Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 05.08.2019
Naslov: Uporaba fotografije zaposlenih za člansko izkaznico v društvu
Številka: 0712-1/2019/1636
Vsebina: Delovna razmerja, Društva
Pravni akt: Mnenje

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Pojasnjujete, da so člani športnega društva ŠD X zaposleni v podjetju X (statut, interni akti in pristopne izjave imajo). Delodajalec (podjetje X) hrani fotografije določenih zaposlenih (tistih, ki so svojo fotografijo kadrovski službi predložili ob zaposlitvi). Fotografija se pri delodajalcu uporablja v internem telefonskem imeniku. ŠD X želi sedaj na podlagi pisne privolitve člana društva X (in zaposlenega v podjetju X) pridobiti za namen izdelave članske izkaznice člana ŠD  X osebno fotografijo zaposlenega oz. člana društva, ki jo hrani kadrovska služba podjetja X. Zanima vas, ali je to ustrezno podlaga oziroma ali bi moralo podjetje imeti z društvom sklenjeno pogodbo po 28. členu Splošne uredbe?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP pojasnjuje, da je privolitev v primernih okoliščinah lahko ustrezna pravna podlaga tako za delodajalca v zvezi z obdelavami osebnih podatkov zaposlenih, kot tudi društvo v zvezi z obdelavami osebnih podatkov članov. V delovnih razmerjih je privolitev kot pravna podlaga zlasti lahko problematična, ker se privolitev v obdelavo delavčevih osebnih podatkov praviloma šteje za prisiljeno zaradi narave razmerja nadrejenosti-podrejenosti. Le izjemoma, kadar bi zaposleni lahko zavrnil privolitev brez negativnih posledic za njegovo delovno razmerje oziroma položaj, se takšna privolitev ne bi štela za prisiljeno. V primeru, ki ga navajate, ni izkazano, da bi zaposleni z zavrnitvijo privolitve lahko zapadel v manj ugoden položaj, zato bi takšna privolitev z vidika 'prostovoljnosti privolitve' lahko predstavljala ustrezno pravno podlago za delodajalca, da posreduje fotografijo športnemu društvu. Kljub temu pa IP brez presoje konkretnih okoliščin ne more zagotovo ugotoviti, ali so v konkretnem primeru izpolnjeni vsi pogoji za veljavno privolitev skladno s Splošno uredbo. To lahko stori le v konkretnem inšpekcijskem postopku. Več o pogojih veljavne privolitve si lahko preberete na spletni strani IP v rubriki Privolitev.

 

Glede pogodbene obdelave skladno s členom 28 Splošne uredbe pa IP pojasnjuje, da bi bila takšna pogodba potrebna le, ko bi obdelavo osebnih podatkov v imenu in za namene upravljavca izvajal obdelovalec osebnih podatkov (primer: računovodski servis, ki obračunava plače zaposlenih za delodajalca). V primeru posredovanja fotografije iz zbirke pri delodajalcu za namen vključitve te fotografije v zbirko pri društvu (članske izkaznice), pa ne gre za obdelavo osebnih podatkov med obdelovalcem in upravljavcem, temveč za posredovanje osebnih podatkov med dvema upravljavcema, ki vodita vsak svojo zbirko za lastne namene. Glede na navedeno torej pogodba o obdelavi za posredovanje fotografije s strani delodajalca zaradi vključitve v zbirko pri društvu, ni potrebna, mora pa obstajati ustrezna pravna podlaga, npr. v veljavi osebni privolitvi. 

 

Lep pozdrav,

 

Pripravil:

Anže Novak, univ. dipl. prav.,

svetovalec Pooblaščenca za preventivo                                       

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka