Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 03.07.2019
Naslov: Označba vsebine na pisemski ovojnici
Številka: 0712-1/2019/1593
Vsebina: Delovna razmerja, Uradni postopki , Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je v sklopu vašega odgovora na seznanitev z ugotovitvami in poziv k izjasnitvi pred odločitvijo prejel vašo prošnjo za mnenje in obrazložitev, kakšna bi bila pravilna (v skladu s Splošno uredbo in ZVOP-1) in nezavajajoča (v skladu z ZPP in ZDR-1) označba »VSEBINE« na pisemski ovojnici VR-MP-5 v primerih, ko delodajalec pošilja delavcu odpoved pogodbe o zaposlitvi.

 

Na podlagi informacij, pridobljenih v okviru inšpekcijskega postopka št. 0613-391/2018, vam v nadaljevanju v skladu z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Obdelava osebnih podatkov na pisemski ovojnici na obrazcu VR-MP-5 v polju »VSEBINA« je glede na določbe 5., 6. in 25. člena Splošne uredbe zakonita le v primeru, če navajanje bistva vsebine pošiljke v zadevno polje na ovojnici in vročilnici določa zakon ali v primeru, da s tem soglaša posameznik, na katerega se podatki nanašajo, ob istočasnem upoštevanju načel zakonitosti, poštene obdelave in najmanjšega obsega podatkov. Po mnenju IP je primerno, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov in področnimi predpisi ter nezavajajoče, če delodajalec v polje »VSEBINA« na pisemski ovojnici v obliki obrazca VR-MP-5 zapiše številko ali drugo oznako dokumenta, na podlagi katere prejemnik lahko preveri, ali se dejanska vsebina pisemske pošiljke ujema z navedbo na ovojnici.   

 

 

Obrazložitev:

 

Iz odločbe Ustavnega sodišča RS št. U-I-200/15-21 (v nadaljevanju: sodba US) izhaja, da se do drugačne ureditve za vročanje odpovedi pogodbe o zaposlitvi delavcu po pošti uporabljajo pravila pravdnega postopka o osebnem vročanju, pri čemer iz sodbe US ne izhaja, da bi Ustavno sodišče pri odločitvi tehtalo vprašanja varovanja osebnih podatkov. Nadalje Zakon o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 73/07 – uradno prečiščeno besedilo, 45/08 – ZArbit, 45/08, 111/08 – odl. US, 57/09 – odl. US, 12/10 – odl. US, 50/10 – odl. US, 107/10 – odl. US, 75/12 – odl. US, 40/13 – odl. US, 92/13 – odl. US, 10/14 – odl. US, 48/15 – odl. US, 6/17 – odl. US in 10/17, v nadaljevanju: ZPP) vročilnico opredeljuje v 149. členu, ki v osmem odstavku med drugim določa, da obliko in vsebino ovojnice in vročilnice za vročanje v fizični obliki predpiše minister, pristojen za pravosodje. V šestem odstavku 5. člena Pravilnika o ovojnici za vročanje po pošti v pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 49/17, v nadaljevanju: pravilnik) je določeno, da je ovojnica z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki ohranja zaupnost vsebine, v drugem odstavku 6. člena pa še, da je na vročilnici zgoraj napis »VROČILNICA«, pod njim pa z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 60 x 18 mm, kamor se izpiše črtna koda s številko sprejemne pošte in številko priporočene pošiljke. Pod tem pravokotnikom je napis »ŠTEVILKA:«, pod njim je napis »VSEBINA:« in pod njim navpičen napis »PREJEMNIK VROČILNICE:«. Ob napisu je z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 80 x 27 mm, kamor se vpiše, kdo je prejemnik vročilnice. Pod njim je črtna razpredelnica, velikosti 80 x 17 mm, za vpis datuma in podpisa ob neuspeli vročitvi. Pod črtno razpredelnico je navpičen napis »NASLOVNIK PISMA:« in ob njem z vogalnimi črtami označen pravokotnik, velikosti 80 x 27 mm, kamor se vpiše, kdo je naslovnik pisma. Iz različnih odločb sodišč (npr. VSL sodba I Cpg 134/2011, VSL sklep II Cpg 73/2015) izhaja, da ima vročilnica pomen javne listine, da kot taka dokazuje resničnost tistega, kar se v njej potrjuje in da je namen zapisa vsebine pošiljke na ovojnici in vročilnici med drugim tudi ta, da lahko vsak naslovnik pisma preveri, ali je prejel prav tisto pisanje, ki je navedeno kot vsebina prispelega pisma in katerega prejem je potrdil s podpisom vročilnice, da pa je dokazno pravilo o resničnosti vsebine javne listine izpodbojno in da prejemnik s pritožbo lahko izpodbija materialno dokazno moč vročilnice.

 

Nacionalna pravila o varstvu osebnih podatkov v konkretnem primeru predstavljajo Splošna uredba, še vedno veljavne določbe ZVOP-1 in področni predpisi. Splošna uredba v točkah (b) in (c) prvega odstavka 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita v primeru, ko je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki oziroma je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (tj. zavezanca).

 

Področna zakonodaja in odločbe sodišč v smislu dopolnitve in napolnitve vsebine določb predpisov vsekakor dajejo podlago za pošiljanje odpovedi pogodb o zaposlitvi v skladu z ZPP in pravilnikom, vendar pa po mnenju IP to nikakor ne pomeni, da je potrebno na ovojnico v polje »VSEBINA« izpisati bistvo vsebine pisanja in s tem razkriti osebne podatke posameznika. Pravilnik namreč jasno določa, da je ovojnica z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki ohranja zaupnost vsebine, torej je razkrivanje bistva vsebine na sami ovojnici že samo po sebi v nasprotju s tem določilom. Poleg tega za namen ugotovitve, ali je prejel prav tisto pisanje, ki je navedeno kot vsebina prispelega pisma in katerega prejem je potrdil s podpisom vročilnice, prejemnik ne potrebuje naziva celotnega dokumenta oziroma vsebinskega bistva pošiljke, temveč zadostuje tehnična identifikacija, npr. številka ali druga oznaka dokumenta. Ob tem IP poudarja, da navajanje vsebine pošiljke na način, da se na ovojnico, na kateri je napisano tudi osebno ime in naslov posameznika, npr. navede besedilo odpoved pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga, nedvomno šteje za obdelavo osebnih podatkov, saj se sporoča podatek, ki se nanaša na točno določenega posameznika. Po interpretaciji sodišč je namen navajanja »VSEBINE« na ovojnico pošiljke, da prejemnik lahko enostavno ugotovi, ali je prejel  točno tisto pisanje, ki je navedeno kot vsebina prispelega pisma, za izpolnitev tega namena pa pomeni navajanje besedila odpoved pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga očitno prekomerno obdelavo osebnih podatkov, ki ni v skladu z osnovnimi načeli obdelave osebnih podatkov (zakonitosti, poštenosti in najmanjšega obsega obdelave), saj bi bilo namen navedbe »VSEBINE« na ovojnici in vročilnici mogoče doseči tudi brez navajanja bistva vsebine dokumenta. Če naj bi bila navedba vsebine na ovojnici v interesu prejemnika, zanj najbrž ni sprejemljivo, da se z bistvom vsebine pisanja (v konkretnem primeru z vrsto dokumenta, ki jasno razkriva povsem osebno okoliščino posameznika) seznanijo tretje osebe (npr. poštni uslužbenci, sosedi, s katerimi si posameznik deli poštni predalčnik – v primeru, da prejemnik ne dvigne pošiljke, je ta po 15 dneh vržena v poštni predalčnik). Poleg že omenjenega noben zakonski predpis, ki bi bil lahko podlaga za tovrstno obdelavo osebnih podatkov, ne določa, da bi se kot »VSEBINA:« na ovojnici in vročilnici moralo izpisovati bistvo vsebine pošiljke. Pravilnik (ki kot podzakonski predpis niti ne bi mogel biti podlaga za obdelavo osebnih podatkov) določa zgolj, da je na vročilnici napis »VSEBINA:«, nikjer pa ga vsebinsko ne opredeli oziroma v nadaljevanju celo izrecno določa, da mora biti ovojnica z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki ohranja zaupnost vsebine. Zato je določbo pravilnika o (tehnični) opremljenosti ovojnice mogoče razumeti edino na način, da mora biti tudi polje »VSEBINA:« na ovojnici in vročilnici izpolnjeno tako, da ohranja zaupnost vsebine, še zlasti, če upoštevamo sam namen polja »VSEBINA:«, ki naj bi bil zgolj ugotavljanje ujemanja med ovojnico/vročilnico in dokumentom, ki je v ovojnici, kar se potrjuje tudi skozi prakso sodišč (npr. VSL sklep I Cp 1258/2010) - v polje »VSEBINA:« se v sodnih zadevah običajno vnese vrsta dokumenta, npr. sklep, opravilna številka in datum.

 

Za doseganje namena navajanja vsebine na ovojnico razkrivanje osebnih podatkov torej sploh ni potrebno, zato opremljanje ovojnice in vročilnice z besedilom, ki nedvomno razkriva bistveno vsebino pošiljke, nima zakonske podlage, in v smislu razkrivanja osebnih podatkov še zlasti ni primeren in sorazmeren način opremljanja ovojnice v primeru odpovedi pogodbe o zaposlitvi. Tovrstne obdelave osebnih podatkov tudi ni mogoče utemeljiti z izvajanjem pogodbe o zaposlitvi, saj ob tem, da predstavlja nepotreben, nezakonit in prekomeren poseg v zasebnost in dostojanstvo posameznika, tudi na noben način ne pripomore k izvajanju pravic in obveznosti iz pogodbe o zaposlitvi. Če torej zakon eksplicitno ne določa nabora podatkov, ki naj se razkrijejo, se vedno razkrijejo zgolj tisti podatki, ki so potrebni za doseganje namena (načelo najmanjšega obsega), kar obenem pomeni, da se osebni podatki sploh ne razkrijejo, če to ni nujno za dosego namena, kar izhaja tudi iz smernic IP z naslovom Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih.

 

Glede na navedeno nenavajanje bistva vsebine pošiljke v polju »VSEBINA:« na ovojnici in vročilnici nima in ne more imeti vpliva na uveljavljanje katerihkoli pravic pošiljatelja in/ali prejemnika pošiljke, zato je po mnenju IP primerno, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov in področnimi predpisi ter nezavajajoče, če delodajalec v polje »VSEBINA« na pisemski ovojnici v obliki obrazca VR-MP-5 zapiše številko ali drugo oznako dokumenta (vrsta dokumenta, npr. sklep, odločba in/ali opravilna številka in datum dokumenta), na podlagi katere prejemnik lahko preveri, ali se dejanska vsebina pisemske pošiljke ujema z navedbo na ovojnici.

 

Lep pozdrav,

 

 

                                                                                                 Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                                 informacijska pooblaščenka