Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
SLO | ENG

Iskalnik po odločbah in mnenjih GDPR

+ -
Datum: 07.06.2019
Naslov: Pošiljanje vabil nekdanjim zaposlenim
Številka: 0712-1/2019/1391
Vsebina: Delovna razmerja, Elektronska pošta
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnili ste, da ste zaposleni v knjižnici v osnovni šoli, kjer nameravate organizirati zaključno prireditev ob podelitvi bralnih značk. Zanima vas ali smete poslati vabila na prireditev tudi upokojenim kolegicam oziroma kolegom.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov; v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07; v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in naslednji; v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov potrebno imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba pravne podlage določa v prvem odstavku člena 6, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

 

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Želimo vam pojasniti, da ne glede na vrsto pravne podlage, nameni za pošiljanje vabil upokojencem niso zakonsko določeni in večinoma ob zbiranju podatkov ti nameni tudi niso bili predvideni. Delodajalec je podatek o naslovu zaposlenega pridobil na podlagi zakona. Podlago za zbiranje osebnih podatkov delavcev določa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju: ZEPDSV). V skladu s 13. členom tega zakona mora delodajalec v evidenci o zaposlenih delavcih voditi naslov stalnega in začasnega prebivališča zaposlenega delavca, pri čemer se ti podatki hranijo trajno. Nadalje, 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS, v nadaljevanju: ZDR-1), določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec z naslovom zaposlenega razpolaga, ker ta podatek mora imeti in ker ta podatek potrebuje za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja (najpogosteje za pošiljanje dokumentov npr. plačilnih list, vabil na zagovor, odpovedi itd.).

 

Delodajalec je za obdelavo prebivališča zaposlenega imel zakonsko podlago in ima zakonsko podlago tudi za hrambo tega podatka, v skladu z ZEPDSV ga mora hraniti celo trajno (praviloma v arhivu). A to kljub navedenemu ne pomeni, da ga lahko na podlagi zakonskih določil še vedno uporablja. Uporaba podatka s strani delodajalca, za namen nadaljnje komunikacije, t.j. komunikacije po prenehanju delovnega razmerja in v zvezi z drugimi vsebinami, ki niso povezane z delovnim razmerjem, bi lahko predstavljala kršitev zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov.

 

Delodajalec bo podatke lahko uporabil, če bo imel za tovrstno obdelavo drugo podlago, običajno privolitev – soglasje zaposlenega (oz. bivšega zaposlenega). Čeprav mora biti obdelava podatkov na podlagi privolitve v delovnih razmerjih bolj izjema, kot pravilo, saj se smatra, da je zaradi podrejenega položaja zaposlenega, privolitev lahko sporna, ker morebiti le ni dana prostovoljno in brez negativnih posledic, IP meni, da je v tovrstnih primerih privolitev dopustna. Podobno stališče je IP zavzel v mnenju št. 0712-3/2018/483 z dne 22.05.2018, kjer je glede podlage za zbiranje osebnih podatkov otrok zaposlenih, za namen novoletnega obdarovanja (Dedek mraz), navedeno, da je zbiranje podatkov na podlagi privolitve dopustno, v kolikor podaja (ali zavrnitev podaje) privolitve nima na zaposlene nikakršnih negativnih posledic.

 

V vseh primerih, ko se pridobiva podatke na podlagi privolitve, je potrebno paziti na osnove veljavne privolitve po Splošni uredbi. Veljavna privolitev po Splošni uredbi mora izpolnjevati določene (strožje) standarde, kot je doslej veljalo po ZVOP-1. Pogoje za veljavno privolitev po Splošni uredbi je IP objavil na svoji spletni strani na naslednji povezavi:

https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

Pripravila:

Tanja Suša, univ. dipl. prav.,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka