Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 02.08.2019
Naslov: Uvedba biometrijskih ukrepov v podjetju
Številka: 0712-1/2019/1817
Vsebina: Biometrija, Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po pošti prejel vaš dopis, v katerem vas zanima, kakšen je postopek pridobitve dovoljenja za uporabo biometrijskih ukrepov v podjetju. Zanima vas, kako IP preveri, ali so res izpolnjeni vsi pogoji za pridobitev pozitivne odločbe, ali dejansko pride na ogled prostorov ali pa zadostuje le pisna dokumentacija.

 

***

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP vas v zvezi z vašimi vprašanji napotuje na svojo spletno stran, kjer lahko dostopate do potrebnih informacij v zvezi z uvedbo biometrije ter do (neobvezujočega) obrazca vloge za izdajo dovoljenja IP za uvedbo biomterijskih ukrepov:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/prijava-biometrijskih-ukrepov/.

 

V skladu z določbo prvega odstavka 80. člena ZVOP-1, ki v tem delu do morebitnega sprejema novega zakona ostaja v uporabi tudi po 25. 5. 2018, lahko zasebni sektor izvaja biometrijske ukrepe le, če so nujno potrebni za opravljanje dejavnosti, za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovne skrivnosti. Biometrijske ukrepe lahko izvaja le nad svojimi zaposlenimi, če so bili predhodno o tem pisno obveščeni. Če izvajanje določenih biometrijskih ukrepov v zasebnem sektorju ni urejeno z zakonom, je upravljavec osebnih podatkov, ki namerava izvajati biometrijske ukrepe, skladno z drugim odstavkom istega člena, dolžan pred uvedbo ukrepov posredovati državnemu nadzornemu organu (IP) opis nameravanih ukrepov in razloge za njihovo uvedbo. IP je po prejemu posredovanih informacij dolžan v dveh mesecih odločiti, ali je nameravana uvedba biometrijskih ukrepov v skladu z ZVOP-1, predvsem s pogoji iz navedenega prvega odstavka. ZVOP-1 v tretjem odstavku 80. člena določa tudi, da se rok za izdajo odločbe IP lahko podaljša za največ en mesec, če bi uvajanje biometrijskih ukrepov prizadelo več kot 20 zaposlenih v osebi zasebnega sektorja, ali če reprezentativni sindikat pri delodajalcu zahteva sodelovanje v upravnem postopku.

 

Upravljavec sme torej, če izvajanje določenih biometrijskih ukrepov v zasebnem sektorju ni določeno z zakonom, izvajati biometrijske ukrepe šele po prejemu odločbe IP, s katero je izvajanje biometrijskih ukrepov dovoljeno.

 

Biometrijski ukrepi se v skladu z navedenim lahko izvedejo le, če so res nujno potrebni za opravljanje dejavnosti, varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti. Pri presoji, ali so biometrijski ukrepi nujno potrebni za dosego namena, IP presoja tudi, ali bi namen, ki ga zasleduje upravljavec, lahko dosegel z načini obdelave osebnih podatkov, ki manj posegajo v zasebnost zaposlenih. Upravljavec je torej dolžan pridobiti odločbo IP, s katero se dovoljuje izvajanje biometrijskih ukrepov, zaposlene pa mora predhodno o tem pisno obvestiti.

 

IP pri vodenju postopka izdaje odločbe v zvezi z uvedbo biomterijskih ukrepov deluje po pravilih Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), v skladu s katerim se ogled opravi, kadar je za ugotovitev kakšnega dejstva ali za razjasnitev bistvenih okoliščin potrebno, da si stvar neposredno ogleda uradna oseba, ki vodi postopek (199. člen ZUP). V praksi to pomeni, da uradna oseba, ki pri IP vodi konkretni postopek, opravi ogled načeloma takrat, ko dejansko stanje iz pisne dokumentacije ni razvidno. Zato je pomembno, da v svoji vlogi za izdajo dovoljenja uporabe biometričnih ukrepov čim bolj podrobno obrazložite in argumentirate, zakaj je uvedba biometrijskih ukrepov nujno pomembna, katere biometrijske ukrepe bi radi uvedli, nad kom in na kakšen način bi se ti ukrepi izvajali ter druge relevantne okoliščine oz. dejstva. 

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                  

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

raziskovalka pri IP