Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 30.07.2019
Naslov: Avtomatski prenos osebnih podatkov iz različnih evidenc delodajalca
Številka: 0712-1/2019/1778
Vsebina: Delovna razmerja, Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po elektronski pošti dne …  prejel vaš dopis, s prošnjo za mnenje v zvezi z uporabo podatkov, ki se pri vas zbirajo in urejajo v kadrovski službi (med drugim npr. tudi podatek o transakcijskih računih). Ti podatki se avtomatsko uporabljajo za obračun plač in izplačilo plač ter obračun in izplačevanja potnih stroškov (dnevnice in povračila stroškov nastalih na službeni poti). Za ta namen morate v finančni službi pridobiti od zaposlenega, ki mu želite nakazati potne stroške, tudi podatek o stalnem prebivališču in transakcijskem računu (ti podatki se ne prenesejo avtomatsko iz kadrovske službe). 

 

Zanima vas, ali bi bil avtomatski prenos obeh podatkov, to je naslova stalnega prebivališča in številke transakcijskega računa iz kadrovske evidence v evidenco finančne službe, zaradi izplačila dnevnic in stroškov službene poti, v nasprotju z določbami Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba).

 

***

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Splošne uredbe, 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Ob tem IP poudarja, da izven konkretnih inšpekcijskih postopkov ne more presojati posameznih primerov obdelave osebnih podatkov.

 

Pri vsaki obdelavi osebnih podatkov je primarno potrebno ugotoviti, na kateri pravni podlagi temelji konkretna obdelava. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so urejene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe. Obdelava osebnih podatkov je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

 

a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Točka f) se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov (kamor sodi tudi vaš javni zavod) pri opravljanju njihovih nalog.

 

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju: ZEPDSV) v 13. členu določa, da se v evidenco o zaposlenih delavcih, ki so v delovnem razmerju, vpišejo taksativno določeni osebni podatki delavca, med katerimi so tudi podatki o naslovu njegovega stalnega in začasnega prebivališča.

 

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, kot so naslov stalnega ali začasnega prebivališča, je v skladu z zgoraj navedenim določena v 13. členu ZEPDSV in v 48. členu Zakona o delovnih razmerjih  (Uradni list RS, št. 21/1378/13 – popr.47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/1615/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS, v nadaljevanju: ZDR-1), ki določa varstvo delavčevih osebnih podatkov, in sicer se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. 16. člen ZEPDSV pa določa, da mora delodajalec za vsakega delavca mesečno vpisovati v evidenco o stroških dela tudi številko transakcijskega računa delavca, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki.

 

Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

 

V vašem primeru gre, kot je razbrati iz vaših navedb, za obdelavo osebnih podatkov v okviru istega upravljavca (torej delodajalca). Organizacija dela in s tem povezana obdelava osebnih podatkov je v pristojnosti upravljavca (torej delodajalca), ki mora zagotoviti npr. ustrezno zavarovanje in druge zahteve Splošne uredbe. Kot navajate, želite vzpostaviti avtomatski prenos podatkov kot sta naslov prebivališča delavca in številko transakcijskega računa iz kadrovske evidence v evidenco finančne službe delodajalca za namen izplačila dnevnic in drugih stroškov službenih poti. Ker vam določbe 13. in 16. člena ZEPDSV ter 48. člena ZDR-1 dajejo zakonito pravno podlago za vodenje in obdelavo naštetih osebnih podatkov delavcev zaradi namena uresničevanja pravic in obveznosti v zvezi z njihovim delovnim razmerjem, menimo, da takšen prenos podatkov iz ene v drugo evidenco istega delodajalca lahko izvedete pod pogojem, da so pri tem zagotovljene zahteve Splošne uredbe kot npr. glede ustreznega zavarovanja podatkov.

 

Lepo pozdravljeni,

 

                           

                                                                                  Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                  informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                        

Alenka Antloga, univ. dipl. prav.,                                             

državna nadzornica za

varstvo osebnih podatkov