Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 15.07.2019
Naslov: Rok hrambe posnetka telefonskega pogovora s posameznikom
Številka: 0712-1/2019/1671
Vsebina: Privolitev, Telekomunikacije in pošta, Video in avdio nadzor
Pravni akt: Mnenje

Prejeli smo vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje. Kot pojasnjujete bi družba zasebnega sektorja posnela privolitev stranke v obdelavo osebnih podatkov (npr. med telefonskim klicem), pri čemer bi bili izpolnjeni pogoji, da je stranka o snemanju predhodno obveščena, da je namen snemanja izključno za dokazilo o obstoju poslovne komunikacije (podana privolitev za obdelavo določenih osebnih podatkov za določene namene - npr. trženje) in da je določen rok hrambe.

Glede na navedeno smatramo, da je snemanje, kot je opredeljeno zgoraj, dopustno. Zanima pa nas, ali je potrebno po 3 letih (če upoštevamo absolutni rok po Obligacijskem zakoniku) posnetke izbrisati, ali se pod določenimi pogoji lahko hranijo do preklica privolitve s strani stranke, glede na to, da se privolitev poda za npr. obveščanje o ponudbah, kar po naravi stvari traja do preklica privolitve.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP pojasnjuje, da je glede snemanja telefonskih klicev skupaj z Agencijo RS za elektronska komunikacijska omrežja in storitve izdal smernice, ki so na voljo na povezavi:

 

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_snemanju_telefonskih_klicev.pdf

 

Ker gre za določbe specialnega zakona se glede tega pogoji za snemanje, uporabo in hrambo posnetih telefonskih pogovorov vzlic sprejema in uporabe Splošne uredbe ne spreminjajo.  Kot pojasnjujemo v smernicah se lahko posneti telefonski pogovori hranijo dokler se posel lahko zakonito izpodbija. Glede izpodbojnosti posla je treba upoštevati določbe Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 - uradno prečiščeno besedilo; OZ). Ta v 94. členu določa, da je pogodba izpodbojna, če jo je sklenila stranka, ki je poslovno omejeno sposobna, če so bile pri njeni sklenitvi napake glede volje strank, kot tudi če je v tem zakoniku ali v drugem zakonu tako določeno. 99. člen OZ pa dalje določa, da pravica zahtevati razveljavitev izpodbojne pogodbe preneha s pretekom enega leta od dneva, ko je upravičenec zvedel za razlog izpodbojnosti, oziroma enega leta od prenehanja sile in da ta pravica preneha v vsakem primeru s pretekom treh let od dneva, ko je bila pogodba sklenjena. Glede na navedeno je po OZ najdaljši dopustni rok hrambe posnetka 3 leta od dneva sklenitve pogodbe (absolutni rok) oziroma 1 leto od dneva, ko je upravičenec zvedel za razlog izpodbojnosti (relativni rok). Če je torej nekdo zahteval razveljavitev pogodbe, je posnetek dopustno hraniti še največ eno leto od dneva, ko je upravičenec zvedel za razlog izpodbojnosti. Področna zakonodaja lahko določi tudi drugačne roke hrambe (takšen primer je recimo 8. odstavek 202. člena Zakona o trgu finančnih instrumentov (Ur. l. RS, št. 108/10 – uradno prečiščeno besedilo ZTFI).

Vaš primer pa je nekoliko drugačen, saj bi poleg samega pogovora, v katerem gre predvidoma za sklenitev, spremembo oz. drugo dejanje, ki ga lahko štejemo kot dokaz o trgovinskih poslih – oziroma tudi če samega pogovora ne bi snemali - posneli (tudi) privolitev posameznika v obdelavo osebnih podatkov, npr. za neposredno trženje. Glede na zahteve Splošne uredbe  po dokazljivosti privolitve – ta v uvodni določbi 42 določa, da kadar obdelava temelji na privolitvi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, bi moral biti upravljavec zmožen dokazati, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v dejanje obdelave – je dokaz o podani privolitev dopustno oziroma potrebno hraniti dlje, torej dokler je podana privolitev. To obdobje pa lahko presega dopustno obdobje hrambe posnetega telefonskega pogovora, kot je opisano zgoraj.

Ker gre po vsebini za dve ločeni dejanji, torej snemanje poslovne komunikacij s posameznikom in snemanje privolitve posameznika v neposredno trženje, dasiravno v praksi obje izvedeno v  istem pogovoru, ki imata različen namen in različno obdobje hrambe, menimo, da bi bilo primerno z ustreznimi tehničnimi ukrepi zagotoviti, da se sam pogovor (t.j. del klica) hrani, dokler veljajo roki glede izpodbojnosti, del klica pa dokler ni privolitev posameznika preklicana. Predvidevamo, da obstajajo različne tehničine in izvedbene možnosti, kako opisano z najmanj stroški in obremenitvami izvesti v praksi, za začetek je najbrž smiselno po privolitvi v določene namene (npr. v neposredno trženje), posameznika vprašati ločeno, na koncu pogovora. Če bi pa bi želeli posneti samo privolitev, potem izvedbenih težav praktično ni, rok hrambe pa je lahko vezan na preklic privolitve posameznika.

 

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                                                                  

informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravil:                                                                                                                              

mag. Andrej Tomšič,

namestnik informacijske pooblaščenke