Prosilec - Občina Žalec
+ -Številka: 090-54/2013/3
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:
Prosilec je zahteval dokumente v zvezi s poizvedbo organa o kolesu, ki je bilo organu izročeno v letu 1999 ali v začetku leta 2000. Pooblaščenec je ugotovil, da organ z dokumenti ne razpolaga, saj so poizvedbe potekale izključno preko telefona in o teh dogodkih ni nastal noben dokument. Navedeno pomeni, da ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja le tista informacija, s katero organ že razpolaga. Glede na navedeno je Pooblaščenec ugotovil, da je prvostopenjska odločba pravilna in na zakonu utemeljena, pritožba pa neutemeljena, zato jo je na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrnil.
ODLOČBA:
Številka: 090-54/2013/3
Datum: 17. 4. 2013
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E in 65/2008-ZUP-F; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …………… (v nadaljevanju prosilec) zoper odločbo Občine Žalec, Ulica Savinjske čete 5, 3310 Žalec (v nadaljevanju organ), št. 080 01-0008/2012, z dne 12. 2. 2013 v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca zoper odločbo Občine Žalec, Ulica Savinjske čete 5, 3310 Žalec, št. 080 01-0008/2012, z dne 12. 2. 2013, se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O b r a z l o ž i t e v:
Organ je dne 21. 12. 2012 prejel zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, v kateri je prosilec zahteval, da mu organ posreduje odgovore na vprašanja oziroma, da mu posreduje ustrezno dokumentacijo v zvezi s poizvedbo organa glede kolesa, ki je bilo organu izročeno v letu 1999 ali v začetku leta 2000, in sicer:
1. Katera strokovna služba oziroma kateri posameznik ali posameznica je opravila poizvedbe pri javnih zavodih, katerih ustanoviteljica je občina Žalec ter na osnovi kakšnega pismenega navodila je to opravila oziroma, kdo je odredil nalogo za opravljanje teh poizvedb?
2. Na kakšen način so bile opravljene te poizvedbe pri javnih zavodih, pismeno ali telefonsko?
3. Kdo oziroma kateri predstavniki javnih zavodov so konkretno odgovorili na poizvedbe organa in na kakšen način?
4. Prosi oziroma zahteva, da mu organ posreduje dokumentacijo o vseh poizvedbah organa in o vseh odgovorih predstavnikov javnih zavodov, katerih ustanoviteljica je občina Žalec.
5. Katera strokovna služba oziroma kateri posameznik ali posameznica je zbirala izjave, da so lahko pristojne strokovne službe ugotovile, da je bilo kolo izročeno s strani donatorja takratnemu županu v letu 1999 ali v začetku leta 2000?
6. Pri katerih posameznikih, društvih ali pravnih osebah in na kakšen način so se zbirale izjave in na kakšen način oziroma po kakšnem postopku so se zbirale izjave?
7. Prosi oziroma zahteva, da mu organ posreduje dokumentacijo o vseh podanih izjavah posameznikov, društev in pravnih osebah, na osnovi katerih je organ zapisal odgovor na vprašanje podžupana, g. ……….
Prosilec je dne 28. 1. 2013 pri Pooblaščencu vložil pritožbo zaradi molka organa. Na poziv Pooblaščenca je organ odgovoril, da je prosilec odgovore na vprašanja prejel na seji občinskega sveta dne 31. 1. 2013. Pooblaščenec je organ ponovno pozval, da se molk nanaša na zahtevo prosilca z dne 21. 12. 2012 in ne na vprašanja prosilca kot člana občinskega sveta.
Organ je dne 12. 2. 2013 odločil o zahtevi prosilca z dne 21. 12. 2012 in izdal odločbo št. 080 01-0008/2012, s katero je zahtevi prosilca delno ugodil in mu posredoval izjavo donatorja glede izročitve kolesa City cruiser. V preostalem delu je zahtevo zavrnil, ker organ ne razpolaga s pisno dokumentacijo, ki je predmet vprašanj.
Prosilec se je zoper odločbo pravočasno pritožil. V pritožbi navaja, da v zahtevi z dne 21. 12. 2012 ni zahteval, da se mu posreduje kakršna koli dokumentacija od donatorja omenjenega kolesa. V pisni zahtevi je zahteval le dokumentacijo, ki je povezana z opravljanjem aktivnosti organa pri poizvedovanjih o kolesu. Zahteval je dokumente o tem, katera strokovna služba ali posameznik je opravil poizvedbe, na kakšen način so bile poizvedbe opravljene, pri katerih javnih zavodih, katerih ustanovitelj je organ, so bile poizvedbe opravljene, kateri predstavniki javnih zavodov, društev ali pravnih oseb ter posamezniki so podali izjave v opravljeni poizvedbi v zvezi s kolesom. V zvezi z zapisanim v obrazložitvi odločbe, da ima Urad Župana izjavo donatorja o izročitvi kolesa, ki je priloga odločbe, prosilec navaja, da v veljavnem Odloku o organizaciji in delovnem področju občinske uprave Občine Žalec Urada Župana sploh ni, temveč je Kabinet župana. Nadalje navaja, da v dopisu župana z dne 7. 9. 2012 z zadevo »Pojasnilo«, ni obvezne številke zadeve, temveč le datum. Prav tako ni naveden naslovnik, čeprav je na koncu dopisa zapisano, da je poslano »Naslovu«. Tudi na izjavi donatorja ni napisanega nobenega imena in priimka tistega, ki je izjavo podal, niti ni napisan naslovnik, komu je ta izjava dana. Prav tako ni nobenega potrebnega žiga o dospelosti dokumenta na organ po pošti ali na potrdilu o prejemu dokumenta v Kabinetu župana, če je bil dokument osebno dostavljen. V zvezi s sedmini točkami zahteve po informacijah javnega značaja, prosilec še opozarja, da je postopek izdaje izpodbijane odločbe vodila ……….., višja svetovalka II. Prav tako je ista uslužbenka opravila tudi poizvedovanja o kolesu in se po pooblastilu direktorice Občinske uprave tudi podpisala.
Organ po prejemu pritožbe prosilca odločbe ni nadomestil z novo odločbo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 080 01-0001/2012 z dne 27. 2. 2013, odstopil v reševanje Pooblaščencu kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.
Pritožba ni utemeljena.
1. Meje preizkusa pritožbe s strani pritožbenega organa
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Pooblaščenec prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
Prosilec v pritožbi navaja, da ni zahteval dokumentov glede donatorja kolesa, glede katerih je organ v 1. točki izreka izpodbijane odločbe zahtevi prosilca ugodil, zato je moral Pooblaščenec najprej ugotoviti, kaj je bil predmet zahteve prosilca, nato pa še, ali je organ prosilcu v 2. točki izreka upravičeno zavrnil dostop do zahtevanih dokumentov iz razloga neobstoja informacij javnega značaja.
Prosilec v pritožbi navaja, da je ista oseba na prvi stopnji vodila postopek in hkrati po pooblastilu izdala odločbo. Iz izpodbijane odločbe izhaja, da je postopek vodila ………., višja svetovalka II, ter hkrati izdala odločbo po pooblastilu direktorice občinske uprave.
V skladu s prvim odstavkom 10. člena ZUP izda odločbo v upravni zadevi, za katero je pristojen monokratičen (individualno voden) organ, njegov predstojnik, kar je v zadevnem primeru direktor občinske uprave. Predstojnik lahko pooblasti drugo osebo, zaposleno pri istem organu, za odločanje v upravnih zadevah iz določene vrste zadev (drugi odstavek 10. člena ZUP).
Organ je Pooblaščencu posredoval pooblastilo št. 102-03-002/2012 z dne 7. 2. 2012, s katerim direktorica občinske uprave pooblašča …………., višjo svetovalko, za vodenje in odločanje v upravnih postopkih po ZDIJZ na prvi stopnji.
Glede na navedeno je Pooblaščenec ugotovil, da je odločbo na prvi stopnji izdala uradna oseba, pooblaščena za postopek in za odločanje in so torej pritožbene navedbe v tem delu neutemeljene.
2. Informacije javnega značaja, ki so predmet obravnavane zahteve
Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. Pooblaščenca), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati in
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
Pojasnilo k pritožbi zoper 1. točko izreka izpodbijane odločbe
Prosilec v pritožbi trdi, da ni zahteval dokumentov glede donatorja kolesa, do katerih dostop mu je organ omogočil v 1. točki izreka izpodbijane odločbe.
Z odločbo se odloči o predmetu postopka in o vseh zahtevkih stranke, ki pomenijo upravno zadevo. Ne odloči pa se o drugih zadevah, ki niso predmet postopka, niti odločitve o njih ni zahtevala stranka v postopku. Če organ odloči z odločbo še o drugih vprašanjih, pa gre za zadeve, o katerih se lahko postopek vodi le na zahtevo stranke, gre v tem delu odločbe za prekoračitev pristojnosti in ničnostni razlog (4. točka 279. člena ZUP v povezavi s 128. členom ZUP). 128. člen ZUP določa, da je organ v zadevah, v katerih je po zakonu ali po naravi stvari za začetek upravnega postopka in za sam postopek potrebna zahteva stranke, pristojen začeti in voditi postopek samo, če je taka zahteva podana. Iz določb ZDIJZ (glej 15. člen in nadaljnje) nedvomno izhaja, da se postopek dostopa do informacij javnega značaja vodi na zahtevo prosilca. Drugi odstavek 17. člena ZDIJZ obenem določa, da mora prosilec v zahtevi opredeliti informacijo, s katero se želi seznaniti in na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis). V kolikor zahteva prosilca, tudi po pozivu organa, ni ustrezno dopolnjena, organ tako zahtevo zavrže (19. člen). Iz same narave zadeve tako izhaja, da se mora prosilec v postopku po ZDIJZ opredeliti glede vsebine informacije, s katero se želi seznaniti in glede načina seznanitve, sicer organ postopka po ZDIJZ ne more voditi, ker zahteve prosilca ne more vsebinsko obravnavati. V upravnem postopku je torej treba izdati odločbo o zadevi, ki je predmet postopka oziroma zahteve, ne pa o nečem, kar se morda smiselno povezuje z zahtevo stranke. Po ZDIJZ je predpisan tudi postopek za dopolnitev zahteve, če je organ ne more obravnavati (18. člen ZDIJZ), kar vključuje tudi dilemo o tem, katero informacijo (natančno) je stranka zahtevala. Zakonska podlaga za možnost reinterpretacije zahteve prosilca namreč ne obstaja.
Po preučitvi zahteve prosilca in dveh posredovanih dokumentih Pooblaščenec ugotavlja, da so pritožbene navedbe prosilca glede 1. točke izreka odločbe neutemeljene. Iz zahteve prosilca z dne 21. 12. 2012 jasno izhaja, da je pod 6 in 7 točko zahteval dokumente, ki izkazujejo, pri katerih posameznikih, društvih ali pravnih osebah in na kakšen način so se zbirale izjave in na kakšen način oziroma po kakšnem postopku so se zbirale izjave ter dokumentacija o vseh podanih izjavah posameznikov, društev in pravnih osebah, na osnovi katerih je organ zapisal odgovor na vprašanje podžupana, g. ……….. Ta del zahteve prosilca se torej nanaša ne samo na poizvedbe pri javnih zavodih, katerih ustanoviteljica je občina, temveč tudi pri posameznikih, društvih in pravnih osebah. Po pregledu dokumentov prvostopne zadeve je Pooblaščenec ugotovil, da je organ z dokumentom župana z dne 7. 9. 2012 z zadevo »Pojasnilo« poizvedoval pri donatorju kolesa, da pove, kdaj in komu je bilo izročeno kolo. Donator, Kolesarstvo Novak, je z dopisom z dne 19. 9. 2012 odgovoril. Na podlagi odgovora omenjene poizvedbe je organ v odgovoru članu občinskega sveta, ……….., dne 25. 9. 2012, navedel, da je bilo kolo s strani donatorja izročeno takratnemu županu. Pooblaščenec je tako ugotovil, da je organ v tem delu ravnal in odločil v skladu z zahtevo prosilca in prosilcu upravičeno posredoval dokument župana z dne 7. 9. 2012, z zadevo »Pojasnilo« ter odgovor Kolesarstva Novak z dne 19. 9. 2012.
Glede na navedeno je Pooblaščenec ugotovil, da je bil v tem delu postopek pred odločbo pravilen, da je odločba pravilna in na zakonu utemeljena, pritožba pa v tem delu neutemeljena, zato se na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP v tem delu zavrne.
Preostale pritožbene navedbe v zvezi s prejetimi dokumenti so v pritožbenem postopku po ZDIJZ neutemeljene. V postopku dostopa do informacij javnega značaja je Pooblaščenec, v skladu z 2. členom ZInfP in določbami ZDIJZ, pristojen za presojo, ali je določen dokument prosto dostopen, ne pa kakšna je njegova vsebina oz. ali ima določen dokument vse sestavine.
Pojasnilo k pritožbi zoper 2. točko izreka izpodbijane odločbe
Iz obrazložitve izpodbijane odločbe izhaja, da je organ zahtevo prosilca v 2. točki izreka zavrnil, ker z dokumenti ne razpolaga.
Kot izhaja iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.
Pooblaščenec pojasnjuje, da ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ prve stopnje razpolaga s še katerimi drugimi dokumenti, kot s tistima, ki ju je prosilcu že posredoval, vendar jih prosilcu ne želi posredovati. Pooblaščenec se je v pritožbenem postopku tudi sam prepričal, da organ dokumentov nima, ker so poizvedbe potekale le preko telefona, o teh dogodkih pa tudi ni nastal noben drug dokument (npr. uradni zaznamek). Upoštevaje navedeno Pooblaščenec nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da dokumenti pri organu ne obstajajo, poleg tega Pooblaščenec tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z drugimi informacijami še razpolaga, vendar jih v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (drugi odstavek 10. člena ZInfP). Zato je Pooblaščenec ugotovil, da zahtevi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, s katerim ne razpolaga, ne more posredovati.
Pooblaščenec izrecno pripominja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusita tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Pooblaščenec je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato Pooblaščenec, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa. Dolžnost posredovanja informacij se namreč nanaša le na tako imenovane »surove« informacije (več: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, doc. dr. Senko Pličanič s soavtorji, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, 2005, str. 83). Upoštevaje navedeno Pooblaščenec nima pravne podlage, da bi v konkretni zadevi odločal o nujnosti oziroma obveznosti organa, da ustvari dokumente v zvezi s poizvedbami o doniranem kolesu.
Hkrati je iz obrazložitve odločbe razvidno, da je organ prosilcu na vprašanja, v zvezi s katerimi je zahteval dokumente, vsebinsko odgovarjal. V postopku dostopa do informacij javnega značaja, organ ni zavezan odgovarjati na vprašanja prosilca, temveč je to le stvar njegove komunikacije s prosilci oz. strankami postopkov. Glede na navedeno je Pooblaščenec ugotovil, da je organ kljub neobstoju dokumentov prosilcu odgovarjal, kar potrjuje dejstvo, da je organ prosilcu želel v zvezi z njegovo zahtevo za dostop do informacij javnega značaja zadostiti in torej Pooblaščenec ne vidi razloga, da ne bi verjel organu, da z dokumenti ne razpolaga.
Upoštevaje zgornje argumente Pooblaščenec zaključuje, da je organ pravilno odločil in zahtevo prosilca v 2. točki izreka zavrnil, ker z dokumenti ne razpolaga, kar pomeni, da ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja le tista informacija, s katero organ že razpolaga. Glede na navedeno je Pooblaščenec ugotovil, da je odločba v tem delu pravilna in na zakonu utemeljena, pritožba pa neutemeljena, zato se na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP v tem delu zavrne.
V tem postopku posebni stroški niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007-UPB3, s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor zoper odločbo Občine Žalec, Ulica Savinjske čete 5, 3310 Žalec, št. 080 01-0008/2012, z dne 12. 2. 2013. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Monika Voga, univ.dipl.prav.,
Svetovalka pri Informacijskem
pooblaščencu
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka