Prosilec - Varuh človekovih pravic
+ -Številka: 090-120/2011/4
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEKProsilec je od organa zahteval informacijo o številu izdanih dokumentov (npr. koliko pobud je Varuh obravnaval v zvezi z določenimi postopku, koliko jih je rešil po skrajšanem postopku, koliko sklepov je izdal prosilcu itd.). Pooblaščenec se je na ogledu in camera prepričal, da organ dejansko nima informacije o številu posameznih dokumentov, niti tega podatka ni možno pridobiti iz računalniškega programa za evidentiranje dokumentarnega gradiva. Nadalje je prosilec zahteval mnogo dokumentov iz dela organa, ki jih organ zaradi načina klasificiranja zadev in stare verzije programa (Lotus Notes, Spis 1.45) ni mogel priklicati na način, da bi zadostil zahtevi prosilca.
ODLOČBA
Številka: 090-120/2011/4
Datum: 9. 9. 2011
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 - UPB2 in 117/2006 - ZDavP2; ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in 1. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/1999, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi prosilca ………. (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo organa Varuh človekovih pravic, Dunajska 56, 2209 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 0106-16/2011-3-LO z dne 6. 6. 2011 v zadevi dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožba prosilca zoper odločbo Varuha človekovih pravic št. 0106-16/2011-3-LO z dne 6. 6. 2011 se zavrne.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
O B R A Z L O Ž I T E V:
Prosilec je 9. 5. 2011 pri organu vložil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja v elektronski obliki ali (v primeru zaračunanja stroškov) vpogled z možnostjo prepisa. Prosilec je zahteval informacije s področja delovanja organa za leto 2007, 2008, 2009, 2010, ki jih je opredelil v 3. točkah, in sicer:
1. Informacije od točke a) do u)
a) Koliko pobud je varuh odpravil po skrajšanem postopku (po 29.čl. v zvezi s 1. odst. 28. čl. ZVarCP)?
b) Koliko pobud je varuh obravnaval, kljub temu da so za iste zadeve tekli sodni ali drugi pravni postopki ali drugače, jih je reševal zaradi neupravičenega zavlačevanja postopka ali za očitno zlorabo oblasti (24. čl. ZVarCP oz. 5. alineja 1. odst. 30. čl. ZVarCP)?
c) Kolikokrat je varuh posredoval svoje mnenje organom z vidika varstva človekovih pravic in temeljnih svoboščin (25. čl. ZVarCP)?
d) Kolikokrat je varuh delovnemu telesu državnega zbora, državnemu zboru ali javnosti posredoval informacije oz. posebno poročilo o oviranju varuha in zamudi rokov pri posredovanju pojasnil s strani organov na sklepe varuha (4. in 5.odst. 33.čl. ZVarCP)?
e) Koliko pobud je varuh začel na lastno pobudo?
f) Kolikokrat je varuh obvestil MP, da zadeve na UTKS in ZPKZ Dob niso urejene?
g) Kolikokrat je varuh zahteval pomoč (34. čl. ZVarCP)?
h) Kolikokrat je lahko varuh sprejel svoje ugotovitve in predloge brez predhodnega preverjanja (38. čl. ZVarCP).
i) Kolikokrat je varuh izdal končna poročila v skladu z določbo v 39. čl. ZVarCP?
j) Koliko predlogov za uvedbo disciplinskih postopkov zoper uslužbence organov, ki so zakrivili ugotovljeno nepravilnost, je varuh podal?
k) Kolikokrat je varuh objavil svoje poročilo in predlog v javnih glasilih in katerih, če se organ na njegove predloge ali priporočila, po ponovni zahtevi, ni ustrezno odzval (3. odst. 40. čl. ZVarCP)?
l) Kolikokrat je varuh dal pobudo državnemu zboru za spremembo zakonov in drugih pravnih aktov (45. čl. ZVarCP)?
m) Kolikokrat je podal varuh zahtevo predsedniku državnega zbora, predsedniku vlade in ministrom za sprejem. (48. čl. ZVarCP).
n) Koliko sklepov o začetku preiskave je varuh izdal prosilcu?
o) Koliko končnih poročil je varuh izdal prosilcu?
p) Kolikokrat je varuh pozval k pojasnilom MP, UIKS ali ZPKZ Dob s krajšim rokom od 30 dni?
q) Kolikokrat je varuh vložil ustavno pritožbo pred ustavnim sodiščem, v zvezi s posamično zadevo (38. čl. poslovnika varuha)?
r) Kolikokrat je varuh vložil zahtevo za oceno ustavnosti in zakonitosti predpisov in splošnih aktov, izdanih za izvrševanje javnih pooblastil (37. poslovnika varuha); npr. kdo je nosilec koncesije za opravljanje zdr. dejavnosti v zavodu, če varuhu obstoječa zakonodaja ni dovolj jasna in celo pomišlja o noveliranju, čeprav retroaktivnost v takih primerih že po Ustavi RS ni možna?
s) Kolikokrat je varuh dal pobudo za spremembo zakonov ali drugih predpisov vladi ali parlamentu?
t) Kolikokrat je varuh izdal opozorilo MP-u, UIKS-u, ZPKZ Dob?
u) Kolikokrat je varuh posredoval svoje mnenje sodiščem z vidika varstva človekovih pravic in temeljnih svoboščin (25. čl. ZVarCP)
2. Informacije od točke a) do j)
a) strošek za reprezentanco
b) strošek dnevnic varuhinje, Ivana Šeliha, Roberta Gačnika
c) potni stroški varuhinje, Ivana Šeliha, Roberta Gačnika
d) število službenih (manjka samostalnik, op. Pooblaščenca) varuhinje, Ivana Šeliha, Roberta Gačnika
e) število izobraževanj varuhinje, Ivana Šeliha, Roberta Gačnika
f) strošek izobraževanj varuhinje, Ivana Šeliha, Roberta Gačnika
g) število službenih poti varuhinje, Ivana Šeliha, Roberta Gačnika
h) število pobud, ki jih je v zvezi omejitve svobode gibanja obravnaval Ivan Šelih
i) število pobud, ki jih je v zvezi omejitve svobode gibanja obravnaval Robert Gačnik
j) ali se telefonski pogovori na varuhu snemajo
3. Dokumente v elektronski obliki ali v primeru zaračunanja stroškov vpogled z možnostjo prepisa s področja delovanja organa za leto 2007, 2008, 2009, 2010:
a) Statistika o prejetih pobudah in njihovi obravnavi;
b) Mnenja varuha organom z vidika varstva človekovih pravic in temeljnih svoboščin (25. čl. ZVarCP);
c) Posebna poročila varuha delovnemu telesu državnega zbora, državnemu zboru ali javnosti posredoval informacije o oviranju varuha in zamudi rokov pri posredovanju pojasnil s strani organov na sklepe varuha (4. in 5.odst. 33. čl. ZVarCP);
d) Obvestila varuha MP, da zadeve na UIKS in ZPKZ Dob niso urejene;
e) Opozorila varuha MP za posamične nepravilnosti ali kršitve;
f) Končna poročila na prosilčeve pobude, ki so bila izdana v skladu z določbo v 39. čl. ZVarCP;
g) Predloge varuha za uvedbo disciplinskih postopkov zoper uslužbence v ZPKZ Dob, UIKS in ZPKZ Dob;
h) Poročila varuha v javnih glasilih, če se organ na njegove predloge ali priporočil, po ponovni zahtevi, ni ustrezno odzval (3.odst. 40. čl. ZVarCP);
i) Pobude varuha državnemu zboru za spremembo zakonov in drugih pravnih aktov (45. čl. ZVarCP);
j) Zahteve varuha predsedniku državnega zbora, predsedniku vlade in ministrom za sprejem (48. čl. ZVarCP);
k) Sklepi o začetku preiskave varuha izdane prosilcu;
l) Končno poročilo varuha izdano prosilcu;
m) Mnenje ali opozorilo varuha upravnemu sodišču v prosilčevem primeru pravice do sodnega varstva.
Organ je izdal odločbo št. 0106-16/2011-3-LO z dne 6. 6. 2011, s katero je zahtevi prosilca delno ugodil. Zavrnilni del odločbe se nanaša na dokumente iz celotne 1. točke, iz točke 2. h) in 2. i) ter iz točke 3. b) do 3. m) za obdobje delovanja organa od leta 2007 do 2010. V preostalem delu je organ zahtevi prosilca ugodil in zahtevane odgovore oziroma informacije posredoval prosilcu v posebnem dopisu hkrati z odločbo. Organ je v izpodbijani odločbi navedel, da so njegove pristojnosti in pooblastila določena z Zakonom o varuhu človekovih pravic (ZVarCP). Organ je pri svojem delu neodvisen in samostojen, o svojem delu pa skladno s 43. členom ZVarCP poroča državnemu zboru z rednimi letnimi ali posebnimi poročili; način dela in postopek obravnave pobud je okvirno definiran s Poslovnikom Varuha človekovih pravic.
Informacije iz 1. točke in 2. h) in 2. i) točke
Organ je ugotovil, da ne vodi posebne evidence ali statistike o informacijah, ki jih prosilec navaja v svoji zahtevi pod celotno točko 1. ter točki 2. h) in 2. i). Organ vodi le evidence vseh prejetih in obravnavanih pobud, ki je strukturirana po posameznih področjih in znotraj njih tudi po podpodročjih. Statistično obdelani pa so le nekateri podatki, ki so sestavni del letnih poročil in se pripravljajo za preteklo leto. Zato organ razpolaga le s statistikami iz že objavljenih letnih poročil. V navedeni evidenci in statistiki so razvidni podatki o številu zadev, ki so bile vezane na področje delovanja Ministrstva za pravosodje, vendar pa neposredne povezave med MP in UIKS in ZPKZ DOB in podatkov, kot jih v delu svojih podzahtev želi prosilec, ni mogoče pridobiti. Informacije, ki jih želi prosilec, v nobenem primeru ne bi bilo mogoče dobiti niti z dodatno statistično obdelavo t.i. surovih podatkov, ampak bi bila potrebna natančna vsebinska študija vseh spisov. Tega (obdelave podatkov oz. ustvarjanja informacij), pa prosilec na podlagi ZDIJZ od organa ne more zahtevati.
Informacije iz 3. točke
Organ je ugotovil, da podatki iz točke 3. a) prosilčeve zahteve o statistiki in Varuhovih javnih opredelitvah nedvomno izpolnjujejo vse kriterije ZDIJZ za opredelitev informacij javnega značaja. Vendar je organ uporabil določbo 5. odstavka 6. člena ZDIJZ, ki določa, da lahko organ prosilcu ne posreduje zahtevane informacije, ki je dostopna v prosto dostopnih javnih evidencah ali ki je na drug način že enostavno javno dostopna (objava v uradnem glasilu, publikacijah organa, medijih, strokovni literaturi, svetovnem spletu in podobno), in mu posreduje samo napotilo, kje se informacija nahaja. Vsebine vseh Varuhovih javnih opredelitev in ugotovitve, ki izhajajo iz zakonskega področja delovanja Varuha, so bile objavljene v medijih, na spletnih straneh in v letnih poročilih. Z letnimi poročili (v katerih je posebno poglavje posvečeno poročanju o javnih odzivih, predstavljena je problematika po področjih in podpodročjih, poleg tega pa so vselej predstavljeni tudi opis izbranih pobud) in tematskimi bilteni, ki jih organ izdaja med letom, razpolaga širok krog različnih javnih ustanov (upravne enote, javne knjižnice, nekatere sole, centri za socialno delo, policijske postaje, zavodi za prestajanje kazni zapora ipd.). Navedene publikacije so enostavno dostopne tudi na spletnih straneh organa (na naslovu http://www.varuh-rs.si/). Tam so dostopne tudi informacije o varuhovih izjavah za javnost, ki so seveda prav tako enostavno dostopne tudi prek medijskih objav (časopisi, radio, televizija, multimedijski spletni portali...). Organ je ponovno poudaril, da ne evidentira posebej svojih mnenj, obvestil, opozoril, končnih poročil in predlogov po kriterijih, kot jih zahteva prosilec. Organ vsako pobudo obravnava posamično. Tako bi tudi v tem primeru pridobitve dokumentov, kot jih zahteva prosilec, bila potrebna temeljita analiza vseh spisov, kar bi pomenilo nesorazmeren napor izven preprostega postopka in utečenega delovanja organa.
Prosilec je dne 14. 6. 2011 vložil pritožbo zoper izpodbijano odločbo organa, in sicer zaradi napačno ugotovljenega dejanskega stanja in napačne rabe materialnega predpisa. Prosilec je navedel, da je organ v nasprotju z materialno resnico z razlago iz izpodbijane odločbe, da bi bila za ugoditev zahtevi potrebna temeljita analiza vseh spisov, kar bi predstavljalo nesorazmeren napor izven preprostega postopka, zaradi neobstoja informacij pa se zahteva zavrne. Prosilec se pri tem sklicuje na odločbo Pooblaščenca št. 090-58/2011/3 z dne 22. 4. 2011, v kateri naj bi iz enakih razlogov odpravil odločbo drugega organa. Prosilec navaja, da organ napačno interpretira določbo 1. odstavka 4. člena ZDIJZ, da naj bi bila informacija javnega značaja le tista informacija, ki jo je možno na preprost način pridobiti iz vodene evidence ali statistike. Informacija javnega značaja je lahko v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki izvira iz delovnega področja organa in ga je ta izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb, torej ne glede na to, ali je vodeno z evidence ali statistiko ali sploh ni vodeno. Zakon tega nikjer ne ločuje. Iz istega razloga je irelevantno, ali se o podatkih vodi evidenca, posebna evidenca ali statistika. Pravno ne vzdrži, da je informacija le tista, ki jo varuh vodi s svojo statistiko, saj z zakonom organu ni podeljena diskrecijska pravica poljubno določati oblike statistike ter bi ta kot taka bila omejitev oz. filter za dostop le do nekaterih podatkov, ki so vključeni v to statistiko in do drugih ne. Podatki se zbirajo tudi ročno, zato ni utemeljen izgovor varuha, da podatkov v zvezi s pobudami zoper MP, UIKS in ZPKZ Dob ni možno pridobiti, ker niso vodeni v navedeni evidenci in statistiki. Taksna teza varuha tudi ni skladna z lastno razlago, da obravnava vsako pobudo posamično, kjer pa je temeljna postavka v obrazcu pobude varuhu kršitelj človekovih pravic oz. državni organ. Nepredstavljivo je, da ta ključni element (kriterij) pobude ne bi bil evidentiran, saj lahko le na tej podlagi varuh podaja relevantna poročila o številu kršitev posameznih kršiteljev oz. kršitvah po področjih. Da bi moral varuh v primeru iskanja zadev v zvezi z MP, UIKS in ZPKZ Dob pregledati vse spise ne drži, saj je že iz njegove lastne statistike evidentno, tako varuh tudi sam v odločbi, da vodi evidenco, ki je strukturirana po posameznih področjih in znotraj njih tudi po podpodročjih, tako da bi moral pregledati le zadeve iz tega področja - konkretno pravosodja, kamor omenjeni trije sodijo, torej le omejen del in ne vseh. Glede na to, da so kršitelji v pobudah varuhu temeljna postavka oz. kriterij tudi ne vzdrži razlaga varuha, da ta predstavlja surovi podatek iz vsebine spisov. Zaradi navedenega odpade izgovor na nesorazmeren napor izven preprostega postopka. Nenazadnje je organ po dikciji iz 5. čl. zakona upravičen na morebiten sklic na nesorazmeren napor le v primeru posredovanja podatkov za potrebe ponovne uporabe informacij javnega značaja, ne pa tudi pri posredovanju informacij nasploh. Stališču Pooblaščenca, da bi organ moral pregledati dokumentarno gradivo, četudi ga vodi ročno, naj bi pritrdilo tudi Upravno sodišče v sodbi št. U 92/2006-8 z dne 4. 10. 2007. Organ je tako neutemeljeno zavrnil posredovanje podatkov iz 1. točke in 2. h) in 2. i) točke, saj naj po razlagi Pooblaščenca ne bi šlo za analizo oz. obdelavo podatkov oz. ustvarjanje informacij, temveč za številčni zbirni podatek. Glede zahtevanih podatkov iz točk 3. b) do 3. m) pa je prosilec zapisal, da je organ na mesto zahtevanih informacij prosilca napotil zelo posplošeno, določba 5. odstavka 6. člena ZDIJZ pa jasno določa, da organ prosilcu posreduje napotilo, kje se zahtevana informacija nahaja. Ob takšnem splošnem napotilu prosilcu ni jasno, katero informacijo naj išče kje in mu je tako dana le možnost brskanja in iskanja na mnogih krajih. Glede na konkretizirano zahtevo po točno določenih podatkih, je odgovor organa o njegovih javnih opredelitvah in ugotovitvah nezadosten. Konkretna dejanja varuha skozi vsebino uradnih dopisov pa niso dostopna v splošnih poročilih in ostalih publikacijah, kamor je organ prosilca napotil. Prosilec je za zaključek še navedel, da se organ ni posebej opredelil do posameznih delov zahteve, ampak jih je generalno zavrnil z razlogom, da ne obstajajo.
Organ je dne 20. 6. 2011 Pooblaščencu odstopil pritožbo prosilca kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.
Pooblaščenec je dne 18. 8. 2011 pri organu skladno z določbo 11. člena ZInfP opravil ogled brez prisotnosti stranke, t.i. ogled in camera, pri čemer je nastal zapisnik št. 090-120/2011/3. Uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja je predstavnici Pooblaščenca pojasnila svoje delovanje, način upravljanja z dokumentarnim gradivom, sprejem in vsebino klasifikacijskega načrta ter omogočila vpogled v sistem vodenja zadev (dokumentarnega gradiva) pri organu, pri čemer je bilo ugotovljeno, da organ uporablja program Lotus Notes, Spis 1.45.
Pritožba ni utemeljena.
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
1. Pojem informacije javnega značaja
Namen ZDIJZ je konkretizacija ustavno zagotovljene pravice do dostopa do informacij javnega značaja. Ustava Republike Slovenije (Ur.l. RS, št. 33I/1991-I, s spremembami Ur.l. RS št. 42/1997, 66/2000, 24/2003, 69/2004, 69/2004, 69/2004, 68/2006; v nadaljevanju URS) namreč v 2. odstavku 39. člena določa, da ima vsakdo pravico dobiti informacijo javnega značaja, za katero ima v zakonu utemeljen pravni interes, razen v primerih, ki jih določa zakon. ZDIJZ z materialnimi in procesnimi določbami uresničuje to ustavno pravico in tako spodbuja javnost in odprtost delovanja organov. ZDIJZ v 1. členu določa, da ta zakon ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb.
V konkretnem primeru je prosilec zahtevo za dostop do informacij javnega značaja naslovil na Varuha človekovih pravic, katerega ustanovitev predvideva 159. člen Ustave RS, konkretizira pa Zakon o varuhu človekovih pravic (Ur.l. RS, št. 71/1993, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZVarCP). Varuh človekovih pravic je tako na podlagi zakona ustanovljen samostojen in neodvisen organ, ki o svojem delu poroča državnemu zboru z rednimi letnimi ali posebnimi poročili, sredstva za delo Varuha določi državni zbor v državnem proračunu. Kot državni organ je Varuh človekovih pravic torej nedvomno dolžan delovati tudi po ZDIJZ, saj sodi v kategorijo zavezanih organov iz 1. člena ZDIJZ.
Pri odločanju po ZDIJZ je prvotnega pomena pravilna uporaba pojma oziroma definicije informacije javnega značaja. Organ namreč odloča po ZDIJZ le, če gre za informacijo javnega značaja, ne pa za kakšen drug dokument, podatek, informacijo, odgovor ali neobstoječo oziroma nematerializirano vsebino. 4. člen ZDIJZ opredeljuje pojem informacija javnega značaja; to je informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedenega izhaja, da je informacija javnega značaja opredeljena s tremi osnovnimi kriteriji:
- da gre za informacijo, ki izvira iz delovnega področja organa (informacija je povezana z delom organa in jo je le-ta pridobil v okviru svojih javnopravnih pristojnosti),
- da organ z njo razpolaga,
- da se informacija nahaja v materializirani obliki.
2. Vprašanje obstoja dokumentov v zvezi s 1. točko prosilčeve zahteve
Prosilec je v 1. točki svoje zahteve želel pridobiti informacije o številu pobud, mnenj, poročil, obvestil, predlogov ipd. v zvezi z delom Varuha. Pooblaščenec se je na ogledu in camera prepričal, da organ s takšnimi dokumenti, ki bi sporočali število dokumentov, ki jih je Varuh izdal v zvezi z naštetimi dejavnostmi v 1. točki prosilčeve zahteve, ne razpolaga. Pooblaščenec tudi po natančnem pregledu sistema za evidentiranje dokumentarnega gradiva pri organu ni podvomil v navedbe organa, da nima takšne evidence, ki bi tako natančno, po postavkah, ki jih je opredelil prosilec, izkazovala število določenih aktov organa. Iz letnih poročil organa, dostopnih na njegovi spletni strani, knjižnicah in nekaterih drugih institucijah, izhaja število obravnavanih zadev, vendar le po širših področjih Varuhovega dela (npr. ustavne pravice, omejitev osebne svobode, socialna varnost itd.). Pooblaščenec tudi ne vidi nobenega razloga, da bi pri organu obstajala takšna evidenca. 119. člen Uredbe o upravnem poslovanju (Ur.l. RS, št. 20/2005, s sprem. in dop.) določa, da se evidenca vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov. Organ je s svojim klasifikacijskim načrtom, ki je priloga 1 zapisnika o ogledu in camera št. 090-120/2011/3, opredelil področja, ki se jim dodelijo klasifikacijski znaki, zahteva prosilca pa je enostavno preveč podrobna, da bi posamezna od zahtevanih opravil organa imela svoj klasifikacijski znak. Podrobni podatki o številu zadev po področjih iz klasifikacijskega znaka so dostopni v letnih poročilih organa, kamor je organ tudi napotil prosilca na ogled javno dostopnih letnih poročil. Zaradi načela materialne resnice iz 8. člena ZUP in popolne ugotovitve dejanskega stanja, pa je predstavnica Pooblaščenca na ogledu in camera skupaj s predstavnikom organa v programu Lotus Notes, Spis 1.45, skušala poiskati zahtevane dokumente organa, iz katerih bi bilo nato mogoče pridobiti podatek o njihovem številu. Pooblaščenec se je prepričal, da števila posameznih zadev z naprednim iskanjem po različnih parametrih dejansko ni mogoče pridobiti. Pridobljeni rezultati iskanja nikakor niso odražali dejanskega števila dokumentov, to pa je v prvi vrsti pripisati dvema dejavnikoma. Program Spis 1.45 ni zasnovan na način, ki bi omogočal tako podrobno iskanje (v nasprotju s programom Spis 4, ki ga denimo uporablja Pooblaščenec in ki omogoča boljše možnosti iskanja). Drugi dejavnik pa je, da je evidentiranje dokumentarnega gradiva, ko je treba v sistem vpisati kratko vsebino zadeve in dokumenta, po kateri se nato lahko išče, pri vsakem organu vedno odvisno tudi od javnega uslužbenca, ki v glavni pisarni evidentira dokumentarno gradivo. Uredba o upravnem poslovanju (Ur.l. RS, št. 20/2005, s sprem. in dop.) določa obveznost evidentiranja kratke vsebine zadeve in kratke vsebine posameznega dokumenta v vsaki zadevi, vendar se abstraktna pravila vedno prenašajo na konkretne okoliščine primera. Kadar se namreč zahteva presoja posameznika, da z nekaj besedami opiše določen dokument, je logično, da opisi v primerljivih primerih ne bodo vedno identični, saj tudi noben življenjski primer ni popolnoma enak drugemu. Za skupni imenovalec zadev in znotraj njih dokumentov Uredba o upravnem poslovanju predvideva klasifikacijske znake, vendar, kot je že pojasnjeno, se z njihovo pomočjo ne da priti do želenih rezultatov iskanja, ki bi jih bilo možno posredovati prosilcu.
Pooblaščenec se je tako brez dvoma prepričal, da je organ popolno ugotovil dejansko stanje in v obrazložitvi izpodbijane odločbe korektno opisal svoje ugotovitve, da razpolaga le s statistikami, ki jih je vključil v objavljena letna poročila. Pri obrazložitvi organa, da prosilec takšne obdelave podatkov oz. ustvarjanja informacij na podlagi ZDIJZ ne more zahtevati, je potrebno dodati, da bi pomenilo ustvarjanje informacij štetje oziroma seštevek posameznih dokumentov, kar dejansko ni zajeto v pravici do dostopa do informacij javnega značaja. V trenutku odločanja organa bi dejansko že moral obstajati nek dokument, ki bi zadostil zahtevi prosilca, da bi bil izpolnjen kriterij materializirane oblike dokumenta kot esencialnega pogoja za obstoj informacije javnega značaja iz 4. člena. Zaradi navedenega pritožbenih argumentov prosilca v tem delu ni možno upoštevati.
3. Vprašanje obstoja dokumentov v zvezi z 2. točko prosilčeve zahteve
Predstavnik organa je na ogledu in camera izkazal, da se tudi dokumentov iz 2. i ter 2. j točke prosilčeve zahteve ne da filtrirati na način, da bi bila možna seznanitev prosilca s številom pobud, ki sta jih v zvezi z omejitvijo svobode gibanja obravnavala imenovana zaposlena pri organu. Tudi v tem primeru, če bi organ ročno pregledal vse zadeve (spise), ki sta jih reševala imenovana dva zaposlena, bi moral sešteti število pobud s področja omejitve svobode gibanja, ki sta jih obravnavala, za kar pa v ZDIJZ ni podlage, saj bi to pomenilo ustvarjanje nove informacije in neizpolnjevanje pogoja materializirane oblike dokumenta iz 4. člena ZDIJZ. Tudi v tem delu je organ popolno ugotovil dejansko stanje in pravilno uporabil materialno pravo, zato tudi v tem delu pritožba prosilca ni utemeljena.
4. Vprašanje obstoja dokumentov v zvezi s 3. točko prosilčeve zahteve
V zvezi s 3. točko prosilčeve zahteve je Pooblaščenec ugotovil, da prosilec zahteva dokumente, ki predstavljajo praktično celotno delovanje organa. Prosilec zahteva statistiko o prejetih pobudah in njihovi obravnavi, vendar je organ pravilno pojasnil prosilcu, da je statistika njegovega delovanja dosegljiva v javno objavljenih letnih poročilih. V zvezi z mnenji, posebnimi poročili, opozorili, predlogi, pobudami, zahtevami, sklepi itd. je organ na ogledu in camera izčrpno pojasnil in pokazal, da v sistemu za evidentiranje dokumentarnega gradiva ne vodi svojih dokumentov po tipu postopkov (npr. mnenja, opozorila, preiskava), temveč po vsebinskih področjih, ki izhajajo tudi iz klasifikacijskega načrta organa. Tako je denimo v zvezi z 2. m) točko prosilčeve zahteve sistem pri iskanju po ključni besedi »upravno sodišče« podal 787 rezultatov, ki pa nikakor niso predstavljali dokumentov, ki bi jih organ posredoval upravnemu sodišču. Organ je v zvezi z 3. l) točko prosilčeve zahteve tudi pojasnil, da na vsako pobudo prosilca odgovori in pri tem torej nastane odgovor in ne končno poročilo. V zvezi s 3. k) točko prosilčeve zahteve je bilo na ogledu in camera ugotovljeno, da takšnih dokumentov v sistemu ni mogoče najti.
Glede na zasnovo prosilčeve zahteve je očitno, da prosilec zahteva dokumente, ki se nanašajo prav na celotno delovanje organa (npr. zahteva po mnenjih organa z vidika varstva človekovih pravic in temeljnih svoboščin, zahteva po poročilih o oviranju varuha in zamudi rokov, zahteva po pobudah za spremembo zakonov in drugih pravnih aktov). Da bi organ ugodil zahtevi prosilca, bi ga moral za takorekoč neomejeno časovno obdobje povabiti v svoje prostore, kjer bi prosilec v nedogled pregledoval arhive organa. Pooblaščenec opozarja, da je namen ZDIJZ, da se prosilci seznanijo s konkretnimi informacijami, ne pa s celotnim delovanjem organa v smislu pregledovanja nepregledne množice dokumentov. Tudi nadzorna funkcija, inkorporirana v določbe ZDIJZ, ni namenjena kontroli celotnega delovanja nekega organa, za kar so vzpostavljene nadzorne institucije, temveč nadzoru nad njegovim delovanjem v konkretnih okoliščinah s seznanitvijo s konkretnimi dokumenti, ki jih prosilce potrebuje – bodisi zgolj zaradi radovednosti bodisi zaradi drugih razlogov, ki pa mu jih ni treba utemeljevati.
Pri tem Pooblaščenec izrecno pripominja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Namen ZDIJZ, ki izhaja iz 2. člena tega zakona, je zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov ter omogočiti uresničevanje pravice posameznikov in pravnih oseb, da pridobijo informacije, pri čemer si morajo organi za uresničitev tega namena prizadevati, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delu. Pooblaščenec poudarja, da niti namen ZDIJZ ni tak, niti Pooblaščenec ne more prisiliti organa, naj preišče celoten svoj arhiv in ga kopira prosilcu oziroma mu da na razpolago, da se osebno zglasi pri njem in išče po njem.
Glede na sistem evidentiranja dokumentarnega gradiva pri organu, Pooblaščenec ugotavlja, da organ sicer nekatere dokumente, ki so predmet zahteve prosilca, ima, vendar bi zato, da bi ugodil zahtevi prosilca, moral spremeniti način upravljanja z dokumentarnim gradivom, to pa bi lahko pomenilo ustvarjanje novega programa in nato novih evidenc - evidenc, ki bi zajemale dokumente, ki ustrezajo parametrom, podanim s strani prosilca. Pooblaščenec se pri vsem navedenem sklicuje tudi na prakso Upravnega sodišča RS, na primer, ki je po dejanskem stanju in okoliščinah veliko bliže primeru, na katerega se sklicuje prosilec. S sodbo št. II U 79/2009-10 je Upravno sodišče namreč potrdil zavrnilno odločbo Pooblaščenca, s katero je ta ugotovil, da bi pri iskanju zahtevanih vseh sodb Višjega sodišča v zadevah dedovanja kmetijskih gospodarstev, v katerih je sodelovala določena sodnica in v katerih je citiran Zakon o dedovanju kmetijskih gospodarstev, moralo priti do nastanka nove evidence, ki še ne obstaja, in bi za zadostitev zahteve prosilca organ moral ustvariti novo evidenco, kar pa ZDIJZ ne predvideva kot pravico.
Zahteva prosilca bi bila ob drugačnih okoliščinah sicer taka, da bi moral organ prosilca skladno z določbo 67. člena ZUP pozvati, naj svojo vlogo popravi in konkretizira svojo zahtevo, saj je zaradi nerazumljivosti ni mogoče obravnavati. Vendar v konkretnem primeru ni dvoma, da je prosilec svojo zahtevo z namenom zastavil tako široko kot jo je, zato morebiten poziv za konkretizacijo zahteve ne bi bil uspešen. Zato je prav, da je organ zahtevo prosilca obravnaval vsebinsko, preveril pa je možnost dostopa do vsake od podzahtev (in ni zgolj generalno zavrnil zahteve prosilca). V primeru, da bi računalniški sistem (ali morebitna ročna evidenca) omogočal filtriranje po kriterijih, po katerih bi se dalo izločiti dokumente, ki jih prosilec zahteva, bi bilo treba zahtevi prosilca nedvomno ugoditi, ne glede na to, kako »obsežna« bi njegova zahteva bila. V konkretnem primeru pa organu ni mogoče naložiti, naj preišče celoten svoj arhiv, saj če v elektronskem sistemu organ ne evidentira dokumentov po tipu izdanih aktov, bi jih v ročni evidenci še toliko manj. Zaradi vsega navedenega je Pooblaščenec ugotovil, da skupek dokumentov, ki ga pri vsaki od podzahtev 3. točke zahteva prosilec, razvrščen po opredeljenih kriterijih v zahtevi, ne obstaja. Ker ni izpolnjen kriterij materializirane oblike iz 4. člena ZDIJZ, je bilo treba pritožbo prosilca kot neutemeljeno zavrniti tudi v tem delu.
Pooblaščenec je presodil, da je napotilo organa, kje vse so objavljene njegove javne opredelitve, javni odzivi itd. ustrezno glede na prav tako generalno zahtevo prosilca. Prosilec je od organa zahteval kar vsa poročila v javnih glasilih, če se organ ni ustrezno odzval na njegove predloge ali priporočila. Temu ustrezno je organ podal napotitev, da se njegovi javni odzivi objavljeni na spletnih straneh in v letnih poročilih, za katere je organ navedel tudi, kje vse so dosegljiva. Organ je ravnal pravilno in skladno z določbo 5. odstavka 6. člena ZDIJZ.
Za zaključek Pooblaščenec pritrjuje prosilcu, da se organ ne more sklicevati na nesorazmeren napor izven preprostega postopka in utečenega delovanja organa kot razlog za zavrnitev zahteve za dostop do informacij javnega značaja, temveč ta negativni pogoj velja le za zahteve za ponovno uporabo informacij javnega značaja.
5. Sklepno
Pooblaščenec je glede na vse zgoraj navedeno zaključil, da je organ ravnal zakonito, da ni bil prekršen materialni predpis, ni prišlo do bistvenih kršitev določb postopka in da je bilo dejansko stanje pravilno ugotovljeno. Pooblaščenec se je prepričal, da je organ dejansko temeljito pristopil k iskanju dokumentov iz vsake od točk prosilčeve zahteve, pri tem pa izkazal poglobljeno poznavanje programa Lotus Notes, Spis, kar potrjuje, da ni šlo za nepopolno ugotovljeno dejansko stanje. Na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP je Pooblaščenec zato zavrnil pritožbo prosilca kot neutemeljeno.
V tem postopku posebni stroški niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 8/2000, s sprem. in dop.) oproščena plačila upravne takse.
POUK O PRAVNEM SREDSTVU:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor, in sicer zoper odločbo Varuha človekovih pravic, Dunajska 56, 2209 Ljubljana, št. 0106-16/2011-3-LO z dne 6. 6. 2011. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Polona Tepina, univ.dipl.prav.,
svetovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka