Prosilec - Občina Ormož
+ -Številka: 090-291/2011/9
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK
Prosilec je zahteval magnetogram seje občinskega sveta in odbora za varstvo okolja in urbanizem. Organ je zahtevi prosilca delno ugodil, zavrnil pa je dostop do magnetograma seje odbora za varstvo okolja in urbanizem. Organ je pojasnil, da ta dokument ne obstaja, prav tako pa na podlagi poslovnika občine teh sej ni potrebno snemati. Pooblaščenec je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ z zahtevanim magnetogramom resnično ne razpolaga, prav tako pa ne obstaja pravna podlaga, ki bi določala oziroma nalagala snemanje takšnih sej. Pooblaščenec je pritožbo prosilca zato zavrnil.
ODLOČBA
Številka: 090-291/2011/9
Datum: 17. 1. 2012
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/2006- uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP2, v nadaljevanju ZDIJZ), 1. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G, v nadaljevanju ZUP) o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Občine Ormož, Ptujska cesta 6, 2270 Ormož (v nadaljevanju organ) št. 090-10/2011 z dne 23. 11. 2011, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja izdaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca zoper odločbo Občine Ormož št. 090-10/2011 z dne 23. 11. 2011 se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilec je na 6. seji Odbora za varstvo okolja in urbanizem dne 3. 11. 2011 zahteval:
-magnetogram 15. točke 8. seje Občinskega sveta Ormož z dne 13. 9. 2011 ter
-magnetogram 5. točke 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem z dne 6. 9. 2011.
Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. 090-10/2011 z dne 23. 11. 2011, s katero je zahtevi prosilca delno ugodil. V odločbi organ navaja, da je v 4. odstavku 53. člena Poslovnika Občinskega sveta Občine Ormož (Uradni vestnik Občine Ormož, št. 6/10, v nadaljevanju Poslovnik) določeno, da ima član občinskega sveta pravico, da se del zvočnega posnetka seje sveta dobesedno prepiše. Iz te določbe izhaja, da gre za pravico do pisnega prepisa le članu občinskega sveta. Dobesedni prepis seje občinskega sveta je informacija javnega značaja, razen v delu, katerega vsebino določa 6. člen ZDIJZ. Glede zahteve prosilca za prepis zvočnega zapisa seje občinskega sveta je zato potrebo slediti zakonu, ki določa, da lahko vsak občan zaprosi za prepis (dela) zvočnega zapisa. Organ je zahtevi prosilca delno ugodil in mu posredoval magnetogram 15. točke 8. seje Občinskega sveta Ormož z dne 13. 9. 2011. Zahtevo za magnetogram 5. točke 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem z dne 6. 9. 2011 pa je organ zavrnil z obrazložitvijo, da ta ne obstaja, saj 53. člen Poslovnika določa, da je obvezno le snemanje sej občinskega sveta in ne tudi sej delovnih teles.
Zoper odločbo organa je prosilec dne 9. 12. 2011 vložil pritožbo na prvostopenjski organ, ker mu organ ni posredoval vseh zahtevanih informacij, konkretno magnetograma 5. točke 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem z dne 6. 9. 2011. V pritožbi prosilec navaja, da je zahtevo za dostop do zahtevanih informacij vložil zaradi suma, da stališče oziroma razprava delovnega telesa ni bila verodostojno predstavljena na seji občinskega sveta. Prosilec dodaja, da je utemeljitev zavrnitve njegove zahteve z določbami 53. člena Poslovnika napačna, saj Poslovnik nikjer ne določa drugačnega standarda za pisanje zapisnikov delovnih teles občinskega sveta kot zapisnika seje občinskega sveta. Ravno nasprotno namreč izhaja iz zadnjega odstavka 72. člena Poslovnika, da za delovna telesa občinskega sveta veljajo enaki standardi oziroma določbe kot za zapisnik občinskega sveta.
Pooblaščenec je dne 15. 12. 2011 prejel dopis organa št. 090-10/2011 07/9 z dne 14. 12. 2011, s katerim je Pooblaščencu na podlagi 245. člena ZUP odstopil pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.
Pooblaščenec, kot pritožbeni organ, mora razpolagati z vsemi informacijami, ki jih potrebuje pri odločanju o pritožbi in mora tako pregledati tudi informacije, ki jih je prosilec zahteval in se nanašajo na obravnavano zadevo, zato je Pooblaščenec dne 16. 12. 2011 organ pozval k posredovanju magnetograma oziroma dobesednega prepisa 5. točke 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizma z dne 6. 9. 2011. V primeru, da organ z magnetogramom ne razpolaga, pa je Pooblaščenec od organa zahteval pojasnilo oziroma obrazložitev, zakaj magnetogram oziroma dobeseden prepis omenjene seje ne obstaja.
Organ je Pooblaščencu dne 20. 12. 2011 posredoval pojasnilo z obrazložitvijo, da z zahtevanim magnetogramom ne razpolaga, zato ga ne more posredovati, pri čemer se je ponovno skliceval na 53. člen Poslovnika, ki določa, da je obvezno le snemanje sej občinskega sveta. Za seje delovnih teles snemanje sej ni obvezno. Dodatno organ navaja, da pa razpolaga z zapisnikom 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem z dne 6. 9. 2011, ki je bil prosilcu, kot članu delovnega telesa, posredovan hkrati z vabilom na 6. Sejo Odbora za varstvo okolja in urbanizem.
Prosilec je dne 23. 12. 2011 odgovoril na dopis organa v katerem navaja, da dopis ni odraz dejanskega stanja poteka dosedanjih sej Odbora za varstvo okolja in urbanizem Občine Ormož. Prosilec namreč navaja, da so se vse seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem, na katerih je bil prisoten v trenutnem mandatu, snemale, konkretno z aparatom rdeče barve. V kolikor se seje ne bi snemale, prosilec ne bi zahteval magnetograma, saj takrat ne bi bili izpolnjeni vsi pogoji po ZDIJZ. Po njegovem mnenju organ poskuša na vsak način onemogočiti javnosti primerjavo dejanske razprave na seji delovnega telesa z neustrezno predstavitvijo te razprave na seji občinskega sveta.
Dne 9. 1. 2012 je uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja organa, v telefonskem pogovoru Pooblaščencu pojasnila, da se seje delovnih teles snemajo le takrat, kadar je to potrebno zaradi lažje izdelave zapisnika. Na podlagi posnetka tajnik napiše zapisnik, ki pa vsebuje le sklepe in ne gre za dobesedni zapis oziroma magnetogram. Uradna oseba je ponovno poudarila, da sej delovnih teles niso dolžni snemati in posnetke hraniti, kot so to dolžni storiti za seje občinskega sveta.
Pooblaščenec je dne 10. 1. 2012 na organ naslovil poziv, v katerem ga poziva k pojasnilu, ali se je 5. točka 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem z dne 6. 9. 2011 snemala in če se je, kdaj je bil posnetek uničen, ter da se opredeli do navedb prosilca v dopisu z dne 23. 12. 2011, ki je priloga pozivu.
Dne 16. 1. 2012 je Pooblaščenec prejel odgovor organa, v katerem pojasnjuje, da navedbe glede snemanja sej ne opravičujejo pravice prosilca, da zahteva magnetogram. Organ dodatno navaja, da bi prosilec lahko po ZDIJZ uveljavljal pravico do poslušanja zvočnega posnetka seje, ne pa izdelavo informacije v obliki magnetograma, v kateri informacija ne obstaja. Magnetograma namreč ne gre enačiti z zvočnim posnetkom. Magnetogram ni zvočni posnetek, ampak dobeseden prepis zvočnega posnetja seje. Po preverjanju je uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja ugotovila, da se je 5. točka 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem z dne 6. 9. 2011 snemala, tako da organ z zvočnim posnetkom seje razpolaga in je prosilcu dana možnost, da posnetek pri organu kadarkoli tudi posluša. Z informacijo v obliki magnetograma oziroma dobesednega prepisa pa organ ne razpolaga in informacije po zakonu tudi ni zavezan izdelati v novi obliki.
Pritožba ni utemeljena.
1. Predmet presoje Pooblaščenca
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
2. Pojem informacije javnega značaja
Ustavna pravica dostopa do informacij javnega značaja je opredeljena v drugem odstavku 39. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/1991 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju Ustava RS). Konkretizacijo te pravice predstavlja ZDIJZ, v katerem je urejen postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb (1. člen ZDIJZ). Organ v konkretnem primeru v skladu s 1. členom ZDIJZ nedvomno spada med zavezance za posredovanje informacij javnega značaja.
ZDIJZ posega v širok spekter delovanja javnega sektorja, in sicer ne le v delu, ko med zavezance zajema širok krog organov javnega sektorja, ki morajo na prvi stopnji slediti določilom zakona, temveč tudi v delu same definicije informacije javnega značaja. Oboje je v interesu zagotavljanja transparentnosti delovanja celotnega javnega sektorja. Namen ZDIJZ, ki izhaja iz 2. člena, je zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov ter omogočiti uresničevanje pravice posameznikov in pravnih oseb, da pridobijo informacije, pri čemer si morajo organi za uresničitev tega namena prizadevati, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delu. V prvem in drugem odstavku 5. člen ZDIJZ vsakomur omogoča prost dostop do informacij, ne glede na pravni interes. Načelo prostega dostopa pomeni tudi, da so vse informacije vseh zavezancev dostopne vsakomur. Če organ zahtevo za dostop delno ali v celoti zavrne, mora o zahtevi prosilca odločiti z odločbo na podlagi drugega odstavka 22. člena ZDIJZ. Pooblaščenec poudarja, da organ zahtevo zavrne tudi v primeru, če zahtevana informacija ne obstaja oziroma če organ z zahtevano informacijo ne razpolaga.
Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. Pooblaščenca), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati in
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
Po ZDIJZ je torej informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, tista informacija, ki je nastala v zvezi z izvajanjem javnopravnih nalog oziroma v zvezi z dejavnostjo organa. Organ mora informacijo javnega značaja izdelati pri svojem delu in v postopkih, za katere je pristojen v skladu s splošnimi predpisi. Če je prvi pogoj izpolnjen, se lahko informacija javnega značaja nanaša na kakršnokoli vsebino na vseh področjih delovanja zavezanega subjekta ter je lahko povezana z njegovo politiko, aktivnostjo in odločitvami, ki spadajo v delokrog oziroma sfero odgovornosti posameznega organa. Pomembno torej je, da je informacija povezana z uradnim delom organa in jo je ta pridobil v okviru svojih pristojnosti (prim. doktorska disertacija dr. Urške Prepeluh, Pravica dostopa do informacij javnega značaja, Ljubljana, september 2004, str. 149).
Organ je v konkretni zadevi dostop do informacije zavrnil, saj po njegovem mnenju niso izpolnjeni vsi pogoji iz 1. odstavka 4. člena ZDIJZ, ker zahtevana informacija ne obstaja.
V obravnavanem primeru ni sporno, da organ sodi med organe, zavezane po ZDIJZ, zahtevana informacija pa izvira iz njegovega delovnega področja.
Ker se je organ skliceval na to, da z zahtevanim dokumentom ne razpolaga, zahteva in pritožba prosilca pa izhajata iz domneve o obstoju zahtevanega dokumenta, je bilo v pritožbenem postopku treba najprej razjasniti vprašanje, ali organ z zahtevano informacijo razpolaga oziroma, ali zahtevani dokument pri organu obstaja.
3. Obstoj informacije javnega značaja
Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo, kot to pravilno navaja tudi organ v izpodbijani odločbi.
Za razjasnitev dejanskega stanja, potrebnega za odločanje o pritožbi prosilca, je Pooblaščenec moral odločati oziroma ugotavljati tudi pomen besede magnetogram. Svojo odločitev Pooblaščenec opira na vsebino Slovarja slovenskega knjižnega jezika, brezplačno dostopnega na svetovnem spletu (http://bos.zrc-sazu.si/sskj.html), ki ga je izdal Inštitut za slovenski jezik Frana Ramovša ZRC SAZU. V navedenem slovarju je pomen besede magnetogram pojasnjen na sledeč način: 1. magnetográm –a m (â) dobesedni zapis na magnetofonski trak posnetega pogovora, govora.
Iz navedene definicije ter zahteve prosilca tako jasno izhaja, da je prosilec zahteval magnetogram, torej dobesedni zapis oziroma prepis na magnetofonski trak posnete seje. Pooblaščenec je ob reševanju pritožbe prosilca dolžan odločati v okviru pritožbenih navedb in v okviru vloge, ki jo je prosilec naslovil na prvostopenjski organ.
53. člen Poslovnika določa, da se potek seje občinskega sveta snema na magnetofonski trak, ki se hrani še eno leto po koncu mandata članov občinskega sveta, ki so sestavljali občinski svet, katerega seja je bila snemana. Magnetogram seje se hrani skupaj z zapisnikom in drugim gradivom s seje. Pooblaščenec pripominja, da Poslovnik izrecno določa, da se na magnetofonski trak snema le seje občinskega sveta, pri čemer ni določeno, da se morajo snemati tudi seje delovnih teles. Prav tako je določeno, da mora nastati magnetogram občinske seje, kar za seje delovnih teles ni izrecno določeno.
Glede na prosilčeve navedbe, da so se vse dosedanje seje, na katerih je bil prisoten, snemale, pa Pooblaščenec navaja, da se seje delovnih teles sicer lahko snemajo, nikjer pa ni predpisano, da mora nastati magnetogram. Seje delovnih teles se po navedbah organa snemajo le, ko tajnik oceni, da je to potrebno zaradi lažjega zapisa zapisnika seje (gre le za sklepe in ne za dobeseden prepis oziroma magnetogram).
Ker navedeni dokument, po navedbah organa in v organu zaposlenih odgovornih uradnih oseb za dostop do informacije javnega značaja, za katere Pooblaščenec, na podlagi načela proste presoje dokazov, nima nikakršnega razloga, da jim ne bi verjel, ne obstaja, ker sploh nikoli ni bil izdelan, zahtevi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, ki niso nastali, ne more posredovati.
Pooblaščenec ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ prve stopnje razpolaga s zahtevanim dokumentom, vendar ga prosilcu ne želi posredovati. Pooblaščenec namreč ugotavlja, da je organ pripravljen sodelovati s prosilcem pri reševanju njegovih zahtev, saj je zahtevi prosilca delno ugodil in mu posredoval magnetogram 15. točke 8. seje Občinskega sveta Ormož z dne 13. 9. 2011 ter zapisnik 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem z dne 6. 9. 2011. Iz zadnjega dopisa organa pa celo izhaja, da organ razpolaga z zvočnim posnetkom seje 5. točke 5. seje Odbora za varstvo okolja in urbanizem z dne 6. 9. 2011, ki je prosilcu tudi prosto dostopen in mu organ daje možnost, da se s posnetkom seznani.
Pri tem Pooblaščenec izrecno pripominja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Pooblaščenec je namreč organ, ki je na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato Pooblaščenec, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa. Dolžnost posredovanja informacij se namreč nanaša le na tako imenovane »surove« informacije (več: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, doc. dr. Senko Pličanič s soavtorji, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, 2005, str. 83).
Pooblaščenec poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec. Upoštevaje navedeno Pooblaščenec nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevani dokumenti pri organu ne obstajajo, poleg tega Pooblaščenec tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevanimi informacijami razpolaga, vendar je v celoti ne posreduje oziroma ne želi posredovati (drugi odstavek 10. člena ZInfP). Zato Pooblaščenec ugotavlja, da zahtevi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, s katerim ne razpolaga, ne more posredovati.
4. Zaključek
Po preučitvi celotne zadeve Pooblaščenec zaključuje, da dokument, ki je predmet obravnavane pritožbe, pri organu ne obstaja, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ. Na tej podlagi je Pooblaščenec na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP pritožbo prosilca zoper odločbo št. 090-10/2011 z dne 23. 11. 2011, kot neutemeljeno zavrnil.
Kot je že bilo povedano, so zavezanci v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij, niso pa dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Pooblaščenec je nedvomno ugotovil, da zahtevani dokumenti ne obstajajo.
Pooblaščenec tudi meni, da že iz same dokumentacije, ki se nanaša na zahtevo prosilca, izhaja, da je organ pripravljen sodelovati s prosilcem pri reševanju njegove zahteve, saj je zahtevi prosilca delno ugodil. Glede na navedbe organa, da obstaja zvočni posnetek seje, ki je prosilcu prav tako dostopen, pa Pooblaščenec tudi ne vidi razlogov, ki bi kazali na to, da želi organ nekaj prikriti.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Tanja Peršin, dipl.upr.ved.,
Raziskovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka