Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 14.06.2019
Naslov: Izbris osebnih podatkov
Številka: 0712-1/2019/1463
Vsebina: Pravica do pozabe, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede izbrisa osebnih podatkov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

 

Splošna uredba o varstvu podatkov pravico do izbrisa (»pravico do pozabe«) ureja v 17. členu, ki v prvem odstavku določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, kadar velja eden od naslednjih razlogov:

  1. osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
  2. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in kadar za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
  3. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja v skladu s členom 21(1) uredbe, za njihovo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi, ali pa posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja v skladu s členom 21(2) uredbe;
  4. osebni podatki so bili obdelani nezakonito;
  5. osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali pravom države članice, ki velja za upravljavca;
  6. osebni podatki so bili zbrani v zvezi s ponudbo storitev informacijske družbe iz člena 8(1) uredbe.

 

Izjemo predstavlja tretji odstavek 17. člena, ki določa, da se prvi odstavek ne uporablja, če je obdelava potrebna:

  1. za uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja;
  2. za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi prava Unije ali prava države članice, ki velja za upravljavca, ali za izvajanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je bila dodeljena upravljavcu;
  3. iz razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja v skladu s točkama (h) in (i) člena 9(2) ter členom 9(3);
  4. za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1), kolikor bi pravica iz odstavka 1 lahko onemogočila ali resno ovirala uresničevanje namenov te obdelave, ali
  5. za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

 

Splošna uredba o varstvu podatkov torej posameznikom omogoča uveljavljanje pravice do izbrisa, vendar ta ni absolutna, ampak njeno uresničevanje poteka v skladu z zgoraj navedenimi pogoji. Ob prejemu vsake zahteve za izbris osebnih podatkov mora upravljavec najprej temeljito preveriti, ali mora dejansko ugoditi zahtevi posameznika ali pa obstajajo drugi razlogi za nadaljnjo hrambo osebnih podatkov, na podlagi katerih se zahtevi za izbris ne more ugoditi. 

V primeru, da je zahteva utemeljena in ni več podlage za hrambo podatkov, se vsebine podatkov ne sme več hraniti. Lahko se hrani zgolj dokaz o izbrisu brez vsebine podatkov.

Glede hrambe dokumentacije IP splošno pojasnjuje, da je treba rok hrambe določiti načeloma glede na potek rokov za uveljavljanje pravic in dokler to za določeno dokumentacijo zahtevajo morebitni področni predpisi. IP meni, da je načeloma treba dokumentacijo o ugodeni zahtevi hraniti pet let od dneva opravljenega izbrisa, če posebni predpisi ne določajo drugače. Če pa so bili v zvezi z dokumentacijo sproženi sodni ali drugi postopki, pa je treba dokumentacijo hraniti do pravnomočnega zaključka teh postopkov.

Ob tem IP opozarja tudi na splošno načelo omejitve shranjevanja iz Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki v 5.(1)(e) členu določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Uvodna navedba št. 39 Splošne uredbe o varstvu podatkov pojasnjuje še, da bi bilo treba zlasti zagotoviti, da je obdobje hrambe osebnih podatkov omejeno na najkrajše mogoče obdobje, za zagotovitev, da se osebni podatki hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno, pa bi moral upravljavec določiti roke za izbris (obdobje hrambe podatkov ali merila za določitev tega obdobja) ali zagotoviti občasno preverjanje.

 

S spoštovanjem.

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka