Prosilec zoper Ministrstvo za zunanje zadeve
+ -Številka: 021-66/2006/3
Kategorije: Ali dokument obstaja
Datum: 10.10.06
Številka: 021-66/2006/3
Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZDIJZ) in 2. odst. 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur.l. RS, št. 24/06- uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ………. (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo šifra: ZSE – 196/06 z dne 29.06.2006, Republike Slovenije, Ministrstva za zunanje zadeve, Prešernova cesta 25, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Pritožbi se ugodi in se izpodbijana odločba odpravi.
2. Organ je dolžan prosilcu v roku treh dneh od pravnomočnosti te odločbe posredovati fotokopijo mnenj o oceni letnega dela 24 predstavništev, ki jih je izdelal Sektor za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo in so bila 15.12.2005 po elektronski pošti poslana državnemu sekretarju organa.
3. Pritožba prosilca se v preostalem delu kot neutemeljena zavrne.
OBRAZLOŽITEV:
Prosilec je dne 07. 06. 2006 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacije javnega značaja, in sicer je zahteval kopijo mnenja vodje matičnega sektorja o poročilu o delu diplomata Iztoka Mirošiča za leto 2005 (za namene ocenjevanja dela diplomata ga za predstojnika v skladu s 7. čl. Pravilnika MZZ o ocenjevanju uspešnosti diplomatov pripravlja vodja matičnega sektorja) ter vseh ostalih dokumentov in pregledne ocene o delu veleposlaništva RS v Londonu, ki jih je kot podlago za ocenjevanje dela vodij DKP za leto 2005, pripravil Sektor za zahodno Evropo (ZBE) v organu. Nadalje navaja, da Zakon o javnih uslužbencih (Ur. l. RS, št. 32/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZJU) v 2. odst. 111. čl. in Pravilnik ocenjevanju uspešnosti diplomatov (Ur. l. RS, št. 36/2005, v nadaljevanju Pravilnik), v 2. odst. 2. čl. določata, da se ocenjevanje uradnikov izvaja z »medsebojno primerjavo delovnih in strokovnih kvalitet uradnikov primerljivih nazivov in delovnih mest«, zato prosi tudi za vse dokumente in pregledne ocene o delovanju ostalih veleposlaništev RS v Evropi za leto 2005, ki jih je za namene ocenjevanja za leto 2005 pripravil Sektor za zahodno Evropo (ZBE) v MZZ RS. Ker gre za delo enot javnega organa RS, financiranega s strani davkoplačevalcev, so tudi ustrezne splošne ocene delovanja enot verjetno javne. Navedene ocene so bile v organu pripravljene za namene objektivnega ocenjevanja vodij veleposlaništev v skladu z ustreznim zakonom in pravilnikom.
Organ je odločil o zahtevi prosilca z odločbo šifra: ZSE-196/06, z dne 29.06.2006, s katero je zahtevo prosilca za posredovanje mnenja vodje matičnega sektorja o poročilu o delu prosilca za leto 2005, zavrnil. Ugodil pa je zahtevi za posredovanje dokumentov in ocen Sektorja za zahodno Evropo v organu o delu veleposlaništva RS V Londonu v letu 2005 in drugih primerljivih veleposlaništev RS v Evropi.
V obrazložitvi izpodbijane odločbe je organ uvodoma povzel zahtevo prosilca, nato pa nadaljeval, da je organ po pregledu spisa o oceni in preizkusu ocene dela prosilca za leto 2005, ugotovil, da mnenje vodje matičnega sektorja o poročilu o delu prosilca v postopku ocenjevanja ni bilo podano. Pravilnik namreč v drugem odstavku 7. čl. določa, da lahko nadrejeni pridobi mnenje o poročilu o delu s strani vodje organizacijske enote ministrstva v notranji službi, ki skladno z aktom o sistematizaciji skrbi za sodelovanje z določeno državo oziroma mednarodno organizacijo (vodja matičnega sektorja), ki je neposredno seznanjen z opravljenim delom diplomata, ter da vodja matičnega sektorja poda mnenje o poročilu najkasneje v osmih dneh po zaprosilu. Iz navedenega člena izhaja, da nadrejeni lahko zaprosi za mnenje vodjo matičnega sektorja, ni pa tega dolžan storiti. Iz spisa o oceni prosilca je razvidno, da v tem primeru, nadrejeni za omenjeno mnenje ni zaprosil. Nadalje je organ citiral prvi odst. 4. čl. ZDIJZ in nadaljeval, da je informacija javnega značaja opredeljena s tremi osnovnimi kriteriji: gre za informacijo, ki izhaja iz delovnega področja organa (informacija je povezana z delom organa in jo je le-ta pridobil v okviru svojih pristojnosti), organ z njo razpolaga in informacija se nahaja v materializirani obliki – v obliki dokumenta. Iz navedene določbe izhaja, da organu ni potrebno ustvariti, pridobiti ali vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nima. Ker z zahtevanim dokumentom organ ne razpolaga, o njih ne more odločiti. Organ je zaključil, da so zavezanci v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop do obstoječih informacij, zato je zahtevo prosilca v tem delu zavrnil. V ostalem je organ prosilcu ugodil, ter mu posredoval kopije poročil poslaništev v Londonu in primerljivih poslaništev v Evropi za leto 2005 (Berlin, Bruselj, Madrid, Pariz in Rim).
Zoper odločbo iz prejšnjega odstavka je prosilec pri organu vložil pritožbo z dne 20.07.2006, v kateri navaja, da vlaga pritožbo zoper izpodbijano odločbo, v celoti. Nadalje navaja, da je v svoji vlogi za dostop do podatkov javnega značaja z dne 05.06.2006 zahteval kopijo mnenja o delu prosilca za leto 2005, ki ga mora v skladu s 7. čl. Pravilnika, na zaprosilo ocenjevalca pripraviti matični Sektor za zahodno Evropo v organu, zaradi protipravne, neutemeljene, neprimerljive, samovoljne in neargumentirane izpeljave postopka določanja delovnih ocen za leto 2005. Prosilec nadaljuje, da se po ZJU ocenjevanje uradnikov izvaja z medsebojno primerjavo delovnih in strokovnih kvalitet primerljivih nazivov in delovnih mest, zato je od organa zahteval tudi kopijo vseh dokumentov in preglednih ocen o delovanju tudi ostalih veleposlaništev RS v Evropi, ki jih je za namene ocenjevanja dela izdelal matični sektor. Za kakršnokoli objektivno in primerljivo ocenjevanje v skladu z zahtevo ZJU in Pravilnikom, ki bi izključevalo morebitna šikaniranja, osebna maščevanja in samovoljo nadrejenih, bi torej moral matični sektor organa, ki dnevno spremlja delo veleposlaništev in veleposlanikov, izdelati neko pisno obliko mnenja ali ocene o delu veleposlanikov/veleposlaništev. Nenazadnje bi moralo ustrezno objektivno ocenjevanje biti tudi v interesu davkoplačevalcev, ki navedene dejavnosti financirajo.
V nadaljevanju prosilec opozarja, da naj bi 31.1.2004 (tik pred januarja 2005 nezakonitim poizkusom organa za razpis zakonito že zasedenega delovnega mesta veleposlanika v Londonu) tedanji Sektor za odnose z državami EU pripravil analizo poročanja v letu 2004 za nekatera veleposlaništva v letu 2004 (opravil je pregled števila posredovanih sporočil iz posameznega veleposlaništva, število vsebinskih sporočil, poročanja s pogovorov, relevantna tematika poročanja; veleposlaništvo v Londonu naj bi bilo po navedenih parametrih med vodilnimi slovenskimi DKP, čeprav tudi za leto 2004 vodja veleposlaništva v Londonu verjetno ni prejel ustrezne primerljive ocene dela, kot je ni tudi za 2005). Pričakovati bi torej bilo, da je za ocenjevanje za leto 2005 matični sektor pripravil vsaj podobno analizo, da bi zadostil zakonskim zahtevam in zahtevam Pravilnika po ustrezni primerljivosti in objektivnosti ocen dela veleposlanikov. Očitno ocenjevanje ocenjevalca organa temelji zgolj na njegovi subjektivni volji ter osebni dopadljivosti ali nedopadljivosti oz moralno politični primernosti ocenjevanih oz., na takšnih ali drugačnih ukazih nadrejenih, ki ne ustrezajo kriterijem objektivnosti. Prosilec še navaja, da je v izpodbijani odločbi organ njegovi zahtevi delno ugodil, s posredovanjem kopij poročil poslaništev v Londonu (kot da poročila o delu veleposlaništva, ki ga vodi, ne bi poznal) in primerljivih poslaništev v Berlinu, Bruslju, Madridu, Parizu in Rimu. Navedenih podatkov niti ne bi bilo potrebno pošiljati, saj jih organ vsako leto objavi v javnem Poročilu o delu organa. Poročila izkazujejo poročanja o delu veleposlaništev s strani veleposlaništev in ne ocene njihovega dela s strani matičnega sektorja ali ocenjevalca. Za zahtevek prosilca in proces ocenjevanja dela uradnikov veleposlanikov so torej ne relevantna, razen, v kolikor so podlaga za oceno o delu veleposlanikov s strani matičnega sektorja oziroma izkazujejo izjemno aktivnost in odlične rezultate dela veleposlaništva v Londonu v 2005, ki ji ocena dela ocenjevalca ne sledi. V zavrnilnem delu odločbe je organ navedel, da po pregledu spisa o delu prosilca za 2005 organ ugotavlja, da mnenje vodje matičnega sektorja o poročilu o delu navedenega diplomata v postopku ocenjevanja ni bilo podano, češ, da nadrejeni v skladu s Pravilnikom za tako mnenje ni zaprosil. Dokument torej naj ne bi obstajal. Vse to postavlja organ, matični sektor in ocenjevalca v zelo čudno luč, da ne reče laž, oziroma delovanje v nasprotju z zakonom in navedenim Pravilnikom. Iz tonskega zapisa zasedanja Komisije za preizkus delovne ocene prosilca, ki je potekala dne 3.4.2006 ob 11.00 uri (original tonskega zapisa se nahaja na organu, v prilogi prosilec pošilja lasten prepis celotnega tonskega zapisa z odebeljenimi relevantnimi citati), ki ga je na zahtevo prosilca posredoval organ, izhaja po besedah samega ocenjevalca državnega sekretarja ………, citat: » Kar se tiče samega pristopa k ocenjevanju: jaz sem se seveda obrnil na ljudi, ki so v toku leta, bi rekel, delovno komunicirali in spremljali delo kolega ….., postavil tudi kakšno vprašanje vodji sektorja, postavil tudi kakšno vprašanje generalnemu direktorju in konec koncev se še kako posvetoval s predstojnikom ministrstva, se pravi z ministrom. Jaz ne razpolagam s kakšnimi gradivi, takšnimi ali drugačnimi, ampak kot pravim še enkrat - v pripravah na ocenjevanje sem opravil določene razgovore s kolegicami in kolegi«, konec citata.
Prosilec navaja, da ocenjevalec državni sekretar ……. torej sam demantira zgoraj navedeno odločbo organa, ki pravi, da mnenje o njegovem delu ni bilo pripravljeno, saj ga ocenjevalec ni zahteval. Državni sekretar …… je na seji komisije za preizkus ocene, ki je bila sicer sramotna in polna neutemeljenih obtožb in nizkotnih podtikanj s strani ocenjevalca (žal predsedujoči kljub pozivom žaljive razprave s strani ocenjevalca ni prekinil), ki so kljub večkratnim pozivom ostala neutemeljena, priznal, da je mnenje zahteval in to proti predpisom in tudi od oseb, ki jih predpisi ne predvidevajo. Organ torej v odločbi zmotno ali lažno trdi, da ocenjevalec ni zaprosil za mnenje o delu ocenjevanega. Mnenje je torej nekako bilo pripravljeno. Pripravljeno bi moralo biti v skladu s Pravilnikom organa v pisni obliki. Ocenjevalec je torej zaprosil za mnenje o delu ocenjevanega in se pogovarjal z vsemi, ki jih navaja, le po Pravilniku ni deloval, ki natančno določa, kako in koga ocenjevalec lahko vpraša za mnenje o delu. Pravilnik določa, da na zaprosilo ocenjevalca vodja matičnega sektorja pripravi mnenje o delu ocenjevanega, kar mora biti verjetno v pisni obliki. Tako kot že lani, je državni sekretar ……… kršil lastni Pravilnik, ki natančno predpisuje, s kom se lahko posvetuje in kako pridobiva ocene in mnenja (z matičnim sektorjem in ne z vsemi, ki mu padejo na pamet). Organ je po pregledu spisa o delovni oceni prosilca ugotovil, da ni dokumenta -pisnega mnenja matičnega sektorja o njegovem delu. Postopke ocenjevanja lahko državni sekretar ……. krši, krši vsa zapisana pravila, še posebej relevantne določbe Pravilnika, organ ne pripravi pisnih dokumentov, ki jih zahtevajo predpisi, delovna ocena pa ostane veljavna, saj ocenjevani nima možnosti pritožbe. Delovne ocene torej na podlagi lastnih izkušenj služijo le za šikaniranje nekomu nevšečnih ali nekompatibilnih uradnikov, tistih, ki v skladu s Kodeksom javnih uslužbencev opozarjajo na nepravilnosti in nezakonitosti.
Za nameček tudi vodja matičnega sektorja v tonskem zapisu pove, da » po naši oceni je veleposlanik svoje delo opravljal odlično «. Očitno ima in je tudi matični sektor pripravil neko svojo oceno. Pravilnik predvideva natančen postopek izdelave mnenja matičnega sektorja. Prosilec poudarja, da je že pred zasedanjem komisije pisno in na zasedanju navedene komisije (razvidno iz tonskega zapisa) ustno na zapisnik že zahteval » dostavo vsega gradiva po Pravilniku. Vse gradivo pomeni, da so vanj vključeni oziroma vključuje tudi tisto gradivo, ki ga je sektor pripravljal o ocenjevanju diplomatov za potrebe ocenjevalca oz. tudi mnenje, ki ga seveda ima po Pravilniku ocenjevalec od sektorja možnost zahtevati. V tej zvezi prosilca zanima, kako so bili ostali primerljivi nazivi tudi ocenjeni v preteklem letu«. Prav tako je zahteval » pridobitev gradiva o njegovem delu in delu vseh primerljivih nazivov, ki ga je za potrebo ocenjevalca pripravil matični sektor ter seznam uporabnikov navedenega gradiva - kdaj so bili podatki uporabnikom posredovani, na kakšni podlagi, za kakšen namen (v skladu s 1. odst 31 čl Zakona o varstvu osebnih podatkov). V skladu s 30. členom pa tudi kopije virov, na katerih temelji njegova ocena za leto 2005 in metodi obdelave«. Odgovora ni dobil, iz česar sklepa, da gre za molk organa po ZUP. Očitno torej je, da odločba organa zmotno navaja, da za mnenje o delu ocenjevanega, ocenjevalec ni zaprosil, saj to demantira sam ocenjevalec. Ocenjevalec je zaprosil za mnenje matični sektor, kakor tudi osebe, ki jih predpisi ne predvidevajo, pri čemer se postavlja vprašanje delovanja v skladu z ZVOP-1. Očitno je, da je tudi matični sektor pripravil oceno, saj to navaja v tonskem zapisu Komisije za preizkus ocene sam vodja matičnega sektorja. Na podlagi navedenega bi moral imeti organ v skladu z ZJU in Pravilnikom izdelane predpisane dokumente, sicer deluje v nasprotju s predpisi.
Prosilec prosi pritožbeni organ, da pritožbi ugodi in zagotovi kopije vseh dokumentov za potrebe ocene o delu, ki se tičejo delovanja prosilca, veleposlaništva RS v Londonu in dokumente glede ocenjevanja in dela vseh primerljivih nazivov in veleposlaništev za potrebe ocenjevanja dela v 2005, da bi lahko primerjal svojo oceno o delu, kot določa ZJU. Prosi za kopijo pisnega mnenja matičnega sektorja o njegovem delu, saj je očitno, da je za mnenje ocenjevalec zaprosil - s posvetom, kot pravi sam. Prosi tudi za kopijo dokumentov/zapisov kolegijev organa/predstojnika, na katerem so morebiti obravnavali ocene o delu veleposlanikov ter dokumente o distribuciji in prejemnikih zgoraj navedenih dokumentov o prosilcu, kar je zahteval ustno na zapisnik. V nasprotnem meni, da mora pritožbeni organ ugotoviti, da organ deluje v neskladju s predpisi, saj ne izdeluje objektivnih - pisnih ocen o delu ocenjevanih, po postopkih, ki bi temeljile na predpisanih dokumentih, ki jih zahtevajo ustrezni predpisi, temveč izdeluje ocene brez predpisanih pisnih dokumentov, temelječe na samovolji, ki služijo, vsaj v njegovem primeru, nadaljnjemu šikaniranju. Ne izdelava dokumentov po predpisih je namreč podlaga za samovoljo. V tem primeru je ocena ocenjevalca o njegovem delu nična in protizakonita, saj ne izpolnjuje predpisanih standardov in postopkov oblikovanja. Nepravilno delovanje ocenjevalca in organa poteka na stroške davkoplačevalcev. Prav tako prosi za urgenco na molk organa na zahteve za dostop do podatkov javnega značaja, podane na zapisnik ob poteku komisije za preizkus delovne ocene.
Organ je pritožbo prosilca kot neutemeljeno, vendar dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom z dne 28.07. 2006, številka: ZSE-221/06 s prilogami, na podlagi 1. odstavka 245. čl ZPP, poslal v odločanje Pooblaščencu.
Z namenom pravilne in popolne ugotovitve dejanskega stanja, je Pooblaščenec v prostorih organa opravil ogled in camera dne 20.09.2006.
Pritožba je utemeljena.
Pooblaščenec uvodoma ugotavlja, da prosilec vlaga pritožbo tako zoper zavrnilni del izpodbijane odločbe, kakor tudi zoper del izpodbijane odločbe, v katerem je organ zahtevi prosilca ugodil. Prosilec je namreč v pritožbi navedel, da mu je organ namesto ocen o delu veleposlaništev s strani matičnega sektorja ali ocenjevalca, ki jih je zahteval in čemur je organ v drugem odstavku izreka izpodbijane odločbe tudi ugodil, poslal poročila veleposlaništev v Londonu in primerljivih veleposlaništev v Berlinu, Bruslju, Madridu, Parizu in Rimu, ki jih sicer organ vsako leto objavi v javnem Poročilu o delu organa, česar pa prosilec ni zahteval. Takšno situacijo ureja 4. odst. 25. čl. ZDIJZ, ki določa, da če prosilec meni, da informacija, s katero se je seznanil, ni informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi, lahko zahteva od organa, da mu omogoči seznanitev z informacijo javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi. Organ mora odločati o zahtevi iz prejšnjega stavka nemudoma, najkasneje pa v roku 3 delovnih. Ker organ ni ravnal v skladu z navedenim 4. odst. 25. čl. ZDIJZ, temveč je pritožbo prosilca odstopil Pooblaščencu, se v skladu s 6. odst. 22. čl. ZDIJZ šteje, da je v tudi tem delu organ zahtevo zavrnil.
Ker ni mogoče zahtevati od prosilca, da natančno označi dokument, ki vsebuje želeno informacijo javnega značaja, ampak zadostuje takšna označba informacije po vsebini, ki organu omogoča prepoznavo in določljivost dokumenta, ki želeno informacijo vsebuje, bi moral organ, v duhu namena zakona po zagotovitvi javnosti in odprtosti delovanja organov, obravnavati tudi zahtevo prosilca, ki je bila določljiva po vsebini, ne pa po nazivu dokumenta. Drugačno ravnanje bi nasprotovalo namenu ZDIJZ v 1. odst. 2. čl. Pooblaščenec zato upoštevaje načelo varstva pravic strank ugotavlja, da so predmet presoje in odločitve v obravnavani zadevi naslednji zahtevani dokumenti:
- mnenje vodje matičnega sektorja o poročilu o delu diplomata Iztoka Mirošiča za leto 2005 (za namene ocenjevanja dela diplomata ga za predstojnika v skladu s 7. čl. Pravilnika o ocenjevanju uspešnosti diplomatov pripravlja vodja matičnega sektorja) ter vsi ostali dokumenti in pregledne ocene o delu veleposlaništva RS v Londonu, ki jih je kot podlago za ocenjevanje dela vodij DKP za leto 2005, pripravil Sektor za zahodno Evropo (ZBE) v organu,
- dokumenti in pregledne ocene o delovanju ostalih veleposlaništev RS v Evropi za leto 2005, ki jih je za namene ocenjevanja za leto 2005 pripravil Sektor za zahodno Evropo (ZBE) v organu.
1. Pojem informacije javnega značaja
ZDIJZ predstavlja konkretizacijo ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja, opredeljene v 2. odst. 39. čl. Ustave RS (UL RS, št. 33/91-I s spremembami) in ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. Posega v širok spekter delovanja javnega sektorja, ne samo v delu, ko med zavezance zajema širok krog organov javnega sektorja (ne le državne uprave, med katere sodi tudi organ), ki morajo na prvi stopnji slediti določilom zakona, temveč tudi v segmentu same definicije informacije javnega značaja.
Informacija javnega značaja je po določilu 1. odst. 4. čl. ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz citiranega 1. odst. 4. čl. ZDIJZ izhaja, da je informacija javnega značaja opredeljena s tremi osnovnimi kriteriji: da gre za informacijo, ki izvira iz delovnega področja organa (informacije je povezana z delom organa in jih je ta pridobil v okviru svojih pristojnosti), da organ z njo razpolaga in da se le-ta nahaja v materializirani obliki-v obliki dokumenta.
Organ mora informacijo javnega značaja izdelati pri svojem delu sam, v sodelovanju z drugim organom ali jo pridobiti pri svojem delu in v postopkih, za katere je pristojen v skladu s splošnimi predpisi. Če je prvi pogoj izpolnjen, se lahko informacija javnega značaja nanaša na kakršnokoli vsebino na vseh področjih delovanja zavezanega subjekta ter je lahko povezana z njegovo politiko, aktivnostjo in odločitvami, ki spadajo v delokrog oziroma sfero odgovornosti posameznega organa. Pojem delovno področje po ZDIJZ se namreč razteza na vsak podatek, ki je nastal v zvezi z izvajanjem javnopravnih nalog oziroma v zvezi z dejavnostjo organa. Pri tem ni nujno, da je organ informacijo izdelal sam. Lahko jo je pridobil od drugih oseb, celo zasebnopravnih subjektov, ki niso organi v smislu 1. čl. ZDIJZ. Pomembno je le, da je organ informacijo pridobil v okviru svojih pristojnosti (prim. doktorska disertacija Urške Prepeluh, Pravica do dostopa do informacij javnega značaja, Ljubljana 2004, str. 148).
Kot izhaja iz 1. odst. 4. čl. ZDIJZ, organu tudi ni potrebno ustvariti, pridobiti ali vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nima. Nadalje iz opredelitve informacije javnega značaja določene 1. odst. 4. čl. ZDIJZ še izhaja, da odgovori na vprašanja oziroma pojasnila, razne obrazložitve, komentarji in analize stanj ne predstavljajo informacije javnega značaja, zato organi, zavezanci po ZDIJZ, nimajo dolžnosti, da prosilcem odgovarjajo na vprašanja ter da dajejo pojasnila v zvezi z delovnim področjem organa.
V izpodbijani odločbi je organ zahtevo prosilca za posredovanje mnenja vodje matičnega sektorja o poročilu o delu prosilca za leto 2005 zavrnil z obrazložitvijo, da organ z zahtevanim dokumentom ne razpolaga. Glede zahteve po dokumentih in ocen Sektorja za zahodno Evropo v organu o delu veleposlaništva RS V Londonu v letu 2005 in drugih primerljivih veleposlaništev RS v Evropi, pa se organ, kot je bilo že ugotovljeno zgoraj, do navedb prosilca v pritožbi, da ni prejel dokumentov, ki jih je zahteval, ni opredelil.
Pooblaščenec je zato v obravnavanem primeru najprej ugotavljal, ali so pri zahtevanih informacijah izpolnjeni vsi trije kriteriji za opredelitev informacije javnega značaja po ZDIJZ oziroma ali obstaja t.i. kriterij materializirane oblike. Zato je z namenom razjasnitve dejanskega stanja opravil ogled v prostorih organa (ogled in camera) na podlagi 11. čl. ZInfP, kot je podrobneje opisano v naslednji točki obrazložitve.
2. Ogled in camera na podlagi 11. čl. ZInfP
Z namenom razjasnitve dejanskega stanja in ugotovitve, ali zahtevani dokumenti obstajajo ter vpogleda v njihovo vsebino, je, kot izhaja iz navedb, Pooblaščenec dne 20.09.2006 v pristojnosti pooblaščene osebe pri organu opravil in camera ogled na podlagi 11. čl. ZInfP. Določilo 11. čl. ZInfP določa, da lahko Pooblaščenec opravi procesna dejanja v zahtevi za dostop do informacij javnega značaja brez prisotnosti stranke, ki zahteva dostop do informacije javnega značaja, če je to potrebno, da se pred dokončno odločitvijo Pooblaščenca prepreči dostop do zahtevane informacije.
In camera ogled brez prisotnosti javnosti in strank, po teoretičnih izvajanjih pomeni izpeljavo odločanja de novo. To pomeni, da Pooblaščenec kot pritožbeni organ sam oceni in presodi dejstva, ki se nanašajo na možne škodljive posledice, ki bi nastale ob razkritju zahtevanih podatkov. Pooblaščenec mora namreč kot pritožbeni organ imeti polna pooblastila za preiskovanje vseh pritožb, kot tudi to, da od prvostopenjskega organa zahteva vse informacije oziroma vse relevantne dokumente na vpogled. Takšno delovanje pa Pooblaščencu nalaga tudi spoštovanje načela materialne resnice (8. čl. ZUP), ki določa, da je treba v postopku ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo. Ogled se je nanašal na vse dokumente, povezane z informacijami, ki jih je prosilec zahteval.
Pooblaščenec je med ogledom in camera ugotovil, da je Sektor za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo, ki deluje v organu, na podlagi zahteve pisarne državnega sekretarja, ki sodi v kabinet ministra, izdelal 24 mnenj o delu vodij diplomatsko konzularnih predstavništev in jih dne 15.12.2005 po elektronski pošti poslal v pisarno državnega sekretarja. Vseh 24 mnenj se nahaja v istem dokumentu. Pooblaščenec je vpogledal tudi v kadrovsko mapo prosilca in ugotovil, da se v njej nahaja zgoraj navedeno mnenje, vendar ne v celoti, temveč samo tisti del, ki se nanaša na veleposlaništvo v Londonu. Kot je razvidno iz uradnega zaznamka, ki je ročno napisan pod mnenje, je bil ta dokument vložen v kadrovsko mapo dne 20.09.2006. Ob tem je Pooblaščenec ugotovil, da v kadrovski mapi prosilca ni drugih dokumentov, ki bi bili predmet zahteve prosilca. Vodja Sektorja za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo pa je še pojasnila, da drugih dokumentov, razen navedenega, ki bi bili podlaga za oceno dela prosilca, niso izdelali. Pooblaščenec je vpogledal tudi v spise o oceni vodij predstavništev, ki jih pokriva Sektor za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo, in ugotovil, da so v spisih izključno ocenjevalni listi in poročila diplomatov, v primeru, da je diplomat zahteval preizkus ocene, pa vsa dokumentacija, ki zadeva preizkus ocene. V nobenem od teh spisov tako, do dne 20.09.2006, ni vloženo mnenje Sektorja za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo, razen pri prosilcu.
3. Pogoj materializirane oblike informacije javnega značaja
Na podlagi navedenega Pooblaščenec ugotavlja, da je zgoraj navedeno mnenje za 24 predstavništev, ki ga je izdelal Sektor za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo, edini dokument, ki vsebinsko ustreza zahtevi prosilca z dne 07. 06. 2006. Drugih dokumentov, ki bi se nanašali na zahtevo prosilca, organ ne poseduje. Ob tem Pooblaščenec poudarja, da na podlagi ogleda in camera ugotovljeno dejstvo, da organ ne razpolaga z ostalimi zahtevanimi dokumenti, ne odstopa od zahtev, ki jih na organ naslavljajo predpisi. Pravilnik namreč ne nalaga dolžnosti, da organ izdela mnenje obligatorno, temveč samo v primeru, če v Pravilniku določena oseba zanj zaprosi. Navedeno pomeni, da glede vseh ostalih dokumentov, ki jih je prosilec zahteval v zahtevi z dne 07.06.2006, ni izpolnjen prvi pogoj iz 1. odst. 4. čl. ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja le tista informacija, s katero organ že razpolaga. To pomeni, da ni izpolnjen pogoj, v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Ker z zahtevanimi dokumenti organ ne razpolaga, zavezanci pa so v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, razen v primerih, ko se informacije nahajajo v računalniških bazah, Pooblaščenec zaključuje, da zahtevi prosilca v tem delu ni mogoče ugoditi, ker niso izpolnjeni pogoji iz 4. čl. ZDIJZ, saj zahtevana informacija ne obstaja, zato je odločil, kot izhaja iz tretje točke izreka te odločbe.
Ob tem pa Pooblaščenec še opozarja, da se v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja lahko presoja le, ali je bil dostop do informacije javnega značaja zavrnjen neutemeljeno in se pri tem ne more spuščati v presojo, ali organ s tem, ko ne razpolaga z dokumenti, ki jih prosilec zahteva, ne spoštuje zakonskih določb, na kar sicer opozarja prosilec v pritožbi, saj zato Pooblaščenec ni pristojen.
4. Informacija javnega značaja
Nadalje je Pooblaščenec presojal, ali mnenje Sektorja za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo, predstavlja informacijo javnega značaja. Dokument nedvomno izvira iz delovnega področja organa, ne glede ne to, da iz dokumenta ni razvidna pravna podlaga, na kateri je nastal, smiselno pa iz same vsebine izhaja (kot bo obrazloženo v nadaljevanju), da je bil izdelan na podlagi 6. odst., v povezavi s 7. odst. 8. čl. Pravilnika in je zato povezan z delovnim področjem organa. Navedeno pomeni, da so izpolnjeni vsi trije kriteriji za opredelitev informacije javnega značaja po ZDIJZ.
Pooblaščenec pa bi ob tem še opozoril, da kot izhaja iz Pravilnika, je lahko Sektor za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo (po Pravilniku je to matični sektor), zaprošen za mnenje po 7. in 8. čl. Pravilnika. V 7. čl. Pravilnika je opredeljeno mnenje o poročilu o delu, v 8. čl. pa mnenje o oceni letnega dela predstavništva. V obravnavanem primeru je, kot je navedeno že zgoraj, Pooblaščenec ocenil, da gre za mnenje po 8. čl. Pravilnika, kar seveda pomeni, da z mnenjem, ki bi bil izdelan na podlagi 7. čl. Pravilnika, glede na ugotovitve Pooblaščenca v 2. točki obrazložitve te odločbe, organ dejansko ne razpolaga, zato je bila odločitev organa, ko je v prvi točki izreka izpodbijane odločbe zavrnil dostop do mnenja vodje matičnega sektorja o poročilu o delu, pravilna.
Ker organ ni zatrjeval morebitnih izjem, ki bi jih lahko dokument vseboval, je Pooblaščenec po uradni dolžnosti na podlagi 2. odst. 247. čl. ZUP in v skladu z načelom materialne resnice (8. člen ZUP) izvedel preizkus, ali gre v konkretnem primeru morebiti za katero od izjem, določenih v I. odst. 6. čl. ZDIJZ, zaradi česar bi bilo potrebno zavrniti dostop do zahtevanega dokumenta. Po skrbnem pregledu dokumenta je Pooblaščenec ugotovil, da ne vsebuje nobene izjeme iz I. odst. 6. čl. ZDIJZ in je zato prosto dostopen. Gre za mnenja, ki so napisana v tretji osebi, brez osebnih podatkov (vsebujejo zgolj oznako veleposlaništva, denimo VP London). Brezosebno naslavljanje oziroma naslavljanje, ki ne meri na določeno fizično osebo, kaže na to, da gre za ocenjevanje konkretnega veleposlaništva, ki ga seveda vodi veleposlanik, čigar ime je javno dostopen podatek. 6. odst. 8. čl. Pravilnika natančno določa, kaj mora takšno mnenje obsegati. Matični sektor oz. konkretno Sektor za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo je tako, pod pogojem, da mnenje zahteva minister oz. po njegovem pooblastilu državni sekretar, dolžan podati mnenje o oceni letnega dela predstavništva, rezultatih dela, sodelovanju z matičnim sektorjem in načinu poročanja. Sektor za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo je mnenje s takšno vsebino tudi pripravil. Pooblaščenec ugotavlja, da gre za oceno oziroma mnenje o delu veleposlaništva kot celote in zgolj v okviru tega tudi za mnenje o delu veleposlanika, saj je veleposlaništvo vodil in je zato za njegovo delo, rezultate, sodelovanje in poročanje, tudi odgovoren, ni pa mogoče iz takšnega mnenja razbrati konkretnih osebnostnih lastnosti diplomata, za katere bi bilo potrebno presojati, ali gre za varovane osebne podatke v smislu Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1). Po oceni Pooblaščenca zato takšno mnenje nikakor ne poseže v zasebnost in dostojanstvo posameznega diplomata, ravno zaradi njegove splošnosti, in sicer ne glede na to, da se upošteva pri določitvi ocene.
Ker je Pooblaščenec na podlagi dejstev, ugotovljenih v dopolnilnem postopku oziroma opravljenem ogledu ugotovil, da je treba stvar rešiti drugače, kot je bila rešena z odločbo prve stopnje, je odpravil odločbo prve stopnje in s svojo odločbo sam rešil stvar na podlagi 2. odst. 251. čl. ZUP. Iz razlogov, ki jih je navedel v obrazložitvi, je pritožbi ugodil v delu, ki se nanaša na mnenja o oceni letnega dela 24 predstavništev, ki jih je izdelal Sektor za odnose z državami za zahodno, severno in srednjo Evropo, v preostalem delu pa je pritožbo zavrnil. Ker torej ni podana nobena izmed izjem iz 1. odst. 6. čl ZDIJZ, je organ dolžan prosilcu posredovati fotokopijo zahtevanega dokumenta, kot izhaja iz druge točke izreka te odločbe. To je dolžan storiti v roku 3 dni od pravnomočnosti te odločbe, pravnomočnost pa bo v skladu s I. odst. 225. čl. ZUP nastopila takrat, ko se ta odločba ne bo več mogla izpodbijati v upravnem sporu (rok za vložitev tožbe v upravnem sporu pa je 30 dni).
Pouk o pravnem sredstvu: Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopustna tožba, ki se vloži v 30 dneh po prejemu te odločbe na Upravno sodišče v Ljubljani, Tržaška 68/a, pisno neposredno pri navedenem sodišču ali priporočeno po pošti ali ustno na zapisnik. Če se tožba pošlje po pošti priporočeno, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži najmanj v treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka