Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 05.07.2019
Naslov: Obdelava osebnih podatkov otrok zaposlenih za namen obdarovanja
Številka: 0712-1/2019/1617
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da želite osebne podatke otrok zaposlenih obdelovati za namene obdarovanja otrok in organiziranja drugih aktivnosti. Osebne podatke otrok ste pridobili za namene uveljavljanja določenih pravic zaposlenih, sedaj pa bi te podatke radi uporabili še za druge namene. Zanima vas, ali lahko v konkretnem primeru zakoniti interes predstavlja pravno podlago ali pa potrebujete privolitev zaposlenih.

 

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

 

Temeljna zahteva pri obdelavi osebnih podatkov je, da za vsako obdelavo obstaja ustrezna pravna podlaga. Pravne podlage so urejene v členu 6 (1) Splošne uredbe. Ta določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Področje delovnega prava je specialno urejeno predvsem v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1). Zaradi izrazite neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih oziroma zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca zagotovo šibkejša stranka, je zakonodajalec to področje uredil strožje, zaradi česar na tem področju praviloma ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko brez podlage v zakonu od delavca zahteval katerekoli osebne podatke. Delodajalec mora za vsak podatek, ki ga zahteva od delavca, izkazati, da njegovo obdelavo določa zakon ali da ga potrebuje za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.

 

ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

 

IP ugotavlja, da obdelave osebnih podatkov za namene organiziranja aktivnosti in obdarovanja otrok zaposlenih ne ureja noben zakon. Presoja, ali gre v konkretnem primeru za takšne aktivnosti delodajalca, ki so potrebne zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, je v rokah upravljavca osebnih podatkov. Ne glede na to pa IP ugotavlja, da bi bila v konkretnem primeru najbolj primerna podlago za opisano obdelavo osebnih podatkov otrok zaposlenih osebna privolitev (splošna starostna meja za podajo privolitev v Sloveniji je 15 let, za storitve informacijske družbe pa do uveljavitve novega ZVOP-2 – 16 let; pred to starostjo lahko privolitev za svojega otroka veljavno poda starš ali skrbnik).

 

Delodajalec podatke o otrocih pridobi na podlagi zakona, in sicer zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (npr. v skladu s 159. členom ZDR-1 ima delavec pravico do enega dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti). V kolikor pa delodajalec te iste podatke uporabi za namen obdarovanja otrok in organiziranja aktivnosti, gre po mnenju IP za drug namen obdelave osebnih podatkov, ki ni združljiv s prvotnim namenom, za katerega so bili osebni podatki zbrani. V posledici navedenega je potrebno za obdelavo osebnih podatkov za namene izvajanja aktivnosti in obdarovanj otrok zagotoviti ustrezno pravno podlago.

 

Napotujemo vas na že objavljeno neobvezujoče mnenje IP, v katerem je IP odgovoril na podobno vprašanje:

  • Podlaga za evidenco otrok delavcev, št. 0712-3/2018/483 z dne 22. 5. 2018:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/odlocbe-in-mnenja-vop/?tx_jzvopdecisions_pi1%5BshowUid%5D=3147.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

raziskovalka pri IP