Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 14.08.2019
Naslov: Občina, šola
Številka: 0712-1/2019/1901
Vsebina: Občine, Posebne vrste, Pridobivanje OP iz zbirk, Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po elektronski pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje, in sicer kot šolo vas zanima, ali lahko župan zahteva od šole posredovanje odločb otrok s posebnimi potrebami, zapisnikov sestankov s starši, datume ustnih pogovorov s starši glede njihovih otrok. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnih postopkov konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Obdelavo osebnih podatkov otrok v šoli določa področna zakonodaja (Zakon o osnovni šoli); glede osebnih podatkov otrok s posebnimi potrebami je potrebno upoštevati tudi zakon, ki ureja usmerjanje otrok s posebnimi potrebami.

IP vam to neobvezno mnenje posreduje v okviru svojih pristojnosti s področja varstva osebnih podatkov, ni pa pristojen za podajo kakršnihkoli mnenj s področja izvajanja zakonodaje na področju šole, glede tega se obrnite na Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport.

Podatki v zvezi z zdravjem so glede na 9. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov posebne vrste osebni podatki. Obdelava teh pa je glede na alinejo (g) dovoljena v primeru, da je obdelava potrebna iz razlogov bistvenega javnega interesa na podlagi prava Unije ali prava države članice, ki je sorazmerno z zastavljenim ciljem, spoštuje bistvo pravice do varstva podatkov ter zagotavlja ustrezne in posebne ukrepe za zaščito temeljnih pravic in interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Glede na določbo 15. točke 4. člena Uredbe pojem “podatki o zdravstvenem stanju” pomeni osebne podatke, ki se nanašajo na telesno ali duševno zdravje posameznika, vključno z zagotavljanjem zdravstvenih storitev, in razkrivajo informacije o njegovem zdravstvenem stanju. Nadaljnjo razlago lahko zasledimo v uvodni določbi št. 35, kjer je navedeno, da bi osebni podatki v zvezi z zdravjem morali obsegati vse podatke o zdravstvenem stanju posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki razkrivajo informacije o njegovem preteklem, sedanjem ali prihodnjem telesnem ali duševnem zdravstvenem stanju. To vključuje informacije o posamezniku, zbrane med registracijo za storitve zdravstvenega varstva ali njihovim zagotavljanjem zadevnemu posamezniku, kakor je določeno v Direktivi 2011/24/EU Evropskega parlamenta in Sveta (9); številko, znak ali posebno oznako, dodeljeno posamezniku za njegovo edinstveno identifikacijo v zdravstvene namene; informacije, pridobljene s testiranjem ali preiskavo dela telesa ali telesne snovi, vključno z informacijami, pridobljenimi iz genetskih podatkov in bioloških vzorcev, in vse informacije o, na primer, bolezni, invalidnosti, tveganju za nastanek bolezni, zdravstveni anamnezi, kliničnem zdravljenju ali fiziološkem ali biomedicinskem stanju posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne glede na vir teh podatkov, na primer zdravnik ali drug zdravstveni delavec, bolnišnica, medicinski pripomoček ali diagnostični preskus in vitro.

 

Upoštevaje navedeno, je treba tudi podatke, iz katerih je mogoče sklepati o zdravstvenem stanju v ožjem pomenu besede (o sposobnosti otroka slediti programu v šoli, podrobnosti in posebnosti zdravstvenih težav otroka ipd.), šteti za podatek o zdravstvenem stanju in s tem za posebne vrste osebnih podatkov (oz. občutljive osebne podatke).

 

Obdelava osebnih podatkov je v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov zakonita, če je izpolnjen vsaj eden od pogojev, določenih v členu 6(1) Splošne uredbe:

a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Točka f se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju javnih nalog.

Za javni sektor (kamor spadajo tudi javni zavodi – šole) v skladu z 9. členom ZVOP-1, ki se v tem delu v povezavi z navedenimi določbami Splošne uredbe še uporablja, velja, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon (Zakon o osnovni šoli določa evidence, ki jih vodi šola in namene teh evidenc). Pri obdelavi osebnih podatkov se upoštevajo tudi specialni predpisi, ki določajo pogoje obdelave osebnih podatkov na posameznem področju, v konkretnem primeru Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13 in 46/16 – ZOFVI-K; v nadaljevanju ZOsn). Ob navedenem je treba upoštevati tudi načelo, da so osebni podatki lahko zbrani le za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni (člen 5 (1b) Splošne uredbe).

IP omenja, da ZOsn v 94. členu določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno. V prvem odstavku 95. člena so navedene zbirke podatkov, ki jih vodi osnovna šola. Med drugimi je tudi zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje. V 97. členu pa sta določena namen in uporaba zbirk podatkov. Osebni podatki učencev iz zbirk podatkov iz 95. člena se zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe obveznega izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, za izvajanje z zakonom določenih nalog ter Državnemu izpitnemu centru za izvajanje nacionalnega preverjanja znanja. Nekateri izmed teh podatkov se zbirajo s soglasjem staršev. Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04 in 76/08; v nadaljevanju Pravilnik) v 5. členu določa, da se osebni podatki o učencih in njihovih starših smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni. ZOsn kot področni zakon natančno določa, za kakšen namen (za potrebe obveznega izobraževanja) se obdelujejo podatki otrok in staršev.

 

Poleg tega IP še omenja, da so glede na osmi odstavek 95. člena ZOsn svetovalni delavci zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje dolžni varovati kot poklicno skrivnost. Te podatke so kot poklicno skrivnost dolžni varovati tudi drugi strokovni delavci, ki so jim podatki posredovani zaradi narave njihovega dela.  

 

Obseg in način izvajanja dodatne strokovne pomoči se določi z odločbo o usmeritvi v skladu s pravilnikom, ki ga sprejme minister, podrobneje pa se način izvajanja dodatne strokovne pomoči opredeli z individualiziranim programom vzgoje in izobraževanja. (4. odstavek 9. člena Zakona o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami (Uradni list RS, št. 58/1140/12 – ZUJF, 90/12 in 41/17 – ZUOPP-1). Ta zakon določa namen in uporabo podatkov (45. člen). Osebni podatki otroka s posebnimi potrebami, ki se zbirajo v skladu s tem zakonom, se obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe vzgoje in izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, in ministrstvu, pristojnemu za družino in socialne zadeve, za izvajanje z zakonom določenih nalog s področja usmerjanja otrok s posebnimi potrebami ter izvajanja njihove vzgoje in izobraževanja, če so osebni podatki potrebni za učinkovito izvajanje teh nalog.

 

Glede na 22. člen in 23. člen ZUOPP-1 o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami odloča Zavod Republike Slovenije za šolstvo. Dejstva in okoliščine, ki so potrebne za optimalno usmeritev otroka, ugotavlja komisija za usmerjanje otrok s posebnimi potrebami, ki daje strokovno mnenje in jo sestavljajo strokovnjaki z različnih ved s področja zdravja in vzgoje otrok. V strokovnem mnenju se nahaja veliko osebnih podatkov, saj komisija opredeli vrsto in stopnjo primanjkljaja, ovire oziroma motnje, predlog njegove usmeritve glede na otrokove potrebe na telesnem, spoznavnem, čustvenem, socialnem področju ter posebnih zdravstvenih potreb. Pri tem upošteva tudi otrokovo dosežena raven razvoja, zmožnost za učenje in doseganje standardov znanja ter prognozo njegovega nadaljnjega razvoja ob upoštevanju otrokovih primanjkljajev, ovir oziroma motenj kakor tudi kriterijev za opredelitev vrste in stopnje primanjkljajev, ovir oziroma motenj.

 

Nadalje IP omenja, da Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04 in 76/08; v nadaljevanju: Pravilnik) v 11. členu ureja osebne podatke o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje. Osebne podatke o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, zbira svetovalna služba, ti pa so točno določeni v šestem odstavku 95. člena ZOsn in se vodijo v osebnih mapah učencev. Pravilnik v 14. členu posebej določa seznanitev drugih delavcev šole s strokovno interpretiranimi podatki. Svetovalni delavec sme s strokovno interpretiranimi podatki iz zbirke podatkov seznaniti strokovne delavce, ki poučujejo oziroma delajo z učencem, če je to potrebno za njihovo nadaljnje delo z učencem in za dosego namena postopka nudenja pomoči oziroma svetovanja. S temi podatki svetovalni delavec seznani tudi vse osebe, ki sodelujejo v postopku pomoči oziroma svetovanja oziroma sodelujejo pri izvajanju individualiziranega programa za otroke s posebnimi potrebami, če je to potrebno za dosego namena postopka oziroma nudenja strokovne pomoči oziroma če je to v skladu z izvajanjem individualiziranega programa. Na enak način svetovalni delavec s podatki seznani tudi ravnatelja, kadar je to potrebno za izvajanje njegove funkcije oziroma opravljanje njegovih nalog.

 

Pravilnik v 26. členu določa podlago za posredovanje osebnih podatkov. Osebne podatke o vpisanih oziroma vključenih učencih sme šola posredovati drugim uporabnikom (npr. centrom za socialno delo, organizacijskim enotam Zavoda Republike Slovenije za šolstvo, sodiščem, zdravstvenim zavodom, svetovalnim centrom) le takrat in za namen, ki ga določa zakon. Uporabnik, ki želi pridobiti osebne podatke, je dolžan navesti pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov. Pridobljene podatke sme uporabiti samo za namen, za katerega jim je podatek posredovan.

Ne navajate konkretno, za kakšen namen naj bi občina zahtevala podatke od šole, vendar pa glede na vse navedeno ZOsn kot specialni, področni zakon ter Pravilnik natančno določajo, kateri podatki se zbirajo in kako se obdelujejo, za kateri namen se zbirajo osebni podatki in komu lahko šola posreduje osebne podatke otrok. Iz teh predpisov ni razbrati zakonske podlage, da bi občini šola posredovala podrobne osebne podatke otroka s posebnimi potrebami (npr. celotno odločbo o usmeritvi, podatke o zdravstvenem stanju otroka s posebnimi potrebami, njegove potrebe) tudi ne npr. zaradi namena v zvezi s financiranjem spremljevalca otroku. Šola namreč mora skrbeti za zakonito obdelavo osebnih podatkov in v tem primeru gre za varovane osebne podatke. Zakonodaja je namreč točno določila namen zbiranja in obdelovanja osebnih podatkov otrok s posebnimi potrebami, med nameni pa ni določeno, da ima šola pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov otrok s posebnimi potrebami občini za kateri namen. Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati tudi točko (c) 1. odstavka člena 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da so osebni podatki omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“).

Ob tem tudi ZUOPP-1 ne določa obveznosti komisije ali šole, da te podatke posreduje občini, prav tako ne navaja namena, ki bi to določal oziroma ne določa namena, da občina zbira in obdeluje te podatke v opisanem obsegu.

Iz navedenega izhaja, da je mnenje komisije delo strokovnjakov, ki razume in interpretira zbrane otrokove podatke ter je pristojno, da razlaga te podatke v smislu, ali je otrok upravičen do pomoči oziroma spremljevalca ali ne. Glede na to je v smislu varstva osebnih podatkov dovolj, da šola občini posreduje le tiste podatke, ki vplivajo na podelitev določene pravice, torej npr. št. odločbe in dejstvo, ali je otrok s posebnimi potrebami upravičen do pomoči ali ne, občina namreč ni pristojna presojati ustreznosti dela in odločanja komisije.

Prav tako se najverjetneje tudi v zapisnikih sestankov predstavnikov šole ter staršev na sestankih v zvezi s posebnimi potrebami otroka nahajajo varovani osebni podatki. Tudi v tem delu ni razbrati pravne podlage, da bi šola vse podatke posredovala občini. Šola lahko posreduje občini le tiste podatke, ki so resnično potrebni za dosego cilja oz. namena obdelave.

V zvezi z morebitno vlogo občine kot ustanoviteljice šole omenjamo tudi Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr. in 25/17 – ZVaj; v nadaljevanju ZOFVI), ki v 40. členu določa, da šolo lahko ustanovi tudi občina, ki za to sprejme ustanovitveni akt. V njem se poleg zadev, določenih z zakonom, uredi tudi notranja organizacija šole. V tem okviru se občina eventualno kot ustanoviteljica npr. preko članov občine v svetu javnega zavoda lahko seznani z določenimi osebnimi podatki, vendar iz pristojnosti sveta javnega zavoda (48. člen ZOFVI) ni razbrati, da bi iz teh izhajala pravna podlaga, ki bi občini dovoljevala seznanitev z zgoraj navedenimi podatki, ki jih ima šola. V skladu s členom 48 ZOFVI namreč svet javnega vrtca oziroma šole imenuje in razrešuje ravnatelja vrtca oziroma šole, sprejema program razvoja vrtca oziroma šole, letni delovni načrt in poročilo o njegovi uresničitvi, sprejme letno poročilo o samoevalvaciji šole oziroma vrtca, odloča o uvedbi nadstandardnih in drugih programov, obravnava poročila o vzgojni oziroma izobraževalni problematiki, odloča o pritožbah v zvezi s statusom vajenca, dijaka, študenta višje šole in odraslega kot drugostopenjski organ, če z zakonom ni določeno drugače, o pritožbah v zvezi s pravicami, obveznostmi in odgovornostmi delavcev iz delovnega razmerja, obravnava zadeve, ki mu jih predloži vzgojiteljski, učiteljski, andragoški oziroma predavateljski zbor, šolska inšpekcija, reprezentativni sindikat zaposlenih, svet staršev, skupnost učencev, vajencev, dijakov ali študentov in opravlja druge naloge, določene z zakonom in aktom o ustanovitvi.

Sicer v primeru dvoma predlagamo, da ob občine zahtevate navedbo konkretne pravne podlage za posredovanje podatkov. Presoja upravičenosti posameznih zahtev za posredovanje osebnih podatkov je namreč v vsakem posamičnem primeru naloga in odgovornost upravljavca (torej v vašem primeru šole).

V upanju, da ste dobili odgovor na vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:

Urška Črnič, univ. dipl. prav.,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

                                                                                  

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,            

Informacijska pooblaščenka