Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 22.05.2019
Naslov: Pogodbe o storitvah VNC
Številka: 0712-1/2019/1249
Vsebina: Pogodbena obdelava podatkov, Zavarovanje osebnih podatkov, Video in avdio nadzor
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede pogodb o storitvah Varnostno nadzornih centrov (VNC) in medsebojnega obveščanja strank v okviru teh pogodb.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da v skladu s 4. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov pojem »upravljavec« pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave, pojem »obdelovalec« pa pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.

 

Pogodbeni obdelovalci so tiste organizacije oziroma posamezniki, ki po naročilu določenega upravljavca osebnih podatkov in v skladu z njegovimi zahtevami za določeno nalogo oz. namen zanj obdelujejo osebne podatke posameznikov. IP poudarja, da je bistvenega pomena dejstvo, da lahko obdelovalec osebne podatke obdeluje zgolj za namene, za katere ga je pooblastil upravljavec in torej osebnih podatkov ne obdeluje za lastne namene. V vlogi obdelovalca bo tako nastopala tista pravna oziroma fizična oseba, ki bo obdelavo osebnih podatkov izvrševala izključno v imenu in za račun upravljavca osebnih podatkov, bo pri tem črpala podlago za obdelavo osebnih podatkov iz upravičenj upravljavca ter bo v zvezi s samimi dejanji obdelave vezana na navodila upravljavca.

 

Za določitev medsebojnega razmerja so torej bistvene vloge posameznih subjektov pri pridobivanju podatkov, določanju namenov in sredstev obdelave ter izvrševanju pravic posameznikov, katerih podatki se obdelujejo. Za razlikovanje med upravljavcem in obdelovalcem osebnih podatkov je tako ključno, da je obdelovalec samostojna, od upravljavca ločena pravna entiteta, in da osebne podatke vselej obdeluje le v imenu in za račun upravljavca. Gre torej za primere, ko upravljavec, ki bi posamezne aktivnosti v zvezi z osebnimi podatki lahko izvedel sam, sprejme odločitev, da jih bo iz različnih razlogov zaupal obdelovalcu. Ker slednji dela v imenu in za račun upravljavca, je eden pomembnih elementov razmerja med njima tudi nadzor upravljavca nad obdelavo osebnih podatkov, ki jo zanj izvaja obdelovalec.

 

IP na podlagi vašega zaprosila in zakonskih določb Zakona o zasebnem varovanju (ZZasV-1; Uradni list RS, št. 17/11) meni, da gre pri pogodbi med naročnikom storitev in imetnikom licence za pogodbo o varovanju, ne pa za pogodbo, ki vsebuje določbe o obdelavi osebnih podatkov v smislu 28. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. V tem členu se namreč ureja razmerje med upravljavcem in obdelovalcem, določeno pa je, da obdelavo s strani obdelovalca ureja pogodba ali drug pravni akt v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki določa obveznosti obdelovalca do upravljavca, v katerem so določeni vsebina in trajanje obdelave, narava in namen obdelave, vrsta osebnih podatkov, kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter obveznosti in pravice upravljavca. Ta pogodba ali drug pravni akt zlasti določa, da obdelovalec:

  1. osebne podatke obdeluje samo po dokumentiranih navodilih upravljavca, vključno glede prenosov osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, razen če to od njega zahteva pravo Unije ali pravo države članice, ki velja za obdelovalca; v slednjem primeru obdelovalec o tej pravni zahtevi pred obdelavo podatkov obvesti upravljavca, razen če zadevno pravo prepoveduje takšno obvestilo na podlagi pomembnih razlogov v javnem interesu;
  2. zagotovi, da so osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti ali jih k zaupnosti zavezuje ustrezen zakon;
  3. sprejme vse ukrepe, potrebne v skladu s členom 32;
  4. spoštuje pogoje iz odstavkov 2 in 4 za zaposlitev drugega obdelovalca;
  5. ob upoštevanju narave obdelave pomaga upravljavcu z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, kolikor je to mogoče, pri izpolnjevanju njegovih obveznosti, da odgovori na zahteve za uresničevanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, iz poglavja III;
  6. upravljavcu pomaga pri izpolnjevanju obveznosti iz členov 32 do 36 ob upoštevanju narave obdelave in informacij, ki so dostopne obdelovalcu;
  7. v skladu z odločitvijo upravljavca izbriše ali vrne vse osebne podatke upravljavcu po zaključku storitev v zvezi z obdelavo ter uniči obstoječe kopije, razen če pravo Unije ali pravo države članice predpisuje shranjevanje osebnih podatkov;
  8. da upravljavcu na voljo vse informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti iz tega člena, ter upravljavcu ali drugemu revizorju, ki ga pooblasti upravljavec, omogoči izvajanje revizij, tudi pregledov, in pri njih sodeluje.

 

Najem video nadzornih storitev, ki vključujejo obdelavo osebnih podatkov, je eno tipičnih razmerij pogodbene obdelave med upravljavcem (v vašem primeru naročnikom storitve) in obdelovalcem (v vašem primeru imetnikom licence). Njuno medsebojno razmerje je torej treba urediti na zgoraj opisan način.

Splošna uredba o varstvu podatkov torej določa, da se razmerje pogodbene obdelave uredi s pisnim dogovorom v obliki pogodbe ali drugega pravnega akta v skladu s pravom EU ali države članice. Tak pisni dogovor zagotavlja, da se tako upravljavec kot obdelovalec zavedata svojih pravic in obveznosti v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Odgovornost za zakonito obdelavo osebnih podatkov je primarno na strani upravljavca in ostaja njegova odgovornost tudi po njihovem posredovanju pogodbenemu obdelovalcu. Ob tem IP opozarja, da ima v določenem delu obdelovalec podobne obveznosti kot upravljavec osebnih podatkov in je neposredno odgovoren za zakonito obdelavo osebnih podatkov v okviru svojih pooblastil. Pravila zakonite obdelave osebnih podatkov mora poznati in jih v praksi tudi ustrezno izvrševati.

Obdelovalec mora sprejeti vse ukrepe za varnost obdelave osebnih podatkov (ob pomoči upravljavca), ki jih za čas opravljanja storitev obdeluje le po dokumentiranih navodilih upravljavca in le preko pooblaščenih oseb za obdelavo osebnih podatkov, preko drugega obdelovalca (podizvajalca) pa le ob upoštevanju določenih pogojev za njihovo zadolžitev, med katerimi je tudi obveznost, da upravljavec zadolžitvi podizvajalca ne ugovarja. Obdelovalec torej ne sme zaposliti drugega obdelovalca brez predhodnega posebnega ali splošnega pisnega dovoljenja upravljavca. V primeru splošnega pisnega dovoljenja obdelovalec upravljavca obvesti o vseh nameravanih spremembah glede zaposlitve dodatnih obdelovalcev ali njihove zamenjave, s čimer se upravljavcu omogoči možnost nasprotovanja tem spremembam. Kadar obdelovalec zadolži drugega obdelovalca za izvajanje specifičnih dejavnosti obdelave v imenu upravljavca, za tega drugega obdelovalca na podlagi pogodbe ali drugega pravnega akta v skladu s pravom Unije ali pravom države članice veljajo enake obveznosti varstva podatkov, kot so določene v pogodbi ali drugem pravnem aktu med upravljavcem in obdelovalcem, zlasti za zagotovitev zadostnih jamstev za izvajanje ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov na tak način, da bo obdelava izpolnjevala zahteve iz te uredbe. Kadar ta drugi obdelovalec ne izpolni obveznosti varstva podatkov, prvi obdelovalec še naprej v celoti odgovarja upravljavcu za izpolnjevanje obveznosti drugega obdelovalca.

IP sklepno pojasnjuje, da mora upravljavec torej dati predhodno pisno dovoljenje za zaposlitev drugega obdelovalca s strani obdelovalca. V kolikor v primeru, ki ga navajate v vašem zaprosilu, varnostna družba, s katero ima imetnik licence sklenjeno pogodbo o zagotavljanju storitev VNC, obdeluje osebne podatke, se smatra za (pod)obdelovalca in mora naročnik storitve v konkretnem primeru dovoliti njeno angažiranje s strani imetnika licence.

 

 

S spoštovanjem.

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka