prosilec - Ministrstvo za obrambo

POVZETEK:

Predmet pritožbenega postopka pred IP je bilo vprašanje, ali informacije, ki jih je zahteval prosilec, pri organu obstajajo v obliki dokumenta, saj je organ zahtevo prosilca v delu zavrnil iz razloga, da dokument ne obstaja in ali je pravno utemeljen zadržek organa iz izpodbijane odločbe, da v primeru dokumentov, ki se nanašajo na kazenske postopke, se o dostopu odloča na podlagi Zakona o kazenskem postopku. IP je v delu pritožbe, v katerem je ugotovil, da organ razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve, ugodil in naložil organu, da prosilcu z delnim dostopom omogoči dostop do srednješolskih spričeval. V delu dokumentov, ki se nanašajo na kazenske postopke, je IP pritožbi ugodil in v tem delu vrnil organu zadevo v ponovni postopek, saj je ugotovil, da je organ napačno uporabil materialno pravo, posledično pa ni bilo razjasnjeno dejansko stanje glede obstoja in dostopa do dokumentov. V delu pritožbe, ki se je nanašala na dokumente glede katerih je bilo dejansko stanje pri organu pravilno ugotovljeno, da ne obstajajo, je IP pritožbo zavrnil. 

ODLOČBA:

Številka: 090-193/2021/16

Datum: 9. 9. 2021

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/161 z dne 25. 5. 2018, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05, 51/07 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB2, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odločba US, 102/15 in 7/18; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega in tretjega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ….(v nadaljevanju prosilec), z dne 11. 5. 2021, zoper odločbo Ministrstva za obrambo, Generalštaba Slovenske vojske, Vojkova cesta 55, 1000 Ljubljana (nadaljevanju organ), št. 090-16/2021-11 z dne 29. 4. 2021, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožbi prosilca z dne 11. 5. 2021 zoper odločbo Ministrstva za obrambo, Generalštaba Slovenske vojske, št. 090-16/2021-11 z dne 29. 4. 2021, se delno ugodi in se odločba Ministrstva za obrambo, Generalštaba Slovenske vojske, št. 090-16/2021-11 z dne 29. 4. 2021 v drugi točki izreka delno odpravi, ter se odloči:
2. Organ je dolžan prosilcu v roku 31 (enaintrideset) dni od vročitve te odločbe posredovati fotokopijo naslednjih dokumentov:

Spričevalo o zaključnem izpitu …. in ….., pri čemer se prekrije datum in kraj rojstva, predmeti in ocene, ter končni uspeh.

11. V delu odločbe, ki se nanaša na poročilo št. 231-26/2019-32 z dne 11. 9. 2019, se zadeva vrne organu v ponovni postopek. Organ mora o zadevi odločiti najpozneje v 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

2. V preostalem delu se pritožba prosilca zavrne.

3. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je dne 19. 1. 2021 na Ministrstvo za obrambo, Generalštab Slovenske vojske (v nadaljevanju organ) naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, v kateri je zahteval informacije in dostop do dokumentov za pripadnika Slovenske vojske … in … (v nadaljevanju zadevna posameznika). Zahteval je:

1. Podatke o služenju vojaškega roka v JLA, ocene, varnostne preverke[1],
2. Podatke – dokumente o razporedu v varnostni sestavi JLA, TO do zaposlitve v TO RS,
3. Vse odločbe – ukaze o napredovanjih,
4. Odločbe o zaposlitvi v MORS, dokazi o neizpolnjevanju pogojev za zaposlitev v MORS,
5. Kopije – dokazila o izobrazbi,
6. Dokumentacijo o disciplinskih in predkazenskih postopkih, ovadbah ter postopkih in drugih zabeležkah odstopanja od zakona o obrambi, vojaški zakonodaji in pravilih SV,
7. Ocene in zabeležke o šolanju in napotitvah v tujino – misijah, službene ocene.

Z odločbo št. 090-16/2021-11 z dne 29. 4. 2021 je organ odločil o zahtevi prosilca tako, da je njegovi zahtevi delno ugodil in mu posredoval določene dokumente, ki so del personalnega dosjeja oziroma so dostopni v tekoči zbirki dokumentarnega gradiva, na način, da se prekrijejo varovani osebni podatki posameznikov oziroma podatki, ki niso predmet zahteve. Z drugo točko odločbe je v preostalem delu zahtevo zavrnil. Iz vsebine obrazložitve izhaja, da je v zavrnilnem delu zahtevo glede dokumentacije o disciplinskih in predkazenskih postopkih, ovadbah ter postopkih in drugih zabeležkah odstopanja od zakona o obrambi, vojaški zakonodaji in pravilih SV organ zavrnil zato, ker se pri organu zoper navedena pripadnika ne vodi noben predkazenski postopek. Po pregledu zahteve organ tudi ugotavlja, da so to dokumenti, ki se po naravi nanašajo na morebitne kazenske postopke, pri čemer je treba upoštevati 128. člen Zakon o kazenskem postopku, ki določa, da dokler teče postopek, dovoljuje pregled in prepis spisov organ, pred katerim teče postopek, ko pa je postopek končan, dovoli to predsednik sodišča ali uradna oseba, ki jo on določi. Če se dokumenti (v kolikor obstajajo) nahajajo v spisih tožilstva, dovoljuje pregled in prepis državni tožilec, kar potrjuje tudi sodba Vrhovnega sodišča v zadevi X Ips 4/2020 z dne 27. 5. 2020. Prav tako pa je organ navedel, da je zahtevo zavrnil, zato ker ne razpolaga z dokumenti glede: ocen iz prve točke zahteve, podatkov – dokumentov o razporedu v rezervni sestavi JLA in TO do zaposlitve v TO RS, MORS iz druge točke zahteve, za disciplinske postopke iz šeste točke zahteve, ocene in zabeležke o šolanju in napotitvah v tujino – misijah ter eno Odredbo o povišanju in dva Ukaza o napredovanju. Obenem je navedel, da se prosilcu ne omogoči dostopa do določenih službenih ocen ter odredb o povišanju, ker se kot arhivsko gradivo ne nahajajo v tekoči zbirki dokumentarnega gradiva in niso dostopni.

Prosilec je dne 11. 5. 2021 vložil pritožbo, v kateri vztraja, da mu organ ni omogočil dostopa do srednješolskih spričeval za oba zadevna posameznika ob njuni zaposlitvi v TO leta 1991 in 1992. Navaja, da mu niso bili posredovani dokumenti o njunem delovanju (prostovoljnem in mobilizacijskem) v TO v letu 1991. Vztraja pri dokumentih v zvezi s kazenskimi ovadbami in drugimi postopki v zvezi s tem iz leta 2019 ter iz leta 2006 in 2007. Pri čemer navaja, da je bilo veliko objavljenega v medijih, saj je enega od zadevnih posameznikov kazensko ovadila takratna načelnica organa, zadevni posameznik pa je kazensko ovadil ministra in direktorja službe. Služba je izvedla informativne razgovore in druge postopke v zvezi z zadevnim posameznikom v letu 2019. Prav tako navaja, da zahteva dokumente v zvezi z nezakonitim in nemoralnim početjem zadevnega posameznika leta 2006 na usposabljanju na Madžarskem, o ekscesih in nezakonitem početju na Kosovu leta 2007 in na šolanju v ZDA ter drugih aferah.

Organ je ugotovil, da je pritožba pravočasna, dovoljena in da jo je vložila upravičena oseba ter da odločbe ne bo nadomestil z novo, zato jo je na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 090-16/2021-15 dne 1. 6. 2021, poslal IP. IP je dne 16. 6. 2021 z namenom dodatne razjasnitve dejanskega stanja, pri organu opravil ogled in camera, na podlagi 11. člena ZInfP in o opravljenem dejanju napravil zapisnik št. 090-193/2021/3. Na ogledu je organ IP izročil srednješolski spričevali za zadevna posameznika. IP je po opravljenem ogledu dne 18. 6. 2021 na organ naslovil poziv na dostavo dokumentov in pojasnila št. 090-192/2021/4. Na poziv IP je organ dne 30. 6. 2021 poslal dopis št. 090-16/2021-18, skupaj z določenimi dokumenti in pojasnilom. Iz dopisa organa št. 090-16/2021-18 izhaja, da sta bili v zvezi z zaposlitvijo zadevnih posameznikov izdani odločbi št. 10/21 z dne 2. 12. 1991 in št. 10/94 z dne 14. 1. 1992. Pri tem je organ navedel, da z razpisom, iz katerega bi bil razviden pogoj izobrazbe za zaposlitev, ne razpolaga, saj sta bila oba pripadnika zaposlena na podlagi njune vloge za zaposlitev, kot to izhaja iz obrazložitve posamezne odločbe. Razporejena sta bila na podlagi Farmacije št. T-601, odredba št. 801/76 z dne 5. 7. 1991 in veljavnostjo od 1. 7. 1991, iz katere so razvidni tudi vsi pogoji, ki jih mora posameznik izpolnjevati za zasedbo formacijske dolžnosti. 

Pritožba je delno utemeljena.

IP najprej pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločitev v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Prvostopenjsko odločitev preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev pravil postopka in ali ni prekršen materialni zakon. IP ugotavlja, da prosilec v pritožbi vztraja, da se mu omogoči dostop do dokumentov.

IP je v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja pristojen presojati (zgolj) vprašanje, ali gre za informacijo javnega značaja in če ta pri organu obstaja v materializirani obliki, ne pa tudi npr. vprašanje zakonitosti in pravilnosti poslovanja organov in evidentiranja gradiva ter obstoj morebitnih napak organov pri ravnanju z dokumenti oziroma pomanjkljivo delovanje na določenem področju, nepravilnosti pri vodenju postopkov, ipd. Navedeno sodi v delovno področje drugih organov in ne IP, ki kot že rečeno, v pritožbenem postopku po ZDIJZ presoja zgolj obstoj zahtevanih informacij in vprašanje, ali gre za prosto dostopne informacije javnega značaja.

V predmetni zadevi ni sporno, da je organ zavezanec za posredovanje informacij javnega značaja, prav tako ni sporno, da gre za dokumente, ki jih je organ pridobil oziroma ustvaril v zvezi z delovnim razmerjem pri organu zaposlenih zadevnih posameznikov. Se je pa IP v nadaljevanju ukvarjal z vprašanjem, 1.) ali informacije, ki jih je zahteval prosilec, pri organu obstajajo v obliki dokumenta, saj je organ zahtevo prosilca v delu zavrnil iz razloga, da dokument ne obstaja in 2.) ali je pravno utemeljen zadržek organa iz izpodbijane odločbe, da v primeru dokumentov, ki se nanašajo na kazenske postopke, se o dostopu odloča na podlagi Zakona o kazenskem postopku.

Kot izhaja iz zahteve, odločbe in pritožbe prosilca, je predmet tega pritožbenega postopka vprašanje obstoja navedenih sklopov dokumentov:

• srednješolski spričevali, ki naj bi ju oba zadevna posameznika predložila ob zaposlitvi leta 1991 in 1992,
• opredelitev do obstoja dokumentov o njunem delovanju v TO v letu 1991,
• opredelitev do obstoja dokumentov v zvezi z …., ki se nanašajo na leto 2019, 2006, 2007 in pri šolanju v ZDA in ustrezajo šesti alineji zahteve prosilca (obstoj kazenskih ovadb, disciplinskih, predkazenskih postopkih ter postopkih in drugih zabeležkah odstopanja od zakona o obrambi, vojaške zakonodaje in pravil organa).

Najprej IP pojasnjuje, da so organi dolžni omogočiti prosilcem dostop le do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvarjati novih dokumentov, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Iz samega ZUP, Uredbe o upravnem poslovanju ter načela prijazne in odprte javne uprave, sicer izhaja obveznost organov, da odgovorijo na vsako vlogo stranke, torej, da po svojih najboljših močeh, upoštevajoč svojo (predvsem stvarno) pristojnost, pomagajo prosilcu, da pride do želenih podatkov. Vendar pa IP opozarja, da ZDIJZ ne predstavlja instrumenta za zagotavljanje informiranosti prosilcev izven dometa samega zakona, ki konkretizira pravico pridobivanja že ustvarjenih dokumentov, s katerimi organ tudi dejansko (fizično oz. elektronsko) razpolaga.

Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja namreč predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo. Organi v postopku v skladu z ZDIJZ niso dolžni prosilcem dajati oz. pripravljati odgovorov na vprašanja, razen takrat, ko le-ti izhajajo iz že obstoječega dokumenta – v takem primeru organ prosilcu posreduje predmetni dokument. V tem delu IP opozarja, da iz definicije informacije javnega značaja izhaja logičen sklep, da odgovori na vprašanja oz. pojasnila, razne obrazložitve, komentarji in analize stanj ne predstavljajo informacije javnega značaja. Na pojasnila in razlage se torej načelo prostega dostopa, zapisano v 5. členu ZDIJZ, ne razteza in zato organi zavezanci prosilcem, na podlagi ZDIJZ, niso dolžni odgovarjati na vprašanja ter dajati pojasnil oz. razlag v zvezi z delovnim področjem organa, da bi zadostili zahtevi prosilca po ZDIJZ. Takšno stališče izhaja tudi iz sodbe Upravnega sodišča RS, št. I U 1351/2010-12 z dne 25. 5. 2011. V kolikšnem obsegu organi prosilcem odgovarjajo na vprašanja, je predmet njihovih komunikacijskih strategij in ni del postopkov po ZDIJZ.

Hkrati IP opozarja, da podatki, ki se pri organu nahajajo v elektronski obliki, iz dostopa do informacij javnega značaja niso izključeni. Ob uporabi različnih računalniških orodij je mogoče navedene podatke povezovati oziroma združevati in oblikovati v nove podatke oziroma informacije, ki se v bazi prej niso nahajale. Prav slednje pa je lahko sestavni del uporabe določenih podatkovnih zbirk, ki jih tudi uporabljajo pri organu zaposlene oziroma za to pooblaščene osebe pri svoji vsakdanji rabi in ki je torej z razlogi za obstoj take zbirke podatkov neločljivo povezan. Pri dostopu do informacij javnega značaja s ciljem transparentnega delovanja organov pri opravljanju javnih nalog je ključno, da se posamezniku omogoči dostop do podatkov, ki se v taki zbirki nahajajo, če temu nasproti ne stojijo dejanske ovire oziroma zakonske omejitve ali prepovedi. Organ mora za ta namen prosilcu posredovati zahtevane informacije, ki jih je mogoče iz podatkovne zbirke pridobiti z uporabo tistih orodij, ki so za dostopanje do navedenih elektronskih podatkov na voljo in so sestavni del njihove običajne uporabe (tako tudi sodba Vrhovnega sodišča RS, št. X Ips 336/2018 z dne 7. 2. 2018).

Glede srednješolskih spričeval

Na ogledu in camera je organ IP pojasnil, da je ob reševanju zadeve, zahtevo razumel na način, da se prosilcu omogoči dostop do dokazil o zadnji veljavni izobrazbi zadevnih posameznikov. V zvezi s pritožbo je kasneje po izdani odločbi našel obe srednješolski spričevali, ki jih je IP tudi izročil. Glede na to, da organ v zvezi z vsebino tega dokumenta sploh še ni odločal, je IP v pritožbenem postopku presojal, ali obstaja kakšna od izjem, ki jih določa ZDIJZ za dostop do navedenih dveh spričeval.

V skladu s 3. točko prvega odstavka 6. člena ZDIJZ je izjema od prosto dostopnih informacij osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Ker se je 25. 5. 2018 glede varstva osebnih podatkov začela uporabljati Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Ur. l. EU, št. L 119 z dne 4. 5. 2016; v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov) je treba pri odločanju v postopku po ZDIJZ spoštovati njene določbe in tiste določbe Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB), ki z njo niso v nasprotju. Ob tem je moč ugotoviti, da predmetna uredba bistveno ne spreminja definicije osebnega podatka. Po določilu člena 4(1) navedene uredbe pomeni osebni podatek katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Tako ni dvoma, da spričevala zadevnih dveh posameznikov, izpolnjujejo merila za osebni podatek, saj gre za podatke, ki že sami po sebi ter v kombinacijah omogočajo popolno določljivost posameznika.

Ker razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov po členu 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov, je za presojo dopustnosti razkritja potrebno upoštevati splošne podlage za obdelavo osebnih podatkov, opredeljene v členu 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Ta v točki 1(c) določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je (med drugim) potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, pri čemer pa je v drugem odstavku istega člena določeno, da države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1, tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave, tudi za druge posebne primere obdelave iz poglavja IX. Zakonsko podlago v smislu navedene določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov predstavlja 9. člen ZVOP-1. Iz navedenega člena kot splošno pravilo izhaja, da je obdelava osebnih podatkov dopustna, če tako določa zakon ali če je za to podana privolitev posameznika. V javnem sektorju mora biti možnost privolitve določena z zakonom. IP ni znana zakonska podlaga, ki bi to omogočala, zato je odločil, da se kot varovani osebni podatki in podatki, ki bi ogrozili njihovo zaupnost, izločijo tisti podatki, ki niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem.

Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 86 določa, da lahko javni organi oziroma javno ali zasebno telo v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki velja za javni organ ali telo, razkrije osebne podatke iz uradnih dokumentov, s katerimi razpolaga zaradi opravljanja nalog v javnem interesu, da se uskladi dostop javnosti do uradnih dokumentov s pravico do varstva osebnih podatkov v skladu s to uredbo. Tako zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, lahko predstavlja ZDIJZ. Razkritje osebnih podatkov v postopku dostopa do informacij javnega značaja je dopustno, ko gre za osebne podatke, ki hkrati pomenijo, npr. tudi podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca (1. alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ).

S pregledom spričeval o zaključnem izpitu, je IP ugotovil, da so delno dostopni prav na podlagi 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, saj gre za podatke, povezane z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca (tj. pripadnika Slovenske vojske). Kot izhaja iz prakse IP, gre za podatek povezan z delovnim razmerjem, če ta predstavlja pogoj za opravljanje delovnega razmerja. Zadevna posameznika sta bila z odločbama št. 10/21 z dne 2. 12. 1991 in št. 10/94 z dne 14. 1. 1992 sprejeta v delovno razmerje v Ministrstvo za obrambo. V navedenih dveh odločbah izhaja ugotovljena končna izobrazba, ki se dokazuje s spričevali o zaključnih izpitih. Kot je pojasnil organ, sta bili odločbi izdani in posameznika razporejena na podlagi formacije št. T-601, odredba št. 801/76 z dne 5. 7. 1991 in veljavnostjo od 1. 7. 1991, iz katere so razvidni tudi vsi pogoji, ki jih mora posameznik izpolnjevati za zasedbo formacijske dolžnosti. 

Vendar po navedeni določbi ZDIJZ niso prosto dostopni vsi podatki, ki se nanašajo na javnega uslužbenca (ali funkcionarja), ampak le tisti, ki so povezani z delovnim razmerjem javnega uslužbenca oz. z opravljanjem javne funkcije. Vprašanje, kateri osebni podatki so povezani z opravljanjem javne funkcije oz. delovnim razmerjem javnega uslužbenca, se presoja upoštevajoč načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov po členu 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Točka c člena 5(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (»najmanjši obseg podatkov«). To pomeni, da se smejo na podlagi navedene »izjeme od izjem« razkriti le tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni, da se doseže namen ZDIJZ. Namen ZDIJZ, ki izhaja iz 2. člena, je zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov ter omogočiti uresničevanje pravice posameznikov in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja, pri čemer si morajo organi za uresničitev tega namena prizadevati, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delu. Po oceni IP bi dostop do informacij, ki vsebujejo z vidika zasebnosti relevantno sporočilo o določljivem posamezniku, pomenil prekomeren poseg v zasebnost te osebe, kar bi bilo tudi v nasprotju z načelom sorazmernosti. Upoštevajoč pravilo delnega dostopa iz 7. člena ZDIJZ, ki določa, da če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 5.a ali 6. člena tega zakona in jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njihovo zaupnost, pooblaščena oseba organa izloči te informacije iz dokumenta ter seznani prosilca z vsebino oziroma mu omogoči ponovno uporabo preostalega dela dokumenta, je IP v konkretni zadevi odločil, da sta prosto dostopni spričevali o zaključnem izpitu … in …., pri čemer se prekrijejo: datum in kraj rojstva, predmeti in ocene, ter končni uspeh.

Glede obstoja dokumentov o delovanju zadevnih posameznikov v TO v letu 1991

Prosilec je v drugi točki svoje zahteve med drugim navedel, da želi dostop do dokumentov o razporedu v TO do zaposlitve v TO RS. Na ogledu in camera je uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja pri organu ga. …., navedla, da je glede zahtevanih dokumentov o delovanju zadevnih posameznikov v TO v letu 1991 dne 23. 3. 2021 na Direktorat za obrambne zadeve, Sektor za vojaške zadeve, naslovila poizvedbo o služenju vojaškega roka v JLA v rezervnem sestavu v JLA in TO za oba zadevna posameznika. Na to poizvedbo ni dobila nobenega dokumenta. Pred opravljenim ogledom je uradna oseba na arhiv MORS dne 14. 6. 2021 naslovila elektronsko sporočilo na g. … z povpraševanjem po dokumentih »o delovanju zadevnih posameznikov v TO v letu 1991«. IP je na ogledu in camera vpogledal v navedeno sporočilo. G. …. je pojasnil, da je za iskanje dokumentov potreben vsaj podatek o tem, kdaj sta bila zaposlena in v katero enoto sta bila razporejena, da bi se dalo ugotoviti, kaj bolj natančno. Na ogledu in camera je uradna oseba pojasnila, da so za dokumentacijo v zvezi z rezervnim sestavom pristojne Uprave za obrambo. Organ pa evidence rezervnega sestava ne vodi. Ob tem je uradna oseba pojasnila, da je bil z izpodbijano odločbo prosilcu omogočen dostop do dokumentov od zaposlitve zadevnih posameznikov v TO dalje, ki so se nahajali v njunih osebnih mapah. Pred tem obdobjem pa kot ji je bilo pojasnjeno iz arhiva, bi za natančnejšo ugotovitev dokumentov bilo treba ugotoviti, v katero npr. enoto sta bila razporejena. Pri tem je uradna oseba na ogledu in camera pojasnila, da se v arhivu dokumenti iščejo po številki dokumenta in po nosilcu oziroma originatorju. V zvezi s tem je podala primer, da se je na ta način iskalo določene Odredbe o priznanju, ker se je vedelo za izdajatelja let-teh.

V pritožbenem postopku je bilo tako ugotovljeno, da dokumentov v zvezi z delovanjem zadevnih posameznikov v TO v letu 1991 organ nima, oziroma dokumentarnega gradiva nima evidentiranega na takšen način, da bi med dokumenti lahko iskal dokumente brez bi bila poznana enota, v katero sta bila razporejena. Pri tem je organ prepričljivo obrazložil način iskanja dokumentov v arhivu, in sicer po številki dokumenta in po nosilcu oziroma originatorju. Po dogodku pa iskanje ni mogoče, saj dokumenti niso strukturirani po tematiki. IP ugotavlja, da je organ v izpodbijani odločbi glede prosilčeve zahteve za dokumente v zvezi delovanjem zadevnih posameznikov v TO v letu 1991, pravilno ugotovil dejansko stanje, da ne razpolaga z dokumenti, ki bi ustrezali zahtevi prosilca. Ob tem IP pojasnjuje, da so zavezanci po ZDIJZ dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, odgovarjati na vprašanja, pojasnjevati navedb, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP zavezancu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. IP poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. IP prav tako odgovarja, da zgolj pavšalno navajanje, da bi organ moral razpolagati z zahtevanimi dokumenti, brez kakršnih koli oprijemljivih dokazil, ne more šteti kot izkazano dejstvo, da organ z zahtevanim dokumentom dejansko razpolaga. Upoštevaje navedeno IP nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevani dokumenti ne obstajajo, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevano informacijo razpolaga, vendar je v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (2. odstavek 10. člena ZInfP).

Glede obstoja dokumentov v zvezi z …., ki se nanašajo na šesto točko zahteve

S šesto točko zahteve je prosilec zahteval dostop do dokumentov o kazenskih ovadbah, disciplinskih, predkazenskih postopkih ter postopkih in drugih zabeležkah odstopanja od zakona o obrambi, vojaški zakonodaji in pravil organa. V pritožbi je prosilec s tem v zvezi še posebej izpostavljal določene dogodke iz leta 2006, 2007, pri šolanju v ZDA in v letu 2019. IP je obstoj dokumentov preverjal na ogledu in camera. Uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja ga. … je pojasnila, je za kazenske in predkazenske postopke pristojna Obveščevalno varnostna služba (OVS), za prekrške Sektor za obveščevalne zadeve Generalštab J-2/Vojaška policija in za disciplinske postopke Sektor za pravne zadeve. Pri pridobivanju dokumentov se je uradna oseba obrnila na posamezne nosilce z elektronskimi sporočili. Na ogledu in camera je IP vpogledal v poizvedbe organa, ki jih je naslovil na posamezne ostale pristojne službe in njihove odgovore. Vojaška policija je z elektronskim sporočilom, dne 20. 4. 2021 po g. … odgovorila, da postopkov za zadevna posameznika ne vodi. Glede disciplinskih postopkov je uradna oseba poizvedela v Sektorju za pravne zadeve, kjer je g. … z elektronskim sporočilom dne 23. 3. 2021 pojasnil, da zadevna posameznika nista niti nista bila v disciplinskih postopkih. V nadaljevanju je uradna oseba na ogledu in camera IP pojasnila, da je za … od OVS dne 4. 3. 2021 dobila pojasnilo, da je bilo poročilo št. 231-26/2019-32 z dne 11. 9. 2019 posredovano na ODT Ljubljana in da upoštevajoč sodbo VSRS X Ips 4/2020 dostop do tega dokumenta ni mogoč. OVS zato uradni osebi navedenega dokumenta niti ni posredoval. V zvezi z vloženo pritožbo pa se je dne 25. 5. 2021 uradna oseba še enkrat obrnila za poizvedbo na OVS z natančno opredelitvijo kot izhaja iz pritožbe prosilca. OVS je z dopisom z dne 27. 5. 2021 potrdil, da drugih dokumentov, razen poročila št. 231-26/2019-32 z dne 11. 9. 2019, ki je bilo posredovano na ODT Ljubljana, v zvezi z …., nima. V nadaljevanju odločbe se je IP podrobneje ukvarjal z zadevnim poročilom v preostalem delu navedenega sklopa pa ugotavlja, da je bilo v pritožbenem postopku ugotovljeno, da je prosilec v zvezi z disciplinskimi in predkazenskimi postopki ter ovadbami prejel določene dokumente, drugih dokumentov pa organ s tem v zvezi nima. Ob tem je organ opravil poizvedbe pri pristojnih službah organa in Ministrstva za obrambo in drugih dokumentov ni našel.

Glede poročila št. 231-26/2019-32 z dne 11. 9. 2019

IP ugotavlja, da iz izpodbijane odločbe izhaja napačno stališče organa, da glede dokumentov, ki se po naravi nanašajo na morebitne kazenske postopke, dovoljuje pregled in prepis spisov organ, pred katerim teče postopek, ko pa je postopek končan, dovoli to predsednik sodišča ali uradna oseba, ki jo on določi. Če se dokumenti (v kolikor obstajajo) nahajajo v spisih tožilstva, dovoljuje pregled in prepis državni tožilec, kar potrjuje tudi sodba Vrhovnega sodišča v zadevi X Ips 4/2020 z dne 27. 5. 2020. Pri tem se organ v izpodbijani odločbi sklicuje na 128. člen ZKP. Navedeno stališče izključuje uporabo ZDIJZ v takšnih primerih. IP ugotavlja, da je organ pri svojem odločanju napačno uporabil materialno pravo, saj je v času odločanja že bila sprejeta in bila objavljena ter je veljala novela Zakona o kazenskem postopku ZKP-O (Ur. l. RS št. 200/2020, z dne 29. 12. 2020), ki je v 14. členu dopolnila določbo 128. člena ZKP z 12. odstavkom, ki se glasi: »V skladu z zakonom, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, lahko, ne glede na določbe tega zakona, vsakdo ustno ali pisno zahteva od organa, da mu omogoči dostop do informacij javnega značaja v posameznih kazenskih zadevah.«. V zvezi s smiselno enako določbo ZUP je Upravno sodišče RS v sodbi opr. št. III U 227/2020-28 z dne 17. 6. 2021, v 40. točki obrazložitve sprejelo stališče, da v primeru, ko specialni procesni predpis vsebuje določbo, ki določa dostop do informacije javnega značaja, potem so pravice informacije javnega značaja določene v procesnem predpisu vzporedne s pravicami dostopa do informacij javnega značaja po ZDIJZ, niso izključujoče, ampak dopolnjujoče. IP tako ugotavlja, da je napačno stališče organa, da v primeru, ko gre za dokumente, ki se nanašajo na kazenski postopek, organ ni pristojen odločati na podlagi ZDIJZ.

Ker je organ izhajal iz napačnega materialno pravnega stališča, ni v celoti ugotovil dejanskega stanja glede obstoja dokumentov, ki se nanašajo na predkazenske in kazenske postopke. Kot izhaja iz zapisnika IP št. 090-193/2021/3 z dne 16. 6. 2021, organ drugih dokumentov, razen poročila št. 231-26/2019-32 z dne 11. 9. 2019, ki je bilo posredovano na ODT Ljubljana, nima in upoštevajoč sodbo VSRS X Ips 4/2020 dostop do tega dokumenta ni mogoč. Iz tako pomanjkljivo ugotovljenega dejanskega stanja ni razvidno, ali organ dokument poročilo št. 231-26/2019-32 z dne 11. 9. 2019 dejansko ima, ali ne. IP tako ugotavlja, da je organ napačno uporabil materialno pravo, ko je o obstoju in dostopu do zadevnega dokumenta odločal sklicujoč se na napačno določbo ZKP in s tem v zvezi sprejeto prakso VSRS. Ker je organ napačno uporabil materialno pravo, ni ugotavljal dejanskih okoliščin, ki so relevantne za obstoj dokumenta in za dostop do informacij javnega značaja in je izpodbijana odločba pomanjkljivo obrazložena ter se je zato ne da preizkusiti. Iz izpodbijane odločbe namreč niso razvidni razlogi, ali dokument pri organu dejansko obstaja, ali ne ter razlogi za zavrnitev dostopa, zato je podana bistvena kršitev pravil postopka na prvi stopnji (7. točka 2. odstavka 237. člena ZUP). Ker organ o dostopu mora odločiti na podlagi določb ZDIJZ, je v tem delu treba glede na dejanske okoliščine ugotoviti, ali dokument obstaja in nadalje, ali so podane kakšne druge izjeme od prostega dostopa (npr. varstvo osebnih podatkov, varstvo kazenskega postopka). Zaradi razlogov, ki so navedeni zgoraj (glede nepravilne uporabe materialnega prava in posledično pomanjkljive obrazložitve), IP meni, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil organ prve stopnje.

Kadar organ druge stopnje ugotovi, da je v postopku prišlo do bistvenih kršitev pravil postopka, ali da je organ zmotno oz. nepopolno ugotovil dejansko stanje, na podlagi prvega odstavka 251. člena ZUP dopolni postopek in odpravi omenjene pomanjkljivosti bodisi sam bodisi po organu prve stopnje ali pa po zaprošenem organu. Če organ druge stopnje spozna, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil organ prve stopnje, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP odpravi odločbo prve stopnje s svojo odločbo in vrne zadevo organu prve stopnje v ponovni postopek. V takem primeru je organ druge stopnje dolžan s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek, organ prve stopnje pa mora ravnati po tej odločbi.

Glede na to, da v zadevi ni sporno, da je organ tisti, pri katerem je bilo zadevno poročilo evidentirano in razpolaga z vso dokumentacijo, na podlagi, katere bo ugotovil, ali se dokument pri njem še nahaja, po oceni IP v konkretnem primeru nedvomno hitreje in bolj ekonomično, če organ ustrezno in popolno ugotovi dejansko stanje v zvezi z obstojem in dostopom do navedenega poročila in svojo odločitev s tem v zvezi tudi s pravilno uporabo materialnega prava utemelji. Pri tem mora v ponovljenem postopku organ prve stopnje po uradni dolžnosti skrbeti, da so skladno s 44. členom ZUP ves čas med postopkom udeleženi vsi, na katerih pravice ali pravne koristi bi lahko vplivala odločba. To pomeni, da je v povezavi z načelom zaslišanja strank (9. člen ZUP), v postopek potrebno pritegniti vse tiste subjekte, katerih pravice ali pravne koristi bi pri odločanju o zahtevi za dostop do informacij javnega značaja utegnile biti prizadete in jim omogočiti udeležbo v postopku.

V zvezi z obstojem v tem delu zahtevanega dokumenta mora organ v ponovljenem postopku pravilno in popolno ugotoviti dejansko stanje in navesti vsa dejstva in dokaze, ki so ga vodili k takšnemu zaključku. Če bo organ ugotovil, da dokumenta nima (pri čemer je nedvomno, da je predhodno z njim razpolagal, ker je dokument nastal pri njem), mora celovito in skladno pojasniti, kdo je zahtevan dokument pripravil, kjer se je ta evidentiral (številka zadeve), ali se je vodil v fizični in/ali elektronski obliki, kam je bil odpremljen ter če je bil uničen, kdo in kdaj ga je uničil (in ali o tem obstaja zapisnik o uničenju glede na z Uredbo o upravnem poslovanju in klasifikacijski načrt organa predpisan rok hrambe). Opustitev dolžnosti organa glede rokov hrambe in poslovanja z dokumentarnim gradivom po Uredbi o upravnem poslovanju sicer ni v pristojnosti IP, je pa v pristojnosti drugih organov (upravne inšpekcije), ki jih je IP, v primeru ugotovljenih kršitev, dolžan obvestiti.

Predlog za uvedbo prekrškovnega postopka

Prosilec IP v pritožbi predlaga, da zoper odgovorno osebo organa sproži prekrškovni postopek. Prvi in drugi odstavek 39. člena ZDIJZ določata odgovornost za prekršek osebe in odgovorne osebe organa, ki uniči, skrije ali kako drugače napravi nedostopen dokument, zadevo, dosje, register, evidenco ali dokumentarno gradivo, v katerem se nahaja informacija javnega značaja, z namenom, da jo napravi nedostopno javnosti. Ker IP v tem postopku tovrstnih kršitev (še) ni ugotovil, postopka po 39. členu ZDIJZ ne bo uvedel, pri čemer pa tovrsten postopek ni izključen v prihodnjih fazah (npr. v morebitnem ponovnem pritožbenem postopku v zvezi z odločanjem organa v ponovljenem postopku v delu zahteve prosilca, ki mu je s to odločbo vrnjena v ponovni postopek).

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper točko 1. b) odločbe ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Zoper preostali del odločbe ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu

Postopek vodila:

Manja Resman, univ. dipl. prav.

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.

namestnica informacijske pooblaščenke

[1] Zaradi preglednosti zahteve je enumeracijo dodal IP.