Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 28.08.2019
Naslov: Davčna številka, osebna izkaznica
Številka: 0712-1/2019/1965
Vsebina: EMŠO in davčna, Pravne podlage, Telekomunikacije in pošta
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem ste navedli, da telefonski operaterji zahtevajo od kupca ob podpisovanju pogodbe, da v formular vpiše med drugim tudi davčno številko. Prav tako fotokopirajo osebno izkaznico, čeprav na formularju ni nobene pozicije za številko izkaznice. Glede na navedeno vas zanima, zakaj potrebujejo telefonski operaterji te podatke.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07- uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Obdelava osebnih podatkov je zakonita, če je podana ena od pravnih podlag, ki jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku člena 6, in sicer se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju obdelujejo le, če je podana ena od naslednjih pravnih podlag:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

 

V kolikor torej obstaja ena izmed zgoraj naštetih podlag za obdelavo osebnih podatkov je takšna obdelava skladna z zakonodajo.  V zvezi s pravnimi podlagami v zasebnem sektorju si lahko ogledate tudi infografiko, objavljeno na spletnih straneh IP.

 

IP pred nadaljnjo obrazložitvijo poudarja, da lahko IP podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v posameznem konkretnem primeru.

 

Davčna številka

 

Operater lahko v skladu s prvim odstavkom 148. člena Zakona o elektronskih komunikacijah (v nadaljevanju: ZEKom-1) od svojih naročnikov zahteva naslednje podatke:

  • osebno ime oziroma firmo naročnika in njeno organizacijsko obliko,
  • naslov naročnika,
  • naročniško številko in druge elemente oštevilčenja, ki se uporabljajo za vzpostavitev zveze do naročnika,
  • na željo naročnika akademski, znanstveni ali strokovni naziv, naslov njegove spletne strani in druge vrste njegovih osebnih stikov (npr. IM-naslov) ali njegov e-mail,
  • davčno številko za fizično osebo in matično številko za pravne osebe,
  • na podlagi plačila naročnika še dodatne podatke, če to želi naročnik in se s tem ne poseže v pravice tretjih oseb.

 

Navedene podatke lahko operater skladno z drugim odstavkom 148. člena ZEKom-1 obdeluje za sledeče namene:

  • sklepanje, izvajanje, spreminjanje in prekinitev naročniške pogodbe,
  • zaračunavanje storitev,
  • pripravo in izvajanje imenikov po tem zakonu,
  • na podlagi soglasja naročnika tudi za druge zakonite namene.

 

Operater torej ima zakonsko podlago za to, da obdeluje naročnikove osebne podatke, kot je davčna številka, če gre za obdelavo osebnih podatkov z namenom, ki izhaja iz drugega odstavka 148. člena ZEKom-1. V kolikor pa obdelava ni povezana z zgoraj naštetimi nameni, pa mora operater za zakonito obdelavo teh podatkov zagotoviti eno izmed drugih pravnih podlag iz člena 6(1) Uredbe (npr. soglasje).

 

Kopiranje osebne izkaznice

 

Zakon o osebni izkaznici (v nadaljevanju: ZOIzk) ureja kopiranje osebne izkaznice v 4. členu. Kopiranje osebne izkaznice je možno samo v primerih, ki jih določa zakon. Ni torej dovolj, da je kopiranje predpisano v notranjih pravilih (npr. pravilniku) upravljavca osebnih podatkov (v obravnavanem primeru je to operater). Izjemoma je kopiranje osebnih dokumentov dopustno že na podlagi ZOIzk-1 tudi brez izrecne podlage v drugem področnem zakonu. Prva izjema so notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če kopijo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku, za kar pa v obravnavanem primeru ne gre. Druga izjema je kopiranje osebnih dokumentov na podlagi pisne privolitve njihovih imetnikov. Skladno z ZOIzk-1 pa je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva posameznika, dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika, kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Iz določb ZOIzk izhajajo stroge omejitve uporabe osebne izkaznice, pri čemer je prvenstveno predviden le vpogled (oziroma po potrebi tudi prepis), kopiranje pa le ob strožjih pogojih, pri čemer je izrecno prepovedano nadaljnje kopiranje kopij teh dokumentov.

 

Glede na opis dejanskega stanja, ki ste ga podali, in predhodno navedene določbe drugega odstavka 4. člena ZOIzk v vašem primeru po mnenju IP ni podane zakonske podlage za kopiranje osebne izkaznice, je pa seveda to načeloma mogoče ob vašem soglasju, pri čemer bi morali biti vnaprej (pred privolitvijo) seznanjeni z namenom obdelave osebnih podatkov (in imeti možnost odkloniti soglasje).

 

IP je pri svojem delu že obravnaval primere glede obdelave osebnih podatkov kot so davčna številka in kopiranje osebnih dokumentov. Predlagamo vam, da se z njimi seznanite. Priporočamo vam, da si v zvezi s tem preberete npr. mnenja št. 0712-1/2019/1578, št. 0712-1/2019/1385, št. 0712-1/2019/1390, št. 0712-3/2018/2082 in št. 0712-1/2019/1645.

Več o kopiranju osebnih dokumentov in prepisovanju podatkov iz osebnih dokumentov si lahko preberete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/inspekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-krsitve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov/.

S spoštovanjem!

 

Pripravila:

Nataša Siter, univ.dipl.prav.,

svetovalka IP

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka