Prosilec - Mestna občina Ljubljana
+ -Številka: 090-32/2013/5
Kategorije: Ni zahtevana informacija
POVZETEK:
Prosilec je zahteval, da mu organ posreduje fotokopije popisa upravne zadeve, ki se vodi pod št. 371-1138/2010, in vseh dokumentov iz te zadeve. Organ je prosilcu posredoval zahtevane dokumente, vendar pa je prosilec vložil pritožbo na podlagi 2. odstavka 27. člena ZDIJZ v povezavi s 4. odstavkom 25. člena tega zakona, ker je menil, da informacija, s katero se je seznanil, ni informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi. Pooblaščenec je ugotovil, da je organ prosilcu posredoval vse dokumente, s katerimi razpolaga. Zaradi nepravilnega načina upravljanja z dokumentarnim gradivom, ki ga izvaja organ, organ ne razpolaga niti s popisom vseh dokumentov, ki so bili knjiženi pod št. zadeve 371-1138/2010, niti z vsemi dokumenti, ki so bili knjiženi v tej zadevi, poleg tega pa se tudi datumi v popisu zadeve ne ujemajo z datumi na samih dokumentih, s katerimi organ razpolaga.
ODLOČBA:
Številka: 090-32/2013/5
Datum: 20. 3. 2013
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 27. 12. 2012, zoper odločitev Mestne občine Ljubljana, Oddelek za gospodarske dejavnosti in promet, Trg mladinskih delovnih brigad 7, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-78/2012-2, z dne 12. 12. 2012, v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O :
1. Pritožba prosilca zoper odločitev Mestne občina Ljubljana, Oddelek za gospodarske dejavnosti in promet, št. . 090-78/2012-2, z dne 12. 12. 2012, se kot neutemeljena zavrne.
2. V tem postopku posebni stroški niso nastali.
O b r a z l o ž i t e v :
Prosilec je dne 7. 12. 2012 na organ naslovil zahtevo, da mu organ v obliki fotokopij ali v elektronski obliki posreduje naslednje dokumente:
- popis upravne zadeve, ki se vodi pod št. 371-1138/2010, to je seznam vseh dokumentov v tej zadevi z naslednjimi podatki: delovodniška številka dokumenta (tj. šifra dokumenta oz. evidenčna oznaka dokumenta), naslov dokumenta, subjekt dokumenta, datum dokumenta, tip dokumenta (vhodni, izhodni, lastni);
- v zadevi, ki se vodi pod št. 371-1138/2010: vse dokumente v zadevi, ki so nastali do dne, ko je organ zahtevano informacijo javnega značaja odpremil, in jih je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugimi organi ali jih je pridobil od drugih oseb.
Organ je na zahtevo prosilca odgovoril z dopisom št. 090-78/2012-2, z dne 12. 12. 2012, s katerim mu je posredoval popis upravnega spisa št. 371-1138/2010 in dokumente v tej zadevi.
Prosilec je dne 27. 12. 2012 pri organu vložil pritožbo zoper odločitev organa št. 090-78/2012-2, z dne 12. 12. 2012, v kateri je navedel, da vlaga pritožbo, ker meni, da informacija, s katero se je seznanil, ni informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi. Prosilec je naštel številke dokumentov, iz katerih je razvidno, da obstajajo različni dokumenti z isto evidenčno številko, kar iz popisa zadeve, ki se vodi pod št. 371-11138/2010, ni razvidno. Prosilec je navedel, da obstaja dokument št. 371-1138/2010-32, ki mu ga organ ni posredoval, prav tako pa tudi ni naveden v popisu zadeve, prosilec pa ga je pridobil iz drugih virov. Po navedbah prosilca se datumi pri dokumentih z zaporednimi št. 14, 15, 21, 25, 26, 27, 29, 30 v popisu zadeve ne ujemajo z datumi na dokumentih. Prosilec zatrjuje, da ni prejel priloge dokumenta št. 371-1138/2010-11, z dne 5. 5. 2011. Prosilec zahteva, da organ že posredovani informaciji predloži še:
- celoten popis zadeve, ki so vodi pod opravilno št. 371-1138/2010, tako da vsebuje seznam vseh dokumentov v zadevi in se datumi v popisu ujemajo z datumi na dokumentih;
- celoten dokument št. št. 371-1138/2010-11 s prilogo;
- celoten dokument št. št. 371-1138/2010-32 s prilogo;
- vse ostale manjkajoče dokumente, ki niso navedeni v popisu zadeve in niso bili priloženi k informaciji z dne 12. 12. 2012.
Organ po prejemu pritožbe prosilca svoje odločitve ni nadomestil z novo, zato jo je na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 090-78/2012-4, z dne 2. 1. 2013, odstopil v reševanje Pooblaščencu kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.
Pooblaščenec je z namenom razjasnitve dejanskega stanja dne 7. 2. 2013 pri organu opravil ogled in camera na podlagi 11. člena ZInfP. Na ogledu in camera je organ v zvezi z navedbo prosilca, da iz posredovane informacije izhaja, da obstajajo različni dokumenti z isto evidenčno številko, pojasnil, da priloga k dokumentu št. 371-1138/2010-22, z dne 7. 9. 2011 vsebuje dokument št. 371-1138/2010-9, z dne 5. 4. 2011, ki ni enak popisanemu dokumentu št. 371-1138/2010-9, z dne 14. 4. 2011. Pri tem je organ pojasnil, da je prosilec prejel dokumente, ki se nahajajo v spisu št. 371-1138/2010, zaradi napačnega upravnega poslovanja pa je prišlo do situacije, da sta pod isto številko knjižena dva različna dokumenta. Priloga k dokumentu št. 371-1138/2010-14, z dne 14. 5. 2011 vsebuje dokument št. 371-1138/2010-15, z dne 24. 5. 2011, ki ni enak popisanemu dokumentu št. 371-1138/2010-15, z dne 26. 5. 2011, v zvezi s čimer je organ pojasnil, da je prosilec dobil dokumente, ki se nahajajo v spisu št. 371-1138/2010, tudi v tem primeru pa je zaradi napačnega upravnega poslovanja prišlo do situacije, da sta pod isto številko knjižena dva različna dokumenta. Izhodni dokument z dne 23. 9. 2011 ima isto št. 371-1138/2010-25 kot vhodni dokument z dne 24. 10. 2011, v zvezi s čimer je organ pojasnil, da je prosilec dobil dokumente, ki se nahajajo v spisu št. 371-1138/2010, zaradi napačnega upravnega poslovanja pa je prišlo do situacije, da sta pod isto številko knjižena dva različna dokumenta. Nadalje je organ pojasnil, da ne razpolaga z dokumentom št. 371-1138/2010-32, ker zaradi napačnega upravnega poslovanja ne hrani originala tega dokumenta. Organ je Pooblaščencu izročil popis obravnavane zadeve, s stanjem na dan 7. 2. 2013, iz katerega izhaja, da dokument št. 371-1138/2010-32 ni niti vknjižen niti skeniran. V nadaljevanju je organ pojasnil, da je do zamika datumov pri dokumentih z zaporednimi št. 14, 15, 21, 25, 26, 27, 29 in 30 prišlo zaradi načina knjiženja dokumentov, ki ga izvajajo strokovni delavci. Prosilcu so bili vsi dokumenti posredovani, organ ne razpolaga z dokumenti, katerih datumi v popisu zadeve bi se ujemali z datumi na dokumentih. Nato je organ pojasnil, da je bila priloga dokumenta št. 371-1138/2010-11, z dne 5. 5. 2011 skenirano elektronsko sporočilo z dne 4. 5. 2011 in ne pravno mnenje, ki je nastalo kasneje in je v zadevi knjiženo kot dokument št. 371-1138/2010-15. Organ je sicer prepričan, da je prosilcu posredoval tudi prilogo dokumenta št. 371-1138/2010-11, z dne 5. 5. 2011, vendar jo je prosilcu pripravljen ponovno posredovati. Na koncu je organ pojasnil, da ne razpolaga s popisom zadeve, ki se vodi pod opravilno št. 371-1138/2010, ki bi vseboval vse dokumente, ki so bili izdani pod to številko. Zaradi napačnega upravnega poslovanja namreč prihaja do podvajanj številk in do situacije, da organ ne razpolaga z vsemi originalnimi dokumenti. Organ je poudaril, da je prosilcu posredoval vse dokumente, s katerimi razpolaga. Pooblaščenec je pregledal vse dokumente zadeve v elektronski in papirnati obliki in dokumente primerjal z dokumenti, ki jih je prosilec priložil pritožbi. Pri tem se je izkazalo, da je organ prosilcu res posredoval vse dokumente, s katerimi razpolaga.
Organ je Pooblaščencu v vednost posredoval dopis št. 090-78/2012-8, z dne 7. 2. 2013, s katerim je prosilcu posredoval fotokopijo priloge dokumenta št. 371-1138/2010-11, in sicer skenirano elektronsko sporočilo z dne 4. 5. 2011.
Pritožba ni utemeljena.
Pooblaščenec je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilka izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
V konkretnem primeru se prosilec pritožuje zoper odločitev organa št. 090-78/2012-2, z dne 12. 12. 2012, ker meni, da informacija, s katero se je seznanil, ni informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi.
Iz navedenega izhaja, da prosilec vlaga pritožbo na podlagi drugega odstavka 27. člena ZDIJZ, ki med drugim določa, da ima prosilec pravico do pritožbe tudi v primeru iz četrtega odstavka 25. člena tega zakona. Četrti odstavek 25. člena ZDIJZ predvideva način ravnanja stranke v primeru, ko organ njeni zahtevi ugodi in ji posreduje informacije javnega značaja, vendar pa je prosilec mnenja, da to niso informacije, ki jih je zahteval (več Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, Senko Pličanič et al., Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti, Ljubljana, 2005, str. 214).
V obravnavanem primeru organ zahteve prosilca ni zavrnil, temveč mu je ugodil in mu posredoval zahtevane podatke (popis upravnega spisa št. 371-1138/2010 in vse dokumente v tej zadevi). Kljub temu prosilec meni, da informacija, ki jo je prejel, ni informacija, ki jo je zahteval. Prosilec vztraja, da organ že posredovani informaciji predloži še:
- celoten popis zadeve, ki so vodi pod opravilno št. 371-1138/2010, tako da vsebuje seznam vseh dokumentov v zadevi in se datumi v popisu ujemajo z datumi na dokumentih;
- celoten dokument št. št. 371-1138/2010-11 s prilogo;
- celoten dokument št. št. 371-1138/2010-32 s prilogo;
- vse ostale manjkajoče dokumente, ki niso navedeni v popisu zadeve in niso bili priloženi k informaciji z dne 12. 12. 2012.
Iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati in
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
V obravnavanem primeru je ključno vprašanje, ali organ razpolaga z zahtevanimi informacijami.
Kot izhaja iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo. Pooblaščenec ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ prve stopnje razpolaga s še katerimi drugimi dokumenti, poleg tistih, ki jih je prosilcu že posredoval.
V podporo prepričanju Pooblaščenca, da verjame navedbam organa o neobstoju zahtevanih dokumentov, je zlasti dejstvo, da je Pooblaščenec na ogledu in camera pregledal vse dokumente zadeve v elektronski in papirnati obliki in dokumente primerjal z dokumenti, ki jih je prosilec priložil pritožbi. Pri tem se je izkazalo, da je organ prosilcu posredoval vse dokumente, s katerimi razpolaga, razen priloge dokumenta št. 371-1138/2010-11, ki je skenirano elektronsko sporočilo z dne 4. 5. 2011. Da organ ničesar ne prikriva, kaže tudi dejstvo, da je organ prosilcu v roku, ki ga predpisuje ZDIJZ, posredoval vse dokumente iz zadeve št. 371-1138/2010, s katerimi razpolaga, prav tako mu je brez oklevanja posredoval tudi fotokopijo priloge, za katero je bilo na ogledu in camera ugotovljeno, da organ z njo razpolaga, vendar je prosilcu ni posredoval skupaj z vso preostalo dokumentacijo. Da so navedbe organa povsem resnicoljubne, Pooblaščenec sklepa tudi na podlagi pojasnila, s katerim je organ kot razlog za neobstoj zahtevanih dokumentov priznal pomanjkljivosti svojega upravnega poslovanja. Da organ ne razpolaga s popisom vseh dokumentov, ki so bili knjiženi pod št. zadeve 371-1138/2010, ter da se datumi v popisu zadeve ne ujemajo z datumi na samih dokumentih, je namreč posledica nepravilnega načina upravljanja z dokumentarnim gradivom, ki ga izvaja organ.
Pooblaščenec izrecno pripominja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Pooblaščenec je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato Pooblaščenec, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa. Dolžnost posredovanja informacij se namreč nanaša le na tako imenovane »surove« informacije (več: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, doc. dr. Senko Pličanič s soavtorji, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, 2005, str. 83). Upoštevaje navedeno Pooblaščenec nima pravne podlage, da bi v konkretni zadevi odločal o nujnosti oziroma obveznosti organa, da ustvari in vodi nov popis zadeve št. 371-1138/2010, ali da izdela oz. pridobi dokument št. 371-1138/2010-32.
Pooblaščenec poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti upravljanja organa z dokumentarnim gradivom. Prosilec je glede na dovršenost tehnologije, ki nas obdaja v vsakdanjem življenju in je prisotna tudi v upravnem poslovanju (npr. preko aplikacije Lotus Notes), povsem upravičeno pričakoval, da organ razpolaga s popolnim popisom zadeve. Organ pa bi bil, skladno z namenom, ki naj bi ga institut transparentnosti zasledoval, dolžan poskrbeti, da bi na pregleden način vodil vsako zadevo. Vendar iz navedb organa na ogledu in camera izhaja, da z dokazilom o takšnem ravnanju v obravnavanem primeru ne razpolaga, kar vsekakor organu ni v prid. Upoštevaje navedeno Pooblaščenec nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da razpolaga le z dokumenti, ki jih je prosilcu že posredoval.
Po preučitvi celotne zadeve Pooblaščenec zaključuje, da dokumenti, ki so predmet obravnavane pritožbe, pri organu ne obstajajo, kar pomeni, da ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ. Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da je pritožba prosilca zoper odločitev organa št. 090-78/2012-2, z dne 12. 12. 2012 neutemeljena, zato jo je na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrnil in potrdil izpodbijano odločitev organa prve stopnje.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010- uradno prečiščeno besedilo; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor zoper odločitev Mestne občine Ljubljana, Oddelek za gospodarske dejavnosti in promet, št. 090-78/2012-2, z dne 12. 12. 2012. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se jo vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu in odločitev Mestne občine Ljubljana, Oddelek za gospodarske dejavnosti in promet št. 090-78/2012-2, z dne 12. 12. 2012.
Postopek vodila :
Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,
svetovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka