prosilec - Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval dokumente, povezane z delovanjem skupine za poenotenje stališča glede obračunavanja stroškov šole v naravi. Organ je zahtevo zavrnil zaradi neobstoja dokumentov. Prosilec je se pritožil, saj naj organ ne bi izrecno navedel, da z dokumenti ne razpolaga. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da je pritožba prosilca neutemeljena, zato jo je zavrnil.

ODLOČBA:

Številka: 090-387/2021/2

Datum: 24. 12. 2021

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), prvega odstavka 248. člena in Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec) z dne 15. 12. 2021, zoper odločbo Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport, Masarykova cesta 16, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-61/2021/2 z dne 1. 12. 2021, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožba prosilca z dne 15. 12. 2021 zoper odločbo Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport, št. 090-61/2021/2 z dne 1. 12. 2021, se zavrne.

2. V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je dne 16. 11. 2021 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, s katero je v elektronski obliki želel pridobiti vse informacije javnega značaja, ki jih je organ ustvaril sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb v povezavi z delovanjem skupine za poenotenje stališča glede obračunavanja stroškov šole v naravi. Želel je, da organ vključi tudi npr. pobudo za ustanovitev take skupine, vabila na njene sestanke z gradivom, zapisnike, predloge, pobude, sklepe ipd., kot tudi vse priloge dokumentov, povezanih z delovanjem te skupine. Prav tako je želel prejeti odgovor organa na dopisa št. 092-108/2021/18 in 092-108/2021/19, z morebitnimi prilogami.

Organ je zahtevi prosilca z odločbo št. 090-61/2021/2 z dne 1. 12. 2021 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), s katero je zahtevo glede dokumentov v povezavi z delovanjem skupine za poenotenje stališča glede obračunavanja stroškov šole v naravi zavrnil. Prav tako je zavrnil zahtevo v delu, ki se nanaša na imena in priimke subjektov in naslovnikov na dokumentih št. 092-108/2021/29 in 092-108/2021/50. V preostalem delu je zahtevi prosilca ugodil. V obrazložitvi je organ navedel, da od zahtevanih dokumentov razpolaga z dokumentoma št. 092-108/2021/29 in 092-108/2021/50, z drugimi dokumenti iz zahteve prosilca pa organ ne razpolaga. Gre za dokumente, ki pri organu ne obstajajo, prav tako jih organ ni pridobil, zato jih prosilcu ni mogoče posredovati, posledično niso izpolnjeni pogoji za obstoj informacije javnega značaja po 4. členu ZDIJZ. Dokumenta, s katerima organ razpolaga, vsebujeta varovane osebne podatke, glede katerih je organ prav tako zavrnil dostop in z izvedbo delnega dostopa omogočil seznanitev s preostalim delom dokumenta.

Prosilec je zoper izpodbijano odločbo dne 15. 12. 2021 vložil pritožbo, v kateri je navedel, da ne razume zavrnitve organa glede informacij, povezanih z delovanjem skupine za poenotenje stališča glede obračunavanja stroškov šole v naravi. Organ ni nedvoumno zapisal, da ne razpolaga z informacijami javnega značaja, ki bi bile povezane z ustanovitvijo in delovanjem take skupine, zato meni, da informacije pri organu obstajajo. Predlaga, da IP preveri, če je organ pravilno obravnaval njegovo zahtevo in ustrezno iskal informacije javnega značaja povsod, kjer naj bi jih – tudi pri zaposlenih, ki se pri organu ukvarjajo s področno tematiko, saj je po ZDIJZ ključno samo dejstvo, da organ z zahtevano informacijo razpolaga v materializirani obliki in ne, da je ta npr. evidentirana v njegovem dokumentarnem sistemu.

Organ je pritožbo prosilca, skladno z 245. členom ZUP, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, odstopil v reševanje IP z dopisom št. 090-61/2021/5 z dne 21. 12. 2021. Organ je v dopisu navedel, daje opravil preizkus pritožbe in da je po njegovem mnenju pritožba neutemeljena, zato jo odstopa IP v reševanje. Dodal je še, da organ ne razpolaga z zahtevano dokumentacijo, ki bi bila povezana z delovanjem skupine za poenotenje stališča glede obračunavanja stroškov šole v naravi, kar je bilo povsem nedvoumno navedeno tudi v izpodbijani odločbi.

Pritožba ni utemeljena.

IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan izpodbijano odločbo preizkusiti v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. IP ugotavlja, da se prosilec pritožuje le v delu, ki se nanaša na odločitev o dostopu do informacij v povezavi z delovanjem skupine za poenotenje stališča glede obračunavanja stroškov šole v naravi. Dostop do preostalih zahtevanih dokumentov tako ni predmet tega pritožbenega postopka.

Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;
2. organ mora z njo razpolagati;
3. nahajati se mora v materializirani obliki.

V obravnavanem primeru je med strankama sporno, ali organ z zahtevano informacijo razpolaga ali ne. Organ je dostop do informacij, povezanih z delovanjem skupine za poenotenje stališča glede obračunavanja stroškov šole v naravi, zavrnil, saj tovrstni dokumenti pri organu ne obstajajo, niti jih ni pridobil od drugih, zato jih prosilcu ne more posredovati. Prosilec navaja, da zavrnitve organa ne razume, saj organ ni nedvoumno zapisal, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga.

Glede na navedbe organa in prosilca v pritožbenem postopku IP nima razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da ta z zahtevanimi informacijami ne razpolaga. Organ je po mnenju IP v odločbi jasno zapisal (tako v izreku, kot v drugem odstavku na drugi strani izpodbijane odločbe), da se zahteva v tem delu zavrne, saj dokumenti niso obstoječi niti ne gre za dokumente, ki bi jih organ lahko pridobil, zato jih prosilcu ne more posredovati. Pritožbena navedba, da se organ ni jasno opredelil do tega, da z informacijami javnega značaja ne razpolaga, tako ni utemeljena, saj je organ v tem delu o zahtevi prosilca odločil v izreku, svojo odločitev pa pojasnil tudi v obrazložitvi.  

IP dalje ugotavlja, da prosilec ni navedel nobenega argumenta ali dokaza, da bi organ z navedeno dokumentacijo moral razpolagati, kdaj bi jo eventualno lahko ustvaril ali pridobil, od koga, navedel ni nobene številke dokumenta, s katerim bi bil morda že seznanjen. Iz pritožbene zadeve posledično ne izhaja noben sum, da bi organ razpolagal z zahtevanimi dokumenti, vendar jih prosilcu ne bi želel posredovati, saj je organ ustrezno pojasnil, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga, prosilcu pa je hkrati tudi omogočil dostop do razpoložljivih dokumentov, kar kaže na dejstvo, da je organ dokumente, s katerimi je razpolagal, prosilcu tudi posredoval. IP je zato sledil pojasnilom, da organ z dokumenti, ki so predmet tega pritožbenega postopka, dejansko ne razpolaga.

IP svojo odločitev utemeljuje tudi na dejstvu, da je prosilec že dne 6. 5. 2021 na organ naslovil ločeno zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, s katero je zahteval posredovanje vseh informacij javnega značaja, v zvezi s šolami v naravi, ki jih je organ ustvaril od 20.11.2019 do 4. 5. 2021 in je takrat že pridobil številne dokumente, s katerimi organ razpolaga glede šole v naravi. IP je navedeno odločbo organa št. 090-34/2021/7 z dne 30. 8. 2021 presojal tudi v pritožbenem postopku, ki se je vodil pod št. 090-308/2021. IP zato nima razloga, da bi sumil, da obstajajo dodatni dokumenti glede šole v naravi, ki jih organ prosilcu ne bi želel posredovati, saj je ta že v preteklih postopkih ustrezno pojasnil, da je pregledal vso razpoložljivo dokumentacijo in prosilcu posredoval vse obstoječe dokumente.

IP na tej točki še pojasnjuje, da v primerih, ko je zahteva postavljena pavšalno in nedoločno in pokriva »vse dokumente, s katerimi organ morebiti razpolaga«, je organ praviloma dolžan navedene dokumente iskati znotraj informatizirane zbirke dokumentarnega gradiva in pregledati tiste pod-zbirke in klasifikacijske znake, pod katere se navedena dokumentacija praviloma knjiži, ali z vrsto iskalnih ukazov v sistemu ugotoviti, ali obstaja dokument, ki se vsebinsko nanaša na »šolo v naravi« oz. »delovno skupino za poenotenje stališč glede obračunavanja stroškov šole v naravi« ipd. Organ lahko glede iskanja dokumentov opravi tudi druge razumne in sorazmerne poizvedbe, ki ga glede na način vodenja dokumentacije, lahko pripeljejo do iskanih dokumentov. V primeru, kadar organ iz računalniškega programa za vodenje spisov ne more na enostaven način priklicati dokumentov, ki so predmet zahteve prosilca, saj so ti morebiti knjiženi pod generičnimi izrazi, kot so »dopis«, »pojasnilo« ali »elektronska pošta«, IP pojasnjuje, da organ ni dolžan fizično pregledovati vsebine vseh svojih dokumentov jih vsebinsko analizirati z vidika, če morebiti vsebujejo zahtevane informacije. Izdelava zbirke podatkov, kjer je za njeno pripravo potrebna vsebinska presoja in analiza dokumentov, bi po ustaljeni praksi IP predstavljala ustvarjanje novega dokumenta. V takšnih primerih namreč ne gre za vprašanje, katere dokumente organ ima, temveč, ali je organ dolžan na zahtevo prosilca vložiti nesorazmeren vložek časa in truda, da bi analiziral vsebino dokumentov in izločil tiste dokumente, kot jih vsebinsko zahteva prosilec.

Da organ slednjega ni dolžan storiti, izhaja tudi iz sodne prakse Upravnega sodišča (sodba opr. št. II U 79/2009-10 z dne 20. 1. 2010), v kateri je sodišče ugotovilo, da računalniška tehnologija, s pomočjo katere se vodi dokumentarno gradivo, ne omogoča iskanja po kriterijih, kot to zahteva prosilec. Glede na navedeno je po presoji sodišča pravilna odločitev IP, da dokument, ki bi ustrezal zahtevam prosilca ne obstaja. Iz navedenega posledično jasno izhaja, da če organ informacijskega sistema ne vodi na način, da bi ta našel dokumente, ki jih zahteva prosilec, se zahteva prosilca zavrne. Organ namreč ni dolžan za pridobitev zbirke dokumentov, ki jo zahteva prosilec, vložiti dodatnega dela in truda in vsak dokument vsebinsko pregledati, saj bi bilo slednje predstavljalo preveliko obremenitev za organ in bi bilo v nasprotju s temeljnimi funkcijami pravice do dostopa do informacije javnega značaja.

IP posledično tudi ni sledil pritožbenim navedbam, da bi moral IP v pritožbenem postopku preveriti tudi, če z zahtevanimi dokumenti razpolagajo morebitni zaposleni, ki se pri organu ukvarjajo s področno tematiko, ne glede na to, ali so dokumenti evidentirani v dokumentarnem sistemu organa ali ne.

Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, odgovarjati na vprašanja, pojasnjevati navedb, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga.

IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja tudi nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec in ali bi glede na svoje pristojnosti in veljavne predpise, z zahtevanimi dokumenti moral razpolagati.

Odločitev organa je torej pravilna in na zakonu utemeljena, pritožba pa neutemeljena, zato se na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrne.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J in 32/16) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,

svetovalka Informacijskega pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka