Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 03.06.2019
Naslov: Avtomatizirana evidenca obrokov, dostop do OP
Številka: 0712-1/2019/1371
Vsebina: Pravne podlage, Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem sprašujete v zvezi z avtomatizirano evidenco obrokov, ki jo boste uvedli. Ob prijavi posameznika na terminalu se na zaslonu na izdajnem pultu prikaže ime, priimek in razred učenca oz. ime in priimek zaposlenega, ki se je prijavil na obrok. Zaradi lažje kontrole pri koriščenju obrokov je tako kuharicam kot osebi, ki se prijavlja na obrok, vsekakor v pomoč, če je podatek o imenu in priimku viden. Zanima vas, ali se zaradi varstva osebnih podatkov lahko izpišeta ime in priimek.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju – Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati, zato v nadaljevanju podajamo zgolj pojasnila glede ureditve predmetnega področja, ne moremo pa komentirati konkretne organizacije in tehnične izvedbe procesa izdajanja obrokov.

 

Splošna uredba vsebuje določbe o dopustnih pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov v členu 6, ki v točki (1)(c) določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je (med drugim) potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, ali če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka (e)), pri čemer pa Splošna uredba o varstvu podatkov v odstavku 2 istega člena določa, da države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1, tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave, tudi za druge posebne primere obdelave iz poglavja IX.

 

Pravne podlage za obdelavo v javnem sektorju so določene v 9. členu ZVOP-1. Osebni podatki v javnem sektorju se lahko na podlagi prvega odstavka tega člena obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Ne glede na prvi odstavek pa se na podlagi četrtega odstavka istega člena lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

Področni zakon v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 v obravnavanem primeru je Zakon o šolski prehrani (Uradni list RS, št. 3/13, 46/14 in 46/16 – ZOFVI-K - v nadaljevanju ZŠolPre-1), ki v prvem odstavku 17. člena določa, da šola vodi evidenco prijavljenih na šolsko prehrano, ki obsega naslednje podatke o otroku oziroma učencu oziroma dijaku, prijavljenem na šolsko prehrano:

-        ime in priimek ter naslov,

-        EMŠO,

-        naziv šole, razred oziroma letnik in oddelek izobraževalnega programa,

-        ime in priimek staršev ter naslov,

-        številka odločbe, ki je podlaga za upravičenost do subvencije za malico oziroma kosilo,

-       datum nastopa pravice in obdobje upravičenosti do otroškega dodatka oziroma državne štipendije oziroma subvencije za malico oziroma kosilo,

-        višina subvencije za malico oziroma subvencije za kosilo,

-        podatek o namestitvi v dom za učence oziroma v zavod za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami, podatek o namestitvi v rejniško družino in podatek, da je učenec oziroma dijak prosilec za azil,

-        datum prijave na malico oziroma kosilo,

-        vrsta obrokov šolske prehrane, na katere je prijavljen,

-        število in datum prevzetih in odjavljenih obrokov.

 

Četrti odstavek istega člena pa določa, da do zgoraj navedenih osebnih podatkov iz prvega odstavka tega člena lahko dostopajo le s strani ravnatelja pooblaščeni delavci šole, ki opravljajo dela in naloge na področju šolske prehrane.

Glede na določbe 17. člena ZŠolPre-1 šola lahko zbira zgoraj navedene podatke učencev, ki se je prijavil na šolsko prehrano, oziroma njihovih staršev, do teh podatkov pa lahko dostopajo s strani ravnatelja pooblaščeni delavci šole, ki opravljajo dela in naloge na področju šolske prehrane. Pri tem je potrebno upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, ki ga Splošna uredba v členu 5 v točki (1)(c) in v skladu s katerim so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Šola tako lahko vodi evidenco prijavljenih na šolsko prehrano, v kateri vodi tiste osebne podatke, ki so potrebni za organizacijo šolske prehrane in krog oseb ter okvir podatkov, do katerih lahko posamezen delavec dostopa, je treba omejiti skladno s tem načelom.

V vašem dopisu omenjate tudi ime in priimek zaposlenega, ki se je prijavil na obrok. Zanje navedena zakonska podlaga ne velja. Za javni sektor (kamor spadajo tudi šole) kot je že navedeno zgoraj v skladu z 9. členom ZVOP-1, ki se v tem delu še uporablja, načeloma velja, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. (prvi odstavek 9. člena ZVOP-1). Tretji odstavek istega člena ZVOP-1 je določal, da se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Določbe prvega, drugega in tretjega odstavka 9. člena ZVOP-1 ostanejo v veljavi zaradi določbe člena 6(2) po katerem države članice lahko ohranijo ali uredijo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1, tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave. Namesto tretjega odstavka 9. člena ZVOP-1 pa se uporablja določba točke (b) člena 6(1) Splošne uredbe. Iz tega sledi, da bi pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov (ime in priimek) zaposlenega, ki naroči obrok, v okviru in na način, kot ga opisujete, lahko  v tem primeru predstavljala pogodba v smislu točke (b) člena 6(1).

 

V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka