Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
SLO | ENG

Iskalnik po odločbah in mnenjih VOP

+ -

Opozarjamo, da  posamezna gradiva  na naši spletni strani niso prilagojena na nov evropski okvir varstva osebnih podatkov, zato jih je treba uporabljati preudarno in smiselno ter ob upoštevanju nove evropske ureditve. Stare vsebine so še vedno uporabne za razumevanje prakse, saj se z novo Uredbo 2016/679 in Direktivo 2016/680, temeljni koncepti varstva osebnih podatkov in področna zakonodaja bistveno ne spreminjajo.  Stališča Informacijskega pooblaščenca, izražena v mnenjih in smernicah glede ureditve pred pričetkom uporabe Uredbe 2016/679 in implementacijo Direktive 2016/680 zato niso nujno uporabljiva za nov evropski okvir varstva osebnih podatkov.  


 

Datum: 01.02.2018
Naslov: Pošiljanje čestitk ob rojstvu otroka
Številka: 0712-1/2018/196
Vsebina: Občine
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 15. 1. 2018 prejel vaš dopis, v katerem ste pojasnili, da so svetniki na zadnji seji Sveta KS Črnomelj predlagali, da bi v KS Črnomelj vsem staršem (mamicam) poslali čestitko ob rojstvu otroka. Zanima vas, ali je to v skladu z zakonodajo in varstvom osebnih podatkov oz. če vam občina lahko posreduje podatke o starših (ime in priimek, naslov, ime novorojenčka, spol). Na občini odgovarjajo, da vam teh podatkov se smejo posredovati, čeprav ste ožji del občine in bi podatke potrebovali zgolj za dvig kakovosti življenja v vaši KS.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

 

Iz vaših navedb ni razbrati, da bi posredovanje čestitk staršem novorojenčkov s strani krajevne skupnosti predstavljalo izvrševanje nalog iz pristojnosti občine oz. krajevne skupnosti, zato je obdelava osebnih podatkov v konkretnem primeru dopustna samo z osebno privolitvijo posameznikov (staršev). V primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

 

 

Obrazložitev:

 

Uvodoma IP poudarja, da lahko zakonitost posamezne obdelave osebnih podatkov oceni izključno v konkretnem inšpekcijskem postopku. V nadaljevanju vam zato posredujemo zgolj nekatera izhodišča, ki jih je treba upoštevati pri presoji zakonitosti obdelav osebnih podatkov.

 

1. Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkov

 

Krovni zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je ZVOP-1.

 

Na podlagi ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

 

ZVOP-1 nadalje v prvem odstavku 8. člena določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti na podlagi drugega odstavka 8. člena ZVOP-1 določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

 

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor uvrščamo občine in krajevne skupnosti, ki so ožji deli občine, ureja 9. člen ZVOP-1, ki določa:

 »(1) Osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

(2) Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.

(3) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

(4) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.«.

 

Ob tem IP opozarja na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki pomeni, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti.

 

2. Podlaga za obdelavo osebnih podatkov v obravnavanem primeru

 

Posredovanje imena, priimka, naslova in spola fizične osebe nedvomno predstavlja obdelavo osebnih podatkov.

 

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO in 76/16 – Odl. US; v nadaljevanju: ZLS) v določbah 1. in 2. člena določa, da so občine temeljne lokalne samoupravne skupnosti, ki v okviru ustave in zakonov samostojno urejajo in opravljajo svoje zadeve in izvršujejo naloge, ki so nanje prenesene z zakoni. Predmetni zakon nadalje določa v 21. členu, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom, ter te naloge tudi primeroma navaja.

 

V skladu s prvim odstavkom 18. člena ZLS se lahko na območju občine ustanovijo ožji deli občine (krajevne, vaške ali četrtne skupnosti). Na podlagi 19. člena ZLS je organ ožjega dela občine svet oziroma krajevni, vaški ali četrtni odbori. Statut občine lahko določi posamezne naloge ožjih delov občine, ki imajo svet, kar se podrobneje uredi z odlokom (19.b člen ZLS). Te naloge se nanašajo na:

-        urejanje prostora,

-        zagotavljanje obveznih lokalnih gospodarskih javnih služb varstva okolja,

-        gradnjo in vzdrževanje cest in drugih javnih površin,

-        upravljanje s premoženjem, namenjenim za potrebe krajevnega prebivalstva ter

-        pospeševanje kulturnih, športnih in drugih društvenih dejavnosti.

 

ZLS ureja obdelavo osebnih podatkov v določbah 21.a člena. Občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe (prvi odstavek 21.a člen ZLS). Občina tako pridobiva in obdeluje o posameznikih določene osebne podatke, ki jih pridobiva (drugi odstavek in prvi stavek tretjega odstavka 21.a člen ZLS). Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon, upravljavec zbirke podatkov pa mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti (tretji odstavek 21.a člena ZLS).

 

Podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo občini daje ZLS, je torej zakonska podlaga za zbiranje in nadaljnjo obdelavo (tudi posredovanje) v zvezi z izvajanjem nalog, za katere je občina pristojna (v okviru izvirne ali prenesene pristojnosti) in se nanašajo na lokalne zadeve javnega pomena. Naloge krajevnih skupnosti se praviloma izvršujejo v okviru t.i. prenesenih pristojnosti, originarno so namreč v pristojnosti občine, in kot že navedeno, nanašajo se na opravljanje lokalnih zadev javnega pomena. Praviloma je dopusten »pretok« osebnih podatkov znotraj razmerja matična občina – krajevna skupnost, saj slednja predstavlja del občine, vendar takrat, ko gre za izvajanje nalog iz pristojnosti krajevne skupnosti. Čeprav gre za dve ločeni pravni osebi (kadar je krajevna skupnost s statutom opredeljena kot pravna oseba javnega prava) in zato tudi za dva upravljavca osebnih podatkov, je njuna zveza in odvisnost v funkcionalnem, organizacijskem in finančnem smislu tako tesna, da lahko govorimo o enotnem »organizmu«. Poleg tega ima ZLS v petem odstavku 21.a člena izrecno določbo, ki občini omogoča, da zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam, torej tudi krajevni skupnosti.

 

Matična občina torej lahko na zahtevo krajevne skupnosti tej posreduje osebne podatke iz svojih zbirk, vendar le če je to potrebno za izvrševanje nalog iz pristojnosti krajevne skupnosti, ki so bile nanjo prenesene s strani občine, sicer pa samo z osebno privolitvijo posameznika. Po mnenju IP na podlagi vsega navedenega in informacij, ki ste nam jih posredovali, ni mogoče sklepati, da bi posredovanje imen, priimkov in naslovov staršev ter imena in spola novorojenčka za namen pošiljanja čestitk materam novorojenčkov s strani krajevne skupnosti predstavljalo izvrševanje nalog iz pristojnosti občine in posledično tudi ne za izvrševanje nalog krajevne skupnosti, zato je takšna obdelava osebnih podatkov dopustna samo z osebno privolitvijo posameznikov (staršev). V primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, saj ZVOP-1 načeloma prepoveduje naknadno spremembo namena obdelave.

 

IP je pri svojem delu že obravnaval primere glede posredovanja osebnih podatkov, katerih upravljavec je občina. Predlagamo vam, da v zvezi s tem preberete npr. mnenja IP:

- št. 0712-1/2015/3043, z dne 2. 12. 2015;

- št. 0712-382/2006/2, z dne 5. 12. 2006;

- št. 0712-370/2007/2, z dne 19. 4. 2007;

- št. 0712-1/2012/681, z dne 21. 2. 2012.[1]  

 

Lep pozdrav,

 

 

 

Pripravila:                                                                                            Informacijski pooblaščenec:          

Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,                                                      Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP                                                                                       informacijska pooblaščenka

 

 

 

 

 

 


[1] Dostopna preko našega spletnega iskalnika na povezavi: www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/