Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 13.06.2019
Naslov: Vpogled v evidence OP kandidatov
Številka: 0712-1/2019/1448
Vsebina: Delovna razmerja, Pridobivanje OP iz zbirk
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede vpogleda potencialnega delodajalca v osebne podatke kandidata, ki so navedeni v evidencah različnih organov (Ministrstvo za pravosodje, ZPIZ, okrajno sodišče, evidence fakultete itd.). Navajate, da je na obrazcu za prijavo na razpisano delovno mesto potrebno podpisati izjavo, v kateri se dovoli potencialnemu delodajalcu (javni sektor) vpogled v osebne podatke kandidata, ki so navedeni v teh evidencah. Glede na to, da zakon o zaposlovanju javnih uslužbencev in uredba o zaposlovanju v javni upravi iz leta 2006 dovoljuje vpogled v podatke oziroma preverjanje samo izbranega kandidata, vas zanima, ali lahko potencialni delodajalec v zgornjem primeru preverja podatke vseh prijavljenih kandidatov ali samo izbranega?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov iskalcev zaposlitve je potrebno imeti pravno podlago, to je načeloma lahko med drugim tudi soglasje posameznika, če je res prostovoljno in ne morda izsiljeno, (vse pravne podlage določa 6. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov). Zakonodajalec je obdelavo osebnih podatkov v zvezi z delovnimi razmerji (tudi za iskalce zaposlitve) zaradi občutljivosti področja s področnim zakonom (Zakonom o delovnih razmerjih) uredil strožje.

 

Delodajalec sme od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela.

IP ni pristojen za razlago določb delovnopravnih predpisov, v nadaljevanju vam podajamo naše neobvezno mnenje le z vidika varstva osebnih podatkov. IP pa v mnenju ne more določati, katere konkretne podatke je dopustno zbirati od kandidata v posameznem kandidacijskem postopku za določeno delovno mesto.

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so navedene v 6. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. Poleg pravnih podlag je potrebno upoštevati tudi načela obdelave osebnih podatkov določena v 5. členu Uredbe o varstvu osebnih podatkov, ki zagotavljajo sorazmernost obdelave osebnih podatkov. V tem smislu je treba zagotoviti zlasti, da so osebni podatki, ki se obdelujejo ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

V delovnih razmerjih se osebni podatki zaposlenih obdelujejo praviloma na podlagi zakona (točka c člena 6 (1) Splošne uredbe ali če gre za podatke, ki so potrebni in primerni za sklenitev oz. izvrševanje pogodbe.

Najsplošnejšo podlago za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih ponuja 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US; v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. IP meni, da se preverjanje istovetnosti potrdila o delovni dobi lahko šteje za obdelavo, ki je skladna z 48. členom ZDR-1 v povezavi z zakonitimi interesi delodajalca (točka f člena 6(1) Splošne uredbe). Glede na določbe četrtega odstavka 48. člena ZDR-1 se navedene določbe uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov za delovno mesto oz. iskalcev zaposlitve (v nadaljnjem besedilu: kandidat). Prvi odstavek določa, da se lahko osebni podatki delavcev (torej tudi kandidatov) zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Pravno podlago za zbiranje osebnih podatkov kandidatov določa 28. člen ZDR, na podlagi katerega sme delodajalec od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela.

Katere podatke npr. v zvezi s predhodno nekaznovanostjo, delodajalec potrebuje od kandidata in so v zvezi z izpolnjevanjem pogojev delovnega mesta, je torej odvisno od pogojev, ki se zahtevajo za določeno vrsto delovnega mesta. Glede na 22. člen ZDR mora delavec, ki sklene pogodbo o zaposlitvi, izpolnjevati predpisane, s kolektivno pogodbo ali splošnim aktom delodajalca določene oziroma s strani delodajalca zahtevane in v skladu s prvim odstavkom 25. člena tega zakona objavljene pogoje za opravljanje dela.

Uredba o postopku za zasedbo delovnega mesta v organih državne uprave in v pravosodnih organih. (Uradni list RS, št. 139/06 in 104/10), v drugem odstavku 10. člena (prijava kandidata) med drugim določa, da mora prijava vsebovati najmanj:

- izjavo kandidata, da za namen natečajnega postopka dovoljuje organu, ki objavlja interni natečaj pridobitev podatkov iz 1. in 2. točke iz centralne kadrovske evidence oziroma iz kadrovske evidence organa, v katerem opravlja delo. Dalje drugi odstavek 11. člena Uredbe določa, da organ pred izbiro kandidata preveri izpolnjevanje pogojev s pridobitvijo podatkov iz centralne kadrovske evidence oziroma kadrovske evidence organa, kjer je kandidat zaposlen. Če je pogoj za opravljanje nalog na delovnem mestu varnostno preverjanje, se to izvede z izbranim kandidatom pred premestitvijo. V tem primeru se kot natečajni pogoj določi izjava kandidata, da z varnostnim preverjanjem soglaša.

 

Izpostavljamo, da navedena izjava ne predstavlja soglasja v smislu Splošne uredbe, ampak zgolj dodatni pogoj o strinjanju oz. pooblastilu kandidata glede načina pridobivanja podatkov s strani potencialnega delodajalca v zvezi s postopkom zaposlitve. Pravno podlago za zbiranje podatkov pa predstavljajo določbe ZDR-1 oz. drugih predpisov v povezavi z morebitnimi internimi akti, ki urejajo pogoje za zasedbo delovnega mesta. Načeloma pa bi lahko navedena potrdila predložil sam kandidat in bi delodajalec zgolj preveril njihovo verodostojnost pri upravljavcu. 

 

Glede na navedeno IP meni, da lahko delodajalec iz javnega sektorja ob ustrezni pravni podlagi vpogleduje v evidence, iz katerih je mogoče preveriti izpolnjevanje pogojev za opravljanje dela.

 

V zvezi z vašim vprašanjem vas napotujemo še na Smernice o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki jih je pripravil IP in so dostopne na spletu:

 www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf

 

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:

Maja Wondra, univ. dipl. prav.,

Svetovalka informacijske pooblaščenke

 

 

                                                                                   Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                   Informacijska pooblaščenka