Prosilka - Varstveno delovni center Polž Maribor
+ -Številka: 090-121/2013/2
Kategorije: Stroški
POVZETEK:
Prosilka je vložila pritožbo zoper sklep, s katerim je organ zaradi neplačila predračuna ustavil postopek, v katerem je prosilka zahtevala, da ji organ po pošti posreduje poročilo o opravljeni notranji reviziji v organu. Pooblaščenec je pritožbi ugodil, saj je ugotovil, da organ ni izkazal utemeljenosti in potrebnosti zaračunanih stroškov, poleg tega pa tudi ni v postopek pozval stranskega udeleženca. Organ mora ponovno odločiti o zadevi, pri čemer mora upoštevati navodila Pooblaščenca.
ODLOČBA:
Številka: 090-121/2013/2
Datum: 3. 7. 2013
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005, 51/2007 -ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 - uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP2; v nadaljevanju ZDIJZ) in prvega ter tretjega odstavka 251. člena v povezavi z 258. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilka) z dne 5. 5. 2013, zoper sklep Varstveno delovnega centra POLŽ Maribor, Park mladih 4, 2000 Maribor (v nadaljevanju organ) št. P-529/13-4, z dne 9. 4. 2013 v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožbi prosilke se ugodi. Izpodbijani sklep Varstveno delovnega centra POLŽ Maribor št. P-529/13-4, z dne 9. 4. 2013 se odpravi in se zadeva vrne organu v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilke odločiti najpozneje v 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O b r a z l o ž i t e v:
Organ je dne 27. 2. 2013 prejel dopis, v katerem ga prosilka prosi, da ji po pošti posreduje Revizijsko poročilo za leto 2011.
Organ je ugotovil, da bodo v zadevi za pripravo in posredovanje gradiva skupni stroški predvidoma znašali vsaj 115,37 EUR (z vključenim DDV), zato je od prosilke, z dopisom št. P-529/13-2, z dne 12. 3. 2013 in predračunom št. 3-0011905, z dne 12. 3. 2013, zahteval vnaprejšnji polog odmerjenega zneska. Prosilka tega predračuna do dne 3. 4. 2013 ni plačala, zato je organ štel, da je odstopila od svoje zahteve in je postopek, v skladu s tretjim odstavkom 115. člena ZUP, ustavil, s sklepom št. P-529/13-4, z dne 9. 4. 2013.
Prosilka je dne 5. 5. 2013 vložila pritožbo zoper sklep št. P-529/13-4, z dne 9. 4. 2013. Najprej je pojasnila, da je organ z odločbo št. P-56/13-1 zavrnil njeno zahtevo za dostop do Revizijskega poročila za leto 2011, ki jo je vložila dne 9. 1. 2013, pri čemer je navedel, da je dokument še v postopku izdelave, saj ga še ni obravnaval svet zavoda. Dne 27. 2. 2013 je prosilka ponovno zahtevala isti dokument. Predračun št. 3-0011905, z dne 12. 3. 2013, ki ga je prosilki nato poslal organ, je po njenem mnenju previsok v postavkah: delo zaposlenega s VII. stopnjo strokovne izobrazbe, delo zaposlenega s VI. stopnjo strokovne izobrazbe in barvno fotokopiranje. Prosilka meni, da v zahtevanem dokumentu ni nobenih osebnih podatkov, ki ne bi bili za javnost, in da je za odbiranje revizijskega poročila potrebna največ 1 ura. Zahtevani dokument je bil predstavljen javnosti in članom sveta organa na javni seji sveta zavoda dne 26. 2. 2013, kar po mnenju prosilke pomeni, da je bil že pripravljen, zato ni bilo treba nobenega dodatnega dela za odbiranje. Razen stroškov fotokopiranja in poštnih stroškov organ ne bi smel zaračunati nobenih stroškov. Barvno fotokopiranje je popolnoma nepotrebno, saj bi bile črno bele fotokopije v redu in cenejše. Delo zaposlenega s VII. stopnjo strokovne izobrazbe bi lahko opravil v celoti delavec s VI. stopnjo strokovne izobrazbe. Oba strokovna delavca sta pravnika in strokovni delavec s VI. stopnjo strokovne izobrazbe po opisu del in nalog v celoti lahko nadomešča delavca s VII. stopnjo strokovne izobrazbe. Na področju finančno računovodskega sektorja, ki je edini strokovnjak za branje in odbiranje revizijskega področja, organ sploh nima zaposlenega s VII. stopnjo strokovne izobrazbe. Prosilka je izpostavila, da je leta 2011 že zaprosila za revizijsko poročilo in še nekaj dodatnih informacij ter prejela predračun v višini 87,29 EUR, pri čemer se cenik v vmesnem času ni spremenil.
Organ je z dopisom št. P-909/13-1, z dne 21. 5. 2013 pritožbo, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil v reševanje Pooblaščencu. Pri tem je navedel, da bi zaposlena na delovnem mestu tajnica direktorja V, za katerega se zahteva V. stopnja izobrazbe, morala s pomočjo računalniške evidence SAOP poiskati nahajališče zahtevanega dokumenta, ki bi ga nato poiskala v arhivu in ga dvignila. Na koncu bi še izračunala stroške pošiljanja dokumentov. Skupaj bi njeno delo trajalo 1 uro. Poštni stroški so izračunani na podlagi teže dokumenta oz. pošiljke in stroškov pošiljanja z ZUP vročilnico v skladu z veljavnim cenikom Pošte Slovenije. Zaposlena na delovnem mestu strokovni sodelavec VII/2 (III), za katero se zahteva VII. stopnja izobrazbe, bi preverila, ali zahtevane informacije izpolnjujejo pogoje za opredelitev informacije javnega značaja in nadaljevala z odbiranjem in pripravo dokumentov za fotokopiranje. Po končanem fotokopiranju bi pregledala celoten zahtevani dokument in prekrila osebne podatke (imena in priimke) oseb, zaposlenih pri izdelovalcu revizijskega poročila. Skupaj bi njeno delo trajalo 4 ure. Organ je za izračun stroškov uporabil Cenik o posredovanju informacij javnega značaja VDC Polž Maribor št. 1307/11-1, z dne 22. 4. 2011 (v nadaljevanju Cenik), ki je objavljen na njegovi spletni strani (http://www.vdcpolz.si/attachments/article/56/Cenik%20o%20posredovanju%20informacij%20javnega%20zna%C4%8Daja.pdf). Organ je še pojasnil, da prosilka ni nikjer specificirala, da želi črno bele kopije. Hkrati je organ zaračunal fotokopiranje dokumentov v originalni obliki, v kateri se nahajajo, in sicer so originali barvni. Nadalje je organ pojasnil, da so postopki v zvezi z zahtevami za dostop do informacij javnega značaja po nalogu direktorice v pristojnosti zaposlene na delovnem mestu strokovni sodelavec VII/2 (III) (s VII. stopnjo izobrazbe), ki ima opravljen izpit iz splošnega upravnega postopka. Zaposlena na tem delovnem mestu je bila v mesecu februarju, marcu in aprilu 2013 prisotna na delovnem mestu, zato ni bilo nobene podlage za njeno nadomeščanje. Napačna je navedba, da je edini strokovnjak za branje in odbiranje revizijskega področja oseba, zaposlena v finančno računovodski službi, saj je bilo treba dokument le prebrati in prekriti osebne podatke, za kar niso potrebna specialna znanja iz računovodstva. Organ je na koncu navedel, da bi prosilka lahko zahtevala vpogled v zahtevano dokumentacijo, kar bi bilo zanjo brezplačno.
Pritožba je utemeljena.
ZDIJZ predstavlja konkretizacijo ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja, zato v prvem odstavku 1. člena vsakomur omogoča prost dostop do informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo organi zavezanci. Pojem informacije javnega značaja je opredeljen v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, ki določa, da je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Poročilo o opravljeni notranji reviziji v varstveno delovnem centru Polž Maribor za leto 2011 (v nadaljevanju Poročilo), ki ga je zahtevala prosilka, izpolnjuje vse navedene kriterije za informacijo javnega značaja, kar v konkretnem primeru niti ni sporno.
Pritožba prosilke se nanaša na višino stroškov, določenih v predračunu št. 3-0011905, z dne 12. 3. 2013. Organ lahko prosilcu po postopku, ki ga ureja ZDIJZ, zaračuna stroške za posredovanje informacij javnega značaja. Tako ZDIJZ v drugem odstavku 34. člena določa, da lahko organ za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa zahtevane informacije prosilcu zaračuna materialne stroške. Prvi odstavek 35. člena ZDIJZ določa, da vlada predpiše okvirni stroškovnik, na podlagi katerega organ določi svoj stroškovnik, v skladu s katerim zaračunava materialne stroške iz 34. člena. Na podlagi navedene določbe je bila sprejeta Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/2005, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju Uredba), ki v 20. členu določa, da prosilec plača materialne stroške ob prejemu zahtevanih informacij. Organ izda prosilcu račun, iz katerega mora biti razvidna specifikacija stroškov v skladu z Uredbo. Če organ ugotovi, da bodo materialni stroški posredovanja informacij presegli 83,46 EUR (z vključenim DDV), lahko od prosilca zahteva vnaprejšnji polog. Polog oz. predujem je institut, ki ga lahko organ uporabi v fazi do izdaje odločbe oz. posredovanja informacij javnega značaja. Polog služi organu kot neko zagotovilo, da njegovo delo (odbiranje, izvedba delnega dostopa in posredovanje informacij javnega značaja), če je zahteva obsežna, ne bo odveč v primeru, da bi si prosilec zaradi velikih stroškov na koncu premislil. Pri pologu pa mora organ prosilca opozoriti na posledice, če polog ne bo plačan v določenem roku, kar pomeni, da bo izdan sklep o ustavitvi postopka. Po posredovanju informacij organ v skladu z Uredbo obračuna dejansko nastale stroške in prosilcu izda račun skladno s prvim odstavkom 20. člena Uredbe. Če polog presega dejanske materialne stroške, organ prosilcu ob posredovanju informacije vrne presežni znesek, če pa dejansko nastali stroški presegajo znesek vnaprejšnjega pologa, prosilec plača razliko.
Organ je pri izračunu zneska v višini 115,37 EUR obračunal tako materialne stroške posredovanja informacij, kot tudi stroške za delo javnih uslužbencev. Ker prosilka ni založila zahtevanega zneska, je organ izdal sklep o ustavitvi postopka št. P-529/13-4, z dne 9. 4. 2013, ki ga prosilka izpodbija v tem pritožbenem postopku. Prosilka se pritožuje, ker meni, da je organ zaračunal previsoke stroške za naslednje postavke: »delo zaposlenega s VII. stopnjo izobrazbe«, »delo zaposlenega s VI. stopnjo izobrazbe« in »barvne fotokopije A4«.
Organ je pri izračunu upošteval Cenik o posredovanju informacij javnega značaja VDC POLŽ Maribor št. 1307/11-1, z dne 22. 4. 2011 (v nadaljevanju Cenik), za katerega je Ministrstvo za javno upravo izdalo soglasje št. 090-2/2011/41, z dne 22. 4. 2011, in je objavljen na spletni strani organa. Organ je prosilki določil tudi rok za plačilo predračuna, ni pa navedel, da bo, če prosilka zneska ne plača, to štel, kot da je od zahteve odstopila. Navedeno predstavlja formalno pomanjkljivost predračuna, ki pa ni bistvena, saj ni vplivala na samo vsebino sklepa št. P-529/13-4, z dne 9. 4. 2013.
Pooblaščenec je sicer že večkrat poudaril, da je zaračunavanje stroškov dela javnih uslužbencev v postopku dostopa do informacij javnega značaja sporno (ker ZDIJZ tega izrecno ne določa, na kar je pravilno opozorila tudi prosilka), vendar pa je organ stroške dela javnih uslužbencev prosilki v konkretnem primeru zaračunal na podlagi veljavnega podzakonskega predpisa, t.j. Cenika.
Pooblaščenec pojasnjuje, da ZDIJZ sicer v poglavju, ki ureja stroške posredovanja informacij javnega značaja, ne predvideva možnosti, da organ prosilcu poleg materialnih stroškov zaračuna tudi stroške dela, v smislu plačila za delo, ki ga v zvezi s posredovanjem informacij opravi javni uslužbenec na podlagi urne postavke, določene s stroškovnikom. Možnost zaračunavanja stroškov dela pa je kljub jasni zakonski usmeritvi, dopustila Uredba, ki je uvedla možnost določanja stroškov dela s strani organov preko sprejema posebnih stroškovnikov. Pooblaščenec na tem mestu pojasnjuje, da je kot upravni organ vezan na vse veljavne podzakonske predpise in nima pravice do uporabe instituta t.i. exceptio illegalis. Za upravne organe namreč exceptio illegalis (izvzetje nezakonitega), torej možnost, da podzakonskega predpisa, za katerega menijo, da ni zakonit, ne uporabijo, ampak uporabijo neposredno zakon, ne velja. To možnost imajo namreč le sodišča, ki lahko odločijo neposredno na podlagi zakona in »preskočijo« nezakonit podzakonski predpis. Pooblaščenec mora tako pri odločanju v pritožbenem postopku upoštevati tudi veljavni Cenik.
Iz Cenika izhaja, da organ prosilki lahko zaračuna strošek dela posredovanja informacij javnega značaja, pri čemer je cena ure dela zaposlenega določena glede na zapletenost odbiranja in priprave dokumentov, in sicer sta določeni dve postavki: »ura zaposlenega s VI. oz. nižjo stopnjo izobrazbe« in »ura zaposlenega z najmanj VII. stopnjo izobrazbe«. Organ je v dopisu št. P-909/13-1, z dne 21. 5. 2013 podrobno opisal naloge, ki so jih v konkretnem primeru opravili zaposleni pri organu. Pooblaščenec je po podrobni preučitvi teh nalog ugotovil, da so nekatere povsem nepotrebne.
Organ je kot del odbiranja dokumentov navedel prekrivanje imen in priimkov zaposlenih v gospodarski družbi, ki je izdelala Poročilo. Pooblaščenec pojasnjuje, da bi organ v zahtevanem dokumentu te podatke lahko prekril, če bi predstavljali izjemo od prostega dostopa po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, ki kot izjemo od prosto dostopnih informacij določa osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Zakon, ki ureja varstvo podatkov, je Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007; v nadaljevanju ZVOP-1), ki določa, da je obdelava osebnih podatkov dopustna, če tako določa zakon ali če je za to podana privolitev posameznika. Iz določbe 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ izhaja, da nima vsak osebni podatek hkrati statusa t.i. varovanega osebnega podatka, kar pomeni, da je razkritje osebnega podatka v določenih primerih lahko dopustno.
V Poročilu sta navedeni imeni in priimka državnega notranjega revizorja in direktorice gospodarske družbe, ki je Poročilo izdelala. Imena in priimki oseb, pooblaščenih za zastopanje gospodarskih družb, niso varovani osebni podatki, ker gre za osebne podatke, ki so javni že po Zakonu o poslovnem registru Slovenije (Uradni list RS št. 49/2006 in 33/2007) in Zakonu o sodnem registru (Uradni list RS, št. 54/2007-UPB2 in 65/2008, 49/2009). Prav tako ne sodita med varovane osebne podatke ime in priimek državnega notranjega revizorja, ki je na podlagi 20. člena Pravilnika o izdajanju potrdil za naziv državni notranji revizor in preizkušeni državni notranji revizor (Uradni list RS, št. 83/07; v nadaljevanju Pravilnik) javno objavljen v Imeniku državnih notranjih revizorjev na spletni strani Urada RS za nadzor proračuna. Pooblaščenec ugotavlja, da v zahtevanem dokumentu ni varovanih osebnih podatkov, zato delo organa v smislu prekrivanja le-teh v konkretnem primeru sploh ni bilo potrebno. Dejansko je delo, ki je v konkretnem primeru potrebno za pripravo zahtevanega dokumenta, le fotokopiranje, kar nikakor ni delo, ki bi dosegalo takšno stopnjo zahtevnosti, ki jo je zmožen doseči le zaposleni z najmanj VII. stopnjo izobrazbe. Fotokopiranje bi v konkretnem primeru lahko opravil zaposleni s VI. oz. nižjo stopnjo izobrazbe, ker za to ni potrebno niti posebno znanje s področja dostopa do informacij javnega značaja niti posebna usposobljenost na področju računalništva in informatike, saj je treba celotni dokument, ki obsega 30 strani, samo fotokopirati, ne da bi pri tem prekrivali kakršnekoli podatke. Pooblaščenec opozarja, da zaračunavanje stroškov nikakor ne sme biti arbitrarno in v celoti odvisno od individualnih sposobnosti uslužbencev, zaposlenih pri določenem organu, oziroma organizacije dela samega organa zavezanca. Prosilec namreč ne more in ne sme biti tisti, ki bo nosil breme pomanjkljivosti organa na navedenih področjih. Po oceni Pooblaščenca bi organ v primeru uporabe postavke »ura zaposlenega z najmanj VII. stopnjo izobrazbe« prav takšne okoliščine prevalil na prosilko in ji zaračunal nesorazmerne stroške za posredovanje zahtevanega dokumenta. Ni pravilno, da prosilec nosi stroške dela, ki nastanejo zaradi morebitnega nezaupanja nadrejenih v kakovostno delo podrejenih, ali zaradi ponovnega preverjanja kakovosti opravljenega dela oziroma primernosti in pravilnosti pripravljenih dokumentov.
Pooblaščenec opozarja, da možnost, ki jo daje Uredba (zaračunavanje stroškov dela javnih uslužbencev) ne sme postati razlog, ki daje organom zavezancem moč, da prosilce odvrnejo od vlaganja zahtev za posredovanje informacij javnega značaja. Po oceni Pooblaščenca lahko namreč zaradi nerazumno visokih stroškov posredovanja informacij javnega značaja govorimo o negaciji (izničenju) pravice do dostopa do informacij javnega značaja, kot ustavne pravice. Pravica dostopa do informacij javnega značaja pa je temeljna človekova pravica, zagotovljena v drugem odstavku 39. člena Ustave Republike Slovenije. Višina stroškov posredovanja informacij javnega značaja mora tako ostati v najnižjem možnem obsegu oziroma ne sme nesorazmerno ovirati prosilčeve ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja. Razumni stroški dostopa do informacij javnega značaja v konkretnem primeru so po oceni Pooblaščenca, ob upoštevanju obstoječih predpisov, lahko le stroški dela po postavki »ura zaposlenega s VI. oz. nižjo stopnjo izobrazbe«, vendar le v obsegu, ki ne pomeni prekomernega posega v ustavno zagotovljeno pravico dostopa do informacij, kar v konkretnem primeru pomeni čas, ki ga za fotokopiranje zahtevanega dokumenta potrebuje ta oseba, ki pa je za 30 strani najverjetneje precej krajši od 1 ure. Za ostale naloge (iskanje zahtevanega dokumenta v arhivu, priprava predračuna, izračun stroškov pošiljanja dokumentov, preverjanje, ali je predračun poravnan in obveščanje strokovne sodelavke), ki jih podrobno opisuje organ v dopisu št. P-909/13-1, z dne 21. 5. 2013, po mnenju Pooblaščenca organ ne bi smel porabiti omembe vrednega časa, saj gre za rutinske naloge, s katerimi se organ najbrž srečuje vsakodnevno. Pooblaščenec še pojasnjuje, da bi se prosilka lahko v celoti izognila stroškom dostopa do zahtevanega dokumenta, če bi kot obliko dostopa do dokumenta izbrala vpogled, na kar je pravilno opozoril že sam organ.
V skladu s stališčem, da mora višina stroškov posredovanja informacij javnega značaja ostati v najnižjem možnem obsegu, so tudi pritožbene navedbe v delu, ki se nanašajo na postavko »barvne fotokopije A4«. Res je sicer, da prosilka organa pred izdajo izpodbijanega sklepa ni izrecno opozorila, da ne potrebuje dokumenta v barvni različici, vendar pa je organ dolžan v skladu z načelom varstva pravic strank iz 7. člena ZUP omogočiti prosilki, da čim lažje zavaruje in uveljavi svoje pravice. V konkretnem primeru to pomeni, da stranki omogoči dostop do zahtevane dokumentacije s čim nižjimi stroški. In ker cena v Ceniku za stran črno bele fotokopije formata A4 znaša 0,06 EUR, za stran barvne fotokopije formata A4 pa 0,63 EUR, bi organ moral prosilki omogočiti dostop do zahtevanega dokumenta po nižji ceni. V konkretnem primeru ima namreč uporaba barve le estetsko funkcijo (barvna sta prva stran zahtevanega dokumenta in na vseh naslednjih straneh logotip gospodarske družbe, ki je dokument izdelala), na razumevanje vsebine dokumenta pa barva ne vpliva (dokument ne vsebuje zemljevidov, grafov ali podobnih vsebin, katerih razumevanje je lahko odvisno od barv, ki jih vsebuje). Pooblaščenec zato ne vidi razumnega razloga, zaradi katerega bi organ moral vztrajati pri barvnem fotokopiranju zahtevanega dokumenta. Organ bi v konkretnem primeru moral vseh 30 strani Poročila fotokopirati v črno beli različici, saj to za prosilko predstavlja nižji strošek, poleg tega pa barvna različica za razumevanje vsebine dokumenta ni potrebna.
Pooblaščenec zaključuje, da je organ nepopolno in zmotno ugotovil dejstva, pomembna za odločitev o stroških za posredovanje informacij javnega značaja, iz katerih izhaja, da ni upravičen zaračunati stroškov posredovanja informacij javnega značaja, kot izhajajo iz predračuna št. 3-0011905, z dne 12. 3. 2013. Nepravilen obračun stroškov nikakor ne more predstavljati zakonite podlage za izdajo sklepa o ustavitvi postopka.
Pooblaščenec opozarja, da je prvostopenjski organ pred izdajo izpodbijanega sklepa storil tudi bistveno kršitev postopka s tem, da je opustil svojo dolžnost, da strankam omogoči, da uveljavijo in zavarujejo svoje pravice in pravne koristi. Prvi odstavek 138. člena ZUP namreč določa, da je pred izdajo odločbe treba ugotoviti vsa dejstva in okoliščine, ki so za odločitev pomembne, in strankam omogočiti, da uveljavijo in zavarujejo svoje pravice in pravne koristi. Glede na to, da organ ni sam izdelal zahtevanega dokumenta, bi moral v postopek pozvati izvajalca oz. avtorja tega dokumenta, saj bi bile lahko, v primeru posredovanja zahtevanega dokumenta prosilki, prizadete njegove pravice ali pravne koristi. Iz obrazložitve izpodbijane odločbe in prejete dokumentacije ni mogoče razbrati, ali je organ v postopek pritegnil vse morebitne subjekte, katerih pravice ali pravne koristi bi utegnile biti prizadete z njegovo odločbo. Ta dolžnost organa izhaja iz:
- 44. člena ZUP, ki določa, da mora organ ves čas postopka po uradni dolžnosti skrbeti za to, da so v postopku udeleženi vsi, na katerih pravice ali pravne koristi bi lahko vplivala odločba;
- iz prvega odstavka 7. člena ZUP, ki določa, da mora organ pri odločanju in postopanju omogočiti strankam, da čim lažje zavarujejo in uveljavijo svoje pravice;
- iz prvega odstavka 9. člena ZUP, ki določa, da je treba stranki dati možnost, da se izjavi o vseh dejstvih in okoliščinah, ki so pomembne za odločitev;
- iz drugega odstavka 9. člena ZUP, ki določa, da mora v primeru, ko so v postopku udeležene stranke z nasprotujočimi interesi, vsaka stranka imeti možnost, da se izjavi o zahtevkih in navedbah stranke z nasprotujočimi interesi.
Če osebi, ki bi morala biti udeležena kot stranka ali stranski udeleženec v postopku, ta možnost ni bila dana, pa ne gre za primer iz drugega odstavka 229. člena ZUP in če stranki ali stranskemu udeležencu ni bila dana možnost, da se izjavi o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe, se šteje to za bistveno kršitev pravil upravnega postopka (2. in 3. točka drugega odstavka 237. člena ZUP). Iz sodbe Upravnega sodišča RS št. U 664/2001-9, z dne 21. 2. 2008 izhaja, da organ na stališče stranke ali stranskega udeleženca ni vezan, vsekakor pa ga je treba upoštevati, česar organ ni storil. Pooblaščenec zato zaključuje, da je organ storil bistveno kršitev pravil upravnega postopka.
Pooblaščenec je kot drugostopenjski organ, enako kot organ prve stopnje, dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato je dolžan upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka, kot ga določa 14. člen ZUP. Postopek je torej treba voditi hitro, kar pomeni tudi s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. Pooblaščenec je ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, pri katerem se obravnavani dokument nahaja, in ki podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi s tem dokumentom. Zaradi navedenega je Pooblaščenec na podlagi prvega ter tretjega odstavka 251. člena v povezavi z 258. členom ZUP sklep št. P-529/13-4, z dne 9. 4. 2013 odpravil in vrnil zadevo organu v ponovni postopek, v katerem je organ dolžan odločiti o zahtevi prosilca na podlagi določb ZDIJZ. Organ mora v ponovnem postopku strankam omogočiti, da uveljavijo in zavarujejo svoje pravice in pravne koristi, pri morebitnem obračunu dela javnih uslužbencev pa mora poleg veljavnih predpisov upoštevati tudi dejansko stanje, tj. katero delo je dejansko potrebno in kateri uslužbenec ga bo dejansko opravil. Pooblaščenec na tem mestu še opozarja, da mora organ upoštevati tudi četrti odstavek 20. člena Uredbe, ki določa, da organ zaradi ekonomičnosti ne zaračuna materialnih stroškov posredovanja informacij, ki ne presegajo 10 EUR (z vključenim DDV).
Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da je pritožba zoper sklep št. P-529/13-4, z dne 9. 4. 2013 utemeljena, saj je v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev pravil postopka, dejstva pa so bila zmotno in nepopolno ugotovljena. Pooblaščenec je zato pritožbi prosilke ugodil in izpodbijani sklep v celoti odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilke odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v 30 (tridesetih) dneh od vročitve te odločbe.
Na koncu Pooblaščenec še pojasnjuje, da za odločitev v konkretnem primeru niso pravno relevantne navedbe prosilke, s katerimi pojasnjuje, da je isti dokument od organa zahtevala že drugič in kolikšne stroške je organ prosilki zaračunal v nekem drugem primeru, zato se Pooblaščenec do njih ni posebej opredeljeval. Le če bi prosilka pravočasno uveljavljala pravno varstvo v teh zadevah, bi Pooblaščenec smel in moral presojati pravilnost takratne odločitve prvostopenjskega organa. Pooblaščenec se tudi ni posebej opredeljeval do postavke »poštni stroški«, ki je navedena na predračunu št. 3-0011905, z dne 12. 3. 2013, saj tem stroškom prosilka ne oporeka.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami - ZUT-UPB3) oproščena plačila upravne takse.
V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.
Postopek vodila:
Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,
Svetovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka