Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 27.08.2019
Naslov: Hramba kadrovske dokumentacije agencijskih delavcev
Številka: 0712-1/2019/1956
Vsebina: Delovna razmerja, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede arhiviranja določene kadrovske dokumentacije agencijskih delavcev. Zanima vas odgovor na vprašanja v naslednjih primerih:

- podjetje A sodeluje z agencijo B. V tej agenciji so zaposleni, ki se udeležijo praktičnega usposabljanja iz varstva in zdravja pri delu in je tako naročnik kot plačnik te storitve podjetje A, izvajalec pa je tretje zunanje podjetje. Kdo mora hraniti original potrdilo in kdo kopijo, da je delavec iz agencije opravil to usposabljanje?

- podjetje A sodeluje z agencijo B. V tej agenciji so zaposleni, ki se udeležijo kateregakoli izobraževanja in je tako naročnik kot plačnik te storitve agencija sama. Je ustrezno, da v tem primeru agencija hrani original potrdila o izobraževanju v delavčevi personalni mapi, podjetje A pa hrani kopije teh potrdil?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma opozarja, da je samostojen in neodvisen državni organ, ki lahko poleg nalog, določenih v 2. členu ZInfP, na podlagi 49. člena ZVOP-1 daje tudi neobvezna mnenja, pojasnila, stališča, navodila in priporočila s področja varstva osebnih podatkov. Po pregledu vašega zaprosila IP ugotavlja, da vaša vprašanja niso neposredno povezana s področjem varstva osebnih podatkov, pač pa se dejansko nanašajo na vprašanje, kdo je dolžan hraniti določeno dokumentacijo, ki se nanaša na agencijske delavce, v originalu in kdo v kopiji. Odgovor na to vprašanje pa ni predmet predpisov s področja varstva osebnih podatkov, zato IP mnenja o tem ni pristojen podati. Tudi sicer lahko IP v mnenju poda zgolj splošna pojasnila, ne more pa izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka presojati ustreznosti konkretnega ravnanja posameznih upravljavcev.

 

Upoštevajoč navedeno pa vam IP z vidika varstva osebnih podatkov pojasnjuje, da je za vsako obdelavo  osebnih podatkov, tudi za hrambo (ne glede na to, ali gre za original ali za kopijo dokumenta), treba imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe in so za zasebni sektor naslednje:

-      privolitev (točka (a)),

-      sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

-      zakon oziroma izvajanje javnih nalog (točka (c) oziroma (e)),

-      zakoniti interesi, ki prevladajo nad interesi posameznika (točka (f)).

 

Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov delavcev v primerih, ki jih opisujete, načeloma predstavlja zakon. Skladno s prvim odstavkom 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS; v nadaljevanju ZDR-1) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV) v 12. členu določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, ki jih vodi delodajalec, podrobnejša vsebina posamezne evidence pa je opredeljena v členih od 13 do 21. Delodajalec lahko torej praviloma obdeluje le tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa ZEPDSV in v skladu z 48. členom ZDR-1 tiste osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebna privolitev delavca je dopustna le izjemoma pod pogojem, da zavrnitev soglasja nima posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj.

 

Glede na to, da izpostavljate, da gre za agencijske delavce, IP še dodaja, da ste najverjetneje tako vi, ki nastopate v vlogi uporabnika, kot tudi agencija, ki deluje kot delodajalec za zagotavljanje dela, vsak zase samostojen upravljavec osebnih podatkov v delu, ki se nanaša na posamezno obdelavo podatkov, ki jo opravljate vi oziroma agencija. To pomeni, da sta dolžna vsak zase opredeliti ustrezno pravno podlago za posamezno vrsto obdelave ter vsak v svojem delu določiti namen in sredstva obdelave. Posledično tudi vsak zase odgovarjata za obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvajata.

 

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, ter na načelo omejitve shranjevanja, ki določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo (člen 5 Splošne uredbe).

 

Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete v smernicah IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf.

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov