Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 27.06.2019
Naslov: Nadzor zaposlenih
Številka: 0712-1/2019/1559
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Prejeli smo vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje. Kot pojasnjujete ste manjše računalniško podjetje s približno 10 zaposlenimi in imate fleksibilni delovni čas (prihod med 7-9h, 8 delovnih ur  ter predviden odmor za malico). Glede drugih izhodov in odmorov (cigaret, kava, telefon) kot pojasnjujete niste nikoli komplicirali. Direktor in vodja pisarne zaradi osebnih razlogov prihajata v službo po 8h ali pa sta včasih tudi na terenu. Opazili ste, da so delavci začeli odsotnost izkoriščati - v vašem IT sistemu je namreč možno videti dostope do programov, kar pa delavci ne vedo. Tako opažate, da prihajajo v službo že ob 7.00, vendar računalnik ne dela do 8:00 ali celo 8:30. Če upoštevate še odmor za malico, ki je pogosto daljši od 45 min, druge odmore in seveda uporabo mobitelov (npr. za družabna omrežja Facebook,...) izgubite na dan tudi do 2h dela. Zanima vas, ali lahko delavce seznanite z opaženim in sankcionirate oziroma ali je to nedovoljen poseg / nadzor v njegov osebni prostor. Prav tako vas zanima, ali je dovoljena uporaba posebne programske opreme, ki beleži čas, ko se na računalniku dejansko dela; ta rešitev se vam zdi podobna uporabi tahografov pri voznikih. Ne bi radi pritiskali na zaposlene, vendar se vam gre za pošten odnos en do drugega.

 

 Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da je o temi nadzora nad zaposlenim izdatno pisal v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na naslovu:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf

Prav tako smo o tej temi objavili številna mnenja, ki so dostopna na (kategorija delovna razmerja):

https://www.ip-rs.si/vop/

 

Tema je precej široka, na kratko pa lahko naša stališča strnemo v naslednje točke:

  • Zakonodaja izrecno ne določa pravil, kdaj in pod kakšnimi pogoji je dopustno nadzorovati zaposlene na delovnem mestu pri uporabi službenih sredstev (računalnika, spleta, elektronske pošte, mobilnih telefonov…).
  • Zaposleni tudi na delovnem mestu pričakujejo določeno mero zasebnosti.
  • Splošna prepoved uporabe službenih sredstev v zasebne namene je nerealna in krši načelo sorazmernosti.
  • Poiskati je treba razumno mejo zasebnosti, ki je takšna, da ne vodi v poslabšanje učinkovitosti, ne povzroča prevelikih stroškov ali izgub, da deluje stimulativno na zaposlene, na kakovost in učinkovitost dela, razvoj medsebojnih odnosov in pripadnosti organizaciji, po drugi strani pa je še vedno tolikšna, da ne vodi k zlorabam.
  • Zelo pomembna so jasno postavljena pravila uporabe službenih sredstev v internih aktih, ki upoštevajo zakonodajo in so do zaposlenih natančna, transparentna in nedvoumna.
  • Izogibati se je treba prikritemu nadzoru zaposlenih.
  • Zavedati se je treba, da se ne reševati organizacijskih oziroma upravljavskih težav s tehnološkimi ukrepi in da tudi s temi ukrepi ni mogoče preprečiti nedela  - nenazadnje lahko zaposleni ob pomanjkanju delovnih nalog kadarkoli posegajo po uporabi zasebnih mobilnih telefonov.
  • Vodstvo mora biti sposobno nadzirati opravljeno delo, ne pa nedela. Če imajo zaposleni preveč časa, ki ga potem »zlorabijo« za družabna omrežja in druge načine nedela, potem je treba opraviti premislek, ali imajo dodeljeno ustrezno količino dela in ali je to ustrezno nadzorovano v smislu, ali so bile naloge pravočasno in kakovostno opravljene ali ne.

Glede na navedeno menimo:

  • da je v delovnih okoljih koristneje sredstva nameniti razvijanju primernih medsebojnih odnosov, vzpostavljanju vzpodbudnega delovnega okolja, zaupanju ter krepitvi pripadnosti kolektivu, kakor pa vseobsežnemu nadzoru zaposlenih s tehničnimi sredstvi;
  • razmislite o uvedbi beleženja časa, ki ga zaposleni porabijo za odmor za malico in zasebne izhode;
  • da je priporočljivo, da se izognete uporabi posebne programske opreme, ki beleži čas, ko se na računalniku dejansko dela (tudi tovrstno opremo je mogoče z nekaj spretnosti zaobiti)  in da je primerneje zaposlene seznaniti z njihovimi delovnimi obveznostmi, zagotoviti dodeljevanje delovnih nalog v primernem obsegu in nadzorovati opravljeno delov  v smislu kakovosti in pravočasnosti, ne pa posegati za tehničnimi rešitvami za nadzor nedela.

 

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                                                                  

informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravil:                                                                                                                              

mag. Andrej Tomšič,

namestnik informacijske pooblaščenke