Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
SLO | ENG

Iskalnik po odločbah in mnenjih GDPR

+ -
Datum: 04.06.2019
Naslov: Ukinitev službenega naslova po odhodu delavca
Številka: 0712-1/2019/1177
Vsebina: Delovna razmerja, Elektronska pošta
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za pojasnilo ali obstaja pravna podlaga, da lahko podjetje ob odhodu delavca iz podjetja, njegov službeni elektronski naslov po njegovem odhodu ukine brez njegove privolitve.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES, 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Splošna uredba o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679, v nadaljevanju Uredba) v 1. točki 4. člena določa, da osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljivi posameznik je tisti, k ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. E-naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika, so podatki, na podlagi katerih je mogoče določiti posameznika, ali na podlagi katerih je posameznik vsak določljiv, zato takšni e-naslovi sodijo med osebne podatke.

 

Obdelava osebnih podatkov je kakršnokoli dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjenje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

 

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so določene v 6. členu Uredbe, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

  1. Posameznik na katerega se nanašajo osebni podatki je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. Obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  4. Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. Obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  6. Obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja osebna, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik na katerega se nanašajo osebni podatki otrok.

 

Področje delovnega prava je specialno urejeno v posebnih zakonih, tj. predvsem v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013, v nadaljevanju ZDR-1). Delodajalec lahko obdeluje tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa ZEPDSV, in v skladu z 48. členom ZDR-1 tiste osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvez z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti obeh torej delavca in delodajalca.

 

Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja de-aktivirati e-poštni predal zaradi prenehanja pravne podlage (48. člen ZDR-1) in za to ne potrebuje delavčeve privolitve. IP dodaja, da mora imeti delavec, ki odhaja možnost, da iz službenega predala e-pošte bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (npr. USB ključ) ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta e-naslov ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi delavec lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave  (npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek lahko izvede komisijsko in zapisniško. Priporočljivo je, da delavec o izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu.

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravil:                                                                                                                                

Tomaž Brodgesell,
informatik