Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 05.08.2019
Naslov: Rok hrambe OP iz evidence po ZEPDSV
Številka: 0712-1/2019/1819
Vsebina: Evidence dejavnosti obdelave , Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede roka hrambe osebnih podatkov iz evidence o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Skladno z določbo 4. alineje prvega odstavka 12. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV, Uradni list RS, št. 40/2006), mora delodajalec voditi evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Ker ZEPDSV ne določa roka hrambe podatkov iz navedene evidence, ki ga rabite za namen izdelave evidence dejavnosti obdelave, vas zanima, kolikšen je rok hrambe podatkov iz navedene evidence.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljnjem besedilu ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Roka hrambe osebnih podatkov ni vedno mogoče opredeliti s točnim časovnim intervalom, saj je le-ta pogosto vezan na časovno točko, ko je izpolnjen namen obdelave osebnih podatkov, pri čemer lahko posebni predpisi določajo tudi njihovo trajno hrambo.

 

V zvezi z roki hrambe je treba slediti splošnemu načelu omejitve shranjevanja osebnih podatkov iz člena 5(1e) Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (»omejitev shranjevanja«). Opozarjamo torej na dolžnost vsakega upravljavca, da sam presodi, kdaj je namen obdelave osebnih podatkov izpolnjen oz. ali mora določene podatke tudi po izteku prvotnega namena morda hraniti na kateri drugi pravni podlagi, kot je bila prvotna (npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, morebitnih pravnih postopkih, ipd.). Po izpolnitvi namena obdelave se torej osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. IP izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

Glede na določbo 20. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljnjem besedilu ZEPDSV) ni razvidno, da bi evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu vsebovala tudi osebne podatke, kar je verjetno tudi razlog, da zakonodajalec roka hrambe ni določil. Iz vsebine navedene določbe namreč izhaja, da evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu vsebuje naslednje podatke o stavkah: (a) podatke o delodajalcu: ime delodajalca, naslov delodajalca, matična številka delodajalca iz PRS, davčna številka delodajalca, šifra dejavnosti delodajalca po SKD, ime kolektivne pogodbe in šifra, število zaposlenih, šifra proračunskega porabnika; (b) podatke o organizatorju stavke: naziv organizatorja stavke; (c) podatke o stavki: število delodajalcev, pri katerih je stavka potekala sočasno, število delavcev, ki so neposredno sodelovali v stavki, število delavcev, ki so posredno sodelovali v stavki, razlogi za stavko, ali so bile pred začetkom stavke uporabljene druge oblike razreševanja delovnih sporov (pomirjanje, arbitraža), trajanje stavke, število izgubljenih delovnih dni, ocena stroškov, ki jih je zaradi stavke utrpel delodajalec, ocena rezultatov stavke. Evidenca pa vsebuje tudi naslednje podatke o arbitražah delovnih sporov: (a) podatke o delodajalcu: ime delodajalca, naslov delodajalca, matična številka delodajalca iz PRS, davčna številka delodajalca, šifra dejavnosti delodajalca po SKD, ime kolektivne pogodbe in šifra, število zaposlenih, šifra proračunskega porabnika; (b) podatke o sindikalni organizaciji ali skupini delavcev ali delavcu, ki je stranka v delovnem sporu: ime sindikalne organizacije, naslov sindikalne organizacije, število delavcev, ki so stranke v delovnem sporu; (c) podatke o arbitražah delovnih sporov: vrsta delovnega spora, razlogi za delovni spor, ali je bil delovni spor rešen s pomočjo arbitraže.

 

V upanju, da vam je naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila: 

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka