Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 19.07.2019
Naslov: Pridobivanje kontaktnih podatkov prostovoljcev
Številka: 0712-1/2019/1528
Vsebina: Društva, Privolitev
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali lahko mladinski center na prireditvi za mlade na svoji stojnici pridobiva kontaktne podatke prostovoljcev.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov potrebno imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba pravne podlage določa v prvem odstavku člena 6, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

 

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Pravno podlago za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov s strani mladinskega centra, ki kot eno izmed dejavnosti v svojem programu, opredeljuje prostovoljstvo na področju dela z mladimi, določa Zakon o prostovoljstvu (Uradni list RS, št. 10/11, 16/11 – popr. in 82/15, v nadaljevanju: ZProst) in na njegovi podlagi sklenjen Dogovor o prostovoljskem delu. V 17. členu ZProst določa, da je dogovor o prostovoljskem delu lahko sklenjen pisno ali ustno. ZProst v členu 23 določa tudi, da za namene spremljanja stanja in spodbujanja prostovoljstva v organizaciji, organiziranja in izvajanja prostovoljstva ter uresničevanja pravic in obveznosti prostovoljcev, prostovoljskih organizacij in organizacij s prostovoljskim programom, prostovoljska organizacija ali organizacija s prostovoljskim programom vodi evidenco prostovoljcev in opravljenega prostovoljskega dela tako, da za vsakega prostovoljca vzpostavi in vodi evidenco prostovoljca in opravljenega prostovoljskega dela.

 

Mladinskemu centru oziroma prostovoljskim organizacijam zato ni potrebno pridobivati dodatne privolitve prostovoljcev, če se podatki obdelujejo za namen izvajanja prostovoljskega dela v skladu s sklenjenim dogovorom o prostovoljskem delu oz. za namen vodenja omenjene evidence (v tem primeru gre za obdelavo na podlagi točke b oz. za namen vodenja evidence prostovoljcev točke c člena 6(1) Splošne uredbe). Pomembno, pa je, da se prostovoljce seznani z informacijami o obdelavi po 13. členu Splošne uredbe (več in tudi vzorec obrazca za podajanje informacij po 13. členu Splošne uredbe na: www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/aktualne-novice/).

 

Mladinski center na prireditvi za mlade na svoji stojnici lahko pridobiva kontaktne podatke prostovoljcev, predvsem pa je v zvezi s pridobivanjem osebnih podatkov v navedenih okoliščinah, potrebno, da upoštevate vsa temeljna načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz člena 5 Uredbe, in sicer, da so osebni podatki

 

  1. obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki („zakonitost, pravičnost in preglednost“);
  2. zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni („omejitev namena“);
  3. ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“);
  4. točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni; sprejeti je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo („točnost“);
  5. hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo („omejitev shranjevanja“);
  6. obdelujejo se na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi („celovitost in zaupnost“).

 

IP opozarja, da mora upravljavec osebnih podatkov pri pridobivanju tovrstnih osebnih podatkov ustrezno poskrbeti za izpolnjevanje dolžnosti iz člena 32 Splošne uredbe in zagotoviti stalno zaupnost, celovitost, dostopnost ter odpornost sistemov za obdelavo in pri tem zagotoviti vse organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava (24. člena ZVOP-1 v povezavi s 1. odstavkom 25. člena ZVOP-1). Prav tako je pri tovrstnem pridobivanju osebnih podatkov potrebno zagotavljati tako zunanjo, kot tudi notranjo sledljivost obdelav osebnih podatkov, ki bo omogočala poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki pridobljeni, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi obdelave osebnih podatkov.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

Pripravila:

Tanja Suša, univ. dipl. prav.,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka