Prosilka - Mestna občina Koper
+ -Številka: 090-19/2009/2
Kategorije: Razno
Številka: 090-19/2009/2
Datum: 12. 3. 2009
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005, 51/2007-ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 - uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP2; v nadaljevanju ZDIJZ) in prvega odstavka 259. člena v povezavi s tretjim odstavkom 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E in 65/2008-ZUP-F; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …… (v nadaljevanju prosilka), zoper sklep Mestne občine Koper, Verdijeva ulica 10, 6000 Koper, (v nadaljevanju organ), št. 090-33/2008 z dne 12. 1. 2009, v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
ODLOČBO:
1. Sklep organa, št. 090-33/2008 z dne 12. 1. 2009, se odpravi in se zadeva vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilke odločiti najkasneje v 30 (tridesetih) dneh po prejemu te odločbe.
2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilka je z vlogo z dne 20. 11. 2008 preko elektronske pošte vložila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, v kateri je od organa zahtevala odgovore na vprašanja po informacijah javnega značaja, ki jih je navedla v desetih zaporednih točkah in v katerih je zahtevala podatke o stroških, ki jih ima organ v primerih, ki jih je navedla v vprašanjih.
Organ je prosilki poslal poziv za dopolnitev zahteve za pridobitev informacij javnega značaja, št. 090-33/2008 z dne 16. 12. 2008, v katerem je pojasnil, da njeno elektronsko sporočilo z dne 20. 11. 2008 šteje kot nepopolno vlogo in prosilko zato na podlagi 67. člena ZUP poziva, da vlogo ustrezno popravi. Pri tem je organ navedel peti odstavek 66. člena ZUP in Zakon o elektronskem poslovanju (Uradni list RS, št. 98/2004 s spremembami in dopolnitvami), ki določata, da mora vložnik vlogo podpisati. V nadaljevanju dopisa je organ pojasnil, da mora zahteva, ki se nanaša na dostop do informacij javnega značaja, vsebovati obvezne vsebine, določene v 17. členu ZDIJZ, ki jih predmetna vloga ne vsebuje.
Prosilka je prvotno vlogo dopolnila z dopisom z dne 22. 12. 2008, v kateri je navedla, da navaja vprašanja, na katera želi odgovore v skladu z ZDIJZ, organ pa ji odgovore lahko posreduje v elektronski obliki na njen elektronski naslov ali pisno na njen domači naslov. Prosilka je uvodoma navedla, da organ izstopa po količini pravdanj na sodišču, pri čemer gre za stroške, ki jih plačujejo davkoplačevalci. Upoštevaje vlogo prosilke z dne 20. 11. 2008 in njeno dopolnitev z dne 22. 12. 2008, prosilko zanimajo stroški v naslednjih primerih:
1. .... je konec leta 2006 vložil tožbo zoper novinarko Petro Vidrih. Jo toži kot zasebnik ali župan? Če jo toži kot župan, prosilka sprašuje, koliko stroškov je v zvezi s tem doslej nastalo za organ (sodna taksa, stroški odvetnika)?
2. .... zaradi razžalitve toži bivšo javno uslužbenko ..... Jo toži kot zasebnik ali kot župan? Če jo toži kot župan, postavlja prosilka isto vprašanje: koliko stroškov je v zvezi s tem do zdaj nastalo?
3. Vrhovno sodišče je razveljavilo kandidaturo .... za državni svet, ker postopek za kandidiranje za elektorje in kandidata za člana DS MOK ni bil zakonit. Kakšni stroški so nastali do dokončne odločitve vrhovnega sodišča? Prosilka prosi za specifikacijo sodnih taks, odvetniških storitev, stroškov, ki jih je moral organ povrniti tožeči stranki.
4. Spor med organom in KS Koper Center traja že nekaj časa. Kljub temu, da je tako računsko sodišče kot okrajno sodišče ugotovilo, da je organ dolžan plačati dolžni znesek KS, se je organ ponovno pritožil. Koliko je organ v tem sporu odštel za sodne takse in odvetniške storitve? Organ je KS iz leta 2006 dolžan 10.605 evrov z obrestmi. Koliko denarja bi morala KS Center dobiti od organa za financiranje svoje dejavnosti iz občinskega proračuna lani in koliko letos?
5. Odvetnik Franci Matoz je v imenu organa in 220 občanov vložil ljudsko tožbo proti Kemiplasu. Koliko je organ stal postopek pridobivanja občanov, ki so se pridružili tožbi (objave, oglasi, …) in koliko je organ do danes plačal za sodne takse in odvetniške storitve? Tožbo je kot neutemeljeno do zdaj zavrnilo okrožno in višje sodišče, zdaj je na ustavnem.
6. Organ je naročil rušitev montažnega objekta na pomolu. Občinski inšpektorat je najprej izdal nezakonito odločbo in potem opravil še nezakonito izvršbo. Upravno sodišče je izdalo sodbo za ustavitev rušitve, ki je organ ni upošteval. Franci Matoz je na Vrhovno sodišče vložil zahtevo za revizijo sodbe, ki je sodišče ne dovoli. Koliko je organ plačal za sodne takse in odvetniške storitve v tem primeru do zdaj? Ali sta javna uslužbenca inšpektorja Jovan Kmekić in Peter Donoval zaradi nezakonite odločbe ali izvršbe, zaradi česar sta tudi kazensko ovadena, v disciplinskem postopku? Bosta zaradi svojih dejanj, ki povzročajo visoke stroške davkoplačevalcem, odgovarjala? Koliko je stala rušitev objekta?
7. Zaradi postavitve stebričkov in motenja posesti na Pristaniški ulici je okrajno sodišče izdalo začasno sodno odredbo organu in javnemu podjetju Komunala, da odstranita stebričke. Organ se je pritožil. Koliko sta organ in Komunala odštela za denarne kazni in koliko so do zdaj znašale sodne takse in odvetniške storitve?
8. Zaradi občinskega glasila KP MOK je ukrepal medijski inšpektor in vloženih je bilo nekaj tožb. Koliko stroškov je imel zaradi tega organ? Glasilo ni izšlo že od maja 2008. Je prenehalo izhajati? Je vpisano v razvid medijev?
9. Je .... ovadil župan ali oseba ....?
10. Prosilka prosi za navedbo vseh sodnih in upravnih sporov, v katere je navedena MOK.
Obravnavano zahtevo prosilke je organ zavrgel s sklepom, št. 090-33/2008 z dne 12. 1. 2009. V obrazložitvi navedenega sklepa je organ pojasnil, da je prosilka vlogo z dne 20. 11. 2008 sicer dopolnila z dopisom z dne 22. 12. 2008, vendar pa tudi po dopolnitvi njena zahteva ne izpolnjuje pogojev iz 17. člena ZDIJZ, ker prosilka v svoji zahtevi ni opredelila, kateri dokument naj bi predstavljal informacijo, s katero se želi seznaniti. Vsebina njene zahteve je zastavljanje vprašanj o konkretnih zadevah, za katere pričakuje, da bo organ nanje odgovoril. Organ je pojasnil, da ZDIJZ obvezuje zavezanca, da prosilcu posreduje informacijo javnega značaja v določeni obliki, ne pa tudi, da mora odgovarjati na zastavljena vprašanja prosilca. V nadaljevanju je organ navedel, da prosilka v zahtevi tudi ni opredelila, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije, kot to določa 2. točka drugega odstavka 17. člena ZDIJZ. Organ je zaključil, da zahteva ne vsebuje vseh obveznih sestavin iz 17. člena ZDIJZ, zato jo je na podlagi 19. člena ZDIJZ zavrgel.
Organ je dne 30. 1. 2009 prejel pritožbo prosilke zoper sklep, št. 090-33/2008 z dne 12. 1. 2009, v kateri je pojasnila, da nekatere zahteve za dostop do informacij javnega značaja vsebujejo vprašanja, na podlagi katerih je šele možno navesti konkretni dokument. Če prosilka namreč ne ve, ali župan novinarko toži kot zasebnik ali kot župan, navajanje dokumentov ni smiselno. Prosilka je navedla, da organ razpolaga z dokumentom o tožbi novinarke v primeru, da jo toži župan, zato zahteva vpogled v njega v elektronski obliki. V nadaljevanju pritožbe je prosilka navedla, da spor na sodišču spremljajo številni dokumenti, ki torej že obstajajo in jih ima organ v okviru svojega delovnega področja že izdelane. Konec koncev so stroški odvetnikov, sodnih taks in drugih stroškov pravdanj na sodišču del zaključnega računa organa in organ tako ne rabi ustvarjati novih dokumentov. V nadaljevanju pritožbe je prosilka povzela svoje zahteve, ki jih je organ zavrgel z izpodbijanim sklepom in dodala še dve novi zahtevi, ki ju je Pooblaščenec na podlagi 20. člena ZDIJZ odstopil prvostopenjskemu organu. Prosilka je v pritožbi navedla tudi, da je v zahtevi alternativno navedla načina posredovanja zahtevanih podatkov, ker ne ve, v kakšni obliki jih organ hrani.
Organ po prejemu pritožbe prosilke sklepa ni nadomestil z novo odločbo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil v reševanje Pooblaščencu, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom, št. 090-33/2008 z dne 5. 2. 2008.
Pritožba je utemeljena.
1. Pojem informacije javnega značaja
ZDIJZ predstavlja konkretizacijo ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja (drugi odstavek 39. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/1991 s spremembami in dopolnitvami), zato v prvem odstavku 1. člena vsakomur omogoča prost dostop do informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. S tem, ko ZDIJZ med zavezance zajema širok krog organov javnega sektorja, posega v širok spekter delovanja javnega sektorja. Na širino dometa ZDIJZ kaže tudi sama definicija informacije javnega značaja. Informacija javnega značaja je, po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ, informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz omenjene določbe ZDIJZ izhaja, da so za opredelitev informacije javnega značaja pomembni trije osnovni kriteriji, in sicer, da gre za informacijo, ki izvira iz delovnega področja organa (informacija je povezana z delom organa in jih je ta pridobil v okviru svojih pristojnosti), da organ z njo razpolaga in da se le-ta nahaja v materializirani obliki, v obliki dokumenta oziroma širše, dokumentarnega gradiva. V konkretnem primeru bi torej informacijo javnega značaja lahko predstavljale npr. naslednje vrste dokumentov: dokumenti o plačilih sodnih taks in odvetniških storitev s strani organa, dokumenti o tožbah, ki jih je vložil organ, dokumenti o denarnih kaznih, ki jih je prejel organ, itd.
2. Obveznosti prosilca po ZDIJZ
Pri uveljavljanju pravice dostopa do informacij javnega značaja ZDIJZ prosilcu nalaga izpolnjevanje nekaterih formalnih zahtev, ki se nanašajo na obvezne sestavine pisne zahteve (vloge), s katero se prosilec obrne na organ. Po določbi prvega odstavka 17. člena ZDIJZ mora zahteva vsebovati podatke o organu (navedbo organa, kateremu se pošilja), podatke o vložniku (osebno ime ali naziv pravne osebe ter naslov) in podatke o morebitnem zastopniku ali pooblaščencu. ZDIJZ v drugem odstavku 17. člena, poleg zahteve po opredelitvi načina seznanitve z vsebino informacije javnega značaja, prosilcu nalaga opredelitev informacije, s katero se želi seznaniti oziroma na kakšen način se želi z vsebino zahtevane informacije seznaniti (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis).
Osrednji in najpomembnejši del zahteve je opis informacije javnega značaja, s katero se upravičenec želi seznaniti, kar predstavlja zahtevek stranke v smislu prvega odstavka 66. člena ZUP. Želene informacije morajo biti opisane tako natančno, da organ zahtevek lahko obravnava, ni pa potrebno, da so opredeljene do potankosti. Organ od prosilca ne sme zahtevati podrobnosti, ki za identifikacijo iskanega dokumenta niso neizogibno potrebne, če ima na razpolago dovolj drugih podatkov, po katerih lahko dokument oziroma dokumente najde, pa čeprav ima zaradi tega več dela. Organ tudi ne sme zahtevati podatkov, kot so npr. opravilne številke spisov, saj je to njegova interna šifra, ki zunanjim subjektom ni nujno znana. Tudi natančni datumi ali zaporedne številke niso nujno potrebni podatki, če prosilec okvirno navede dovolj omejeno časovno obdobje ali druge podatke za iskanje.
Upoštevati moramo tudi dejstvo, da uporabnik pogosto ne ve, koliko dokumentov določene vrste organ poseduje. V tem primeru mu mora organ dati na razpolago vse dokumente, ki se na določeno vprašanje nanašajo oziroma prosilca seznaniti, da ni možno posredovati vseh dokumentov, če gre za izredno veliko količino teh ali za izredno obsežne dokumente. V takšnem primeru bi bilo smotrno tudi v Sloveniji razmisliti o možnosti, ki je uveljavljena v praksi nekaterih tujih držav, da organ prosilca lahko povabi k sebi in mu predoči problem, nato pa skupaj ugotovita, kaj je dejansko prosilec želel in izločita nerelevantne dokumente. Ob vsem tem se morajo tudi prosilci zavedati, da bolj, ko je opredelitev natančna, večja je verjetnost, da bodo prejeli prave podatke in da bo organ za njihovo iskanje potreboval kar najmanj časa. Zato je priporočljivo, da stranka navede vse, kar o iskanem dokumentu ve, kot na primer, kdaj in kje je nastal, kateri organ ga je ustvaril oziroma poslal, kakšna je njegova vsebina, številka, oblika ipd. S podrobnim opisom informacij se prosilec hkrati izogne možnosti, da bi organ terjal dopolnitev zahteve ali jo zaradi nepopolnosti celo zavrgel (več Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, Senko Pličanič et al., Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti, Ljubljana, 2005, str. 194).
Zahteva po opisu želene informacije javnega značaja pomeni, da mora prosilec informacijo opisati s tako stopnjo določnosti, da lahko organ zahtevek obravnava (primerna stopnja določnosti), ne pomeni pa, da je potrebno informacijo povsem določno identificirati. Primerna stopnja določnosti pomeni, da mora biti opis informacije natančen do te mere, da omogoča določljivost informacije oziroma dokumenta. Podobno izhaja tudi iz 6. člena Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (v nadaljevanju Uredba), ki določa, da se prošnje dajejo dovolj natančno, da lahko institucija ugotovi, za kateri dokument gre. V primeru, da način hrambe dokumentov in razpoložljivi podatki organu omogočajo, da zahtevano informacijo najde, organ od prosilca ne sme zahtevati podrobnega opisovanja oziroma podrobne identifikacije informacije oziroma dokumenta. Takšna zahteva bi bila upravičena zgolj v primeru, ko bi bile dodatne podrobnosti nujno potrebne, da bi organ zahtevo sploh lahko obravnaval. Pri tem pa količina dela, ki bi jo organ imel zaradi omejenega opisa zahtevane informacije oziroma dokumenta, ni pomembna.
ZDIJZ torej nalaga prosilcu opredelitev želene informacije v razumnih mejah, te pa so nedvomno povezane s prosilčevim omejenim poznavanjem dela organa. Potrebno je namreč upoštevati, da bi dosledno vztrajanje pri absolutni določenosti želene informacije oziroma dokumenta v praksi lahko pomenilo de facto negacijo pravice do dostopa do informacije javnega značaja.
3. Obveznosti organa po ZDIJZ
ZDIJZ v prvem odstavku 18. člena določa, da mora organ v primeru, ko je zahteva prosilca nepopolna in je zaradi tega ne more obravnavati, prosilca pozvati, da jo v roku, ki ne sme biti krajši od treh delovnih dni, dopolni. Skladno z 19. členom ZDIJZ, v povezavi s tretjim odstavkom 18. člena ZDIJZ, organ zahtevo prosilca zavrže, če ta zahteve ne dopolni v roku ali če zahteva, tudi po dopolnitvi, ne izpolnjuje pogojev iz 17. člena ZDIJZ in je zato organ ne more obravnavati.
Pooblaščenec poudarja, da drugi odstavek 18. člena ZDIJZ zavezuje uradno osebo, ki je pri organu imenovana za posredovanje informacij javnega značaja, da prosilcu pri dopolnitvi zahteve nudi ustrezno pomoč. Navedena določba je specifičen izraz načela varstva pravic strank, ki ga določa 7. člen ZUP in v skladu s katerim morajo organi pri postopanju in odločanju strankam med drugim omogočiti, da čim lažje zavarujejo in uveljavijo svoje pravice. Podobno zahtevo po zagotovitvi pomoči prosilcu pri razjasnitvi prošnje določa tudi Uredba v 6. členu. Organ mora prosilcu nuditi ustrezno pomoč ne samo v primeru, ko kot prosilci nastopajo prava neuke stranke, pač pa tudi v primeru, ko zahtevo poda pooblaščenec, ki je odvetnik. Ob generalni zahtevi po »ustrezni pomoči« ZDIJZ ali ZUP ne določata konkretno, na kakšen način, v kakšni obliki ter v kakšnem obsegu mora organ prosilcu nuditi pomoč. Kljub temu ni nobenega dvoma, da je organ v primeru, ko meni, da zahteva ni dovolj opredeljena, da bi jo bilo mogoče obravnavati, zavezan na formalen (npr. pisno ali z vabilom) ali manj formalen (npr. po telefonu) način vzpostaviti stik s prosilcem in mu pojasniti vse okoliščine, povezane z zahtevanimi informacijami in dokumentarnim gradivom, s katerim organ razpolaga, ki bi lahko pripomogle k določnejši opredelitvi prosilčeve zahteve.
Če organ zahtevi za dostop ugodi, ne izda posebne odločbe, temveč o tem napravi uradni zaznamek, kot to določa prvi odstavek 22. člena ZDIJZ. Naslednji odstavek navedenega člena pa določa, da mora organ izdati pisno odločbo, če zahtevo za dostop do informacij javnega značaja delno ali v celoti zavrne, kar velja tudi v primeru, če zahtevana informacija ne obstaja. Pri tem Pooblaščenec poudarja, da mora organ, v skladu z načelom prostega dostopa do informacij javnega značaja iz 5. člena ZDIJZ, prosilcu omogočiti dostop do zahtevanih informacij, razen v primeru, če ugotovi, da so določene informacije izvzete iz prostega dostopa, in sicer zato, ker je podana kakšna od zakonsko opredeljenih izjem po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ, pri čemer je dokazno breme za dokazovanje obstoja izjem na organu.
4. Presoja vsebine zahteve za dostop do informacij javnega značaja v konkretnem primeru
4.1 Formalne sestavine
Na podlagi pregleda zahteve prosilke z vidika obstoja formalnih sestavin vloge, kot jih predvideva 17. člen ZDIJZ, je potrebno ugotoviti, da zahteva prosilke v obravnavanem primeru vsebuje:
- navedbo naslovnega organa kot zavezanca po ZDIJZ;
- osebno ime prosilke skupaj s kontaktnim naslovom;
- opredelitev informacij, s katerimi se prosilka želi seznaniti, in sicer od 1. do 10. točke zahteve z dne 20. 11. 2008;
- način seznanitve, in sicer prosilka v prvem odstavku dopolnitve prvotne zahteve, tj. v dopisu z dne 22. 12. 2008, alternativno zahteva posredovanje v elektronski obliki na njen elektronski naslov ali pisno na njen domači naslov.
Pri tem Pooblaščenec pojasnjuje, da se alternativne navedbe načina seznanitve ne sme šteti kot neizpolnitve pogoja iz drugega odstavka 17. člena ZDIJZ, temveč kot opredelitev prosilke, iz katere izhaja, da je prosilka sicer omejila način dostopa do zahtevanih informacij, vendar pa dokončno izbiro načina prepušča organu, kar v konkretnem primeru potrjujejo tudi navedbe prosilke v obravnavani pritožbi.
Obravnavana zahteva ne vsebuje podatka o zastopniku ali pooblaščencu, ker je na podlagi vsebine zahteve očitno, da ni bila vložena na podlagi zastopanja.
Na podlagi pregleda obravnavane zahteve prosilke z vidika obstoja formalnih sestavin vloge, kot jih predvideva 66. člen ZUP, je potrebno ugotoviti, da zahteva prosilke vsebuje tudi podpis prosilke.
Upoštevaje navedeno Pooblaščenec v nasprotju z navedbo organa v izpodbijanem sklepu, št. 090-33/2008 z dne 12. 1. 2009, zaključuje, da zahteva prosilke za dostop do informacij javnega značaja z dne 20. 11. 2008 z dopolnitvijo z dne 22. 12. 2008 vsebuje vse zakonsko določene sestavine.
4.2 Razumljivost in zmožnost obravnave zahteve na podlagi opisa zahtevanih informacij javnega značaja (obstoj primerne stopnje določnosti)
Na podlagi vsebine zahteve prosilke Pooblaščenec ugotavlja, da je prosilka v vsaki točki svoje zahteve natančno opisala dejansko stanje, ki ji je znano glede posamične zadeve v zvezi s katero zahteva dokumente. Po temeljiti preučitvi zahteve prosilke Pooblaščenec zaključuje, da je na podlagi podanih opisov povsem logično, da prosilka zahteva vse dokumente, iz katerih izhajajo podatki o stroških, ki jih je imel organ v posamezni opisani zadevi, in sicer do vložitve zahteve prosilke.
Na podlagi zgornjih ugotovitev je gotovo, da zahteva prosilke dosega zadostno mero določnosti, tako da omogoča organu identifikacijo dokumentov, ki bi vsebovali zahtevane informacije. Zahtevani dokumenti so po obliki, subjektivno, časovno in vsebinsko dovolj natančno opredeljeni, da jih je mogoče z gotovostjo individualizirati, če organ z njimi razpolaga.
Na tem mestu Pooblaščenec poudarja, da dejstvo, na katerega organ med drugim opira svojo odločitev v izpodbijanem sklepu in iz katerega izhaja, da je prosilka svojo zahtevo za dostop do informacij javnega značaja oblikovala v obliki vprašalnih povedi, ne izključuje obveznosti organa, ki izhajajo iz ZDIJZ in so podrobneje opredeljene v 2. in 3. točki obrazložitve te odločbe. Navedeno pomeni, da je organ ne glede na skladenjskonaklonsko določitev povedi v zahtevi prosilke dolžan vsebino zahteve proučiti tudi z vsebinskega vidika in pri tem ugotoviti, ali razpolaga s kakršnimikoli dokumenti, iz katerih izhajajo odgovori na vprašanja prosilke ter ji nato dati na razpolago vse takšne dokumente, s katerimi razpolaga ter hkrati predstavljajo prosto dostopno informacijo javnega značaja. Če organ kljub vsebinski preučitvi vprašanj prosilke meni, da zahteva ni dovolj opredeljena, je zavezan vzpostaviti stik s prosilko in ji pojasniti vse okoliščine, povezane z zahtevanimi informacijami in dokumentarnim gradivom, s katerim razpolaga in ki bi lahko pripomogle k določnejši opredelitvi zahteve. Nikakor pa ni mogoče zahteve prosilke zavreči iz razloga, ker je zahtevo formulirala v obliki vprašalnih in ne v obliki pripovednih, velelnih ali želelnih povedi oziroma stavkov. Pooblaščenec pri tem pojasnjuje, da bi dosledno vztrajanje pri določenem načinu upovedovanja pomenske podstave povedi v zahtevah za dostop do informacij javnega značaja v praksi lahko pomenilo de facto negacijo pravice do dostopa do informacije javnega značaja. Bistvo zahtev na podlagi ZDIJZ je namreč, da z zadostno mero določnosti in razumljivosti omogočajo organu identifikacijo zahtevanih dokumentov, in sicer ne glede na skladenjskonaklonsko določitev povedi, v kateri so zapisane.
Gotovost Pooblaščenca, da se zahteva prosilke nanaša na že obstoječe dokumente, potrjuje zlasti dejstvo, da se prosilka v zahtevi izrecno sklicuje na ZDIJZ in tudi pritožbene navedbe, s katerimi prosilka poudarja, da je zahtevo vložila z namenom, da bi pridobila že obstoječe dokumente, iz katerih je razvidno, kakšne stroške je imel organ v posamičnih primerih.
Pooblaščenec v nasprotju z navedbo organa v izpodbijanem sklepu, št. 090-33/2008 z dne 12. 1. 2009, iz katere izhaja, da prosilka zahteva, da organ oblikuje nove dokumente oziroma odgovore na zastavljena vprašanja, ugotavlja, da se zahteva prosilke nanaša na predvidoma že obstoječe dokumente, torej informacije javnega značaja, iz katerih izhajajo odgovori na zastavljena vprašanja, pri čemer je iz zahteve prosilke povsem razvidno, na katero konkretno dokumentacijo se vloga prosilke nanaša. Pooblaščenec zato zaključuje, da celotna zahteva prosilke dosega primerno stopnjo določnosti in razumljivosti, tako da jo je mogoče v celoti obravnavati tudi brez dodatne dopolnitve vloge.
5. Sklepno
Pooblaščenec ugotavlja, da je organ izdajo sklepa o zavrženju zahteve prosilke utemeljil zgolj iz formalnega vidika, tj. na podlagi zmotne ugotovitve, da prosilka pričakuje, da bo organ na njena vprašanja pripravil odgovore v obliki novih dokumentov, kar pa ni dolžnost organa po ZDIJZ in da prosilka v zahtevi ni opredelila oblike, v kateri se želi seznaniti z zahtevanimi informacijami. Organ se v obrazložitvi izpodbijanega sklepa ni spuščal v vsebinsko presojo nepopolnosti zahteve prosilke. Enako je organ ravnal tudi pred izdajo izpodbijanega sklepa, saj dopisa, št. 090-33/2008 z dne 16. 12. 2008, s katerim je prosilko pozval na dopolnitev, ni v ničemer utemeljil, hkrati pa prosilke ni napotil na ustrezen popravek oziroma dopolnitev zahteve oziroma ji ni nudil ustrezne pomoči v smislu drugega odstavka 18. člena ZDIJZ.
Iz dokumentacije v obravnavani zadevi očitno izhaja, da organ ni ravnal skladno z drugim odstavkom 18. člena ZDIJZ, saj ni aktivno pripomogel k ustrezni dopolnitvi zahteve prosilke. Čeprav je organ menil, da zahteva prosilke ne izpolnjuje pogojev iz 17. člena ZDIJZ, prosilki ni na primeren način omogočil seznanitve z vsemi okoliščinami, na podlagi katerih bi prosilka lahko ustrezno dopolnila svojo zahtevo. Navedbe organa v pozivu za dopolnitev vloge, št. 090-33/2008 z dne 16. 12. 2008, ne ustrezajo konkretni pomoči, ki jo od organa zahteva drugi odstavek 18. člena ZDIJZ. Poleg tega je po prepričanju Pooblaščenca v zahtevi prosilke navedenih dovolj podatkov, da jo je moč opredeliti kot zahtevo s primerno stopnjo določnosti, zaradi česar je organ ob dejstvu, da prosilki ni nudil ustrezne pomoči, ravnal nepravilno, ko je zahtevo prosilke s primerno stopnjo določnosti zavrgel. Zavrženje zahteve prosilke bi bilo dopustno zgolj v primeru, če kljub ustrezni pomoči organa, prosilka zahteve ne bi dopolnila tako, da bi ta izpolnjevala pogoje po 17. členu ZDIJZ in 66. členu ZUP.
Pooblaščenec je ugotovil, da je organ v postopku odločanja na prvi stopnji nepopolno ugotovil dejansko stanje, zato je bilo potrebno, na podlagi prvega odstavka 259. člena ZUP v povezavi s tretjim odstavkom 251. člena ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe, izpodbijani sklep odpraviti in zadevo vrniti v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu. Vrnitev zadeve v ponovno odločanje Pooblaščenec utemeljuje z razlogi ekonomičnosti postopka ter dejstvom, da po naravi stvari meritorna odločitev drugostopenjskega organa v konkretnem primeru ni mogoča. Poseben vidik načela ekonomičnosti iz 14. člena ZUP je tudi načelo učinkovitosti, ki od organov zahteva, da se preskrbi vse, kar je potrebno za pravilno ugotovitev dejanskega stanja in za zavarovanje pravic strank ter javnih koristi. To pa bo najlažje dosegel prav prvostopenjski organ, ker se zahteva prosilke nanaša na dokumente o stroških, ki jih je imel prvostopenjski organ v posamičnih postopkih, zato organ najverjetneje razpolaga z dokumentacijo, ki se nanaša na te stroške, hkrati pa tudi najlažje identificira zahtevane dokumente.
Zaradi dejstva, da gre za odločanje o zakonitosti sklepa, s katerim ni bilo vsebinsko odločeno o zadevi (odločalo se je namreč le o izpolnjevanju procesnih predpostavk), drugostopenjski organ, po naravi stvari, ne more s svojo odločbo nadomestiti odločitve organa prve stopnje v smislu izdaje novega (procesnega) sklepa ali celo sprejetja vsebinske odločitve. Sklep, ki bi bil vsebinsko nasproten sklepu o zavrženju zahteve, na podlagi določb ZUP namreč ni mogoč in tudi ni smiseln. Iz istega razloga tudi ni mogoče organu prve stopnje naložiti izdaje novega sklepa (kot bi to sicer izhajalo iz tretjega odstavka 251. člena ZUP), pač pa zgolj izvedbo postopka skladno s postopkovnimi določbami ZDIJZ, tako da bo pravilno ugotovljeno sporno dejansko stanje in na tej podlagi pravilno uporabljen materialni predpis.
Organ je pri odločanju o dostopu do informacij javnega značaja dolžan v predhodnem postopku ponovno presoditi izpolnjevanje procesnih predpostavk za odločanje o zadevi v skladu z določbami 15. do 19. člena ZDIJZ in:
- na podlagi zahteve prosilke z dne 20. 11. 2008, dopolnjene z dopisom z dne 22. 12. 2008, meritorno odločiti o dostopu do informacij javnega značaja v skladu z določbami 20. do 26. člena v povezavi s 15. členom ZDIJZ tako, da zahtevi ugodi in o tem napravi uradni zaznamek oziroma jo z odločbo delno oziroma v celoti zavrne ali
- v primeru, da meni, da zahteva prosilke z dne 20. 11. 2008, dopolnjena z dopisom z dne 22. 12. 2008, ne izpolnjuje pogojev po 17. členu ZDIJZ, ravnati skladno z določbo drugega odstavka 18. člena ZDIJZ in prosilki po uradni osebi, pristojni za posredovanje informacij javnega značaja, nuditi ustrezno pomoč pri dopolnitvi zahteve in nato odločiti v zadevi v skladu z določbami 15. do 26. člena ZDIJZ.
Upoštevaje navedeno je Pooblaščenec, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP, sklep organa odpravil in vrnil organu prve stopnje v ponovni postopek. Organ mora o zahtevi prosilke odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v 30 dneh od prejema te odločbe.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo pritožba ali upravni spor nista dovoljena.
Postopek vodila:
Jasna Rupnik, univ. dipl. prav.,
Raziskovalka Pooblaščenca
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka