Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 12.12.2018
Naslov: Kopiranje dokumentov lobista
Številka: 0712-3/2018/2553
Vsebina: Uradni postopki , Razno
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste registrirana lobistka. Pred vsakim lobističnim stikom se morate izkazati z uradno izkaznico, ki vam jo je izdala Komisija za preprečevanje korupcije, in z osebno izkaznico, da se preveri vaša identiteta. Podatke mora preveriti lobiranec, da lahko pripravi poročilo o lobističnem stiku.

 

Pojasnjujete, da ste pred kratkim na sestanku predložili navedene dokumente, ki pa jih je predstavnik lobiranca fotografiral s telefonom. Po vašem mnenju bi zadostoval le vpogled. Zato vas zanima, ali je lobiranec upravičen fotografirati oziroma fotokopirati navedene dokumente zgolj zato, da lažje napiše poročilo.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem pojasnjujemo, da konkretnih obdelav osebnih podatkov izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnega postopka IP ne more dokončno presojati.

 

Kopiranje osebne izkaznice je v skladu s 4. členom Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11; v nadaljevanju ZOIzk-1) dopustno samo v primerih, ki jih določa zakon. Ni torej dovolj, da je kopiranje predpisano v notranjih pravilih (npr. pravilniku) upravljavca. Izjemoma je kopiranje osebne izkaznice dopustno že na podlagi ZOIzk-1 tudi brez izrecne podlage v drugem področnem zakonu. Prva izjema so notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če kopijo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku, za kar pa v obravnavanem primeru ne gre. Druga izjema je kopiranje osebne izkaznice na podlagi pisne privolitve njihovih imetnikov.

 

Do sprejema novega ZVOP-2 še vedno velja tudi ureditev iz drugega odstavka 18. člena ZVOP-1, ki določa, da lahko vsak upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo. Skladno z ZOIzk-1 pa je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva posameznika, dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje.

 

Iz povzetih določb ZOIzk izhajajo stroge omejitve uporabe osebne izkaznice, pri čemer je prvenstveno predviden le vpogled (oziroma po potrebi tudi prepis), kopiranje pa le ob strožjih pogojih, pri čemer je izrecno prepovedano nadaljnje kopiranje kopij teh dokumentov. Upoštevati je namreč treba, da osebna izkaznica oziroma njena kopija vsebuje posnetek obraza posameznika, ki ima že biometrične značilnosti. Zaradi nevarnosti zlorab in kraj identitete pa je treba pri vsaki odločitvi o morebitnem zbiranju biometričnih podatkov ravnati izjemno previdno, kar je tudi eden od razlogov, da je zakonodajalec v omenjenih specialnih zakonih že sam predpisal stroge ukrepe v zvezi z zbiranjem oziroma kopiranjem osebnih dokumentov in omejil njihovo obdelavo na najmanjšo, torej nujno potrebno mero. Tudi skladno s členom 5(1)(c) Splošne uredbe morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (»najmanjši obseg podatkov«).

 

Kopiranja uradne izkaznice lobista posebej ne ureja noben zakon. Zakon o integriteti in preprečevanju korupcije (Uradni list RS, št. 69/11 – uradno prečiščeno besedilo) pa v 69. členu predpisuje dolžnost identifikacije lobista: »Lobist se mora lobirancem identificirati in pokazati pooblastilo interesne organizacije za lobiranje v določeni zadevi. Lobist mora navesti tudi namen in cilj, zaradi katerega lobira. Lobiranci lahko privolijo v stike z lobistom samo po predhodni preveritvi, ali je lobist vpisan v register lobistov, razen izjem, določenih v četrtem odstavku 58. člena tega zakona.« Iz navedenih določb izhaja, da bi za namen identifikacije lobista praviloma zadoščal že sam vpogled v osebno izkaznico ter uradno izkaznico lobista, iz česar nadalje sledi, da kopiranje niti fotografiranje teh dokumentov najverjetneje ni ustrezno. IP meni, da bi lahko šlo v primeru kopiranja ali fotografiranja osebne izkaznice ter uradne izkaznice lobista za nesorazmeren poseg v zasebnost posameznika, saj tak način identifikacije lobista ni predpisan ter zanj tudi ni videti potrebe, prav tako pa takšno ravnanje ni nujno zaradi (lažje) sestave poročila o lobističnem stiku.

 

IP ob tem še opozarja, da je hranjene kopije osebne izkaznice v elektronski obliki z ZOIzk-1 celo izrecno prepovedano.

 

Več o kopiranju osebnih dokumentov in prepisovanju podatkov iz osebnih dokumentov si lahko preberete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/inspekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-krsitve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov/.

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

 

 

 

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov