Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
SLO | ENG

Iskalnik po odločbah in mnenjih VOP

+ -

Opozarjamo, da  posamezna gradiva  na naši spletni strani niso prilagojena na nov evropski okvir varstva osebnih podatkov, zato jih je treba uporabljati preudarno in smiselno ter ob upoštevanju nove evropske ureditve. Stare vsebine so še vedno uporabne za razumevanje prakse, saj se z novo Uredbo 2016/679 in Direktivo 2016/680, temeljni koncepti varstva osebnih podatkov in področna zakonodaja bistveno ne spreminjajo.  Stališča Informacijskega pooblaščenca, izražena v mnenjih in smernicah glede ureditve pred pričetkom uporabe Uredbe 2016/679 in implementacijo Direktive 2016/680 zato niso nujno uporabljiva za nov evropski okvir varstva osebnih podatkov.  


 

Datum: 10.07.2017
Naslov: Hramba kadrovskih podatkov
Številka: 0712-1/2017/1397
Vsebina: Delovna razmerja, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 16. 6. 2017 prejel vaše zaprosilo za mnenje glede evidenc o zaposlenih delavcih ter hranjenja obveznih listin za delavce, ki so iz podjetja že odšli. Zanima vas, ali lahko dokumentacijo hranite izključno v elektronski obliki ter ali je treba katere listine hraniti nujno v fizični obliki.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Ko delavcu preneha delovno razmerje, mora delodajalec njegove podatke, razen tistih, katerih trajno vodenje zahteva zakon, zbrisati iz evidenc, ki jih vodi.

 

Delodajalec mora trajno hraniti dokumente s podatki delavca in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih (glej 13. člen ZEPDSV).

 

Dokumente, ki se na podlagi zakona hranijo trajno, mora delodajalec voditi v posebni arhivski zbirki nekdanjih zaposlenih delavcev.

 

ZVOP-1 na splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v 21. členu. Ta določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Področni predpisi natančneje določajo roke hrambe za nekatere upravljavce oziroma nekatere vrste osebnih podatkov.

 

Kot takšen predpis je treba šteti Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US; v nadaljnjem besedilu ZDR-1), ki v tretjem odstavku 48. členu določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke obdeluje samo, če ima zato podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Kot področni predpis gre v konkretnem primeru šteti tudi Zakon o evidencah s področja dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006; v nadaljnjem besedilu ZEPDSV), ki določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, ki jih vodi delodajalec. Slednje so navedene v 12. členu, in sicer: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa ter evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Podrobnejša vsebina posamezne evidence je opredeljena v členih od 13 do 21.

 

Glede hranjenja listin, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih obdeluje delodajalec, IP opozarja na tretji odstavek 14. člena ZEPDSV, ki določa, da se izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Identične določbe, ki se nanašajo na evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa, vsebuje tudi drugi odstavek 17. člena in drugi odstavek 19. člena. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije. Glede na navedeno torej delodajalec trajno hrani dokumente in izvirne listine (nekdanjega) zaposlenega. ZEPDSV torej v omenjenih členih daje pravno podlago za hrambo listin, na podlagi katerih se vpisujejo osebni podatki v evidence, ki jih ureja ZEPDSV. Povedano drugače, listine, ki vsebujejo osebne podatke, ki se na podlagi zgoraj navedenih določb ZEPDSV vpisujejo v posamezno, s tem zakonom predvideno evidenco, se torej po mnenju IP že na podlagi tretjega odstavka 14. člena, drugega odstavka 17. člena in drugega odstavka 19. člena ZEPDSV hranijo v personalni mapi zaposlenega. Listine, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih delodajalec obdeluje na kakšni drugi pravni podlagi (npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja), pa se lahko v personalni mapi hranijo toliko časa, dokler obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki se na takih listinah nahajajo (npr. do prenehanja delovnega razmerja).

 

Več o pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih in pogojih hrambe kadrovskih podatkov si lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, npr. mnenje, št. 0712-430/2007/2 z dne 17. 5. 2007, ali mnenje, št. 0712-198/2009 z dne 28. 4. 2009. Omenjeni mnenji sta dosegljivi preko iskalnika na spletni strani IP www.ip-rs.si.

 

V upanju, da smo vam z našimi pojasnili pomagali, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

asistentka svetovalca IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka