Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 27.05.2019
Naslov: Snemanje sej občinskega sveta
Številka: 0712-1/2019/1308
Vsebina: Občine, Rok hrambe OP, Snemanje sej in javnih dogodkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem postavljate več vprašanj povezanih s snemanjem sej občinskega sveta. Predvsem vas zanima, kaj se zgodi, če posameznik prekliče privolitev v obdelavo osebnih podatkov pred ali med snemanjem oz. ugovarja obdelavi osebnih podatkov. Nadalje vas zanima, kakšen status imajo pri snemanju sej mediji ter ali so lahko obenem pogodbeni obdelovalci in mediji po ZMed. Sprašujete nas glede hrambe posnetkov sej, ali le-ti sodijo med dokumentarno ali arhivsko gradivo po ZVDAGA ter kaj se zgodi, če posameznik prekliče privolitev. Na koncu vas še zanima, ali je potrebno imeti dve različni evidenci obdelave podatkov, saj imajo tudi ustvarjeni posnetki sej dve različni pravni podlagi.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma poudarjamo, da IP ne more namesto upravljavcev (v konkretnem primeru občine) sprejemati odločitev o ustreznosti in dopustnosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Polega tega IP v okviru mnenja ne sme dokončno presojati o zakonitosti konkretne obdelave osebnih podatkov, to lahko stori zgolj v postopku inšpekcijskega nadzora. Zato v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila, ki so pomembna za primer, ki ga opisujete.

 

Snemanje in predvajanje sej občinskega sveta

 

IP vas v zvezi s snemanjem sej občinskega sveta in s pravnimi podlagami za takšno snemanje napotuje na svoje že objavljeno mnenje:

 

Nadalje vas IP napotuje na svoje neobvezno mnenje, ki smiselno enako velja tudi ob upoštevanju nove evropske ureditve varstva osebnih podatkov:

 

Pravna podlaga za snemanje sej sveta in predvajanje posnetkov na spletni strani občine ali medija, kadar to ni namenjeno izvajanju oblastnih nalog sveta in pri katerem prihaja do obdelave osebnih podatkov vseh navzočih na seji, je lahko izključno osebna privolitev za snemanje vseh udeleženih na seji. V kolikor gre za snemanje in predvajanje na podlagi privolitve, ima udeleženec možnost, da soglasje zavrne. Če posameznik ne privoli v obdelavo osebnih podatkov oz. privolitev naknadno prekliče, to pomeni, da ni (več) pravne podlage za snemanje tega posameznika.


Če pa gre za snemanje sej sveta in predvajanje sej, ki ju je mogoče uvrstiti pod četrti odstavek 9. člena ZVOP-1 (nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti sveta), bi lahko ob predhodnem publiciranju dejstva, da bodo seje sveta snemane, ne glede na privolitev kateregakoli udeleženca (torej tudi ob nasprotovanju udeležencev), svet seje snemal in predvajal na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1. V takšnem primeru, če pravno podlago za snemanje dejansko predstavlja točka e člena 6(1) Splošne uredbe, imajo posamezniki v skladu s členom 21 pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov. Upravljavec pa je dolžan prenehati obdelovati osebne podatke (torej snemati) posameznika, razen če lahko dokaže, da obstajajo nujni legitimni razlogi za obdelavo osebnih podatkov, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, ali za uveljavljanje, izvajanje in obrambo pravnih zahtevkov. To presojo je dolžan opraviti upravljavec sam, torej občina, namreč IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more opraviti konkretne presoje namesto upravljavca.

 

IP nadalje še pojasnjuje, da so postopkovna pravila v zvezi z uveljavljanjem pravic posameznikov (torej tudi pravice do ugovora) urejena v členu 12 Splošne uredbe. Ta določa, da je upravljavec dolžan posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, brez nepotrebnega odlašanja zagotoviti informacije o ukrepih, sprejetih na zahtevo v skladu s členi 15 do 22, in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve (pod določenimi pogoji lahko tudi v dveh mesecih). Pritožbo je mogoče vložiti pri IP.

 

V kolikor za namen snemanja občina najame zunanjega pogodbenega izvajalca kot pogodbenega obdelovalca mora pri tem zadostiti zahtevam 28. člena Splošne uredbe, zunanji izvajalec pa je (četudi gre morda za medij) vezan na navodila občine in teh posnetkov ne sme uporabljati za druge namene (v tem delu gre na primer lahko tudi za snemanje nejavnega dela sej).

 

Snemanje sej občinskega sveta s strani medijev

 

Poročanje medijev s sej organov, ki so odprte za javnost, je v skladu z Zakonom o medijih (Uradni list RS, št. 110/06 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZMed) načeloma dovoljeno, vendar ob upoštevanju veljavnih predpisov in aktov vsakega organa, torej konkretno Poslovnika konkretne občine glede prisotnosti medijev. Odločitev o dopustnosti prisotnosti medijev na občinski seji z namenom medijskega poročanja je tako povsem v pristojnosti posamične občine. Občina je namreč tista, ki zagotavlja javnost svojega dela, na njej pa je tudi določitev načina, kako bo to uredila in zagotavljala (npr. z akreditacijami, s hišnim redom, z zapiranjem sej za javnost v celoti ali pri posameznih točkah dnevnega reda itd.). Vprašanja kot so, ali je medij lahko prisoten na seji, kako lahko v tem primeru medij poroča ter ali lahko sejo za namen poročanja snema ter v kolikšnem delu, kdo in na kakšen način lahko na seji mediju dopusti oz. prepove snemanje itd. niso v pristojnosti IP, temveč primarno v pristojnosti občine, ki ima vselej možnost, da sama odloči, kako bo zagotavljala javnost svojega dela, v primeru spora pa je za presojo pristojno sodišče in ne IP.

 

Kadar pa mediji (hkrati) nastopajo kot pogodbeni obdelovalci, ki po naročilu in navodilu občine izvajajo snemanje sej, veljajo zanje v tem delu enaka pravila kot za vsa druga podjetja – pogodbene obdelovalce s tovrstno dejavnostjo. To pomeni, da so v tem primeru mediji, enako kot druga podjetja, vezani na navodila naročnika, za katerega izvajajo snemanje in na namen ter pravno podlago, ki velja za naročnika. Eventualno bi se lahko zgodilo, da medij nastopa v obeh vlogah hkrati – tako kot pogodbeni obdelovalec in kot medij po ZMed (to je odvisno od ureditve konkretne občine). IP vas v zvezi s poročanjem medijev s sej organov napotuje na sporočilo za javnost z dne 6. 2. 2019, ki je dostopno med IP novicami na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/novice/informacijski-pooblascenec-medijem-nikoli-ni-prepovedal-porocanja-1114/.

 

Hramba posnetkov sej po ZVDAGA

 

Osebne podatke je potrebno hraniti do izteka roka, ki izhaja iz pravne podlage za zbiranje in hrambo podatkov. Splošna uredba v točki e prvega odstavka člena 5 Splošne uredbe na splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov. Ta določa, da so osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Osebni podatki se lahko shranjujejo za daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s prvim odstavkom člena 89, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz Splošne uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Če torej posnetki predstavljajo arhivsko gradivo, velja glede roka hrambe v celoti ZVDAGA.

 

Čas hrambe je torej odvisen od namenov, za katere se osebnih podatki obdelujejo. Na primer, če je namen obdelave javno predvajanje sej ali priprava zapisnika, se posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave (pod pogojem, da poseben zakon ne terja daljše hrambe) – npr. po javnem predvajanju sej oziroma ko je pripravljen ustrezen zapisnik seje. Tudi to mora biti navedeno v poslovniku. V zvezi s preklicem privolitve pa IP pojasnjuje, da je dolžnost upravljavca, da najprej skrbno preveri, ali za hrambo ne obstajajo druge pravne podlage.

 

Hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju ZVDAGA) in glede interpretacije ZVDAGA vam IP svetuje, da se obrnete na Arhiv RS, ki je pristojen za njegovo interpretacijo. IP namreč za tolmačenje ZVDAGA ni pristojen.

 

Evidenca dejavnosti obdelave

 

Zbirke osebnih podatkov lahko znotraj iste evidence obdelav osebnih podatkov ločite, če so zanje predpisane različne zakonske podlage, lahko pa jih smiselno ločite tudi po namenih uporabe. Dokončna presoja o načinu vodenje evidence dejavnosti obdelave in oblikovanju različnih zbirk je v rokah upravljavca in je odvisna od konkretnih okoliščin. IP vas napotuje na svojo spletno stran, kjer lahko dostopate do (neobvezujočega) obrazca evidence dejavnosti obdelave za upravljavce, ki vsebuje tudi navodila in nasvete, kako pripraviti evidenco obdelav: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                  

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

raziskovalka pri IP