Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
SLO | ENG

Iskalnik po odločbah in mnenjih VOP

+ -

Na tem mestu so dostopna mnenja, ki so bila izdana pred uporabo Splošne uredbe 2016/679 (pred 25.5.2018). Mnenja, ki jih je Informacijski pooblaščenec izdal po začetku uporabe Splošne uredbe, so dostopna tukaj.


 

Datum: 19.02.2018
Naslov: Čaz hrambe OP v evidenci hotelskih gostov
Številka: 0712-1/2018/355
Vsebina: Rok hrambe OP, Uradni postopki, Razno
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem vas zanima, ali lahko hotel, ki skladno z 39. členom ZPPreb-1 vodi knjigo gostov, hrani to knjigo gostov v elektronski obliki za obdobje 2 let ali dlje.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

ZPPreb-1 določa posebna pravila glede roka hrambe osebnih podatkov, ki tvorijo knjigo gostov, in sicer, 39. člen v 10. odstavku določa, da gostitelj vodi podatke o gostu za obdobje enega koledarskega leta. Po preteku enega leta po zaključku koledarskega leta gostitelj podatke izbriše iz elektronske knjige gostov oziroma jih uniči, če vodi knjigo gostov v fizični obliki. To pomeni, da je po preteku navedenega obdobja (to je preostanek koledarskega leta in eno leto po tem) treba knjigo gostov izbrisati, ne glede na to, ali se vodi v digitalni ali v fizični obliki, razen če morda za določene podatke ali dokumentacijo kak drug področni predpis kot npr. s področja hrambe poslovne dokumentacije, obračuna davkov, računovodstva to zahteva. Hotel namreč po tem obdobju nima več pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov svojih gostov v 39. členu ZPPreb-1. Osebne podatke bi lahko sicer po tem obdobju hranil le na podlagi informirane osebne privolitve vsakega posameznega gosta ali če bi tako zahteval drug zakon.

 

 

Obrazložitev:

 

Skladno s 1. točko 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Knjiga gostov, ki jo ureja 39. člen Zakona o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 52/2016; v nadaljevanju: ZPPreb-1), vsebuje več osebnih podatkov gostov, kot na primer: ime, priimek, datum rojstva, državljanstvo, datum odhoda in prihoda gosta in podobno (3. in 7. odstavek ZPPreb-1), in s tem tvori zbirko osebnih podatkov kot jo definira ZVOP-1 v 5. točki 6. člena. Že sama hramba teh osebnih podatkov pa predstavlja obdelavo osebnih podatkov.

 

ZVOP-1 v 1. odstavku 10. člena določa, da se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V konkretnem primeru podlago za zakonito obdelavo osebnih podatkov predstavlja že navedeni 39. člen ZPPreb-1, ki določa, da mora gostitelj voditi knjigo gostov na območju Republike Slovenije v elektronski ali fizični obliki in notri vpisovati določene osebne podatke (ti so našteti v 3. in 5. odstavku istega člena) vsakega gosta, ki mu je nudil nastanitev.

 

Splošno pravilo glede roka hrambe osebnih podatkov je določeno v 21. členu ZVOP-1, ki v 1. odstavku določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. V 2. odstavku istega člena pa je določeno, da se osebni podatki po izpolnitvi namena obdelave zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

 

ZPPreb-1 določa posebna pravila glede roka hrambe osebnih podatkov, ki tvorijo knjigo gostov. In sicer, 39. člen v 10. odstavku določa, da gostitelj vodi podatke o gostu za obdobje enega koledarskega leta. Po preteku enega leta po zaključku koledarskega leta gostitelj podatke izbriše iz elektronske knjige gostov oziroma jih uniči, če vodi knjigo gostov v fizični obliki. To pomeni, da je treba po preteku navedenega obdobja (to je preostanek koledarskega leta in eno leto po tem) knjigo gostov izbrisati, ne glede na to, ali se vodi v digitalni ali v fizični obliki. Hotel namreč skladno z 39. členom ZPPreb-1 nima več pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov svojih gostov. Osebne podatke bi lahko po tem obdobju hranil zgolj na podlagi informirane osebne privolitve vsakega posameznega gosta (1. odstavek 10. člena ZVOP-1) ali druge ustrezne pravne podlage. IP pa ni znana nobena druga pravna podlaga, skladno s katero bi lahko hotel še naprej hranil vse navedene osebne podatke teh oseb. ZPPreb-1 celo določa prekršek in predvideva globo zanj, v kolikor gostitelj ne izbriše ali uniči podatkov knjige gostov, kakor mu to nalaga 10. odstavek 39. člena ZPPreb-1 (1. odstavek 48. člena ZPPreb-1).

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

 

Pripravila:                                                                             Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
Neja Domnik, univ. dipl. prav.,                                               informacijska pooblaščenka

raziskovalka pri IP