Prosilec - Univerza na Primorskem
+ -Številka: 021-161/2008/5
Kategorije: Dokument v izdelavi, Osebni podatek, Tajni podatki
Številka: 021-161/2008/5
Datum: 26.03.09
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo in 117/06 – ZDavP2, v nadaljevanju ZDIJZ) in 3. odst. 255. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi z dne 8. 12. 2008, …… (v nadaljevanju prosilec), zoper molk organa Univerze na Primorskem, Titov trg 4, 6000 Koper (v nadaljevanju organ), v zadevi odobritve dostopa do informacij javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožbi se ugodi. Organ je dolžan prosilcu v roku petnajstih (15) dni od vročitve te odločbe po pošti, na naslov prosilca, posredovati fotokopijo dokumenta z naslovom: »Končno poročilo delovnega telesa skupine za nadzor« z dne 10. 6. 2008, s tem, da je iz celotnega poročila dolžan izbrisati imena in priimke kandidatk in kandidatov ter diplomantk in diplomantov.
2. Stroški v tem postopku niso nastali.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilec je dne 6. 8. 2008 naslovil na organ zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, in sicer je zahteval fotokopijo poročila delovnega telesa – skupine za nadzor, ki je nastalo 10. 6. 2008 oziroma 11. 6. 2008 ter obsega 16 strani. Pri tem je prosilec navedel, da naj se fotokopijo poročila pošlje na naslov prosilca.
O zahtevi prosilca organ ni odločil z odločbo, temveč je prosilcu posredoval odločbo z dne 27. 8. 2008, št. 121-02/2008, s katero je odločil o zahtevi Študentskega sveta UP, z dne 21. 7. 2008, ki je zahteval enak dokument kot prosilec v obravnavani zadevi, to je Končno poročila delovnega telesa – skupine za nadzor, ki ga je dne 10. 6. 2008 pripravilo delovno telo skupine za nadzor in se vsebinsko tiče nepravilnosti na UP fakulteti za management.
Organ je pri tem na poziv Pooblaščenca zaradi molka organa z dne 3. 10. 2008, št. 0900-205/2008/4 odgovoril, da je v obravnavani zadevi že izdal odločbo, res pa je, da jo je naslovil na Študentski svet Univerze na Primorskem. Pri tem je pojasnil, da je v obravnavani zadevi dobil več zahtev s strani istih oseb, včasih posamično, včasih so bile kot prosilci združene. …..l je tako zahtevo vložil enkrat kot zastopnik Študentskega sveta Univerze na Primorskem (na organ je poslal sklep ŠS, ki ga je organ obravnaval kot zahtevo organa Univerze, ki ima to lastnost že po statutu), drugič pa kot eden izmed prosilcev – fizičnih oseb, katere zastopa …... Vsi ti prosilci pa so člani Študentskega sveta Univerze na Primorskem. Organ zaključuje, da gre vseskozi za iste osebe, ki so pritožbo vložile enkrat v vlogi fizične osebe in enkrat v vlogi člana organa UP preko predsednika tega organa. Gre tudi za vseskozi vsebinsko isto zahtevo – poročilo delovnega telesa. Organ je o tem že odločil in odločbo poslal Študentskemu svetu, zato je mnenja, da nove odločbe ni potrebno izdajati. To, ali je predsednik Študentskega sveta z odločbo organa seznanil njegove člane, pa po mnenju organa ni stvar v katero lahko organ posega ali nanjo vpliva.
Kot izhaja iz dopisa organa z dne 27. 11. 2008, št. 432 – 13/2008, ki je bil posredovan prosilcu in Pooblaščencu v vednost, je organ zgoraj navedeno odločbo vročil tudi prosilcu.
Z odločbo z dne 27. 8. 2008, št. 121-02/2008, s katero je organ odločil o zahtevi Študentskega sveta UP, je organ zahtevo zavrnil. V obrazložitvi navedene odločbe je organ uvodoma povzel zahtevo Študentskega sveta UP, nato pa ugotovil, da se zahteva za informacijo javnega značaja nanaša na dokument, glede katerega je pri organu še v teku postopek. Pri nadzoru nad delovanjem organizacijske enote oziroma članice UP - Fakultete za management je bila namreč dne 24. 1. 2008 s sklepom rektorja številka 124-08/08 imenovana Skupina za nadzor. Navedena skupina je imela za nalogo preveriti korektnost postopkov pri vpisih študentov po merilih za prehode med študijskimi programi na UP Fakulteti za management Koper. Istega dne je bilo s sklepom rektorja številka 124-09/08 ustanovljeno tudi posebno delovno telo, ki je imelo za nalogo opraviti preglede relevantne dokumentacije o izpolnjevanju pogojev za vpis, pripraviti pregled podatkov o študijskih obveznostih ter poročati skupini za nadzor o svojih ugotovitvah. Člani delovnega telesa Skupine za nadzor so morali pred pričetkom dela podpisati izjavo o varovanju osebnih in zaupnih podatkov. Delovno telo Skupine za nadzor je dne 11. 6. 2008 predsedniku Skupine za nadzor, …. izročilo Končno poročilo delovnega telesa Skupine za nadzor. Na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov Univerze na Primorskem (sprejet 19. 12. 2005) pa je glavni tajnik univerze temu poročilu dodelil oznako zaupno, ki se skladno z 32. členom omenjenega pravilnika dodeli le tistim dokumentom oziroma podatkom, razkritje katerih nepooblaščeni osebi bi lahko škodilo delovanju Univerze. Na podlagi poročila delovnega telesa Skupine za nadzor je predsednik Skupine za nadzor z
dopisom dne 25. 8. 2008, številka 201-107/08, pozval dekana Fakultete za management Koper, da pisno posreduje odgovore na vsako od navedb iz poročila delovnega telesa. Iz navedenega je razvidno, da je postopek ugotavljanja nepravilnosti na Fakulteti za management še v teku. Ni namreč dopustno, da bi organ oziroma rektor organa sprejel kakršnokoli odločitev v zvezi z očitanimi nepravilnostmi, brez tega, da bi dal
Fakulteti za management oziroma njenemu dekanu možnost, da se o očitanih nepravilnostih
izjavi. Dolžnost organa, da Fakulteti za management omogoči izjaviti se o ugotovitvah delovnega telesa, izhaja iz določb ZUP in je eno izmed njegovih temeljnih načel. Univerza je v svojih uradnih postopkih dolžna ta načela smiselno upoštevati. Delovno telo skupine za nadzor je sicer s Fakulteto za management v tem postopku sodelovalo, vendar le tako, da je pridobivalo relevantno dokumentacijo (ugotavljalo dejansko stanje). Na podlagi ugotovitev delovnega telesa pa mora Skupina za nadzor pripraviti poročilo rektorju, ali je šlo za nepravilnosti ali ne. Šele na podlagi tega poročila, glede katerega na Univerzi še pričakujemo odgovor Fakultete za management, bo rektor kot pristojni organ ukrepal. Iz zgornjih navedb je torej razvidno, da gre za takšne podatke iz dokumenta v postopku izdelave pri organu, ki ga še ni podpisala in odposlala ali kako drugače zaključila uradna oseba organa, ki je v skladu z veljavnimi predpisi pooblaščena za odločanje, kot to določa 7.
člen Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja. Taka oseba oziroma organ je v navedenem primeru samo rektor Univerze na Primorskem. Poleg tega gre v poročilu delovnega telesa skupine za nadzor tudi za osebne podatke, katerih razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov. S tem je podana izjema tudi po 3. točki 1. odstavka 6. člena ZDIJZ. Nenazadnje pa organ ugotavlja, da se prosilec v svoji zahtevi ni skliceval na prevladujoči javni interes, ki bi bil pomembnejši od interesa za omejitev dostopa. Poleg zgoraj navedenega je pomembno tudi vprašanje, ali je razkrivanje zahtevanih informacij res v interesu javnosti oziroma, ali ne gre mogoče le za radovednost javnosti?
Zoper odločbo iz prejšnjega odstavka je prosilec dne 8. 12. 2008 pri organu vložil pritožbo, v kateri je navedel, da je organ izdal odločbo št. 121-02/2008 z datumom 27. 8. 2008, s katero je zavrnil dostop do informacij javnega značaja prosilcu, to je Študentskemu svetu Univerze na Primorskem. Iz obrazložitve izhaja, da je organ zavrnil dostop do informacije, ker je ta še vedno v pripravi in obenem nosi oznako zaupno. Prosilec se pritožujejo zaradi kršitve pravil postopka, napačne uporabe materialnega prava ter nepopolne ugotovitve dejanskega stanja. Pritožniki kot prosilci so dne 12. 8. 2008 po priporočeni pošti oddali zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, ki jo je organ prejel 15. 8. 2008. Vlogo so vložili po pooblaščencu. Odločba, ki datira na dan 27. 8. 2008, se torej ne more nanašati na to zahtevo, saj v obrazložitvi navaja vlogo z datumom 21. 7. 2008, zato je vročitev take odločbe nenavadna. Nadaljnje kršitve postopka se kažejo tudi v uvodu odločbe, saj niso navedeni prosilci, zato je takšna odločba nezakonita ter ne spoštuje pravil zakona o splošnem upravnem postopku. Obenem je tudi vročitev izvedena nepravilno in brez upoštevanja določil ZUP-a, ki zahteva osebno vročitev odločb. Organ je tudi napačno ugotovil dejansko stanje. Zahtevani dokument ima datum 10. 6. 2008, čemur pritrjuje tudi organ v obrazložitvi, kar logično pomeni, da je dokument nastal in ga je zato mogoče pridobiti kot informacijo javnega značaja. Sklicevanje na razlog zaupnosti, tajnosti ali drugo oznako pa ni relevantno, ker nima zakonske podlage. Namen dostopa do informacij javnega značaja je ravno v kontroli subjektov, ki delujejo v javni sferi in se financirajo iz javnih proračunskih sredstev, zato morajo tajni dokumenti imeti osnovo v ustrezni zakonski določbi.
Napačno je ugotovljeno tudi dejansko stanje, navedeno v dopisu številka 432-13/2008 z datumom 27. 11. 2008, češ, da naj bi …. seznanil pooblaščenca o vročeni odločbi. Takšna trditev ni podprta z nobenim dokazom, obenem pa je v izpodbijani odločbi kot prosilec naveden Študentski svet Univerze na Primorskem, vloga, ki jo je podal pooblaščenec pa je vložena s strani štirih fizičnih oseb. Napačno vodenje postopka in nepopolno ter nepravilno ugotovljeno dejansko stanje sta botrovala tudi nepravilni uporabi materialnega predpisa. Zavezanka bi morala presoditi, ali je dokument informacija javnega značaja ter v takem primeru ta dokument tudi vročiti kot fotokopijo prosilcem. Namesto tega je prosilcem z zamudo poslala dopis, katerega priloga je odločba. Priložena odločba pa se očitno nanaša na drugo zadevo. Zakon je tudi o tem jasen, saj določa, da se v primeru zavrnitve dostopa izda odločba, zoper katero je možno vložiti pritožbo. Prav zaradi varstva pravic so prosilci vložili pritožbo, čeprav so mnenja, da je organ še vedno v molku in o zahtevi še ni odločil.
Organ je pritožbo prosilca z dopisom z dne 17. 12. 2008, št. 180-18/08 poslal v odločanje Pooblaščencu. Ker organ po določilu II. odst. 245. čl. ZUP Pooblaščencu ni priložil vseh dokumentov, ki se tičejo zadeve, ga je Pooblaščenec z dopisom z dne 27. 2. 2009, št. 021-161/2008/3 pozval, da mu posreduj dokument, ki je predmet zahteve prosilca, v izvorni obliki, brez izločanja.
Dne 6. 3. 2009 je organ Pooblaščencu posredoval zahtevane dokumente.
Pritožba je utemeljena.
Pooblaščenec primarno ugotavlja, da je navedba prosilca v pritožbi, da je organ še vedno v molku, povsem utemeljena. Organ je namreč dolžan vsako zahtevo po dostopu do informacij javnega značaja obravnavati posebej oziroma ločeno od drugih zahtev, razen v primeru, če so podani pogoje za združitev postopka, po določbah ZUP. V obravnavanem primeru je povsem jasno, da je organ z odločbo z dne 27. 8. 2008, št. 121-02/2008, odločil izključno o zahtevi Študentskega sveta UP, z dne 21. 7. 2008, ne pa o zahtevi prosilca. Organ ni izdal sklepa o združitvi postopka, samo dejstvo, da je bil predmet zahteve enak s prosilčevim, pa nikakor ne more biti razlog, da se takšna odločba vroči tudi prosilcu. Prosilec ni bil stranka v tem postopku, zato iz navedene odločbe zanj tudi niso nastale pravne posledice. Po določbah ZDIJZ je dolžnost organa, da obravnava vsako zahtevo in se pri tem s samim prosilcem oziroma njegovim statusom, položajem ali vlogo, ki jo ima, ne sme ukvarjati. Še manj sprejemljivo pa je, da organ od enega prosilca »zahteva oziroma pričakuje«, da o odločitvi organa obvesti drugega prosilca, z utemeljitvijo, da zahtevata isti dokument in da sta prosilca med seboj povezana. Takšno ravnanje organa je nesprejemljivo in v nasprotju tako z določbami ZDIJZ kot tudi ZUP. ZDIJZ namreč v 5. čl. določa, da ima vsak prost dostop do informacij javnega značaja, ne da bi pri tem moral izkazati, zakaj zahtevano informacijo potrebuje, kar jasno kaže, da se organ s položajem prosilca ne sme ukvarjati. Prosilec lahko enako zahtevo za dostop do informacij javnega značaja vloži v različnih vlogah tudi večkrat, pa je organ vselej dolžan njegovo zahtevo samostojno obravnavati.
1. Pojem informacije javnega značaja
Pojem informacije javnega značaja je opredeljen v prvem odstavku 4. čl. ZDIJZ, ki določa, da je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. V omenjeni določbi so zapisani trije osnovni kriteriji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja:
1.) informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2.) organ mora z njo razpolagati,
3.) nahajati se mora v neki materializirani obliki.
Pooblaščenec pri tem pojasnjuje, da delovno področje organa pomeni, da gre za informacije, ki jih je organ izdelal pri svojem delu in v postopkih, za katere je pristojen v skladu s splošnimi predpisi. Pri tem ni nujno, da je organ informacijo izdelal sam. Lahko jo je pridobil od drugih oseb, celo od zasebnopravnih subjektov, ki niso organi v smislu 1. čl. ZDIJZ. Pomembno je le, da je organ informacijo pridobil v okviru svojih pristojnosti (podrobneje glej doktorsko disertacijo Urške Prepeluh, Pravica dostopa do informacij javnega značaja, Ljubljana 2004, str. 148).
Organ je bil ustanovljen z Odlokom o ustanovitvi Univerze na Primorskem (Ur, l, RS, št. 13/2003, v nadaljevanju Odlok), na podlagi 2. odst. 9. in 15. čl. Zakona o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 119/2006-uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZViS), ki v 2. čl. določa, da je organ pravna oseba. V Statutu Univerze na Primorskem (Ur. l. RS. št. 124/2008 – uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju Statut), pa je v 1. čl. določeno, da je Univerza na Primorskem pravna oseba v statusnopravni obliki javnega zavoda in je avtonomni izobraževalni, znanstveno-raziskovalni in umetniški visokošolski zavod s posebnim položajem. Univerzo sestavljajo članice in pridružene članice. Ustanoviteljica organa je Republika Slovenija. V 28. čl. Statuta je določeno, da Rektor vodi, zastopa in predstavlja univerzo, s tem, da med drugim imenuje delovne skupine za pripravo ali izvedbo konkretnih odločitev; oblikuje in imenuje stalna in začasna delovna telesa za reševanje posameznih vprašanj s svojega delovnega področja ter delovne skupine za nadzor poslovanja ali notranjo revizijo.
Glede na navedeno in ob dejstvu, da je prosilec zahteval dostop do dokumenta, ki ga je izdelala skupina za nadzor, imenovana s strani rektorja organa dne 18. 2. 2008, zahtevani dokument nedvomno sodi v delovno področje organa. Ker organ z zahtevano informacijo tudi razpolaga in se nahaja v materializirani obliki, Pooblaščenec ugotavlja, da zahtevana informacija izpolnjuje vse 3 temeljne pogoje za obstoj informacije javnega značaja iz 1. odst. 4. čl. ZDIJZ.
2. Izjeme po 1. odstavku 6. člena ZDIJZ
Ker je v obravnavani zadevi organ v molku, je Pooblaščenec po uradni dolžnosti na podlagi 2. odst. 247. čl. ZUP in v skladu z načelom materialne resnice (8. člen ZUP) izvedel preizkus, ali gre v konkretnem primeru morebiti za katero od izjem, določenih v 1. odst. 6. čl. ZDIJZ, zaradi česar bi bilo potrebno delno ali v celoti zavrniti dostop do zahtevanega dokumenta. Kot je bilo ugotovljeno že zgoraj, je organ z odločbo z dne 27. 8. 2008, št. 121-02/2008, že presojal dokument, ki je predmet presoje tudi v obravnavani zadevi, z vidika informacije javnega značaja, zato se bo Pooblaščenec posebej opredelil tudi do stališča organa, da so v zahtevanem dokumentu podani varovani osebni podatki ter da gre za dokument, ki je v postopku izdelave in ga še ni podpisala in odposlala ali kako drugače zaključila uradna oseba organa.
Izjema po 1. točki 1. odst. 6. čl. ZDIJZ
Pooblaščenec je vpogledal v dokument, ki je predmet zahteve, to je »Končno poročilo delovnega telesa skupine za nadzor,«, z dne 10. 6. 2008. Delovno telo skupine za nadzor, je bilo imenovano dne 18. 2. 2008. Ob tem Pooblaščenec ugotavlja, da je dokument označen z oznako »ZAUPNO«, zato se je Pooblaščenec najprej ukvarjal z vprašanjem, ali je podana izjema iz 1. točke 1. odst. 6. čl. ZDIJZ, ki varuje podatke, ki so na podlagi zakona, ki ureja tajne podatke, opredeljeni kot tajni.
Določba 1. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ predstavlja prvo izjemo od prostega dostopa do informacij javnega značaja, ki določa, da organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek, ki je na podlagi zakona, ki ureja tajne podatke, opredeljen kot tajen. Takšna izjema je odraz potrebe po varstvu temeljnih interesov države oziroma družbe kot celote in obenem predstavlja najbolj občutljivo izjemo od javnosti dela oblastnih organov. Določitev podatkov za tajne pomeni, da so podrejeni posebnemu režimu varovanja, s katerim se odtegnejo nepooblaščenim osebam in seveda javnosti v celoti. Pomembno je, da ZDIJZ kot izjemo dovoljuje samo tiste informacije, ki so ustrezno opredeljene oziroma klasificirane kot tajne na podlagi zakona, ki ureja tajne podatke. Zakon, ki ureja tajne podatke, je Zakon o tajnih podatkih (Ur. l. RS, št. 50/2006-uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZTP) in pozna 4 stopnje varovanja: STROGO TAJNO, TAJNO, ZAUPNO in INTERNO. V ZTP je področje določanja, varovanja in dostopnosti javnih podatkov urejeno enotno, celovito in za vse državne organe enako. S strogim načinom določanja podatkov za tajne se namreč preprečuje zloraba instituta tajnosti podatka za prikrivanje različnih nepravilnosti in nezakonitosti v organih. Iz tega izhaja posledica, da če nek dokument ni opredeljen oziroma označen kot tajen na podlagi in v skladu z ZTP, podatek oziroma dokument kljub oznaki ZAUPNO, ne more predstavljati izjeme iz 1. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. V obravnavanem primeru, je bil dokument, ki je predmet presoje, opredeljen kot tajen z oznako zaupno na podlagi pravilnika organa o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov, ki ga je sprejel Upravni odbor organa. Kar pomeni, da nikakor ne more predstavljati izjeme iz 1. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.
Izjema po 3. točki 1. odst. 6. čl. ZDIJZ
Pooblaščenec je nadalje pri presoji zahtevanega dokumenta ugotovil, da vsebuje osebne podatke predsednika in članov skupine za nadzor ter imena in priimke oseb, ki so različno imenovani, glede na fazo v izobraževalnem procesu: kandidati ali diplomanti. Dokument je na vsaki strani tudi podpisan s strani predsednika in članov skupine za nadzor.
Glede na navedeno je Pooblaščenec nadalje presojal, ali je podana izjema po 3. tč. 1. odst. 6. čl. ZDIJZ, ki kot izjemo od prosto dostopnih informacij določa osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov in tako napoti na uporabo ZVOP-1.
Namen ZVOP-1 je preprečevanje neustavnih, nezakonitih in neupravičenih posegov v zasebnost in dostojanstvo posameznikov (1. čl. ZVOP-1). Po določilu 1. točke 1. odstavka 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa mora biti določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je oseba določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.
Pooblaščenec ugotavlja, da imena in priimki kandidatov in kandidatk ter diplomantov in diplomantk, ki so navedeni v zahtevanem dokumentu skupaj s podatkom o fakulteti, nedvomno predstavljajo varovane osebne podatke, saj je oseba na podlagi teh podatkov nedvomno določljiva, pri tem pa ni nobene pravne podlage, na podlagi katere bi bili osebni podatki teh oseb javno dostopni. ZVOP-1 v 9. čl. namreč jasno določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je z zakonom določeno, da se lahko določeni osebni podatki obdelujejo na podlagi osebne privolitve posameznika. Ker v obravnavanem primeru ni pravne podlage, gre za varovane osebne podatke, ki predstavljajo izjemo po 3. točki 1. odst. 6. čl. ZDIJZ.
Drugače je pri navedenih imenih in priimkih predsednika in članov skupine za nadzor, ki zaradi opravljanja navedene funkcije ne predstavljajo varovanih osebnih podatkov. Gre namreč za delovno telo skupine za nadzor, ki je bila imenovana s strani rektorja organa. Rektor kot nosilec javne funkcije vodi, zastopa in predstavlja univerzo, s tem da med drugim skrbi in odgovarja za zakonitost dela univerze in za izvrševanje njenih obveznosti, določenih z zakonom in drugimi predpisi ter splošnimi akti univerze (28. čl. Statuta). V okviru te svoje pristojnosti pa lahko imenuje skupino za nadzor, da bi ugotovil, ali univerza, ki jo vodi, deluje zakonito, za kar je, kot rečeno, dolžan skrbeti. Glede na navedeno so predstavniki te skupine »podaljšana roka« rektorja, ki preverja zakonitost dela organa. Zato v vlogi »izvajalcev nadzora« njihova imena in priimki nikakor ne morejo predstavljati varovanih osebnih podatkov. V funkciji izvajanja njihovega dela torej ni kršena njihova zasebnost in dostojanstvo (prim. 1. člen ZVOP-1).
Pooblaščenec ob tem dodaja še primer sodne prakse Sodišča prve stopnje, ki je v zadevi št. T-194/04, z dne 8. 11. 2007 (Bavarian Lager Co. Ltd vs. Komisija Evropskih skupnosti), odločalo o dostopu do dokumenta (zapisnika sestanka). Sodišče je ugotovilo, da zapisnik sestanka vsebuje seznam udeležencev sestanka, kot predstavnikov subjektov, v katerih imenu in za račun so te osebe na navedenem sestanku sodelovale, opredeljenih z njihovim nazivom, začetnico njihovega imena, njihovim priimkom, in glede na okoliščine primera službo, organizacijo ali združenjem, ki jim pripadajo v okviru teh subjektov. Prav tako je bilo ugotovljeno, da preprosto dejstvo, da nek dokument vsebuje osebne podatke, ne pomeni nujno, da se posega v zasebnost in integriteto zadevnih oseb, čeprav poklicne dejavnosti načeloma niso izključene iz pojma „zasebnost“ v smislu člena 8 Evropske Konvencije o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin. Sodišče je ugotovilo, da so osebe, prisotne na sestanku, nastopale kot predstavniki ZPST in ne v svojem imenu. Sodišče je poudarilo, da razkritje imen predstavnikov ZPST ne more dejansko in resnično ogroziti varstva zasebnosti in integritete zadevnih oseb, saj samo ime zadevne osebe v seznamu udeležencev sestanka, v okviru subjekta, ki ga je ta oseba predstavljala, ne pomeni take grožnje, zasebnost in integriteta zadevnih oseb pa tudi nista ogrožena.
Izjema po 9. točki 1. odst. 6. čl. ZDIJZ
Izjema iz 9. tč. 1. odst. 6. čl. ZDIJZ omogoča organu zavrnitev zahteve za dostop do informacije javnega značaja, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in je še predmet posvetovanja v organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Takšna opredelitev ima tri elemente, ki morajo biti podani kumulativno:
- dokument mora biti še v postopku izdelave,
- dokument mora biti še predmet posvetovanja,
- specifični škodni test (razkritje dokumenta bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine).
Podrobnejši kriterij za določitev dokumentov, ki so še v postopku izdelave, vsebuje Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS št. 76/05 in 119/07, v nadaljevanju Uredba), ki v 1. odst. 7. čl. določa, da se za podatke iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in ga vodi organ, štejejo podatki, ki se nahajajo v dokumentu, ki ga še ni podpisala in odposlala ali kako drugače zaključila uradna oseba organa, ki je z veljavnimi predpisi pooblaščena za odločanje.
Pooblaščenec je ugotovil, da v obravnavanem primeru niso izpolnjeni zahtevani pogoji za obstoj izjeme iz 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.
Zahtevani dokument je nastal v okviru nadzora delovnega telesa skupine za nadzor, ki jo je s sklepom imenoval rektor organa. Že naziv dokumenta jasno kaže, da je dokument kot tak zaključen, saj gre za končno poročilo, s podpisom vseh sodelujočih oseb in z datumom izdelave. To pomeni, da je ta konkretna skupina za nadzor podala svoje zaključke, ki jih je med postopkom ugotovila ter jih strnila v končno poročilo. Ob tem je povsem irelevantno, ali je takšno poročilo samo del obsežnejšega postopka nadzora, pomembno je, da je dokument kot tak zaključen. Kakšni ukrepi in dejanja, bodo na podlagi takšnega poročila sledili, za samo presojo tega dokumenta ni pomembno. Drugačna razlaga te izjeme bi v praksi pripeljala do situacije, da bi lahko javnosti omejili dostop do večine dokumentov, ki nastajajo tekom postopka sprejemanja nekih končnih oziroma dokončnih rešitev, konkretno v postopku nadzora ugotavljanja zakonitosti delovanja organa, kar bi bilo v nasprotju z javnostjo dela organov univerze.
Pooblaščenec pojasnjuje, da pri vodenju določenega postopka, konkretno nadzora, že po sami naravi stvari prihaja do dokumentov, ki sami po sebi lahko ne predstavljajo končnega izdelka v smislu zaključenosti določenega postopka. Vendar pa dejstvo, da nek dokument predstavlja zgolj enega izmed dokumentov, ki v okviru postopka nadzora nastanejo, ne pomeni, da je ta konkretni dokument še vedno v postopku izdelave. Vsak dokument zase v določeni fazi postopka namreč predstavlja dokument, ki je, če ga poseduje zavezanec po ZDIJZ, informacija javnega značaja v smislu 4. člena ZDIJZ, in sicer ne glede na to, da vsebina tega dokumenta ne predstavlja končnega besedila dokumenta, s katerim je bil postopek zaključen. Vsak tak dokument namreč predstavlja samostojno informacijo, ki izvira iz delovnega področja organa in se nahaja v obliki dokumenta, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb.
V luči zgornjih navedb Pooblaščenec zaključuje, da v konkretnem primeru ne gre za dokument v postopku izdelave v smislu izjeme iz 9. tč. I. odst. 6. čl. ZDIJZ. Dejstvo, da je bil dokument s strani delovnega telesa skupine za nadzor že izdelan in organ z njim razpolaga, pomeni, da je bil dokument s strani izvajalcev nadzora že zaključen v smislu I. odst. 7. čl. Uredbe in predstavlja končno poročilo njihovih ugotovitev. Samo dejstvo, da temu končnemu poročilu lahko sledijo še nadaljnji postopki in končna odločitev v smislu ukrepanja s strani rektorja organa, ne more biti razlog za označitev zahtevanega dokumenta kot dokumenta v postopku izdelave, saj je bil le-ta, kot že rečeno, v smislu I. odst. 7. čl. UPIJZ zaključen s tem, ko ga je njegov pripravljavec poslal v obravnavo organu in z njim razpolaga. O dokumentu v postopku izdelave bi lahko npr. govorili v primeru, če besedilo poročila o nadzoru sploh še ne bi bilo v celoti napisano. V konkretnem primeru pa gre za vsebinsko zaokroženo besedilo končnega poročila delovnega telesa skupine za nadzor. Gre torej za celovit in tehnično dokončno izdelan dokument, ne glede na to, da lahko predstavlja zgolj enega izmed faz nadzora. Če bi rektor, ki je skupino imenoval, morebiti zahteval dopolnitev izvedbe nadzora ali pa kakšna druga pojasnila oziroma dejanja, bo to spet nov dokončno izdelan dokument v fazi izvedbe nadzora in bo predstavljal novo informacijo javnega značaja v smislu 4. čl. ZDIJZ. Zahtevan dokument torej ni več v postopku izdelave in ni več predmet posvetovanja v okviru same skupine za nadzor, ki je končno poročilo pripravila, saj ga je le ta zaključila in posredovala organu. Izkaže se torej, da v konkretnem primeru niso izpolnjeni pogoji, ki morajo biti podani kumulativno (vsi skupaj), da lahko govorimo o obstoju izjeme iz 9. tč. I. odst. 6. čl. ZDIJZ, že odsotnost enega izmed pogojev onemogoči sklicevanje na navedeno izjemo.
Pooblaščenec je po uradni dolžnosti preizkusil, ali so v konkretnem primeru morebiti podane tudi druge izjeme po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ ter ugotovil, da slednje niso podane.
3. Interes javnosti
Ne glede na to, da pri zahtevanem dokumentu, ni podana nobena od izjem iz 1. odst. 6. čl. ZDIJZ, pa Pooblaščenec podredno poudarja tudi, da so v tem primeru izražene okoliščine, ki so v prid interesu javnosti.
Kot izhaja iz 2. čl. Statuta organa slednji uresničuje svoje poslanstvo z izobraževalnim, znanstveno-raziskovalnim, strokovnim in umetniškim delom in tako sprejema odgovornost za skladen razvoj Slovenije v regiji, v Evropi in v svetu. Delovanje organa usmerjajo nacionalni program visokega šolstva, nacionalni raziskovalno-razvojni program, strateški dokumenti Republike Slovenije ter smernice razvoja enotnega evropskega visokošolskega in raziskovalnega prostora, s posebnim poudarkom na sredozemski regiji. Ob tem organ v skladu s 3. čl. ZViS zagotavlja razvoj znanosti, strokovnosti in umetnosti, kar pomeni, da ljudje utemeljeno pričakujejo najvišji nivo strokovnosti, v okviru katerega se ljudje v skladu s 7. čl. ZViS izobražujejo pod enakimi pogoji. Ker gre za javni visokošolski zavod, je participacija javnosti primerna in potrebna. Znanje predstavlja kapital, ki ga organ preko svojih članic prenaša na študente in na ta način pripomore k dvigu izobrazbene strukture prebivalstva. Le izobraženo prebivalstvo lahko prispeva k razvoju, ki je cilj vsake družbe, zato je tudi delo organa v javnem interesu in s tem tudi podvrženo nadzoru širše javnosti.
4. Zaključek
Pooblaščenec je po pritožbi prosilca, na podlagi 3. odstavka 255. člena ZUP, zadevo rešil po dokumentu ter odločil sam, tako kot je navedeno v izreku odločbe. Organ je dolžan zagotoviti dostop do informacije javnega značaja, in sicer je prosilcu dolžan v 15 (petnajstih) dneh po prejemu te odločbe posredovati fotokopijo dokumenta z naslovom: »Končno poročilo delovnega telesa skupine za nadzor« z dne 10. 6. 2008, s tem, da je iz celotnega poročila dolžan izbrisati imena in priimke kandidatk in kandidatov ter diplomantk in diplomantov, kot izhaja iz prve točke izreka te odločbe. Ker se molk organa v skladu s 4. odst. 22. čl. ZDIJZ šteje kot odločba, s katero je zahteva zavrnjena, iz obrazložitve te odločbe Pooblaščenca pa so razvidni razlogi za ugoditev zahtevi, to pomeni, da je pritožba zaradi molka utemeljena. Pooblaščenec je na podlagi 3. odst. 255. čl. ZUP o zahtevi prosilca odločil in podal tudi razloge za ugoditev zahtevi. Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Pouk o pravnem sredstvu:.
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa lahko prosilec sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Postopek vodila:
Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.
Svetovalka Pooblaščenca
Informacijski Pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka