Prosilec - Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve
+ -Številka: 090-67/2010/3
Kategorije: Stroški
Številka: 090-67/2010/3
Datum: 2. 4. 2010
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo in 117/06 – ZDavP2, v nadaljevanju ZDIJZ) in 1. odstavka 248. člena in 1. odst. 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, 8/2010-ZUP-G, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi z dne 3. 1. 2010, Civilne iniciative za družino in pravico otrok, ki jo zastopa vodja ……………….. (v nadaljevanju prosilec), zoper odločitev z dne 19. 1. 2010, št. 090-1/2010/5, Republike Slovenije, Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve, Direktorat za družino, Kotnikova 5, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ) v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo
O D L O Č B O :
1. Pritožbi se ugodi in se obračun številka: 04022010 z dne 19. 1. 2010 odpravi.
2. Stroški posredovanja informacij se prosilcu zaračunajo v višini 196.10 EUR, ki jih je dolžan plačati organu v roku 30 dni od vročitve te odločbe.
3. Zahteva prosilca se zavrne.
4. Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
O b r a z l o ž i t e v:
Prosilec je dne 4. 1. 2010 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. Pri tem je navedel, da je dne 2. 12 2009 Civilna iniciativa za družino in pravice otrok, na Vlado RS in vse ministre naslovila odprto pismo z naslovom: Ne podprite predloga Družinskega zakonika, ki nasprotuje naravi in temeljni otrokovi pravici! Odprto pismo vsebuje tudi pričakovanje Civilne iniciative za družino in pravice otrok, da bosta Vlada RS oziroma organ omogočila vpogled v 240 pripomb k predlogu Družinskega zakonika (to število pripomb je bilo javno predstavljeno s strani organa). Ker organ ne Vlada RS vse do danes nista omogočila vpogleda v prispele pripombe, je prosilec vložil zahtevo za posredovanje informacij javnega značaja na podlagi ZDIJZ. Prosilec se želi seznaniti z vsemi predlogi, pobudami in pripombami, ki so prispele na naslov organa v obdobju od 1. 9. 2009 do predložitve Predloga Družinskega zakonika na Vlado RS, v zvezi s pripravo oziroma k Predlogu Družinskega zakonika. Prav tako se želi seznaniti z vsemi dokumenti (dopisi, zapisniki, analizami, poročili, ipd.), ki so nastali pri organu ali v sodelovanju organa, kot pristojnega organa, z drugimi organi in organizacijami pri pripravi navedenega predloga zakona. Prosilec je prosil, da mu organ vse zahtevane informacije, s katerimi razpolaga, posreduje v obliki elektronskega zapisa na njegov e-naslov: ……………………. oziroma v obliki fotokopij po redni pošti, na naslov prosilca. Prosilec je poudaril, da naj organ zahtevane informacije posreduje v obliki fotokopij, če se dokumenti ne nahajajo v e - obliki ali v primeru, če bi njihova pretvorba v e- zapis pomenila večje stroške. Kljub temu, da v skladu z izrecno določbo tretjega odstavka 17. člena ZDIJZ zahteve za dostop do informacij javnega značaja prosilcu ni potrebno pravno utemeljiti, je prosilec poudaril, da je vpogled v zahtevane dokumente izrazito v javnem interesu. V dokumente želi vpogledati, ker se želi na njihovi podlagi seznaniti z dejstvi: na kaj so se nanašale oziroma kakšna je vsebina pripomb, ki so bile poslane na predlog Družinskega zakonika ter ali res ni bilo nikakršnih strokovno utemeljenih pripomb in pobud. Zanima ga tudi, ali so bili predlogi strokovno obravnavani ter v kolikšni meri so bili upoštevani oziroma iz kakšnih razlogov posamezni predlogi, pobude in pripombe niso bile upoštevane. Ob vložitvi predloga Družinskega zakonika na vlado je organ v svoji izjavi namreč izrazil stališče, da ni prejel »nikakršnih strokovno utemeljenih predlogov« glede nasprotovanja izenačitvi zakonske zveze in istospolnih zvez ter posvojitvi in oddaji otrok v rejništvo istospolnim zvezam.
Organ je zahtevi prosilca ugodil in mu z dopisom z dne 19. 1. 2010, številka 090-1/2010/5 sporočil, da mu v prilogi posreduje informacije javnega značaja – pripombe oziroma stališča, ki jih je prejel na predlog Družinskega zakonika od 1. 9. 2009 do predložitve predloga zakonika Vladi RS dne 9. 12. 2009, ter dokumente, ki so nastali pri organu pri pripravi predloga zakonika. V prilogi je organ prosilcu posredoval tudi obračun materialnih stroškov posredovanja informacij javnega značaja, številka: 04022010 z dne 19. 1. 2010 v višini 293.54 EUR.
Zoper odločitev organa je prosilec dne 3. 2. 2010 pri organu vložil pritožbo, v kateri je navedel, da je dne 22.1.2010 prevzel dokumentacijo, ki jo je pripravil organ v zvezi z njegovo zahtevo za dostop do informacij javnega značaja z dne 4.1.2010, ki se je nanašala na predloge, pobude in pripombe, ki so prispele na naslov organa v obdobju od 1.9.2009 do predložitve predloga Družinskega zakonika na Vlado RS v zvezi s pripravo oziroma k Predlogu Družinskega zakonika ter na vse dokumente (dopise, zapisnike, analize, poročila, ipd.), ki so nastali v organu ali v sodelovanju organa, kot pristojnega državnega organa, z drugimi organi in organizacijami pri pripravi navedenega predloga zakona. V zahtevi za dostop do informacij javnega značaja so bile navedene vse obvezne vsebine zahteve skladno s 17. členom zakona. Skupaj z gradivom informacij javnega značaja je prosilec prejel tudi obračun št. 04022010, v katerem so obračunani stroški posredovanja informacij javnega značaja. Prosilec ugotavlja, da prejeto gradivo informacij javnega značaja ne vsebuje vseh informacij javnega značaja, ki so bile predmet zahteve, in sicer:
- posredovane niso bile vse pripombe, ki so bile poslane organu na osnutek Družinskega zakonika (v medijih je bilo objavljeno, da je pripombe poslalo npr. Vrhovno državno tožilstvo, vendar teh pripomb ni v posredovanem gradivu),
- posredovano gradivo ne vsebuje dokumentov, ki so nastali v organu in iz katerih je razviden postopek pregleda in ocenjevanja prispelih pripomb in ugotavljanje, ali so pripombe in predlogi strokovno utemeljeni ali ne (sklep o imenovanju del. skupine, dopisi, zapisniki, analize, poročila ipd.). Prosilec se želi namreč seznaniti, ali so bili predlogi strokovno obravnavani ter v kolikšni meri so bili upoštevani oziroma iz kakšnih razlogov posamezni predlogi, pobude in pripombe niso bili upoštevani. Ob vložitvi predloga Družinskega zakonika na vlado je organ v svoji izjavi namreč izrazil stališče, da ni prejel »nikakršnih strokovno utemeljenih predlogov« glede nasprotovanja izenačitvi zakonske zveze in istospolnih zvez ter posvojitvi in oddaji otrok v rejništvo istospolnim zvezam.
Prosilec tudi ugotavlja, da organ pri posredovanju informacije javnega značaja ni upošteval 25. člena zakona in prosilcu informacij javnega značaja ni posredoval v obliki in v skladu z njegovo zahtevo na temelju 2. odstavka 17. člena zakona. Prosilec je v svoji zahtevi za dostop do informacij javnega značaja z dne 4.1.2010 zapisal:
»Prosimo, da nam vse zahtevane informacije, s katerimi razpolagate, posredujete v obliki elektronskega zapisa na naš e –naslov: …………………, oziroma v obliki fotokopij po redni pošti, na naslov prosilca. Prosimo, da zahtevane informacije posredujete v obliki fotokopij, če se dokumenti ne nahajajo v e – obliki ali v primeru, če bi njihova pretvorba v e- zapis pomenila večje stroške«. Ker organ ni posredoval informacije javnega značaja v skladu z zahtevo prosilca, je izdal obračun št. 04022010 v nasprotju z 18. in 19. členom Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. št. 76/2005 in 119/2007; v nadaljevanju: Uredba). Drugi odstavek 18. člena uredbe določa, da organ ne zaračuna stroškov: za vpogled v dokumente, za telefonsko posredovanje informacij, za posredovanje informacij po elektronski pošti, če ne gre hkrati za primere iz tretje alineje prejšnjega odstavka, za posredovanje informacij s pomočjo telefaksa, ki skupaj ne presegajo petih strani. Tretja alineja prvega odstavka 18. člena Uredbe določa, da organ zaračuna prosilcu pretvorbo informacije iz fizične v elektronsko obliko, če se informacija nahaja izključno v fizični obliki, prosilec pa želi informacijo prejeti v elektronski obliki. Iz večine gradiva, ki ga je prevzel prosilec, je razvidno, da ga je organ prejel v elektronski obliki in torej z njim razpolaga v elektronski obliki, saj je iz oblike razvidno, da gre za elektronsko sporočilo. Za del gradiva, ki se nanaša na korespondenco med državnimi organi, prosilec utemeljeno predvideva, da organ tudi z njim razpolaga v elektronski obliki, saj ta korespondenca praviloma poteka v elektronski obliki. Za velik del ostalega gradiva, vlagatelj ugovora prav tako utemeljeno predvideva, da ga je organ prejel oz. ga poseduje v elektronski obliki. Organ je po nepotrebnem fotokopiral veliko večino gradiva in s tem kot navaja porabil veliko časa, ki ga je prosilcu dvakrat zaračunal – v obliki stroška fotokopije ter v obliki delovnih ur javnega uslužbenca s VII. stopnjo izobrazbe. Prosilec je prepričan, da ima organ dobro in racionalno urejeno hranjenje dokumentarnega gradiva, vezanega na tekoče delo, še posebej zato, ker ga ima veliko večino na razpolago v el. obliki, zato je obračun 10 delovnih ur javnega uslužbenca s VII. stopnjo izobrazbe v zadevnem primeru neupravičen. Upoštevajoč dejstva in v skladu s citiranimi določili 18. in 19. člena Uredbe ter ob zgoraj citirani izrecni zahtevi prosilca glede oblike posredovanja informacij javnega značaja, bi bil organ vsa gradiva, ki jih posreduje v el. obliki, dolžan prosilcu poslati brezplačno v el. obliki. Organ je na temelju zakona in uredbe, upravičen prosilcu zaračunati fotokopije le tistega dela gradiva, s katerim ne razpolaga v el. obliki. Prosilec od pritožbenega organa pričakuje, da organu naloži izročitev vseh zahtevanih informacij javnega značaja, ki jih organ prosilcu še ni posredoval, razen tistih, za katere organ lahko utemelji razloge iz 6. člena zakona ter da razveljavi obračun št. 04022010, ki je izdan v nasprotju z 18. in 19. členom uredbe zaradi oblike posredovanja informacij javnega značaja v nasprotju s 25. členom zakona v povezavi s prosilčevo zahtevo na temelju drugega odstavka 17. člena zakona.
Organ je pritožbo prosilca kot neutemeljeno, vendar dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom z dne 1. 3. 2010, številka: 090-1/2010/9, s prilogami, poslal v odločanje Pooblaščencu. Organ je v zvezi s pritožbenimi navedbami pojasnil naslednje:
1. Prosilec je v pritožbi navedel, da prejeto gradivo ne vsebuje vseh informacij javnega značaja:
Organ je pojasnil, da so bile prejete pripombe, pobude in stališča na predlog Družinskega zakonika knjižene pod številko 092-403/2009 Podpora družinskemu zakoniku. V tej zadevi je bilo do predložitve predloga zakonika
Vladi RS (9. 12. 2009) knjiženo 428 dokumentov, ki so bili prosilcu tudi posredovani. V zadevi 01700-4/2006: Predlog družinskega zakonika, pa je bilo od meseca januarja, ko so pričeli z delom na predlogu Družinskega zakonika (na različici, ki je sedaj v državnozborskem postopku), do predložitve predloga zakonika Vladi RS knjiženo skupaj 160 dokumentov. Glede na to, da so v zadevi Predlog družinskega zakonika knjiženi tudi nekateri dokumenti, ki se ne nanašajo neposredno na pripravo besedila predloga zakonika (npr. dopisi sodišču glede možnosti prisostvovanja na obravnavah, dogovori v zvezi s finančnimi posledicami zakonika ipd), je bilo v tej zadevi potrebno odbiranje dokumentov - prosilcu je bilo posredovano osnovno gradivo, na katerem so pričeli pripravljati predlog zakonika, pripombe in stališča, prejeta v medresorskem usklajevanju, odgovori organa na
pripombe. Skupaj je bilo iz obeh navedenih zadev prosilcu tako posredovanih 1624 kopij. Med njimi
bi se morale nahajati tudi pripombe Vrhovnega državnega tožilstva, v kolikor se ne, so iz fotokopije
dokumentacije izpadle povsem slučajno. V zvezi z navedbo, da posredovano gradivo ne vsebuje dokumentov, ki so nastali v organu in iz katerih je razviden postopek pregleda in ocenjevanja prispelih pripomb in ugotavljanje, ali so prispele pripombe in predlogi strokovno utemeljeni ah ne (sklep o delovanju delovne skupine, zapisniki, dopisi, analize), pa pojasnjujejo sledeče. Predlog družinskega zakonika je pripravljalo več strokovnih delavcev organa oziroma Direktorata za družino, pri iskanju določenih rešitev ter
oblikovanju določenih členov, pa so jim pomagali tudi strokovnjaki iz drugih organov (predvsem
Ministrstva za pravosodje in Skupnosti centrov za socialno delo ter tudi Pooblaščenec pri oblikovanju
poglavja o Zbirkah podatkov), vendar pa o tem sodelovanju zapisniki ne obstajajo. Delovna skupina za pripravo predloga zakonika ni bila imenovana, zato tudi ne obstajajo zapisniki o njenem delu. Organ tudi ni pripravljal posebnih analiz in poročil, temveč zgolj predlog zakonika, ki ima več kot 300 členov in ki skupaj z uvodom in obrazložitvijo členov obsega 287 strani. Vse prispele pripombe so bile pregledane, na pripombe prispele v postopku medresorskega usklajevanja (in tudi na nekatere pobude in pripombe javnosti) je bilo odgovorjeno - iz odgovorov, ki so bili prosilcu tudi posredovani, je razvidno mnenje organa o utemeljenosti teh pripomb.
2. Prosilec tudi navaja, da mu informacije javnega značaja niso bile posredovane v zahtevani obliki, zaradi česar naj bi mu bili neupravičeno zaračunani stroški posredovanja.
Organ pojasnjuje, da je prosilčeva navedba, da z vsemi posredovanimi dokumenti razpolaga v elektronski obliki, sicer pravilna, vendar pa to ne pomeni, da jih lahko enostavno posreduje prosilcu po elektronski pošti
oziroma pošlje na elektronskem nosilcu. Dokumenti se pri organu vodijo/knjižijo v sistemu SPIS 4, v katerem so evidentirani vsi dokumenti, ki nastanejo pri delu na določeni zadevi. Vhodni dokumenti se skenirajo, izhodni pa se v sistem pripnejo (nekateri tudi skenirajo). Kot je že zgoraj navedeno, je v zadevi Podpora družinskemu zakoniku: 092-403/2009 knjiženih 428 dokumentov, med njimi je večina pripomb in stališč državljanov glede predloga Družinskega zakonika in nekaj odgovorov organa. Glede na to, da gre za pripombe državljanov, naslovljene na organ, so pri posredovanju teh dokumentov prikrili njihove osebne podatke, kar pa v samem informacijskem sistemu ni mogoče. Dokumente so zato fotokopirali iz spisovne dokumentacije zadeve, tako da so osebne podatke ročno zakrili. V kolikor bi želeli dokumente shraniti na elektronski nosilec, bi morali namreč vsak dokument posebej odpreti, skopirati v Wordov dokument, nov dokument pa shraniti; skenirane dokumente pa bi morali natisniti, prikriti osebne podatke ter jih ponovno skenirati in shraniti. Večino dela bi v tem primeru lahko opravil strokovni delavec, ki je podatke pripravljal in odbiral, potreboval pa bi tudi pomoč informatika, ki bi podatke shranil na elektronski nosilec, saj strokovni delavci s takšno opremo ne razpolagajo. Glede na obseg dela so zato ocenili, da bo delo veliko hitreje in učinkoviteje opravljeno (ter da bodo na ta način tudi stroški za stranko nižji), v kolikor dokumente fotokopirajo in jih prosilcu posredujejo v fizični obliki. Pri tem poudarjajo, da je nepravilna prosilčeva domneva, da v kolikor bi mu bili podatki posredovani v elektronski obliki, stroški posredovanja informacij javnega značaja ne bi nastali oziroma se mu ne bi smeli obračunati. V tem primeru sicer ne bi bilo stroškov fotokopij, bi se pa na ta način podaljšal čas priprave in odbiranje informacij javnega značaja, kar pomeni, da bi bili stroški dela strokovnega delavca višji.
Pritožba je utemeljena.
Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. čl. ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.
1. Pojem in obstoj informacije javnega značaja
ZDIJZ predstavlja konkretizacijo ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja, opredeljene v 2. odst. 39. čl. Ustave RS (UL RS, št. 33/91-I s spremembami) in ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. Posega v širok spekter delovanja javnega sektorja, ne samo v delu, ko med zavezance zajema širok krog organov javnega sektorja, ki morajo na prvi stopnji slediti določilom zakona, temveč tudi v segmentu same definicije informacije javnega značaja.
Informacija javnega značaja je po določilu 1. odst. 4. čl. ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz citiranega 1. odst. 4. čl. ZDIJZ izhaja, da je informacija javnega značaja opredeljena s tremi osnovnimi kriteriji: da gre za informacijo, ki izvira iz delovnega področja organa (informacije povezane z delom organa, ki jih je ta pridobil v okviru svojih pristojnosti), da organ z njo razpolaga in da se le-ta nahaja v materializirani obliki, v obliki dokumenta.
Organ mora informacijo javnega značaja izdelati pri svojem delu sam, v sodelovanju z drugim organom ali jo pridobiti pri svojem delu in v postopkih, za katere je pristojen v skladu s splošnimi predpisi. Če je prvi pogoj izpolnjen, se lahko informacija javnega značaja nanaša na kakršnokoli vsebino na vseh področjih delovanja zavezanega subjekta ter je lahko povezana z njegovo politiko, aktivnostjo in odločitvami, ki spadajo v delokrog oziroma sfero odgovornosti posameznega organa. Pojem delovno področje po ZDIJZ se namreč razteza na vsak podatek, ki je nastal v zvezi z izvajanjem javnopravnih nalog oziroma v zvezi z dejavnostjo organa. Pri tem ni nujno, da je organ informacijo izdelal sam. Lahko jo je pridobil od drugih oseb, celo zasebnopravnih subjektov, ki niso organi v smislu 1. čl. ZDIJZ. Pomembno je le, da je organ informacijo pridobil v okviru svojih pristojnosti (prim. doktorska disertacija Urške Prepeluh, Pravica do dostopa do informacij javnega značaja, Ljubljana 2004, str. 148).
Kot izhaja iz 1. odst. 4. čl. ZDIJZ, organu tudi ni potrebno ustvariti, pridobiti ali vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nima. To pomeni, da lahko organ zahtevo v primeru, če z dokumentom ne razpolaga, enostavno zavrne, ker dokumenta nima in se mu zato ni potrebno sklicevati na obstoj izjem. Prav tako organ ni dolžan dokumentov zahtevati od drugih oseb ali organov, kar sicer neutemeljeno predlaga prosilec v pritožbi. Nadalje iz opredelitve informacije javnega značaja, določene v 1. odst. 4. čl. ZDIJZ, še izhaja, da odgovori na vprašanja oziroma pojasnila, razne obrazložitve, komentarji in analize stanj, ne predstavljajo informacije javnega značaja, zato organi, zavezanci po ZDIJZ, nimajo dolžnosti, da prosilcem odgovarjajo na vprašanja ter da dajejo pojasnila v zvezi z delovnim področjem organa. Na pojasnila in razlage se torej načelo prostega dostopa, zapisanega v 5. členu ZDIJZ, ne razteza.
V 28. členu Zakona o državni upravi (Ur. l. RS, št. 113/2005 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDU-1) je določeno, da organ opravlja naloge na področjih delovnih razmerij in pravic iz dela, zaposlovanja in poklicnega usposabljanja, družine, socialnih zadev, invalidskega varstva, vojnih invalidov, vojnih veteranov in žrtev vojnega nasilja ter vojnih grobišč. To pomeni, da organ nedvomno sodi v krog organov, ki so na podlagi prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, zavezani za posredovanje informacij javnega značaja. Ker je predmet zahteve dostop do informacij, ki so povezane s sprejetjem predloga Družinskega zakonika, ki sodi v področje organa, saj slednji skrbi za oblikovanje in izvajanje tistega dela družinske politike, ki se nanaša na zakonsko zvezo, na razmerja med starši in otroki, na posvojitve, rejništvo in skrbništvo na področje starševskega varstva in družinskih prejemkov, zahteva prosilca nedvomno sodi v delovno področje organa.
2. Kriterij materializirane oblike
V obravnavanem primeru je organ zahtevi za dostop do informacij javnega značaja ugodil in prosilcu posredoval zahtevane informacije. Kot izhaja iz vložene pritožbe, se je prosilec pritožil, ker po njegovem mnenju prejeto gradivo ne vsebuje vseh informacij javnega značaja, ki so bile predmet zahteve. Na podlagi navedenega je Pooblaščenec primarno ugotavljal, ali so navedbe prosilca utemeljene, torej ali je pri zahtevanih informacijah izpolnjen tretji kriterij za opredelitev informacije javnega značaja po ZDIJZ, t.i. kriterij materializirane oblike, da zahtevani dokumenti obstajajo in da organ z njimi razpolaga.
Organ je v pojasnilu pri odstopu pritožbe podrobno pojasnil in navedel, kaj je bilo prosilcu posredovano in na kakšen način so bili dokumenti odbrani. Glede navedbe prosilca, da ni prejel pripombe Vrhovnega državnega tožilstva, kar je verjetno razlog, da je prosilec podvomil v celostno posredovanje informacij, je organ navedel, da bi se te informacije morale nahajati v posredovanih 1624 kopijah, če se ne, so iz dokumentacije izpadle zgolj slučajno. Tudi glede informacij, ki se nanašajo na postopek pregleda in ocenjevanja prispelih pripomb, za katere je prosilec zatrjeval, da jih ni prejel, pa bi jih moral in pri tem za primer navedel: sklep o imenovanju delovne skupine, zapisnike, itd., je organ argumentirano navedel razloge, zakaj z njimi ne razpolaga, zato jih tudi ni mogel posredovati.
Z namenom razjasnitve dejanskega stanja je Pooblaščenec dne 29. 3. 2010 opravil še dodatno poizvedbo pri organu. Organ je poudaril, da drugih dokumentov, razen že posredovanih, nima. V masi posredovane dokumentacije organ sicer dopušča možnost, da so pripombe Vrhovnega državnega tožilstva izpadle, zato se je zavezal, da bo prosilcu navedeni dokument nemudoma posredoval.
Glede na navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da organ dejansko ne razpolaga z drugimi informacijami. To pomeni, da ni izpolnjen prvi pogoj iz 1. odst. 4. čl. ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja le tista informacija, s katero organ že razpolaga. Pooblaščenec pa pri tem tudi ne vidi razumnega razloga, da organu ne bi verjel. Organ je prosilcu posredoval 1624 strani fotokopij, zato Pooblaščenec utemeljeno verjame, da je organ pri posredovanju informacij zajel celoto.
Ker z zahtevanimi informacijami organ ne razpolaga, zavezanci pa so v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, razen v primerih, ko se informacije nahajajo v računalniških bazah, Pooblaščenec zaključuje, da pritožbi prosilca v tem delu ni mogoče ugoditi in jo je potrebno, na podlagi 1. odst. 248. čl. ZUP, zavrniti.
3. Stroški posredovanja informacij javnega značaja
Organ je prosilcu zaračunal stroške posredovanja informacij javnega značaja v višini 293,54 EUR. Prosilec se je zoper višino stroškov pritožil z utemeljitvijo, da je organ zaradi nepravilne oblike posredovanja zahtevanih informacij, neutemeljeno povzročil nastale stroške.
Na podlagi navedenega je Pooblaščenec v nadaljevanju vsebinsko presojal, ali je organ utemeljeno zaračunal stroške za posredovanje informacij javnega značaja.
Iz 17. člena ZDIJZ izhaja, da prosilec sam določi oziroma izbere na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis). Enako je izbira oblike urejena v Uredbi, ki v 16. členu določa, da, če se informacija javnega značaja nahaja tako v elektronski obliki kot v fizični obliki, lahko prosilec sam izbere obliko, v kateri želi dobiti informacijo. V obravnavanem primeru je bila zahteva prosilca glede oblike oziroma načina nedvoumna, saj je slednji izrecno navedel, da naj mu organ zahtevane informacije posreduje v obliki elektronskega zapisa na njegov e-naslov oziroma v obliki fotokopij po redni pošti, na naslov prosilca. Prosilec je poudaril, da naj organ zahtevane informacije posreduje v obliki fotokopij, če se dokumenti ne nahajajo v e - obliki ali v primeru, če bi njihova pretvorba v e- zapis pomenila večje stroške. Prosilec je torej izrecno poudaril, da želi prejeti informacije na način, ki bi bila zanj stroškovno najbolj ugodna.
Pooblaščenec poudarja, da glede na ZDIJZ in Uredbo, organ nima možnosti spremeniti obliko, v kateri bo prosilcu posredoval zahtevane informacije, še zlasti ne, če razpolaga z informacijami v obliki kot želi prosilec, kot je v obravnavanem primeru. V pojasnilu z dne 1. 3. 2010, številka: 090-1/2010/9 je namreč organ pritrdil prosilčevi navedbi, da z vsemi posredovanimi dokumenti razpolaga v elektronski obliki.
Pooblaščenec pa nikakor ne more slediti nadaljnjemu pojasnilu organa, da v samem informacijskem sistemu ni mogoče prekriti osebnih podatkov državljanov, ki so pobude in pripombe vlagali oziroma, da bi bili stroški posredovanja informacij v elektronski obliki višji. V operacijskem sistemu Windows, za katerega Pooblaščenec ne dvomi, da organ z njim razpolaga, je namreč program »slikar oziroma ang. paint«, ki omogoča izvedbo delnega dostopa brez posebnega dodatnega strokovnega znanja s področja informatike. V programu »slikar«, do katerega se pride preko klika na ikono »start«, »programi«, »pripomočki«, se na ikoni »datoteka«, poišče in odpre skeniran dokument, na katerem se lahko izvede npr. s čopičem in črno barvo, delni dostop. Tako spremenjen dokument se shrani. Organ bi lahko naredil posebno mapo tako shranjenih dokumentov z izvedenim delnim dostopom in jo enostavno po elektronski pošti posredoval prosilcu.
Na podlagi navedenega Pooblaščenec ugotavlja, da je organ povsem neupravičeno ter v nasprotju z ZDIJZ in Uredbo, prosilcu posredoval zahtevane informacije v obliki fotokopij.
Pooblaščenec se je nadalje ukvarjal tudi s samim obračunom stroškov za posredovanje informacij javnega značaja. Iz obračuna stroškov izhaja, da je organ prosilcu zaračunal 97,44 EUR za 1624 strani fotokopij ter 196,10 EUR za 10 ur odbiranja in posredovanja podatkov s strani uslužbenca s VII. stopnjo izobrazbe.
Iz drugega odstavka 34. člena ZDIJZ izhaja, da lahko organ za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa prosilcu zaračuna materialne stroške. Pri tem je organ dolžan, v skladu s 36. členom ZDIJZ, stroškovnik objaviti v svojem katalogu informacij javnega značaja ter ga dati na vpogled vsakemu prosilcu. Na strani organa je nadalje tudi dolžnost, da prosilca opozori na plačilo stroškov (3. odstavek 36. člena ZDIJZ). Vsebinska presoja stroškov posredovanja informacij je torej dvostopenjska v smislu, da se primarno ugotovi, kateri stroškovnik je podlaga za odločanje o stroških v konkretnem primeru in ali je organ prosilca opozoril na plačilo stroškov. Šele ob navedenih predpostavkah, ki morata biti podani kumulativno, je nato na vrsti presoja same višine.
Pooblaščenec ugotavlja, da ima organ na svoji spletni strani objavljen katalog informacij, kjer je pod alinejo »cenik posredovanja informacij javnega značaja« objavljen stroškovnik o posredovanju in ponovni uporabi javnega značaja z dne 26. 5. 2008, številka: 090-18/2008-6, ki med drugim vsebuje materialni strošek fotokopij in strošek dela – odbiranje in posredovanje podatkov s strani uslužbenca z različno stopnjo izobrazbe. Navedeni stroškovnik je torej ustrezna podlaga za obračun stroškov. Prav tako iz spisa organa izhaja, da je z dopisom z dne 19. 1. 2010, številka 090-1/2010/2, prosilca obvestil, da je pripravil kopije zahtevanih dokumentov in obračun materialnih stroškov. Organ je torej izpolnil določila, ki jih glede zaračunavanja stroškov posredovanja informacij predvidevata oziroma zahtevata ZDIJZ in Uredba, zato je Pooblaščenec nadalje presojal samo višino stroškov. Glede na ugotovitev, da organ ni imel pravne podlage, da je prosilcu posredoval fotokopije, medtem ko je slednji želel dobiti informacije v elektronski obliki, Pooblaščenec ugotavlja, da je organ povsem neutemeljeno zaračunal stroške fotokopij. Utemeljeno in v skladu s stroškovnikom pa je organ zaračunal 10 ur dela odbiranja in posredovanja informacij. Organ je prosilcu posredoval 1624 kopij dokumentov, ki jih je moral odbrati in izvesti delni dostop. Pri tem z vidika samega dela ni bistvene razlike med delnim dostopom s pomočjo računalniškega programa »slikar« od fizičnega prekrivanja in fotokopiranja dokumentov. Pooblaščencu se zato 10 ur dela za tak obseg informacij ne zdi pretiran in je po njegovi oceni v skladu z normalnim poslovanjem organa. Ker je postopek vodila uslužbenka s VII. stopnjo izobrazbe, je glede na tako oblikovan stroškovnik, ura dela znašala 19. 61 EUR. Kar pomeni, da je prosilec dolžan plačati 196.10 EUR stroškov za posredovanje informacij javnega značaja. V skladu s 5. odstavkom 5. člena Zakona o davku na dodano vrednost (Ur. l. RS, št.: 10/2010-uradno prečiščeno besedilo) je strošek oproščen plačila DDV.
Ker je prosilec v pritožbi izpostavil drugi odstavek 18. člena Uredbe, ki določa, da organ ne zaračuna stroškov: za vpogled v dokumente, za telefonsko posredovanje informacij, za posredovanje informacij po elektronski pošti, če ne gre hkrati za primere iz tretje alineje prejšnjega odstavka, za posredovanje informacij s pomočjo telefaksa, ki skupaj ne presegajo petih strani, Pooblaščenec pojasnjuje, da navedena določba izrecno govori o ne zaračunavanju stroškov »posredovanja« informacij po elektronski pošti, kar pa ne pomeni, da organ ne sme zaračunati stroškov dela uslužbenca, ki jih je imel z odbiranjem in izvedbo delnega dostopa, kar mu omogoča veljaven stroškovnik.
4. Zaključek
Pooblaščenec je glede na navedeno pritožbi prosilca glede stroškov posredovanja informacij ugodil in na podlagi 1. odst. 252. čl. ZUP obračun številka: 04022010 z dne 19. 1. 2010 odpravil ter sam rešil zadevo tako, kot izhaja iz izreka te odločbe. Stroški posredovanja informacij se prosilcu zaračunajo v višini 196.10 EUR, ki jih je dolžan plačati organu v roku 30 dni od vročitve te odločbe. Pritožba prosilca pa se v delu, da ni prejel vseh zahtevanih informacij, na podlagi 1. odst. 248. čl. ZUP zavrne kot neutemeljena.
Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa lahko prosilec sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.
svetovalka Pooblaščenca
Informacijski Pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka