisan s strani zapisnikarice. V tem delu Pooblaščenec še dodaja, da iz zapisnika zbora občanov, ki je bil dne 27. 2. 2013 v prostorih Osnovne šole Žužemberk, izhaja, da je bil ta sprejet dne 28. 2. 2013, kar pomeni, da po tem datumu razloga za hrambo zvočnega posnetka ni bilo več.
Ob tem Pooblaščenec tudi ugotavlja, da je prosilec zahtevo za dostop do predmetnega zvočnega posnetka na organ naslovil dne 27. 2. 2013, priporočeno s povratnico, pri čemer pa iz štampiljke organa na predmetnem dopisu izhaja, da jo je le-ta prejel dne 1. 3. 2013, torej dan po tem, ko je bil zapisnik potrjen in zvočni posnetek že uničen. Iz zahteve prosilca z dne 27. 2. 2013 sicer izhaja, da je bila zahteva posredovana na organ tudi po elektronski pošti, vendar Pooblaščenec nima razlogov za sum, da je organ dejansko prejel zahtevo prosilca in jo vsebinsko obravnaval preden je bil zahtevan posnetek uničen. Običajno je praksa organov taka, da se elektronska pošta, prejeta na uradni elektronski naslov organa, pregleduje enkrat dnevno, in sicer proti koncu delovnega dne, ali celo naslednji dan, kar pomeni, da tudi, ko se je organ seznanil z zahtevo prosilca, ki je prišla po elektronski pošti na uradni elektronski naslov organa, ni več razpolagal s predmetnim zvočnim posnetkom.
Na podlagi navedenega Pooblaščenec ugotavlja, da ni mogoče sklepati, da bi organ zahtevani zvočni posnetek izbrisal šele po prejetju zahteve prosilca.
Ker navedeni dokument, po navedbah organa in v organu zaposlenih odgovornih uradnih oseb za dostop do informacije javnega značaja, za katere Pooblaščenec, na podlagi načela proste presoje dokazov, nima nikakršnega razloga, da jim ne bi verjel, ne obstaja, zahtevi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, s katerimi organ ne razpolaga, ne more posredovati.
Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ prve stopnje razpolaga z zahtevanim dokumentom, vendar ga prosilcu ne želi posredovati.
Pri tem Pooblaščenec izrecno pripominja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Pooblaščenec je namreč organ, ki je na podlagi 1. odstavka 2. člena ZInfP pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato Pooblaščenec, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa. Dolžnost posredovanja informacij se namreč nanaša le na tako imenovane »surove« informacije (več: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, doc. dr. Senko Pličanič s soavtorji, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, 2005, str. 83).
Pooblaščenec poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec. Upoštevaje navedeno Pooblaščenec nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevani dokument pri organu ne obstaja več, poleg tega Pooblaščenec tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevano informacijo razpolaga, vendar je v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (2. odstavek 10. člena ZInfP). Zato Pooblaščenec ugotavlja, da zahtevi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, s katerim ne razpolaga, ne more posredovati.
Po preučitvi celotne zadeve Pooblaščenec zaključuje, da dokument, ki je predmet obravnavane pritožbe, pri organu ne obstaja, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz 1. odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s 1. odstavkom 4. člena ZDIJZ. Na tej podlagi je Pooblaščenec, na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca zoper odločbo št. 090-3/2013-3 z dne 25. 4. 2013, kot neutemeljeno zavrnil.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 - UPB5 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Tanja Peršin, dipl.upr.ved.,
Raziskovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka