Prosilec - Javni sklad RS za razvoj kadrov in štipendije
+ -Številka: 090-296/2011/4
Kategorije: Ali dokument obstaja, Osebni podatek
POVZETEK
Prosilec je zahteval posredovanje seznama prejemnikov Zoisove štipendije (dijaki) za šolsko leto 2011/2012, in sicer za tiste dijake, ki so prvič vložili zahtevo. Organ je zahtevo zavrnil zaradi varstva osebnih podatkov, in sicer zaradi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) in Zakona o štipendiranju, ki določa, da se za zbiranje, obdelovanje, shranjevanje, posredovanje in uporabo podatkov, vsebovanih v zbirkah podatkov, ter za varstvo informacijske zasebnosti posameznika uporabljajo določbe ZVOP-1. Pooblaščenec je ugotovil, da izpis seznama Zoisovih štipendistov pri organu po kriterijih, ki jih navaja prosilec, ni možen. Organ namreč razpolaga samo s seznamom vseh Zoisovih štipendistov - dijakov, ki se prvič vpisujejo v srednješolske programe (torej so v letu 2011/2012 dijaki prvega letnika), drugi seznam pa vsebuje vlagatelje, o katerih se je odločalo na podlagi dosežkov iz srednje šole (torej, ti se ne vpisujejo prvič v srednješolske programe). Slednji seznam pa poleg dijakov vsebuje tudi posameznike, ki so v letu 2010/2011 že študentje, vendar jim je bila štipendija dodeljena na podlagi dosežkov iz srednje šole. Organ tako nima dokumenta, ki ga je zahteval prosilec - enotnega seznama vseh dijakov (različnih letnikov), ki so v letu 2011/2012 prvič vložili zahtevo in so prejemniki Zoisove štipendije. Zahtevo prosilca je Pooblaščenec zaradi navedenega zavrnil.
ODLOČBA
Številka: 090-296/2011/4
Datum: 16. 1. 2012
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in tretjega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G; v nadaljevanju ZUP) o pritožbi ………. (v nadaljevanju prosilec), z dne 13. 12. 2011, zoper odločbo Javnega sklada Republike Slovenije za razvoj kadrov in štipendije (v nadaljevanju organ), št. 090-4/2011-3, z dne 30. 11. 2011, v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca zoper odločbo Javnega sklada Republike Slovenije za razvoj kadrov in štipendije št. 090-4/2011-3, z dne 30. 11. 2011 se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilec je na organ dne 18. 11. 2011 vložil zahtevo za posredovanje seznama prejemnikov Zoisove štipendije (dijaki) za šolsko leto 2011/2012, za tiste, ki so prvič vložili zahtevo. Navedel je, da želi informacijo prejeti v elektronski obliki, po elektronski pošti.
O zahtevi prosilca je organ odločil z odločbo št. 090-4/2011-3 z dne 30. 11. 2011 (dalje izpodbijana odločba), s katero je zahtevo v celoti zavrnil. Med drugim navaja, da Zakon o štipendiranju (Uradni list RS, št. 59/07, 63/07, 40709 in 62/10-ZUPJS, dalje ZŠtip), na podlagi katerega odloča o dodelitvi Zoisovih štipendij, v prvem odstavku 59. člena člena (varstvo podatkov) določa, da se za zbiranje, obdelovanje, shranjevanje, posredovanje in uporabo podatkov, vsebovanih v zbirkah podatkov, ter za varstvo informacijske zasebnosti posameznika uporabljajo določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Organ ob tem navaja 8. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, pri čemer gre pri osebnih podatkih o štipendistih za varovane osebne podatke na podlagi ZVOP-1. Organ je zahtevo prosilca na podlagi navedenega v celoti zavrnil.
Zoper izpodbijano odločbo je prosilec dne 14. 12. 2011 pri organu vložil pritožbo. Navaja, da se z odločitvijo organa ne more strinjati in da je organ napačno uporabil 3. tč. prvega odstavka 6. čl. ZDIJZ, saj pri odločanju ni upošteval drugega odstavka istega člena, ki določa, da se posredovanje takšne informacije vendarle dovoli, če je javni interes glede razkritja močnejši od javnega interesa ali interesa drugih oseb za omejitev dostopa do zahtevane informacije ter tretjega odstavka istega člena, ki določa, da se ne glede na določbe prvega odstavka dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev. Prosilec meni, da je v konkretnem primeru javni interes za seznanitev s seznamom prejemnikov Zoisove štipendije – zgolj z imeni in priimki teh oseb – zagotovo večji kot pa zasebni interes posameznikov za nerazkritje teh podatkov. Prosilec ob tem poudarja, da gre zgolj za podatek o imenu in priimku, ki z vidika varstva osebnih podatkov ne pomeni nobenih občutljivih podatkov. Po mnenju prosilca je organ te podatke že obdeloval brez izrecnega dovoljenja posameznikov – torej zgolj na podlagi posebnega zakona in je ta zakon tudi podlaga za razkritje teh podatkov. Po mnenju prosilca pa še močnejše upravičenje za razkritje teh podatkov izhaja iz tretjega odstavka 6. čl. ZDIJZ, v konkretnem primeru gre namreč za podatke o porabi javnih sredstev in bi organ moral razkriti informacijo, za koga se bodo ta javna sredstva porabila.
Pritožbo prosilca je organ dne 20. 12. 2011 odstopil v obravnavo Pooblaščencu. Ker organ pritožbi ni priložil vseh dokumentov, potrebnih za odločanje v pritožbenem postopku (zahtevanega seznama), ga je Pooblaščenec dne 20. 12. 2011, z dopisom št. 090-296/2011/2 pozval, naj mu jih v roku 10 delovnih dni posreduje.
Organ je Pooblaščencu dne 16. 1. 2012 posredoval dopis št. 090-4/2011-7 z dne 11. 1. 2012, v katerem v zvezi z zahtevo Pooblaščenca po posredovanju seznama prejemnikov Zoisove štipendije, in sicer dijakov, ki so prvič vložili zahtevo za šolsko leto 2011/2012, prvič pojasnjuje, da sklad ne vodi posebnega enotnega registra (seznama), ki bi vseboval navedene podatke. O vlagateljih, ki šele uveljavljano pravico do Zoisove štipendije v posameznem šolskem oziroma študijskem letu, se namreč odloča na podlagi različnih pogojev. Delni seznam dijakov predstavlja seznam vseh upravičencev, ki se prvič vpisujejo v srednješolske programe, saj se o teh vlagateljih odloča na podlagi dosežkov iz osnovne šole. Seznam tistih vlagateljev, o katerih se je odločalo na podlagi dosežkov iz srednje šole, pa poleg dijakov vključuje tudi tiste študente, ki so v 2010/2011 zaključili srednješolsko izobraževanje in so štipendijo uveljavljali za višješolski ali visokošolski študij in tako niso več dijaki. Ker seznam ne vsebuje podatka o statusu, torej, ali gre za dijaka ali študenta, iz seznama ni mogoče izločiti študentov brez vpogleda v vsako zadevo posebej. Drugi seznami, ki jih sklad lahko izpiše neposredno iz informacijskega sistema, vključujejo vse štipendiste v posameznem šolskem oziroma študijskem letu ne glede na leto prve pridobitve pravice do Zoisove štipendije, hkrati pa gre tudi za skupne sezname dijakov in študentov. Ti izpisi so fiksni in jih organ ne more urejati. Ob tem organ navaja, da drugih seznamov, evidenc, registrov ali dokumentov, ki bi omogočali želeni izpis za šolsko leto 2011/2012, sklad trenutno nima. Seznam prejemnikov Zoisove štipendije, ki so v šolskem letu 2011/2012 vpisani v srednješolsko izobraževanje in so v tem šolskem letu tudi prvič pridobili štipendijo, je sicer možno pridobiti iz informacijskega sistema preko zunanjega izvajalca, s čimer pa so povezani tudi stroški tega izvajalca za izvedbo. Ker je informacijski sistem ter dogovor z izvajalcem v pristojnosti Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve, lahko ministrstvo od izvajalca neposredno zahteva ustrezen izpis, medtem ko mora organ za izpis zaprositi navedeno ministrstvo in zagotoviti pokritje stroškov izvedbe.
Pritožba ni utemeljena.
1. Meje preizkusa pritožbe s strani pritožbenega organa
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Pooblaščenec prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
V zvezi z izpodbijano določbo Pooblaščenec najprej ugotavlja, da je organ zahtevo prosilca zavrnil iz razloga varstva osebnih podatkov, da zahtevanega seznama nima, pa se je prvič skliceval šele v odgovoru Pooblaščencu v dopisu št. 090-4/2011-7 z dne 11. 1. 2012. S tem je organ na prvi stopnji brez dvoma kršil pravila postopka, ker pred izdajo izpodbijane odločbe ni ugotavljal, ali z zahtevano informacijo (seznamom prejemnikov Zoisove štipendije (dijaki) za šolsko leto 2011/2012, za tiste, ki so prvič vložili zahtevo) sploh razpolaga. Ker izpodbijana odločba izhaja iz predpostavke, da organ zahtevano informacijo poseduje, vendar je treba dostop zavrniti, ker gre za varovane osebne podatke, pa je organ v tem delu tudi zmotno ugotovil dejansko stanje.
V konkretnem pritožbenem postopku je Pooblaščenec tako moral najprej ugotoviti, ali so sploh izpolnjeni pogoji za obstoj zahtevane informacije javnega značaja.
2. Pojem informacije javnega značaja
ZDIJZ ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. Posega v širok spekter delovanja javnega sektorja, in sicer ne le v delu, ko med zavezance zajema širok krog organov javnega sektorja, ki morajo na prvi stopnji slediti zakonu, temveč tudi v segmentu same definicije informacije javnega značaja.
Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;
2. organ mora z njo razpolagati;
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
Organ mora informacijo javnega značaja izdelati pri svojem delu in v postopkih, za katere je pristojen v skladu s splošnimi predpisi. Informacija mora torej biti povezana z delovnim področjem organa. Pri tem ni nujno, da je organ informacijo izdelal sam. Lahko jo je pridobil od drugih oseb, celo od zasebnopravnih subjektov, ki niso organi v smislu 1. člena ZDIJZ. Pomembno je le, da je organ informacijo pridobil v okviru svojih pristojnosti. Informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil.
V obravnavanem primeru ni sporno, da zahtevana informacija izvira iz delovnega področja organa, sporno pa je, ali organ z njo razpolaga v materializirani obliki. Na dodaten poziv Pooblaščenca organu, naj mu informacijo, ki je predmet presoje, posreduje, je organ namreč posredoval dogovor, da s seznamom, kot ga zahteva prosilec, sploh ne razpolaga.
Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.
Iz obširne prakse Pooblaščenca (npr. odločba št. 021-13/2007/4) resda izhaja, da je pri dokumentih, ki se nahajajo v informatiziranih zbirkah podatkov, potreben relativiziran pristop – kar pomeni, da mora zavezanec omogočiti dostop do dokumentov, čeprav priklic iz zbirke, tehnično gledano, pomeni nastanek (ustvarjanje) novega dokumenta. Toda pri tem je treba upoštevati tudi:
- zmožnost oziroma izvedljivost zagotovitve informacij po kriterijih, ki jih je postavil prosilec, in če je ta pogoj izpolnjen še
- razmejitveni kriterij, tj. sorazmernost napora (vložka) organa pri materializaciji dokumenta.
Iz dopisa organa št. 090-4/2011-7 z dne 11. 1. 2012 izhaja, da izpis seznama Zoisovih štipendistov pri organu po kriterijih, ki jih navaja prosilec, ni možen. Iz navedb organa v predmetnem dopisu namreč izhaja, da organ razpolaga s seznamom vseh Zoisovih štipendistov - dijakov, ki se prvič vpisujejo v srednješolske programe (torej so v letu 2011/2012 dijaki prvega letnika), drugi seznam pa vsebuje vlagatelje, o katerih se je odločalo na podlagi dosežkov iz srednje šole (torej, ti se ne vpisujejo prvič v srednješolske programe). Slednji seznam pa poleg dijakov vsebuje tudi posameznike, ki so v letu 2010/2011 že študentje, vendar jim je bila štipendija dodeljena na podlagi dosežkov iz srednje šole. Organ tako nima dokumenta, ki ga je zahteval prosilec -enotnega seznama vseh dijakov (različnih letnikov), ki so v letu 2011/2012 prvič vložili zahtevo in so prejemniki Zoisove štipendije. Ob tem je organ tudi pojasnil, da seznam ne vsebuje podatka o statusu, torej, ali gre za dijaka ali študenta, zato iz njega ni mogoče izločiti študentov brez vpogleda v vsako zadevo posebej.
Glede na vse navedeno Pooblaščenec ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ prve stopnje razpolaga z zahtevano informacijo oziroma takšnim računalniškim izpisom podatkov, ki bi ustrezal kriterijem, ki jih je prosilec navedel v zahtevi. Pri tem Pooblaščenec izrecno pripominja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Pooblaščenec je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato Pooblaščenec, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa. Dolžnost posredovanja informacij se namreč nanaša le na tako imenovane »surove« informacije (več: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, doc. dr. Senko Pličanič s soavtorji, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, 2005, str. 83). Upoštevaje navedeno Pooblaščenec nima pravne podlage, da bi v konkretni zadevi odločal o nujnosti oziroma obveznosti organa, da ustvari in vodi novo evidenco, ki bi omogočala izpis seznama, kot ga zahteva prosilec. Prav tako Pooblaščenec meni, da organi niso dolžni nabaviti/dopolniti ustrezne računalniške opreme oziroma programov, da bi lahko zadostili zahtevi prosilca. Prav tako organi niso dolžni pri zunanjem izvajalcu naročiti (in kriti stroškov) dodatnih storitev, ki nastanejo s tem, da pridobijo podatke, s katerimi lahko ugodijo prosilcu. Organi so dolžni prosilcu posredovati zahtevane informacije v zahtevani obliki le ob predpostavki, da razpolagajo tako z informacijo kot tudi z ustreznimi napravami, da je priklic informacij mogoč. Ob navedenem pa Pooblaščenec pripominja, da se ne glede na neuspeh v tem pritožbenem postopku, prosilec lahko na organ obrne z novo zahtevo, v kateri lahko zahteva informacijo v obliki, ki jo organ lahko prikliče iz svojega informacijskega sistema (npr. seznam vseh prejemnikov Zoisove štipendije, ki so v letu 2011/2012 prvič vpisani v prvi letnik srednje šole ali seznam vseh prejemnikov Zoisove štipendije, ki jim je bila štipendija dodeljena po kriterijih, ki veljajo za srednješolce, ne glede na to, ali so v šolskem letu še dijaki ali ne več) ali pa naj se z zahtevo obrne na Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve, ki naj bi, po navedbah organa, razpolagalo s seznamom v obliki, kot ga je prosilec zahteval.
Pooblaščenec ob tem tudi poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z zahtevanimi informacijami oz. takšnim informacijski sistemom, ki bi omogočal priklic informacij po kriterijih, ki jih navaja prosilec. Glede na tehnologijo, ki nas obdaja v vsakdanjem življenju, bi sicer povsem upravičeno lahko pričakovali, da organ razpolaga s takšno računalniško aplikacijo, ki bi omogočala izpis zahtevanih podatkov po različnih kriterijih. Vendar pa iz navedb organa izhaja, da organ s takšno računalniško opremo ne razpolaga, kar organu vsekakor ni v prid. Upoštevaje navedeno Pooblaščenec nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevana informacija ne obstaja, poleg tega Pooblaščenec tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevano informacijo razpolaga, vendar je v celoti ne posreduje oziroma ne želi posredovati (drugi odstavek 10. člena ZInfP). Zato Pooblaščenec ugotavlja, da zahtevi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ seznama, ki ga ne more izpisati iz sistema, ne more posredovati.
Upoštevaje zgornje argumente Pooblaščenec zaključuje, da dokument, ki je predmet obravnavane zahteve, ne obstaja, organ z njim ne razpolaga, kar pomeni, da ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja le tista informacija, s katero organ že razpolaga. Pooblaščenec je pritožbo prosilca zavrnil na podlagi tretjega odstavka 248. člena ZUP, saj je odločitev organa sicer pravilna, vendar obrazložena z napačnimi razlogi (organ je zahtevo zavrnil iz razloga varstva osebnih podatkov, namesto iz razloga neobstoja informacije).
Ne glede na to, da je Pooblaščenec v postopku ugotovil, da organ z zahtevano informacijo ne razpolaga in da je bilo treba pritožbo prosilca zavrniti iz tega razloga, pa to ne pomeni, da informacija, v kolikor bi organ z njo razpolagal, ne bi bila prosto dostopna. Po prepričanju Pooblaščenca bi organ v konkretnem primeru moral upoštevati tudi določbo tretjega odstavka 6. čl. ZDIJZ, ki pravi, da se (ne glede na izjeme od prostega dostopa, tudi če gre za osebne podatke) dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev. Osebni podatki, ki se nanašajo na porabo javnih sredstev, namreč niso varovani.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007-UPB3, s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila :
Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.,
namestnica pooblaščenke
Informacijski pooblaščenec
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka